Freelancer werden: In 8 Schritten zur Selbstständigkeit

Als Freelancer:in arbeiten – das ist für mehr und mehr Menschen eine interessante Möglichkeit, um sich selbst zu verwirklichen und womöglich dem üblichen 9-to-5-Business zu entkommen. Freelancer:in werden beinhaltet einige wichtigen Schritte, die Sie zu durchlaufen haben …

Als Freelancer oder Freelancerin arbeiten Sie mit einem zeitlich begrenzten Dienst- oder Werkvertrag. Die Abrechnung bei Ihren Auftraggebenden erfolgt mittels einer Rechnung, auf der Sie Ihren Stunden- oder Tagessatz für die erbrachte Leistung auszeichnen.

Wie Sie als Freiberufler:in eine Rechnung stellen, erfahren Sie in unserem Artikel.

Als Freelancer:in werden Sie nicht in das auftraggebende Unternehmen eingegliedert. Auch sind Sie nicht weisungsgebunden und können so arbeiten, wie Sie es möchten, solange Sie Ihre Aufgaben zur Zufriedenheit Ihrer Auftraggebenden erledigen. Sie können sich aussuchen, wann Sie arbeiten und auch wo, da Sie nicht an eine bestimmte Arbeitszeit oder einen festen Ort gebunden sind. 

Die Begriffe Freiberufler:in und Freelancer:in werden oft synonym verwendet. Dennoch gibt es kleine, aber feine Unterschiede zwischen Freiberufler:innen und Selbstständigen.

Einfach erklärt beschreibt „Freelancer:in“ das Arbeitsverhältnis, in dem Sie zu Ihren Auftraggebenden stehen und der Begriff „Freiberufler:in" die Tätigkeit, die Sie ausführen. Man kann also zusammengefasst sagen, dass alle Freiberufler:innen meistens auch Freelancer:innen sind aber nicht alle Freelancer:innen sind Freiberufler:innen.

Das hängt mit den sogenannten Katalogberufen zusammen, die nach § 18 des Einkommenssteuergesetzes festgelegt sind. Diese Berufsgruppen lassen sich in folgende Kategorien einordnen:

Finden Sie sich in einer dieser Kategorien wieder, dann können Sie Ihre freiberufliche Tätigkeit anmelden. Was das steuerlich bedeutet, erfahren Sie weiter unten in dem Beitrag.

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Einer der wohl größten Vorteile ist, dass Sie selbstständig arbeiten und Entscheidungen treffen können sowie niemandem Rechenschaft ablegen müssen. Sie suchen sich selbst aus, mit wem Sie arbeiten möchten und wer zu Ihnen passt, sodass Sie für sich ein angenehmes Klima schaffen können, in dem Sie gerne arbeiten. Sie entscheiden aber nicht nur, mit wem, sondern auch, wann, wo und zu welchen Konditionen. Und das ist ebenfalls ein großer Vorteil, da Sie sich Ihre Zeit selbst einteilen, entscheiden können, wo Sie gerne arbeiten möchten, und es damit auch leichter fallen kann, Familie und Beruf unter einen Hut zu bekommen.

Jede Medaille hat aber auch immer eine Kehrseite. Bevor Sie sich also dazu entscheiden, als FreelancerIn durchzustarten, sollten Sie auch die Nachteile sehen und sich fragen, ob Sie mit diesen leben können. Als Freelancer:in haben Sie nämlich nie ein festes Einkommen und leben somit auch häufig im Ungewissen. Sie müssen neben allen Steuern auch Ihre Kranken- und Pflegeversicherung selbst bezahlen. Sollten Sie mal krank werden oder in den Urlaub fahren, gibt es keine Lohnfortzahlungen, und Sie stehen ständig unter dem Druck, immer die bestmögliche Arbeit zu liefern.

Wenn Sie sowohl die positiven als auch die negativen Seiten abgewogen haben und immer noch der Überzeugung bist, dass Sie Freelancer:in werden möchten, dann kommen hier die acht Schritte, die Sie an Ihr Ziel bringen.

Bevor es überhaupt ans „richtige“ Arbeiten geht, sollten Sie sich erst einmal darüber klar werden, in welcher Branche Sie gerne Fuß fassen möchten. Dazu gehört auch, dass Sie den Markt und Ihre Möglichkeiten analysieren. Wie sieht die Konkurrenz aus? Was macht die Konkurrenz? Wie können Sie sich von der Konkurrenz abheben? Und ganz wichtig: Wer ist Ihre Zielgruppe? Haben Sie auf alle Fragen eine Antwort gefunden, können Sie an die Umsetzung gehen.

Für die Kundenakquise gibt es verschiedenste Möglichkeiten, die auch immer sehr branchenspezifisch sind. Möglichkeiten, die Sie dabei unterstützen können, Auftraggeber:innen zu gewinnen, sind zum Beispiel Networking Events, auf denen Sie mit anderen Menschen aus Ihrer Branche in Kontakt treten. Hier können Sie von bereits Erfahrenen noch einiges lernen. 

Sie können aber auch den Weg der direkten Akquise wählen. Dieser erfordert zwar etwas mehr Aufwand und Recherche, aber so können sich durch gewonnene Aufträge natürlich auch neue ergeben, weil Sie von anderen Auftraggeber:innen empfohlen werden.

