Was müssen Freiberufler beim Thema Steuern beachten?

Freiberufler oder auch viele Selbstständige führen ihr Geschäft beziehungsweise Unternehmen nicht selten ganz allein. Oftmals gibt es dann auch für Steuern und Buchhaltung keine Hilfe, denn eine ganze Reihe von ihnen lässt aus Kostengründen die Dienste eines Steuerberaters ungenutzt. 

Die Honorare für seine Arbeit lassen sich zwar von der Steuer absetzen und wirken damit steuermindernd, das Geld ist allerdings zunächst einmal zu bezahlen.

Ein Geschäftskonto für Freiberufler:innen, das spezialisierte Buchhaltungstools bereithält, kann daher bei Steuern und Buchhaltung eine wertvolle Hilfe sein.

Prinzipiell ist ein Steuerberater für die Steuererklärung, die Voranmeldung der Umsatzsteuer oder den Kontakt zum Finanzamt für die meisten Freiberufler mit kleiner oder auch mittlerer Geschäftsgröße nicht unbedingt erforderlich. Das Thema Steuern ist am Ende bei Weitem nicht so komplex, wie es auf den ersten Blick erscheint. 

Die Unterstützung des Steuerfachmanns gibt Unternehmern aber immer ein Plus an Zeit für ihr Geschäft oder die Familie und das weitere Privatleben. Und natürlich wissen die Profis von vielen Tipps und Tricks, um Steuern zu sparen. Diese Leistungen können sich also für den Selbstständigen lohnen.

Der Profi nimmt den Unternehmern je nach Vereinbarung

• die komplette Buchhaltung
• inklusive eventueller Gehalts- oder Lohnbuchhaltung,
• die Steuererklärung im nächsten Jahr oder
• den Jahresabschluss mit Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz oder einfacher Einnahmen-Überschuss-Rechnung – kurz EÜR –

Der Status eines Freiberuflers definiert sich über die Zugehörigkeit zu bestimmen Katalogberufen:

• im medizinischen Bereich: Apotheker, Ärzte, Krankengymnasten oder Therapeuten
• Architekten, viele Informatiker oder Ingenieure
• genauso Anwälte, Notare und Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer und ähnliche Berufe
• aber auch Autoren, Journalisten und Übersetzer oder freie Erzieher

In all diesen Berufen und einigen anderen mehr ist es nicht erforderlich, bei einer unternehmerischen Tätigkeit ein Gewerbe anzumelden. Damit entfällt folglich die Gewerbesteuer, die viele gewöhnliche Selbstständige ab einem Jahresgewinn oberhalb einer 24.500-Euro-Grenze zu entrichten haben.

Für ihre Einkünfte gilt bei den Angehörigen der freien Berufe anstelle der Gewerbesteuer die normalen Einkommensteuer.

Gut zu wissen: Im Zuge der Corona-Krise haben (Solo-)-Selbstständige und Freiberufler mit wirtschaftlichen Schwierigkeiten die Möglichkeit, finanzielle Unterstützung (ohne Rückzahlung) in Form von staatlichen Zuschüssen und Steuersenkungen sowie -stundungen in Anspruch zu nehmen. 

Zur

• Einkommensteuer kommen noch
• der Solidaritätszuschlag und eventuell
• die Kirchensteuer oder die
• Umsatzsteuer mit der Umsatzsteuervoranmeldung

bei den Freiberuflern hinzu.

Freiberufler können genau wie Selbstständige oder Gewerbetreibende von der sogenannten Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, wenn sie ihre Tätigkeit anmelden.

Um sie zu beanspruchen, ist es erforderlich, dass die aktuellen Einnahmen beziehungsweise Umsätze oder die des Vorjahres sich unter 22.000 Euro bewegen oder bewegten. Weiterhin darf die Umsatzerwartung für das aktuelle oder das nächste Geschäftsjahr eine 50.000-Euro-Grenze nicht übersteigen.

Dann können selbstständig bzw. freiberuflich Tätige ihre Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausweisen und bieten damit vor allem Privatkunden einen nennenswerten Preisvorteil.

In der Folge entfällt die Möglichkeit, für betriebliche Anschaffungen die gezahlte Mehrwert- oder Umsatzsteuer geltend zu machen oder aufzurechnen.

Freiberufler haben hier die Wahl: Selbst unterhalb der Grenzen können Sie sich für eine umsatzsteuerliche Veranlagung entscheiden.

Das hat besonders bei größeren betrieblichen Anschaffungen Vorteile. Die Voranmeldung muss dann aber auch jeweils bis zum 10. des Folgemonats beim Finanzamt eingehen.

Zunächst geht es bei einem Freiberufler aber immer um die Einnahmen beim Thema Steuern.

Je mehr Geld verdient wird, desto höher steigen die Steuern oder der Steuersatz. Allerdings haben Freiberufler auch viele Möglichkeiten, ihre Steuer zu mindern.

• Fahrtkosten (siehe auch 1-Prozent-Regelung für Dienstwagen)
• Mietkosten
• Käufe von Waren und Dienstleistungen oder
• diverse Auswendungen für die Vorsorge

sind alle steuerlich absetzbar, senken das zu versteuernde Einkommen und damit schließlich die Steuerlast.

