Firmenwagen versteuern: Das sollten Sie wissen

Sie sind Unternehmerin oder Unternehmer und möchten Ihr Auto sowohl beruflich als auch privat nutzen? Grundsätzlich kein Problem: Allerdings müssen Sie beim Kauf oder Leasing, bei der Nutzung, Ihrer Versicherung und vor allem beim Versteuern Ihres Firmenwagens einige Besonderheiten beachten, damit es sich steuerlich lohnt.

Ob ein Fahrzeug, das Sie auch für private Fahrten nutzen, vom Finanzamt als Dienstwagen anerkannt wird, hängt in erster Linie vom Umfang der betrieblichen Nutzung ab.

Sind über 50 % Ihrer Fahrten dienstlich veranlasst, wird der Wagen dem notwendigen Betriebsvermögen zugerechnet. Bei einer betrieblichen Nutzung zwischen 10 und 50 % zählt er zum gewillkürten Betriebsvermögen. Bei einer dienstlichen Nutzung unter 10 % zählt der Wagen zu Ihrem Privatvermögen.

Aus steuerlicher Sicht wird zwischen dem notwendigen und dem gewillkürten Betriebsvermögen unterschieden:

• Zum notwendigen Betriebsvermögen gehören alle Wirtschaftsgüter, die ausschließlich und unmittelbar für eigenbetriebliche Zwecke genutzt werden. Der Anteil der betrieblichen Nutzung liegt über 50 %.
• Wirtschaftsgüter, die weder dem notwendigen Betriebsvermögen noch dem Privatvermögen eindeutig zugeordnet werden können, aber trotzdem im Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen, werden als gewillkürtes Betriebsvermögen bezeichnet. Hier besteht ein Wahlrecht das entsprechende Gut, dem einen oder dem anderen Vermögen in der Bilanz zuzuordnen.

Die Unterscheidung zwischen Betriebsvermögen und Privatvermögen ist entscheidend für die steuerrechtliche Behandlung:

• Die Anschaffungskosten für Ihren Privatwagen können Sie nicht abschreiben.
• Laufende Kosten können Sie nur anteilig als Betriebsausgabe abziehen.
• Für private Fahrten und Fahrten zwischen Ihrer Wohnung und Ihrer Arbeitsstätte können Sie die Entfernungspauschale in Höhe von 0,35 € pro gefahrenen Kilometer bzw. 0,38 € ab dem 21. Kilometer für Ihren Arbeitsweg in Anspruch nehmen. Beachten Sie aber, dass dabei nur der einfache Weg pro Arbeitstag abgegolten wird. Tage, die Sie im Homeoffice verbringen, sowie Krankheits- und Urlaubstage müssen Sie abziehen. Bei einer 5-Tage-Woche werden etwa 220 Fahrten im Jahr akzeptiert.
• Laut Einkommensteuergesetz ist die Entfernungspauschale pro Kalenderjahr mit einem Höchstbetrag von 4.500 € gedeckelt. Entschließen Sie sich, Ihren Wagen zu verkaufen, brauchen Sie den Verkaufserlös nicht zu versteuern. Voraussetzung ist, dass die sogenannte einjährige Spekulationsfrist bereits abgelaufen ist.

Zählt Ihr Firmenwagen zum gewillkürten Betriebsvermögen, wird der abziehbare Anteil mit einem Fahrtenbuch ermittelt, das Sie handschriftlich oder elektronisch führen können. Die Aufzeichnungen geben Sie als Teil Ihrer Steuererklärung beim Finanzamt ab.

Zählt Ihr Firmenwagen zum notwendigen Betriebsvermögen, haben Sie zwei Möglichkeiten der Versteuerung:

• Die 1-Prozent-Regelung
• Fahrtenbuch

Interessant wird es bei der Versteuerung der privaten Nutzung Ihres Firmenwagens. Hier spielt wieder der Unterschied zwischen dem notwendigen und dem gewillkürten Betriebsvermögen eine entscheidende Rolle:

• Zählt Ihr Firmenwagen zum notwendigen Betriebsvermögen und Sie wenden die 1-Prozent-Versteuerung an, können Sie sämtliche Betriebskosten in voller Höhe steuerlich geltend machen. Führen Sie für die Versteuerung ein Fahrtenbuch, können Sie nur die Betriebskosten, die tatsächlich betrieblich verursacht wurden, steuerlich geltend machen. Kosten, die durch die private Nutzung entstehen, geben Sie in Ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung als geldwerten Vorteil an.
• Zählt der Firmenwagen zum gewillkürten Vermögen, sind Sie verpflichtet, ein lückenloses und fehlerfreies Fahrtenbuch zu führen. Die Höhe der Betriebskosten, die Sie steuerlich geltend machen können, werden anteilig auf Basis Ihrer Angaben zur betrieblichen und privaten Nutzung berechnet. Entsprechend können Sie nur den Anteil der Betriebskosten, die auf die betriebliche Nutzung anfallen, steuerlich geltend machen.