Auch eine eigene Website kann vorteilhaft sein. Zeigen Sie dort Ihre Arbeiten und stellen Sie sich als Person vor, sodass Ihre potentiellen Kunden direkt wissen, mit wem sie es zu tun haben. Wollen Sie nicht direkt eine eigene Website erstellen, können Sie auch erst einmal mit einem Unternehmensprofil in den sozialen Netzwerken arbeiten.

Eine andere Möglichkeit stellen auch Freelancer-Portale dar. Hier stellen Auftraggeber:innen ihre Gesuche ein, auf die Sie sich bewerben können. Sie können aber natürlich auch ein Angebot mit Ihren Stärken, Erfahrungen und Referenzen erstellen, auf das sich mögliche Kunden bei Ihnen melden können.

Gehen Sie realistisch an Ihren Arbeitsalltag heran. Wie viel Zeit brauchen Sie zur Erfüllung der auf Sie zukommenden Arbeiten? Und vergessen Sie dabei nicht, dass es nicht nur darum geht, die Arbeit zu erledigen. Sie müssen auch Zeit für die Kundenakquise, Rechnungserstellung und Buchhaltung einplanen. Versuchen Sie dabei, nicht zu knapp zu planen, denn ansonsten entsteht Stress, der sich auf die Qualität Ihrer Arbeit auswirken kann. 

Überlegen Sie sich genau, welche Kosten auf Sie zukommen und wie viel Geld Sie brauchen. Danach berechnen Sie Ihren Freelancer-Stundensatz. 

Der Anmeldevorgang unterscheidet sich je nachdem, ob Ihre Arbeit zu einem der Katalogberufe gehört und Sie demnach Freiberufler:in werden können oder ob Sie ein Gewerbe anmelden müssen.

Als Freiberufler:in müssen Sie sich, um Ihre Selbstständigkeit anzumelden, lediglich beim Finanzamt melden. Sie bekommen dann einen Fragebogen für die steuerliche Erfassung zugesandt, und damit sind Sie gemeldet. Einzig als Künstler:in oder Publizist:in müssen Sie sich noch bei der Künstlersozialkasse melden, um sich die Leistungen der Renten-, Kranken- und Pflegeversicherung zu sichern.

Melden Sie als Freelancer:in ein Gewerbe an, muss neben der Anmeldung beim Finanzamt eine Anmeldung beim Gewerbeamt erfolgen. Danach erhalten Sie Ihre Steuernummer und Sie können sich bei der IHK oder der HWK anmelden. Außerdem sollten Sie sich informieren, ob in Ihrer Branche auch als Freelancer:in die Zugehörigkeit zu einer Berufsgenossenschaft nötig ist. 

Als Freelancer:in sind Sie für Ihre Rundumabsicherung selbst verantwortlich. Versicherungen, die dringend zu empfehlen sind, sind folgende:

Auch einige Steuern müssen Sie als Freelancer:in entrichten:

Als Freelancer:in in Deutschland muss die Umsatzsteuer je nach erbrachter Leistung entweder in Höhe von 19 oder 7 % erbracht werden. Mit der sogenannten Kleinunternehmerregelung sind Sie als Freelancer:in aber bis zu einer festgelegten Umsatzhöhe von der Umsatzsteuer befreit und müssen diese nicht auf Ihrer Rechnung ausweisen.

Genauso wie Angestellte müssen Sie auch als Freelancer:in Ihre Einkommensteuer entrichten. Die Höhe beläuft sich auf 14 bis 42 % Ihres Einkommens.

Wenn Sie Freelancer:in werden möchten, ist es wichtig, dass Sie herausfinden, wann, wo und wie Sie am besten arbeiten können. Nutzen Sie den Vorteil der Freiheit, den Ihnen das Freelancer-Dasein bietet, und arbeiten Sie so, wie es Ihnen gefällt. 

Besonders, wenn Sie mehrere Aufträge parallel annehmen, sollten Sie immer gute Zeitmanagement-Methoden haben. Oberste Priorität ist, dass Ihre Arbeit von guter Qualität ist, denn diese ist Ihr Aushängeschild.

Auch bei den Honorarverhandlungen sollten Sie immer auf das bestehen, was Sie benötigen. Versuchen Sie nicht, möglichst günstig zu bleiben, um auf diesem Weg Konkurrent:innen auszustechen, da Sie so schnell unterhalb der Mindestlohngrenze landen. Bleiben Sie realistisch, aber verkaufen Sie Ihre Arbeit auch nicht unter Wert.

Unter dem Punkt Steuern und Versicherungen haben Sie gelesen, dass auf Sie als Freelancer:in auch einige Kosten zukommen. Aus diesem Grund sollten Sie so früh wie möglich anfangen, Rücklagen zu bilden, um für alle möglichen Situationen gewappnet zu sein. 

Ein erster Schritt ist es, sich ein Geschäftskonto einzurichten. Machen Sie nicht den Fehler und vermischen Sie Geschäftliches und Privates. Spätestens bei der Steuererklärung sind Sie dankbar für die Trennung. Außerdem ist es so auch einfacher, Rücklagen zu schaffen. Beispielsweise können Sie mit den Qonto Geschäftskonten Unterkonten erstellen, auf denen Sie Ihre Rücklagen bilden können.

Sie sehen, Freelancer:in werden erfordert einiges an Planung, Geduld und Expertise. Aber Sie sollten auch keine Angst davor haben, den Schritt zu wagen.