Tools für Selbstständige: Die 20 beliebtesten auf einen Blick

Wünschen Sie sich nicht auch manchmal deutlich zeiteffizienter zu arbeiten und gewisse Routinevorgänge einfach zu automatisieren? Insbesondere bei Aufgaben, die nicht unbedingt zu Ihrem Kerngeschäft gehören, für Sie als Unternehmer oder Unternehmerin aber der Alltag sind? 

Wir denken da an Projektmanagement, Zeiterfassung, Buchhaltung und Finanzen oder Tools zur Social-Media-Planung.

Kein Problem: Es gibt zahlreiche Tools für Selbstständige und Freiberufler:innen, die Ihnen den Arbeitsalltag erheblich erleichtern.

Vom Entwurf bis zum endgültigen Design ist es ein langer Weg, der immer wieder über Abstimmungsprozesse mit Kunden und Kundinnen führt. Um diesen Prozess zu erleichtern, bieten sich verschiedene Tools an.

Figma ist ein Tool für Selbstständige, das Sie in der Basisvariante kostenlos nutzen können. Mit ihm lassen sich Designs und Prototypen sowohl im Browser als auch als App verwenden. Dabei ist es für die Betriebssysteme Windows und macOS geeignet und kann als iOS- oder Android-App heruntergeladen werden.

Der Fokus von Figma liegt auf der Zusammenarbeit. So können Sie beispielsweise Kunden oder Kundinnen zu Ihren Projekten einladen, um Feedback zu einem Entwicklungsstand zu erhalten. Inspiration, Templates, Best Practices oder Plug-ins liefert die Community, die Ihnen auch jederzeit mit Rat und Tat zur Seite steht.

Das Bildbearbeitungsprogramm Adobe Photoshop ist eines der umfangreichsten Tools für Selbstständige und Freiberufler, wenn es um Bildbearbeitung und Design geht. Der Klassiker kommt mit einem großen Funktionsumfang für die professionelle Bildbearbeitung daher. Daher braucht es auch ein wenig Zeit, sich in die Bedienung des Programms einzuarbeiten.

Sie können Photoshop sowohl am Windows-PC als auch mit dem Mac nutzen – allerdings nicht kostenlos. Für Einzelanwendungen werden nach einem siebentägigen kostenlosen Probeabo pro Monat 23,79 € fällig. Unternehmen erhalten Photoshop zusammen mit allen weiteren Adobe-Applikationen in der Creative Cloud für monatlich 87,45 € und können das Programm 14 Tage lang kostenlos testen.

InDesign gilt als Branchenstandard für die Erstellung von Layouts für Print und digitale Publikationen. Auch hier stehen Ihnen umfangreiche Funktionen sowie zusätzliche Plug-ins für Windows und Mac zur Verfügung, um Flyer, Visitenkarten, Broschüren, Magazine und vieles mehr zu erstellen. Entsprechend ist auch hier eine gewisse Einarbeitungszeit erforderlich.

InDesign ist wie Photoshop in der Adobe Creative Cloud enthalten oder für Einzelanwendungen als einzelne Applikation buchbar.

Die Buchhaltung und die jährliche Steuererklärung sind zeit- und arbeitsintensive Aufgaben, die vielen Selbstständigen und Freiberufler:innen lästig sind. Erledigt werden müssen sie aber trotzdem. Allerdings können Sie sich die Arbeit mit den entsprechenden Buchhaltungstools und Finanz Apps erleichtern und so eine Menge Zeit sparen.

Lexware Office hat sich mit seinem Buchhaltungsprogramm auf die Buchhaltung von Selbstständigen und Kleinunternehmer:innen spezialisiert. Mit Lexware Office erstellen Sie Rechnungen und behalten problemlos sämtliche Rechnungen sowie den Status im Blick.

Das Programm bietet aber noch mehr: Wer sämtliche geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben sauber in das Tool für Selbstständige einträgt, kann seine Umsatzsteuervoranmeldung über eine Schnittstelle zu ELSTER, dem Steuerprogramm der Finanzbehörde, quasi auf Knopfdruck erstellen und an das Finanzamt schicken.