Im ersten Jahr der freiberuflichen Tätigkeit beruht die Veranlagung ausschließlich auf den individuellen Angaben im Fragebogen für die steuerliche Erfassung, die ein Finanzamt den Freiberuflern zusendet, wenn sie ihre Tätigkeit dort bekanntgeben und quasi anmelden.

Gewinn oder Einkünfte minus abzugsfähige Ausgaben führen zu den steuerlich relevanten Einnahmen.

Freiberufler unterliegen keinen strengen Buchführungspflichten wie Kaufleute. Sie können ihr Einkommen vereinfacht mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung – der EÜR – ermitteln.

Eine lange Reihe von Ausgabenpositionen oder Kosten in einem Unternehmen ist dabei abzugsfähig – allen voran:

• Aufwendungen für die Telekommunikation
• Fahrt- oder Reisekosten
• Miete
• Fahrzeugkosten wie Leasingraten oder
• die Miet- und Leasingraten für andere bewegliche Güter
• Versicherungsbeiträge zum Beispiel für Haftpflicht und Krankenversicherung
• mögliche Beiträge für IHK oder HWK
• Schuldzinsen und
• Werbekosten

Dabei immer beachten: Enthalten die beruflichen Kosten private Anteile, sind diese jeweils abzugrenzen und abzuziehen.

Überschreitet der Endbetrag der EÜR bei Alleinstehenden die Höhe von 11.604 Euro, muss Einkommensteuer gezahlt werden. Für Paare oder Verheiratete gilt der doppelte Betrag. Je stärker der Einkommensbetrag darüber hinaus anwächst, desto mehr Steuern werden fällig.

Nach der anfänglichen Schätzung im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung und spätestens nach der ersten Steuererklärung sollten Freiberufler damit rechnen, dass sie vom Finanzamt zu Einkommensteuervorauszahlungen aufgefordert werden.

Die Vorauszahlung wird dann jeweils zum 10. des letzten Monats eines Quartals fällig: also im März, im Juni, im September und im Dezember.

Für die Höhe dient entweder die eigene Schätzung im Fragebogen oder eine Schätzung aufgrund der letzten Veranlagung als Basis.

Die Schätzung muss pro Termin mindestens eine Vorauszahlung von 100 Euro ergeben. Darunter werden keine Vorauszahlungen fällig.

Sie ist die zweite große, wichtige Steuer, die Freiberufler in der Regel wie Gewerbetreibende zu zahlen haben, und bei der Verwaltung von geschäftlichen Finanzen stets mitbedacht werden sollte.

Wer von der Umsatzsteuer befreit ist:

• Ärzte in der Humanmedizin
• Freiberufler, die in Bildung oder Kultur tätig sind, und
• alle, die die Kleinunternehmerreglung beanspruchen,

haben keine Umsatzsteuer abzuführen.

Alle anderen haben die Wahl zwischen einer Soll- sowie einer Ist-Versteuerung. Bei der Soll-Versteuerung entsteht die Steuerpflicht, sobald eine Rechnung an Kunden erstellt wird. Der Zeitpunkt des tatsächlichen Geldeingangs spielt keine Rolle. Hier gehen die Steuerpflichtigen in Vorleistung.

Wer dagegen im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung oder später auf Antrag die Ist-Versteuerung wählt, muss die Steuern für einen Umsatz immer erst dann abführen, wenn Kunden eine Rechnung bezahlen.

Diese Möglichkeit entlastet die Liquidität von Selbstständigen klar und kann bis zu einer Umsatzgröße von einer halben Million Euro in Anspruch genommen werden.

Diese Anmeldung wird meistens pro Monat in elektronischer Form fällig. Alle Steuerpflichtigen sollten wissen: Bei unterlassener oder verspäteter Abgabe werden Versäumniszuschläge fällig. Auf Antrag hin erlauben Finanzämter in vielen Fällen eine Dauerfristverlängerung und Freiberufler bekommen dadurch einen Monat mehr Zeit für die Voranmeldung.

In dieser Meldung muss die Mehrwertsteuer für alle eigenen Umsätze angegeben werden. Gleichzeitig darf Vorsteuer abgezogen werden – die Umsatzsteuer für alle eigenen betrieblichen Ausgaben.

Die Differenz ergibt den für die Meldung relevanten Betrag. Fällt dieser regelmäßig sehr niedrig aus, reduzieren das Finanzamt die Meldehäufigkeit zumeist auf Quartals- oder sogar Jahresbasis.

Die Abgabe der Meldungen muss über die staatliche Steuerverwaltungssoftware Elster erfolgen. Um diese nutzen zu können, ist ein persönliches Daten-Zertifikat erforderlich. Freiberufler sollten dieses am besten frühzeitig beantragen. Anschließend ist die Nutzung der kompletten Software online oder als installierte Version kostenlos.

Eine Elster-Schnittstelle ist aber auch in allen gängigen Buchhaltungs- oder Steuerprogrammen integriert, mit denen sich dann die Buchführung, Steuererklärungen oder Anmeldungen der Vorsteuer ganz einfach erledigen lassen.