Handwerkerrechnungen absetzen: Tipps für Selbstständige

Für Selbstständige und Freiberufler:innen bietet das Steuerrecht zahlreiche Möglichkeiten, berufliche Ausgaben effektiv zu reduzieren – eine davon ist das Absetzen von Handwerkerkosten. Ob es um die Renovierung des Homeoffice geht oder um notwendige Reparaturen in den Geschäftsräumen – die Steuererstattung kann durch geschickte Investitionen in das berufliche wie private Umfeld optimiert werden.

Dieser Artikel führt Sie durch die relevanten Steuertipps und zeigt, wie Selbstständige sowohl berufliche als auch private Handwerkerkosten steuerlich geltend machen können, um finanzielle Vorteile zu maximieren.

Hier zunächst die gute Nachricht: Selbstständige und Freiberufler:innen können eine Vielzahl von Handwerkerkosten steuerlich geltend machen, die im Rahmen ihrer geschäftlichen Tätigkeiten anfallen, einschließlich der Modernisierung ihres Arbeitsplatzes und notwendiger Reparaturen in ihren Geschäftsräumen. Dazu gehören nicht nur die direkten Kosten für Handwerkerarbeiten, sondern auch die damit verbundenen Ausgaben wie Materialkosten, Fahrtkosten und andere Nebenkosten, die direkt mit der Erbringung der Handwerkerleistung zusammenhängen. Letztendlich können Sie also alle Handwerkerrechnungen steuerlich geltend machen, solange sie direkt mit Ihrer Tätigkeit als Selbstständige:r in Verbindung stehen.

Selbstständige und Freiberufler:innen, die ihr Zuhause auch als Arbeitsplatz nutzen, stehen oft vor der Herausforderung, berufliche und private Bereiche abzugrenzen. Investitionen in das Homeoffice, wie die Anschaffung ergonomischer Möbel, die Installation energiesparender Beleuchtung oder die Einrichtung eines leistungsstarken Internetanschlusses, sind nicht nur förderlich für die Produktivität, sondern können auch steuerlich abgesetzt werden. Darüber hinaus ermöglicht die Renovierung des Arbeitszimmers, beispielsweise durch verbesserte Schallisolierung oder ein effizientes Heizsystem, eine angenehmere Arbeitsatmosphäre und bietet steuerliche Entlastungen.

Als Privatperson können Sie grundsätzlich nur die Arbeits- und Lohnkosten, inklusive der darauf anfallenden Mehrwertsteuer und die Fahrtkosten des Handwerksbetriebs, steuerlich absetzen. Das bedeutet, dass das Material, welches der:die Handwerker:in verwendet – wie beispielsweise Fliesen, Farben oder Ähnliches – nicht absetzbar ist. Daher sollte schon bei der Rechnungsstellung unbedingt auf eine klare Trennung zwischen Arbeits- und Materialkosten geachtet werden.

Selbstständige können Handwerkerleistungen als Betriebsausgaben absetzen, sofern diese direkt mit ihrer beruflichen Tätigkeit verknüpft sind, was auch Investitionen in das Homeoffice oder Arbeitsmittel einschließt. 

Es ist dabei wichtig, eine klare Trennung zwischen betrieblichen und privaten Ausgaben zu gewährleisten, insbesondere bei gemischter Nutzung von Gegenständen oder Dienstleistungen. Kosten, die sowohl beruflichen als auch privaten Charakter haben und nicht eindeutig Ihrer Selbstständigkeit zugeordnet werden können, sind daher kritisch zu betrachten und bedürfen einer genauen Prüfung.

Um Handwerkerrechnungen in Ihrer privaten Steuererklärung abzusetzen, müssen ebenfalls bestimmte Voraussetzungen erfüllt sein:

• Nutzung der Immobilie: Die Handwerkerleistungen müssen in einer selbst genutzten Wohnung, einem eigenen Haus oder auf dem dazugehörigen Grundstück erbracht worden sein. Dies gilt sowohl für Eigentümer:innen als auch für Mieter:innen. Auch wenn Sie eine Immobilie Ihren Kindern mietfrei überlassen, können die Handwerkerkosten abgesetzt werden. Für Selbstständige, die ihr Zuhause als Arbeitsplatz nutzen, ist es wichtig, den beruflich genutzten Anteil der Wohnfläche genau zu dokumentieren.
• Art der Bauarbeiten: Absetzbar sind Leistungen, die der Renovierung, dem Erhalt oder der Modernisierung dienen. Die Handwerkerleistungen müssen an einer bestehenden Immobilie durchgeführt werden. Neubaumaßnahmen sind von der steuerlichen Absetzbarkeit ausgeschlossen. Jedoch sind Erweiterungsmaßnahmen wie der Ausbau eines Dachgeschosses oder die Errichtung eines Wintergartens an bereits bestehenden Immobilien absetzbar.
• Zahlungsweise: Die Bezahlung der Handwerkerleistungen darf nicht bar erfolgen. Für die steuerliche Anerkennung müssen Sie die Zahlung auf das Konto des Handwerksbetriebs überweisen.
• Abzugsfähige Kostenarten: Nur die reinen Arbeitskosten sind steuerlich absetzbar. Materialkosten sind ausgeschlossen, allerdings können in Einzelfällen Maschinen- und Fahrtkosten sowie Kosten für die Entsorgung anerkannt werden.
• Keine öffentliche Förderung: Die Handwerkerarbeiten dürfen nicht durch öffentliche Mittel gefördert werden. Wenn Sie beispielsweise Zuschüsse oder vergünstigte Kredite für diese Arbeiten erhalten, ist eine zusätzliche steuerliche Geltendmachung ausgeschlossen.
• Nachweis durch offizielle Rechnung: Für das Finanzamt müssen ordentliche Rechnungen vorgelegt werden, die eine Trennung von Arbeits- und Materialkosten aufzeigen.
• Eigenleistung nicht abzugsfähig: Arbeiten, die Sie in Eigenleistung erbringen, können Sie nicht steuerlich geltend machen. Der Steuervorteil ist nur für Arbeiten nutzbar, die von einem oder einer Handwerker:in ausgeführt werden.

Für Selbstständige und Freiberufler:innen, die Handwerkerrechnungen steuerlich absetzen möchten, gibt es im Gegensatz zu den speziellen Steuerregelungen für private Haushalte keine expliziten steuerlichen Grenzen oder Freibeträge. Stattdessen können Sie diese Kosten vollständig als Betriebsausgaben geltend machen, sofern sie eben direkt und ausschließlich für Ihre Selbstständigkeit angefallen sind.

Bei Privatpersonen sieht das etwas anders aus: Beim Absetzen von Handwerkerrechnungen in der privaten Steuererklärung ist der Bruttobetrag der Lohnkosten ausschlaggebend. Das bedeutet, dass die absetzbaren Kosten die Mehrwertsteuer einschließen. Sie können 20 % der Bruttolohnkosten von der Steuer absetzen, wobei die maximale Grenze für die steuerliche Absetzung bei 6.000 Euro liegt. Dies entspricht einer maximalen Steuerersparnis von 1.200 Euro pro Jahr. Dieser sogenannte Handwerkerbonus gilt sowohl für Reparaturen, Renovierungen als auch für Erweiterungsmaßnahmen in Ihrem Haushalt.

Wenn Sie also umfangreiche Handwerkerarbeiten planen, die die Höchstgrenze von 6.000 Euro überschreiten könnten, ist es ratsam, mit Ihrem Handwerksbetrieb zu besprechen, ob ein Teil der Arbeiten oder Zahlungen ins nächste Jahr verschoben werden kann. Dadurch nutzen Sie den maximal möglichen Steuerbonus optimal aus.

Damit eine Handwerkerrechnung beim Finanzamt anerkannt wird, insbesondere bei Beträgen über 250 Euro inkl. Umsatzsteuer, müssen mehrere Pflichtangaben enthalten sein. Dazu gehören:

• der vollständige Name und Anschrift des leistenden Unternehmers,

  der vollständige Name und Anschrift des Leistungsempfängers,

• die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Steuernummer des Unternehmens,

• das Ausstellungsdatum der Rechnung,

• eine fortlaufende Rechnungsnummer,

• Details zu Menge und Art der Leistung,

• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung,

• Entgelt und Umsatzsteuer aufgeschlüsselt nach Steuersätzen sowie ggf. Hinweise zum Skontoabzug

Der Kernpunkt einer steuerlich absetzbaren Handwerkerrechnung für Privatpersonen liegt in der detaillierten Aufschlüsselung der Kosten. Das bedeutet, dass der Lohn- bzw. Arbeitsanteil klar und deutlich von den Materialkosten getrennt aufgeführt sein muss. Eine pauschale Angabe der Gesamtkosten ohne diese Aufschlüsselung wird vom Finanzamt nicht akzeptiert.

Bei Wartungsverträgen, bei denen üblicherweise keine Materialkosten anfallen, kann eine solche detaillierte Aufteilung entfallen. In den meisten anderen Fällen ist sie jedoch unerlässlich.