Je nach Funktionsumfang kostet Sie das Programm etwa zwischen 5 und 21 € pro Monat.

Eine Alternative zu Lexware Office ist die Buchhaltungssoftware von sevdesk, die Ihre Buchhaltung mithilfe neuartiger Technologien und künstlicher Intelligenz automatisiert. Mit sevdesk lassen sich Belege digitalisieren und werden automatisch erkannt; Rechnungen werden ebenfalls automatisiert abgeglichen. Zudem können Sie Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR) sowie Gewinn-und-Verlust-Rechnungen (GuV) erstellen und die USt-Voranmeldung direkt an das Finanzamt schicken.

Über eine Schnittstelle binden Sie Ihre Steuerberatung ein und machen ihr damit die Erstellung Ihrer Steuererklärung leichter. Die Sicherheit der sensiblen Daten ist dabei zu jederzeit garantiert.

Sie können sevdesk kostenlos testen. Danach ist die Software für Selbstständige je nach Funktionsumfang ab 8,90 € pro Monat erhältlich.

Fehlerhafte Eingaben, zusätzliche Kosten und undurchsichtige Prozesse lassen sich mit dem Einsatz einer intelligenten Rechnungsmanagementsoftware wie CANDIS vermeiden. Damit wird die Buchhaltung für Selbstständige und Freiberufler:innen nicht nur deutlich effizienter, sondern fast schon zum Kinderspiel: CANDIS automatisiert Finanzprozesse wie den Eingang von Rechnungen, Datenerfassung, die Rechnungsfreigabe und den Datenexport an den Steuerberater oder an das Finanzamt.

CANDIS bietet seine Software für Selbstständige zu flexiblen Preisen an, die von der Menge der Rechnungen, die monatlich bearbeitet werden, abhängt. Bis zu einem Volumen von 200 Rechnungen ist CANDIS monatlich ab 229 € erhältlich.

Die Liquiditätsplanung mit Agicap sorgt dafür, dass Sie stets den Überblick über den Cashflow Ihres Unternehmens behalten. Durch diverse Automatisierungen reduzieren Sie nicht nur den manuellen Aufwand, sondern auch die Fehleranfälligkeit Ihres Systems durch Tippfehler & Co.

Agicap bietet individuelle Preiskonzepte, die sich je nach Anzahl der Bankkonten und dem jährlichen Umsatz richten. Zudem können Sie direkt in Agicap zusätzliche Tools anbinden, was sich wiederum um Preis widerspiegelt.

Für Selbstständige ist es besonders wichtig, dass Sie stets auf die Liquidität achten, indem Sie Ihre Finanzen im Überblick behalten und die Kosten niedrig halten. Denken Sie immer daran, dass Sie kein festes Einkommen haben und somit je nach Auftragslage eine kleine finanzielle Rücklage nicht schaden kann.

Das digitale Geschäfts-Girokonto für Selbstständige von Qonto ist perfekt auf die Bedürfnisse von Geschäftskund:innen zugeschnitten. Über die Qonto App verwalten Sie Ihr Konto ganz unkompliziert und behalten jederzeit Einnahmen und Ausgaben im Blick. Qonto steht für Sicherheit und legt großen Wert auf nützliche Features mit einem echten Mehrwert. So werden Sie beispielsweise bei einer fehlgeschlagenen Zahlung automatisch per Pushnachricht auf dem Handy informiert.

Dank der Integration von Buchhaltungsprogrammen wie Lexware Office oder sevdesk reduzierst sich die Zeit, die Sie normalerweise in die Finanzen und die Buchhaltung investieren müssten, ganz erheblich. Das macht Qonto zu einem idealen Konto für Selbstständige.

Organisation und Projektmanagement sind insbesondere für Solo-Selbstständige und Freiberufler:innen eine Herausforderung. Hier helfen Ihnen zahlreiche nützliche Tools für Selbstständige und Freelancer:innen dabei, den Überblick über alle Projekte sowie anstehende Aufgaben zu behalten.

