Software für Existenzgründer:innen

Innovative Hard- und Softwarelösungen sind unverzichtbar für den Erfolg eines jeden Start-ups. Ganz gleich, ob Sie im kreativen Handwerk tätig sind oder einen Online-Shop planen, die Auswahl und der Einsatz der richtigen digitalen Werkzeuge sind entscheidend.

Eine gut durchdachte IT-Strategie ermöglicht es Ihnen, von Anfang an effizient und effektiv zu arbeiten und legt somit den Grundstein für das Wachstum Ihres Unternehmens.

Zunächst einmal: Die IT-Infrastruktur bezeichnet die Gesamtheit der Hardware, Software, Netzwerkkomponenten und Dienste, die notwendig sind, um IT- und Informationsdienste in einer Organisation oder einem Unternehmen bereitzustellen und zu verwalten. Sie bildet also die technologische Grundlage, auf der die IT-Systeme und -Operationen eines Unternehmens laufen.

Die IT-Infrastruktur ist daher für Existenzgründer:innen weit mehr als nur ein technisches Detail – sie ist das digitale Rückgrat Ihres Unternehmens. Schon in den Anfängen Ihrer Geschäftsidee sollte die IT-Planung eine zentrale Rolle einnehmen. Es geht hierbei nicht allein um einzelne Tools, sondern um ein gut durchdachtes, ineinandergreifendes System, das so essenziell ist wie der Schreibtisch, an dem Sie arbeiten.

Folgende Punkte sollten Sie bei der IT-Planung beachten:

• Ganzheitliche Planung: Ihre IT-Infrastruktur sollte wie ein gut abgestimmtes Orchester funktionieren. Unkoordinierte Entscheidungen können zu Kompatibilitätsproblemen führen. Stellen Sie sich vor, Sie wählen zum Beispiel eine iOS-basierte Hardware, nur um später festzustellen, dass eine wichtige Software nur für Windows verfügbar ist.
• Zentrale Bedeutung in vielen Branchen: Selbst in nicht-digitalen Branchen ist die IT unerlässlich für das Auftragsmanagement, die Kundenverwaltung und die Rechnungsstellung. Daher sollte die damit verbundene Planung nicht unterschätzt werden.
• Kostenfaktor: Die IT ist ein bedeutender Kostenpunkt, sowohl in der Anschaffung als auch im Betrieb. Die Finanzierung Ihrer IT muss daher von Beginn an Teil Ihres Finanzplans sein.

Als Existenzgründer:in sind Sie möglicherweise kein IT-Experte. Das ist jedoch kein Nachteil, solange Sie sich dieser Tatsache bewusst sind und professionelle Beratung in Anspruch nehmen. 

Suchen Sie sich also frühzeitig Expertenrat: Fehlentscheidungen in der IT können zu Inkompatibilitäten, Redundanzen und Funktionsstörungen führen. Zudem muss Ihre IT-Infrastruktur nicht nur intern, sondern auch mit externen Partner:innen, wie beispielsweise Ihrem Steuerbüro oder Lieferanten, kompatibel sein. Außerdem können Sie prüfen, ob nicht vielleicht Ihre IT-Investitionen durch Gründerzuschüsse unterstützt werden können. 

Die Wahl der richtigen Software ist ein entscheidender Schritt in der Gründungsphase. Sie sollten daher sorgfältig – anhand Ihrer individuellen Unternehmensbedürfnisse und Wachstumspläne – getroffen werden. Indem Sie die passende Software wählen, legen Sie den Grundstein für einen reibungslosen und effizienten Geschäftsbetrieb.

In folgenden Bereichen sollten Sie eine Softwarelösung für Ihr Unternehmen in Betracht ziehen:

• Adress- und Kontaktmanagement: Dies ist notwendig, um Kontakte mit Ihrer Kundschaft, Lieferanten und anderen Geschäftspartnern zu verwalten. Tools wie z. B. Cobra bieten effiziente Lösungen, um wichtige Informationen zu speichern und zu organisieren.
• Büroanwendungen: Programme zur Erstellung von Dokumenten, Präsentationen und Kalkulationen, wie beispielsweise MS Office, sind unverzichtbar für den täglichen Geschäftsbetrieb.
• Finanzmanagement: Auch hier empfiehlt sich, auf eine digitale Lösung zurückzugreifen. Mit Qonto z. B. können Gründer:innen die gesamte Rechnungsverwaltung, die Buchhaltung und das Finanzreporting ihres Unternehmens in einem Tool abbilden.
• Datenbanken und Projektmanagement: Diese Tools unterstützen bei der Verwaltung von Kundendaten und der Organisation von Projekten. Der Einsatz von Management-Software ermöglicht die effiziente Verwaltung verschiedener Geschäftsbereiche. Diese Art von Software optimiert nämlich Arbeitsabläufe und unterstützt Start-ups bei strategischen Entscheidungen, was wiederum für eine strukturierte und zielgerichtete Unternehmensführung unerlässlich ist. Beispiele hierfür sind Asana oder Monday.
• Integration von Geschäftsprozessen: Systeme wie SAP und Oracle helfen bei der Koordination von Bestellungen, Produktion und Vertrieb.