Um Handwerkerrechnungen als Betriebsausgabe geltend machen zu können, sollten Sie diese als Selbstständige:r oder Freiberufler:in ordnungsgemäß erfassen und buchen:

• Zunächst muss die Rechnung alle notwendigen Angaben enthalten (vollständige Namen und Adressen beider Parteien, Leistungsbeschreibung, Datum, Rechnungsnummer, Nettobetrag, ausgewiesene Umsatzsteuer etc.).
• Die Zahlung der Rechnung sollte nachweislich vom Geschäftskonto erfolgen, um die betriebliche Veranlassung zu dokumentieren.
• Rechnungen und Zahlungsbelege müssen dann in der Buchführung erfasst und für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist (in der Regel 10 Jahre) aufbewahrt werden.
• Im Rahmen der Steuererklärung werden anschließend diese Ausgaben als Betriebsausgaben angegeben, was die Gewinn- und somit die Steuerlast des Unternehmens reduziert.

Und wie genau macht sich eine Handwerkerrechnung in der privaten Steuererklärung bemerkbar? Hier ein kompakter Überblick, der Ihnen hilft, das Maximum aus Ihren Handwerkerrechnungen herauszuholen:

• Für eine erfolgreiche Absetzung der Handwerkerkosten ist es wichtig, dass diese in der entsprechenden Rubrik der Steuererklärung eingetragen werden. Diese finden Sie unter dem Bereich „Haushaltsnahe Dienstleistungen“. Dabei ist zu beachten, dass Sie den Lohnanteil der Handwerkerleistungen, inklusive Mehrwertsteuer, in Zeile 6 dieser Anlage eintragen. Diese Aufwendungen werden dann von der festgesetzten Einkommensteuer abgezogen, was zu einer direkten Steuerersparnis führt.
• Für gemeinsam lebende Paare gilt ein jährlicher Höchstbetrag von 1.200 Euro Steuerersparnis für Handwerkerleistungen, unabhängig vom Familienstand. Wenn Sie und Ihr:e Partner:in im Laufe des Jahres zusammenziehen oder sich trennen, können beide für sich Handwerkerkosten bis zum vollen Höchstbetrag geltend machen.
• Bei einer Einzelveranlagung werden die Steuerermäßigungen demjenigen Partner zugerechnet, der die Kosten getragen hat. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, einen Antrag zu stellen, damit die Aufwendungen hälftig oder in einem anderen Verhältnis aufgeteilt werden.

Wussten Sie schon? Abschreibungen bieten Ihnen als Selbstständige:n oder Freelancer einen steuerlichen Vorteil, da sie die steuerliche Bemessungsgrundlage, also den zu versteuernden Gewinn, verringern. Sprich, Abschreibungen erlauben es Ihnen, die Kosten für Anschaffungen von Wirtschaftsgütern über deren Nutzungsdauer zu verteilen. Dies spiegelt den Wertverlust wider, den diese Güter über die Zeit, durch ihre Nutzung oder durch technischen Fortschritt erfahren.

Letztendlich bedeutet das für Sie, dass Sie Ihren jährlichen Gewinn durch die Verteilung der Anschaffungs- oder Herstellungskosten auf mehrere Geschäftsjahre reduzieren können, was wiederum die Höhe der Einkommensteuer mindert. Dies verbessert also die Liquidität Ihres Unternehmens und kann die finanzielle Belastung in den ersten Jahren nach einer Investition verringern.

Einen weiteren steuerlichen Vorteil bietet die Vorsteuerabzugsfähigkeit. Diese ermöglicht es Ihnen, die von ihnen gezahlte Umsatzsteuer für eingekaufte Waren, Dienstleistungen oder Investitionsgüter von ihrer eigenen Umsatzsteuerschuld abzuziehen. Das bedeutet letztendlich, dass Selbstständige oder Freiberufler:innen die Umsatzsteuer, die sie auf Einkäufe (Vorsteuer) gezahlt haben, von der Umsatzsteuer abziehen können, die sie ihrer Kundschaft in Rechnung stellen (Umsatzsteuer). Dieses Verfahren verhindert somit eine Doppelbesteuerung, indem es sicherstellt, dass die Umsatzsteuer letztlich nur vom Endverbraucher getragen wird.

Übrigens kann es für die Vorsteuerabzugsfähigkeit auch sinnvoll sein, Zwischenrechnungen zu stellen. Wenn Sie als Selbstständige:r Zwischenrechnungen für erhaltene Lieferungen oder Leistungen erhalten, können Sie die darauf ausgewiesene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend machen, sobald die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet wurde. Dies ermöglicht dadurch einen früheren Vorsteuerabzug, selbst wenn die Gesamtleistung noch nicht abgeschlossen ist. Das wiederum kann Ihre Liquidität verbessern.