To-do-Listen auf Papier schreiben war gestern. Machen Sie es sich leichter und nutzen Sie mit Todoist ein Tool, das Ihnen dabei hilft, alle Aufgaben zu organisieren und sie mit anderen Beteiligten im Projekt zu teilen. Neue Aufgaben lassen sich schnell und einfach hinzufügen, delegieren oder in Abschnitte und Unteraufgaben aufteilen. Das System erinnert Sie zudem an Fristen und Deadlines. So wissen Sie immer genau, was ansteht und was Sie als Nächstes erledigen müssen.

Das Organisationstool ist für Windows und macOS verfügbar. Mit der Android-App oder iOS-App können Sie Aufgaben zudem auch unterwegs planen und im Auge behalten.

Der Funktionsumfang in der kostenlosen Variante ist für die meisten Nutzer und Nutzerinnen bereits ausreichend. Wer gleichzeitig zahlreiche Projekte handeln muss, zahlt in der Profi- oder Business-Variante 3 bzw. 5 € im Monat.

Projekte managen Sie problemlos mit Asana. Das Projektmanagement-Tool für Selbstständige unterstützt Sie und das gesamte Team bei der Organisation, Erstellung, Verfolgung und Verwaltung von Projekten, Aufgaben und Meilensteinen.

Für die Zusammenarbeit in einem Projekt werden den einzelnen Teammitgliedern Aufgaben und Timelines zugewiesen. Damit alle Beteiligten jederzeit auf dem aktuellen Stand belieben, werden Fortschritte und erledigte Aufgaben sauber dokumentiert. So behalten Sie oder die Projektleitung offene To-dos im Blick und können rechtzeitig einschreiten, um Verzögerungen zu vermeiden. Um das gesamte Projekt mit all seinen Abläufen mit nur einem einzigen Tool steuern zu können, findet auch die Projektkommunikation über das Tool statt.

In der Basic-Variante nutzen Sie Asana kostenlos. Die Premium- und Business-Variante wird pro Nutzer und Nutzerin abgerechnet und kostet pro Monat zwischen 10,99 und 24,99 €.

Bei Ihrer persönlichen Zeiteinteilung und der Entwicklung Ihrer Ideen unterstützt Sie der kanbanbasierte Aufgaben-Verwaltungs-Onlinedienst Trello. Auf dem Trelloboard legen Sie verschiedene Listen an und benennen sie. Im nächsten Schritt erstellen Sie verschiedene Karten und können nun alle To-dos und Ideen sortieren und zuordnen. Ebenso besteht die Möglichkeit, Deadlines oder Kommentare sowie Bilder oder Dateien zu einer Notiz hinzuzufügen.

Trello können Sie aber nicht nur für eigene Arbeit nutzen: Das Programm für Selbstständige eignet sich auch zur Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kunden und Kundinnen. Erstellen Sie einfach ein Board für sich selbst und Ihre Kunden und Kundinnen und erleichtern Sie sich so die gesamte Organisation.

Trello bietet je nach Teamgröße und Menge der anfallenden Aufgaben unterschiedliche Preisoptionen von $ 5 – 17,50 pro Nutzer und Nutzerin und Monat. Die Basisvariante für Einzelpersonen und Teams ist kostenlos erhältlich.

Zeit ist Geld. Und bei Selbstständigen und Freiberufler:innen meist auch sehr knapp. Damit Sie sich nicht verzetteln, aber auch die Zeit, die Sie in Aufträge und Projekte stecken, tracken und dokumentieren können, nutzen Sie einfach eine Software für die Zeiterfassung.

Toggle bietet verschiedene Instrumente, die Ihnen dabei helfen, die Produktivität zu steigern. Eines davon ist die Zeiterfassungssoftware Toggl Track. Rechnen Sie beispielsweise Ihre Leistung nach Stunden ab und halten Sie fest, wie viele Stunden Sie einer Kundin oder einem Kunden in Rechnung stellen können.

