Umsatzsteuer zurückholen? Was es dabei zu beachten gilt

Neben der Einkommensteuer fällt für Selbstständige eine Vielzahl anderer Steuern an: So sind Steuern auf Umsätze in Deutschland für Unternehmer:innen ebenso Pflicht wie die Zahlung von Steuern auf Einkäufe. Die geleisteten Steuersätze für Einkäufe können Unternehmer:innen und Freiberufler:innen in Form der Vorsteuer vom Fiskus zurückfordern und so ihre zu leistenden Steuersätze senken.

Zwei Begriffe sind in Zusammenhang mit der Umsatzsteuer von besonderer Wichtigkeit:

• Umsatzsteuerlast
• Vorsteuer

Hinter dem Begriff Umsatzsteuer verbirgt sich eine Steuer, die auf fast alle Waren sowie Dienstleistungen erhoben wird. Sie wird auch als Mehrwertsteuer bezeichnet.

Die Umsatzsteuer wird nur auf den Preis angesetzt, der sich aus dem Verkaufspreis minus der Vorleistungen ergibt. Zinsen für Kontokorrentkredite oder Darlehen sind beispielsweise von der Umsatzsteuer ausgenommen. Zudem gilt, dass die Umsätze im Inland geschehen müssen, damit diese mit der Umsatzsteuerlast besteuert werden können.

Der umsatzsteuerliche Regelsatz liegt bei 19 %. Spezielle Güter wie Bücher oder Lebensmittel werden aber mit einem Umsatzsteuersatz von 7 % besteuert und einige Güter sind sogar von der Umsatzsteuererhebung befreit. Aktuell wurde die Umsatzsteuer aufgrund der Corona-Krise bis Ende 2020 auf 15 % beziehungsweise 5 % für den ermäßigten Satz gesenkt.

Genauere Informationen zu diesem Thema der Besteuerung lassen sich im Umsatzsteuergesetz (UstG) finden. 

Wenn Sie als Unternehmer:in beziehungsweise selbstständige Person Waren an Kundinnen und Kunden ausliefern oder Dienstleistungen anbieten, sind Sie als Lieferant:in verpflichtet, auf der Rechnung ebenfalls die Umsatzsteuerlast auszuweisen.

Sie beziehen aber für Ihr Unternehmen sicherlich auch Güter und Dienstleistungen, auf die Sie wiederum die Umsatzsteuer zahlen. Um Ihre Umsatzsteuersätze, die Sie dem Finanzamt zahlen müssen, zu senken, ist es gängig, die zu zahlende sowie die eingenommene Umsatzsteuer gegenüberzustellen und die Differenz als Vorsteuer bei der Finanzbehörde geltend zu machen.

Insbesondere Existenzgründer:innen können zum Beispiel von dieser Vorsteuerregelung profitieren, da diese meist in den Anfangsjahren viel investieren und somit oft einen höheren Satz an Umsatzsteuerausgaben haben als an Einnahmen.

• Verkauf von Waren netto 100.000 €: Umsatzsteuereinnahme in der Höhe von 19.000 €
• Einkauf von Waren / Artikel netto 60.000 €: Umsatzsteuerausgabe / Vorsteuer in der Höhe von 11.400 €
• Zu zahlende Umsatzsteuerlast beim Finanzamt: 19.000 € – 11.400 € = 7.600 €

Jedes Unternehmen ist in Deutschland dazu verpflichtet, bis zum 10. Kalendertag eines Monats eine Umsatzsteuervoranmeldung bei der Finanzbehörde einzureichen. Wer im Vorjahr weniger als 7.500 € Umsatzsteuerschuld zu verbuchen hatte, muss die Umsatzsteuer quartalsweise bei der Finanzbehörde anmelden. Existenzgründer:innen sind von dieser Sonderregelung ausgeschlossen und sind in der Pflicht, die Voranmeldung jeden Monat beim Finanzamt abzugeben.

Es ist hierbei wichtig, die jeweiligen Fristen einzuhalten, da schon ab dem ersten Tag nach dem Stichtag vom Finanzamt ein Säumniszuschlag verlangt werden kann. Um sicher zu gehen, dass keine Frist verpasst wird, kann dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung erteilt werden, die selbstverständlich jederzeit wieder gekündigt werden kann. Wenn die Vorsteuer höher sein sollte als die Umsatzsteuer, wird vom Finanzamt die Differenz zurückerstattet.

Als Bemessungsgrundlage dient das vereinbarte Entgelt, die sogenannte Soll-Besteuerung. Dabei werden die vorliegenden Eingangs- und Ausgangsrechnungen betrachtet und somit, welche Beträge gezahlt werden müssen. Jedoch haben kleinere Unternehmen oftmals kein bis wenig Überbrückungskapital, sodass sie im Fall von verspätet gezahlten Rechnungen schnell in Zahlungsengpässe kommen.

Für diese Unternehmen gibt es die Möglichkeit der Ist-Besteuerung. Hierbei werden als Basis zur Berechnung die tatsächlich eingenommenen Entgelte genommen. Eine Ist-Besteuerung ist insbesondere für kleine Firmen und Freiberufler:innen interessant und kann bei der Finanzbehörde beantragt werden, wenn die Jahresumsätze nicht mehr als 500.000 € betragen. Gerade, wer in Kontakt mit einer Steuerberaterin oder einem Steuerberater steht, kann die Ist-Besteuerung per Antrag in der Regel recht einfach beanspruchen.

Alle Unternehmen, ob GbR, GmbH oder UG, müssen die Umsatzsteuer in Rechnung stellen und ans Finanzamt entrichten. Es gibt nur eine Ausnahme von dieser Regelung: Wenn der Jahresumsatz unter 22.000 € liegt, ist es laut § 19 USt möglich, sich als Kleinunternehmer:in von der Voranmeldung der Umsatzsteuer befreien zu lassen.

Hierfür muss ein entsprechender Antrag beim Fiskus eingereicht werden. Im Gegenzug kann ein Kleinunternehmen aber dafür auch keinen Vorsteuersatz geltend machen.