In der Anfangsphase greifen viele Gründer:innen auf eine Standardsoftware zurück, die grundlegende Funktionen für Textverarbeitung und Büroorganisation bietet. Diese ist im Fachhandel leicht verfügbar und bietet eine solide Basis für die meisten geschäftlichen Anforderungen. 

Für spezifische Bedürfnisse gibt es jedoch auch die Möglichkeit, eine maßgeschneiderte Software entwickeln zu lassen. Während Sie bei der Auftragsprogrammierung alle Rechte an der Software erwerben und diese genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist, erhalten Sie bei Standardsoftware lediglich ein Nutzungsrecht.

Einen besonderen Stellenwert nehmen außerdem nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch Ausgaben für Service, Wartung und Instandhaltung ein. Als Existenzgründer:in müssen Sie sich bewusst sein, dass die Servicekosten (wie z. B. IT-Support), oft die Anschaffungskosten übersteigen können. Dieser Aspekt ist ein wichtiger Teil Ihrer Finanzplanung, einschließlich der Berücksichtigung von Abschreibungen.

Die Integration einer Ausgabenmanagement-Software ist unerlässlich, wenn Sie die finanzielle Gesundheit Ihres Start-ups gewährleisten und abbilden möchten. Sie hilft Ihnen dabei, Ihre Ausgaben zu überwachen und Budgets effektiv zu kontrollieren. Ein Budgetierungs-Tool kann ebenso helfen, die Budgets klar zuzuteilen und flexibel anzupassen, damit es später keine bösen Überraschungen gibt. 

Ein Schlüsselaspekt dabei ist das Finanzreporting, das es Gründer:innen ermöglicht, einen detaillierten Überblick über ihre Finanzen zu behalten, was für das Treffen fundierter Entscheidungen enorm wichtig ist. Eng damit verbunden ist die Rechnungsverwaltung, die eine zentrale Rolle spielt, um den Überblick über ausstehende und eingegangene Zahlungen zu behalten und den Cashflow effektiv zu steuern.

Des Weiteren ist die Nutzung einer Angebotssoftware für Existenzgründer:innen von großer Bedeutung, da sie bei der Erstellung präziser und professioneller Angebote hilft. Das trägt zum Aufbau von Vertrauen und Glaubwürdigkeit bei potenziellen Kund:innen bei. Übrigens gibt es auch spezielle Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer. Solche Programme sind darauf ausgelegt, die einzigartigen Anforderungen kleinerer Unternehmen zu erfüllen, indem sie eine vereinfachte Rechnungsstellung und Finanzverwaltung ermöglichen.

Zudem gibt es auch spezielle Tools für Selbstständige, die darauf ausgerichtet sind, die Einzelanforderungen von Freiberufler:innen und Einzelunternehmer:innen zu unterstützen, sei es die Zeitverwaltung, Rechnungsstellung, Kundenverwaltung und Automatisierung von Routineaufgaben. Diese Tools tragen maßgeblich dazu bei, den Alltag von Selbstständigen zu vereinfachen und ihnen mehr Zeit für die wesentlichen Aspekte ihres Geschäfts zu geben.

Insgesamt bildet die sorgfältige Auswahl und Implementierung dieser verschiedenen Softwaretools – vom Finanzreporting über Angebotssoftware bis hin zu spezialisierten Rechnungsprogrammen für Kleinunternehmer:innen – eine solide Grundlage für das effiziente Management und den nachhaltigen Erfolg eines neu gegründeten Unternehmens.