Sie können sie aber auch dazu nutzen, um herauszufinden, wie viel Zeit Sie für bestimmte Aufgaben verbringen. Beispielsweise mit der Organisation Ihres Unternehmens. Vielleicht stellen Sie sogar fest, dass es günstiger wäre, bestimmte Aufgaben outzusourcen. Was bei Ihrer internen Organisation klappt, funktioniert auch bei Projekten. Hier rechnen Sie Aufwand und Kosten gegen Ihre Einnahmen, um herauszufinden, ob sich ein Projekt rentiert. So können Sie bei Bedarf einfach Ihre Preise anpassen. Sie können Toggl Track auf unterschiedlichen Devices auch mobil nutzen.

Nach einem kostenlosen Test können Sie sich einfach für die kostenfreie Basisversion oder ein kostenpflichtiges Upgrade entscheiden.

Dieses Tool für Selbstständige bietet Ihnen verschiedene Funktionen, mit denen Sie das Zeitmanagement im Griff behalten. Mit der digitalen Stempeluhr erfassen Sie Ihre Arbeitszeiten und Pausen. Haben Sie Mitarbeitende, können Sie deren Zeiten ebenfalls über das Tool erfassen. Ebenso haben Sie immer den Überblick über geleistete Stunden, Krankheitstage oder Urlaubstage. Die Zeiten können entweder in Echtzeit oder auch nachträglich eingetragen werden.

Dieses Tool für Selbstständige liefert zudem Berichte über wertvolle Kennzahlen, mit denen Sie Ihr Unternehmen steuern können. Gleichzeitig behalten Sie den Fortschritt aller Projekte im Blick und können schnell eingreifen, falls ein Projekt das geplante Budget überschreitet. Clock:do bietet eine kostenlose Variante für die Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung. Einen größeren Funktionsumfang für mehrere Nutzer und Nutzerinnen gibt es ab 4 € pro Monat pro Nutzung.

Sie suchen eine Software für Selbstständige, mit der Sie nicht nur die Zeiten erfassen können, sondern sich auch Berichte und Analysen über die Produktivität erstellen lassen sowie Rechnungen, die Sie direkt an den Kunden versenden und den Zahlungseingang verfolgen können? Gleichzeitig soll es sich in die Projektmanagementtools, die Sie nutzen, integrieren lassen? Dann ist Harvest möglicherweise das Richtige für Sie.

Harvest bietet eine 30-tägige kostenlose Testversion an. Im Anschluss können Sie zwischen einer kostenlosen Basisversion für einen Nutzer oder eine Nutzerin und maximal zwei Projekte oder der Profi-Variante für die unbegrenzte Nutzung für $ 12 pro Monat wählen.

Häufig geht bei der Suche nach einem Termin, der für beide Parteien passt, viel Zeit verloren. Das lässt sich mit einigen Tools für Selbstständige zur schnellen und effizienten Terminbuchung vermeiden.

Eines der Tools für Selbstständige, dass sich hier als nützlich erweist, ist die kostenlose Online-Terminplanungssoftware Calendly. Ihre Kunden und Kundinnen können dort Ihre freien Zeitfenster einsehen und so einen passenden Termin für ein persönliches Treffen auswählen.

Voraussetzung ist allerdings, dass Sie darauf achten, Ihren Kalender immer aktuell zu halten, um Überschneidungen zu vermeiden.

Ein nützliches Tool für Selbstständige für die Terminverwaltung ist das Onlinebuchungssystem SimplyBook.me. Kunden und Kundinnen werden Leistungen und freie Zeiten angezeigt und über die Buchungsseite können sie sich selbst einen Termin bei Ihnen buchen. Die Buchung ist über Ihre Unternehmenswebsite sowie über Google und verschiedene Social-Media-Kanäle möglich.

Das Buchungssystem steht in einer Testversion 14 Tage lang kostenlos zur Verfügung. Im Anschluss haben Sie die Wahl zwischen einer kostenlosen und mehreren kostenpflichtigen Varianten ab 6,70 € pro Monat.

Als Teil Ihrer Marketing-Strategie nutzen Sie verschiedene Social-Media-Kanäle. Planungstools helfen Ihnen dabei, Beiträge auf vielen verschiedenen sozialen Netzwerken und Seitentypen zu posten.

