Umsatzsteuerzahllast

Grundsätzlich sind alle Unternehmen und Unternehmer:innen dazu verpflichtet, Steuern auf die Umsätze aus dem Verkauf ihrer Produkte und Dienstleistungen zu zahlen. Diese sogenannte Umsatzsteuer wird separat in der Rechnung ausgewiesen und direkt an das Finanzamt weitergeleitet.

Für das Unternehmen bleibt die Umsatzsteuer, die Unternehmen von ihren Kund:innen einnehmen, ergebnisneutral. Sie werden daher auch als durchlaufender Posten bezeichnet. 

Im Gegenzug sind Unternehmer:innen berechtigt, die Umsatzsteuer, die sie selbst für den Erwerb von Produkten und Dienstleistungen an andere Unternehmen zahlen, als Vorsteuer geltend zu machen. Das heißt, sie bekommen die gezahlte Umsatzsteuer vom Finanzamt erstattet.

Unternehmen, die nur geringe Jahresumsätze erwirtschaften, können sich von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen. Wer die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt, ist entsprechend auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Die Befreiung von der Umsatzsteuer befreit nicht von der Pflicht, die Umsatzsteuererklärung zu erstellen. Die Umsatzsteuerzahllast ist in diesem Fall gleich null. Zudem müssen Rechnungen von Kleinunternehmer:innen einen Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung tragen. 

Die Umsatzsteuerzahllast ergibt sich aus der Summe der Umsatzsteuerbeträge abzüglich der Summe der abzugsfähigen Vorsteuer. Die Umsatzsteuerzahllast wird gemäß § 16 UStG bzw. § 20 UStG (Umsatzsteuergesetz) entweder auf Basis der vereinbarten Entgelte oder auf Basis der vereinnahmten Entgelte berechnet.

Die entsprechende Formel zur Berechnung der Umsatzsteuerzahllast lautet:  

Summe der Umsatzsteuerbeträge – Summe der abzugsfähigen Vorsteuer = Umsatzsteuerzahllast

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Die Umsatzsteuerzahllast wird sowohl im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung (UstVA) als auch für die jährliche Umsatzsteuererklärung berechnet. Wie oft ein Unternehmen die Umsatzsteuervoranmeldung erstellen muss, hängt von der Höhe der im Vorjahr tatsächlich gezahlten Umsatzsteuer – der Umsatztsteuerzahllast – ab. 

Bei einer jährlichen Zahllast bis zu 1.000 € ist keine Voranmeldung notwendig. Die jährliche Umsatzsteuererklärung ist ausreichend. Für eine jährliche Zahllast über 1.000 € gilt:

Mit der Umsatzsteuervoranmeldung wird die Umsatzsteuerzahllast über das ganze Jahr verteilt. Der Abgabetermin für die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung ist der 10. Tag des Folgemonats, bei der vierteljährlichen Zahlung der 10. Tag des Monats, der auf das Quartal folgt.

Grundsätzlich geht das Finanzamt davon aus, dass die Umsatzsteuerzahllast mit der Umsatzsteuervoranmeldung korrekt berechnet wurde. In der Praxis werden allerdings immer wieder Rechnungen verspätet zugestellt oder vergessen. Diese fehlenden Beträge tragen Unternehmen in der jährlichen Umsatzsteuererklärung nach, um die tatsächliche Höhe der Umsatzsteuerzahllast zu ermitteln. Die Abgabefrist ist der 31. Mai des Folgejahres bzw. der 31. Dezember des Folgejahres, wenn die Steuererklärung durch einen Steuerberater erfolgt.

Verfügt ein Unternehmen über mehr umsatzsteuerpflichtige Einnahmen als umsatzsteuerpflichtige Ausgaben, ist die Umsatzsteuerzahllast positiv. In diesem Fall muss das Unternehmen die Differenz an das Finanzamt abführen.

Hat ein Unternehmen mehr umsatzsteuerpflichtige Zahlungen getätigt als eingenommen, spricht man von einer negativen Umsatzsteuerlast und die Differenz wird dem Unternehmen vom Finanzamt erstattet.

In der Buchhaltung handelt es sich bei Umsatzsteuer und Vorsteuer um Bestandskonten. Ist die Summe der Umsatzsteuer größer als die der Vorsteuer, entsteht eine Zahllast und das Vorsteuerkonto wird über das Umsatzsteuerkonto abgeschlossen. Ist die Summe der Vorsteuer größer als die der Umsatzsteuer, entsteht ein Vorsteuerüberhang und das Umsatzsteuerkonto wird über das Vorsteuerkonto abgeschlossen.