Die Erstellung eines fundierten Businessplans ist ebenfalls ein entscheidender Schritt auf dem Weg in die Selbstständigkeit. Auch hier kann die richtige Software ein wichtiges Hilfsmittel sein. Folgende Möglichkeiten gibt es:

• Einfache Tools: Für den Anfang oder um einen ersten Überlick zu gewinnen, eignen sich oft einfache, kostenlose Tools wie „miniplan“ von regionalen Sparkassen.
• Umfangreichere Lösungen: Für die weitergehende Planungen gibt es Angebote wie z. B. „SmartBusinessPlan“, die umfangreiche Funktionen und Teamarbeit ermöglichen. Auch das BMWi bietet ein umfangreiches, kostenloses Businessplan-Tool an.
• Individuelle Anpassung: Wählen Sie eine Software, die zu Ihren Vorkenntnissen und spezifischen Bedürfnissen passt. Dabei ist es sinnvoll, die kostenlosen Testversionen zu testen, um die Passform zu prüfen.
• Vorsicht vor Datenmissbrauch und Schablonen: Einige Softwareanbieter zielen darauf ab, persönliche Daten abzugreifen. Seien Sie wachsam bei Angeboten, die zu schön, um wahr zu sein erscheinen. Vermeiden Sie auch Software, die „Fertig-Businesspläne“ bieten. Solche Schablonen spiegeln selten die Realität Ihres spezifischen Geschäftsvorhabens wider und können bei der Bankfinanzierung mehr Schaden als Nutzen verursachen.
• Mehr als nur ein Tool: Bedenken Sie, dass eine Businessplan-Software lediglich ein Werkzeug ist. Eine gründliche Auseinandersetzung mit Ihrer Geschäftsidee und umfangreiches Wissen sind dennoch unerlässlich. Für Fragen und Unsicherheiten, die während des Erstellungsprozesses auftreten können, ist eine Kombination aus Software und persönlicher Beratung durch eine:n Gründungsberater:in empfehlenswert.
• Berater:innen und Software: Viele Berater:innen verwenden professionelle Businessplan-Software, die Sie als Gründer:in häufig kostenlos mitnutzen können. Es lohnt sich daher, vor der Anschaffung einer eigenen Software nachzufragen, welche Tools von Ihrem oder Ihrer Berater:in verwendet werden.

Kurzum: Eine sorgfältig ausgewählte Businessplan-Software, kombiniert mit professioneller Beratung, kann Ihnen helfen, einen realistischen und überzeugenden Businessplan zu erstellen. Dies ist nicht nur ein wichtiger Schritt für die Finanzierung, sondern auch ein essenzieller Prozess, um Ihre Geschäftsidee zu strukturieren und auf ihre Tragfähigkeit zu prüfen.

Die Auswahl der richtigen Software ist für Existenzgründer:innen entscheidend, um effizient und erfolgreich zu arbeiten. Bei der Vielzahl an verfügbaren Optionen kann diese Aufgabe jedoch herausfordernd sein. Hier sind einige grundlegende Schritte und Überlegungen, die Ihnen bei der Auswahl helfen können:

1. Bestimmen Sie Ihre Bedürfnisse: Überlegen Sie, welche spezifischen Aufgaben Ihre Software erfüllen soll. Dies variiert je nach Branche und Geschäftsmodell. Beispielsweise benötigen Kreative oft andere Tools als ein E-Commerce-Startup.
2. Verstehen Sie die verschiedenen Bereitstellungsmodelle:1. Lokale Installation: Geeignet, wenn Sie unabhängig von einer Netzwerkverbindung arbeiten möchten.2. Serverbasiert: Nützlich für zentralisierte Datenverwaltung innerhalb Ihres Unternehmens.3. Cloud-basiert: Ideal für datenintensive Anwendungen und einfachen Zugang von überall.
3. Lizenzierung und Compliance: Achten Sie auf die Lizenzbedingungen der Software. Nicht jede kostenlose Software darf im gewerblichen Kontext verwendet werden. Eine rechtliche Prüfung durch einen Anwalt kann somit teure Fehler vermeiden.
4. Beachten Sie branchenspezifische Standards: Informieren Sie sich, welche Software in Ihrer Branche üblich ist. Dies kann die Kompatibilität mit anderen Unternehmen in Ihrer Branche erleichtern.
5. Datensicherheit: Wählen Sie Anbieter, die einen hohen Standard an Datensicherheit garantieren, insbesondere wenn Sie sich für Cloud-Lösungen entscheiden. Ausländische Server und nicht bewilligte Datensicherungen bei Dritten können gegen die DSGVO verstoßen.
6. Schulungen und Support: Unterschätzen Sie nicht die Komplexität mancher Software. Nutzen Sie daher ruhig Schulungsangebote und bauen Sie eine Kultur des Lernens und Fragens in Ihrem Team auf.
7. Budgetbewusste Auswahl: Priorisieren Sie Software, die für den Betrieb Ihres Unternehmens nötig sind. Nicht jede digitale Lösung, die bequem ist, macht Ihre Arbeit wirklich effizienter oder kostengünstiger.