Dieses Tool für Selbstständige basiert auf einer Inhaltsbibliothek, aus der es sich jederzeit bedienen kann. Die Inhalte sind thematisch geordnet und werden an Tagen, an denen Sie keine Post geplant haben, automatisch ausgewählt und veröffentlicht. Alles, was Sie dazu tun müssen, ist Inhalte vorzuhalten, die zeitunabhängig immer wieder veröffentlichen können. So können Sie den Traffic steigern, auch wenn es mal keine aktuellen Inhalte gibt.

SmarterQueue ist ab 15 € pro Monat erhältlich und kann in einer 14-tägigen Testphase kostenlos ausprobiert werden.

Ein weiteres Tool, um Ihre Social-Media-Kanäle zu verwalten und die Präsenz zu erhöhen, ist Buffer. Das Prinzip basiert auf einer Warteschleifenfunktion. Sie bereiten die Veröffentlichung Ihrer Beiträge vor und das Tool für Selbstständige und Freelancer:innen arbeitet die Warteschlange nach und nach ab.

Bis zu drei Social-Media-Kanäle können Sie kostenlos mit Buffer verwalten. Die kostenpflichtigen Varianten sind nach einem 14-tägigen kostenlosen Test ab $ 5 pro Monat und Kanal erhältlich.

Mit Hootsuite können Sie Ihre Beiträge ebenfalls im Voraus planen und in einem Dashboard schnell und einfach erstellen. Gleichzeitig gewinnen Sie wertvolle Kenntnisse, welche Inhalte bei Ihren Follower:innen ankommen. Außerdem bindet das Tool mehrere Benutzer und Benutzerinnen ein und unterstützt Social-Media-Teams damit in der Abstimmung, sodass sie zeitnah auf Kundenbeiträge reagieren können.

Die Tarife „Professional“ und „Team“ können Sie 30 Tage lang kostenlos testen. Für die Business- und die Enterprise-Variante bietet Hootsuite Demos an. Das Tool ist ab 39 € pro Monat erhältlich.

Pausen sind wichtig, kommen bei Selbstständigen oder Freiberuflern aber häufig zu kurz. Nimm Sie sich Zeit, um auch einmal abzuschalten und so neue Kraft für Ihre Aufgaben zu gewinnen.

7mind ist eine Meditationsapp, die darauf basiert, das sieben Minuten am Tag bereits ausreichen, um Ruhe und Wohlbefinden zu erlangen. Sie erhalten angeleitete Meditationen, Entspannungsübungen aber auch Schlafgeschichten, die Sie jederzeit einsetzen können, um in kürzester Zeit ganz bewusst abzuschalten.

Die Basisversion ist kostenlos, 7Mind Plus bietet für 5 € pro Monat einen erweiterten Funktionsumfang. Zusätzlich bietet 7Mind Präventionskurse für 75 € pro Kurs an. Ein Teil dieser Kosten wird sogar von den meisten deutschen Krankenkassen übernommen.

In angeleiteten Meditationssitzungen können Sie mit Calm Stress und Ängste reduzieren. Calm eignet sich sowohl als Meditationsapp für Einsteiger und Einsteigerinnen als auch für erfahrene Nutzern und Nutzerinnen. Neben Meditationen bietet sie Geschichten zum Einschlafen, verschieden Atemprogramme, oder Musik zum Entspannen. 10 Minuten pro Tag helfen Ihnen, gut in den Tag zu starten und den Feierabend entspannt zu genießen.

Sie können Calm 30 Tage kostenlos testen. Ein Jahresabo für Calm Premium kostet $ 59,99 und ist im Apple Store und Google Play Store erhältlich.

Obwohl viele Tools für Selbstständige und Freiberufler:innen kostenfrei getestet werden können, weisen diese Basisversionen nur einen eingeschränkten Funktionsumfang auf. Um die Tools für Zeiterfassung, Buchhaltung oder das Teilen von Dateien vollumfänglich in der Praxis zu nutzen, müssen Sie meist monatliche Beiträge zahlen.

Ob Sie mit einer kostenlosen Basisversion auskommen, hängt aber ganz von Ihren individuellen Anforderungen sowie Ihrer Rechtsform ab.