Neben dem Kauf von Lizenzen gibt es für Existenzgründer:innen eine zunehmend beliebte Alternative: Open-Source-Software. Nutzer:innen können die Software nicht nur kostenlos verwenden, sondern je nach Lizenz auch modifizieren, erweitern und weiterverteilen. Dies macht Open-Source besonders attraktiv, da bei einer Geschäftsausweitung keine zusätzlichen Lizenzgebühren anfallen.

Die Vorteile von Open-Source auf einen Blick:

• Kosteneffizienz: Keine Lizenzgebühren, ideal für Existenzgründer:innen mit begrenztem Budget.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Kann auf spezifische Bedürfnisse zugeschnitten werden.
• Community-Support: Eine aktive Community bietet Unterstützung und teilt ihr Wissen.

Open-Source ist daher besonders für Existenzgründer:innen mit solidem IT-Wissen geeignet, die die Vorteile der Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit voll ausschöpfen können. Es ist jedoch auch eine hervorragende Option für diejenigen, die bereit sind, sich in neue Softwarelösungen einzuarbeiten und von der Community zu lernen.

Die Investition in Hard- und Software bildet oft einen wesentlichen Posten im Budget von Gründer:innen. Dabei variieren die Kosten je nach Branche und Größe des Unternehmens.

Für eine grundlegende IT-Infrastruktur sind neben PCs oder Laptops auch Multifunktionsgeräte wie Drucker und Scanner, ein leistungsfähiges Netzwerk und Server zur Datenspeicherung unerlässlich. Doch was ist wirklich unverzichtbar? Die Antwort variiert: Während ein Kunsthandwerker möglicherweise eine digitale CNC-Fräse benötigt, könnte ein Online-Shop größere Server für das Hosting in Betracht ziehen.

Einige essenzielle Hardware-Komponenten sind jedoch branchenübergreifend relevant:

• Computer für die Mitarbeitenden: Mobilgeräte sind nützlich, sollten aber nur eingesetzt werden, wenn ihre Mobilität regelmäßig benötigt wird. Laptops und Notebooks sollten aufgrund ihrer eingeschränkten Aufrüstbarkeit und höheren Kosten im Vergleich zu Tower-Computern daher bedacht eingesetzt werden.
• Hochwertige Mäuse und Tastaturen: Investieren Sie in ergonomische Designs, um die Gesundheit Ihres Teams zu unterstützen. Ein ergonomisch gestalteter Arbeitsplatz trägt nämlich zur Gesundheit und Produktivität bei.
• Ausreichend große Monitore: Beachten Sie die Anforderungen Ihrer Mitarbeiter:innen und die Kompatibilität mit deren Computern.
• NAS-Server: Wichtig für die interne Vernetzung und als Backup-Lösung.
• Leistungsfähiges Netzwerk und Internetanbindung: Achten Sie auf ausreichende Bandbreite und Redundanz. Ein gut gesichertes Netzwerk, vorzugsweise mit physischer Verkabelung statt WLAN, ist wichtig, um Sicherheitsrisiken zu minimieren.

Als Existenzgründer:in sind Sie stets auf der Suche nach effizienten Wegen, Ihr Budget zu optimieren. Hier einige Strategien, um die Kosten für die Hardware zu reduzieren, ohne auf Qualität und Leistungsfähigkeit verzichten zu müssen:

• Gebrauchte Hardware kaufen: Für PCs, Notebooks, Multifunktionsgeräte, Netzwerkprodukte und Server ist der Gebrauchtmarkt eine Goldgrube. Dies gilt insbesondere für Klein- und Kleinstbetriebe, bei denen der Bedarf an hochmoderner Ausrüstung nicht im Vordergrund steht.
• Hardware-Outsourcing-Lösungen in Betracht ziehen: Für Dienstleistungsunternehmen oder Produktionsbetriebe mit starkem Wachstumspotenzial kann IT-Outsourcing eine effiziente Lösung sein. Hier sparen Sie nicht nur die Anschaffungskosten, sondern auch die Betriebs- und Wartungskosten. Outsourcing-Dienstleister halten die Hardware technisch auf dem neuesten Stand und passen die IT-Infrastruktur flexibel an Ihr Unternehmenswachstum an. Bedenken Sie jedoch, dass die Abhängigkeit von Ihrem Dienstleistungsunternehmen ein potenzielles Risiko darstellt.
• Leasing als Alternative: Leasing ermöglicht es Ihnen, stets über aktuelle Hardware zu verfügen, ohne hohe Anfangsinvestitionen tätigen zu müssen. Die Leasingraten werden als Betriebsausgaben verbucht, was steuerliche Vorteile bieten kann.