Bei der 1-Prozent-Regelung wird ein Prozent des Bruttolistenpreises Ihres Firmenwagens zu dem monatlichen Bruttogehalt, das Sie mit Ihrer selbstständigen Tätigkeit verdienen, hinzugerechnet. Dieser Zusatzbetrag wird als geldwerter Vorteil bezeichnet.

Der geldwerte Vorteil erhöht Ihr monatliches Bruttogehalt und damit Ihr zu versteuerndes Einkommen. Zu diesem Betrag wird eine Pauschale von 0,03 % vom Bruttolistenpreis pro gefahrenen Kilometer von Ihrem Wohnort zu Ihrem Arbeitsplatz berechnet.

Bei einem Bruttolistenpreis von 35.000 € und einem einfachen Arbeitsweg von 20 Kilometern ergibt sich monatlich ein geldwerter Vorteil in Höhe von 560 €, den Sie in Ihrer Einkommensteuererklärung angeben müssen.

Private Fahrten mit Ihrem Firmenwagen werden nicht gesondert berücksichtigt. Sie sind bei Anwendung der 1-Prozent-Regelung bereits abgegolten.

Führen Sie ein Fahrtenbuch, um die berufliche und private Nutzung Ihres Firmenwagens zu versteuern, gelten strenge Anforderungen. Ihre Angaben müssen aktuell, vollständig und wahrheitsgemäß sein, damit das Finanzamt Ihre Aufzeichnungen anerkennt.

Außerdem müssen die Aufzeichnungen unveränderlich vorgenommen und in geschlossener Form vorgenommen werden. Loseblattsammlungen oder Excel-Tabellen sind im Nachhinein veränderbar und werden daher nicht anerkannt.

Für handschriftlich geführte Fahrtenbücher bedeutet das, dass sie fortlaufend und immer unmittelbar nach einer Fahrt ausgefüllt werden müssen. Möchten Sie ein elektronisches Fahrtenbuch nutzen, stellen Sie sicher, dass Ihre Software den Anforderungen des Finanzamts entspricht. Anerkannte Software verfügt beispielsweise über ein TÜV-Zertifikat.

Ihr Fahrtenbuch – egal, ob handschriftlich oder elektronisch – unterliegt zudem der Aufbewahrungspflicht. Ihre Aufzeichnungen gelten als steuerrelevante Daten und müssen entsprechend 10 Jahre aufbewahrt werden. Stelle also sicher, dass Sie über diesen Zeitraum uneingeschränkt auf diese Daten zugreifen können.

Damit das Finanzamt Ihre Aufzeichnungen anerkennt, muss Ihr Fahrtenbuch für jede beruflich veranlasste Fahrt auf jeden Fall die folgenden Angaben enthalten:

• Datum der Fahrt
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt
• Reiseziel und Reisezweck
• die gefahrene Strecke
• Angaben zum besuchten Geschäftspartner

Die Privatnutzung eines Firmenwagens müssen Sie natürlich auch aufzeichnen. Hier genügt es allerdings, einfach die gefahrenen Kilometer anzugeben.

Im Rahmen Ihrer Steuererklärung gleicht das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch mit Ihren eingereichten Rechnungen wie Tankbelegen, Hotelrechnungen oder Bewirtungsbelegen ab. Stimmen die Daten nicht überein, erkennt das Finanzamt Ihr Fahrtenbuch nicht an und Ihr Firmenwagen wird automatisch über die 1-Prozent-Regelung versteuert.

Zählt Ihr Fahrzeug zum Betriebsvermögen, haben Sie wesentlich mehr Möglichkeiten, Kosten für Ihren Firmenwagen steuerlich geltend zu machen und damit Ihre Steuerlast zu senken.

Als Unternehmer oder Unternehmerin können Sie grundsätzlich die Gesamtkosten für die Anschaffung, Haltung und Nutzung Ihres Firmenwagens in Ihrer Steuererklärung geltend machen.

In welcher Höhe Sie diese Kosten von der Steuer absetzen können, hängt vom Umfang der betrieblichen Nutzung sowie von der Art der Versteuerung ab.

Sie können die Anschaffungskosten auf sechs Jahre verteilt komplett abschreiben. Gegebenenfalls können Sie gemäß § 7g Abs. 5 des Einkommensteuergesetzes (EStG) auch eine Sonderabschreibung in Höhe von 20 % der Anschaffungskosten in Anspruch nehmen, wenn Sie Ihren Firmenwagen über 90 % beruflich nutzen. Entsprechend müssen Sie beim Verkauf Ihres Firmenwagens aber auch den Verkaufserlös als Betriebseinnahme versteuern.

Zu den laufenden Kosten zählen:

• Kosten für Benzin
• Reparaturkosten beispielsweise durch einen Unfall
• Kosten für Ölwechsel, Autowäsche und Reifen
• Maut- und Parkgebühren
• Kfz-Versicherungsgebühren
• Kfz-Steuer

Die Umsatzsteuer, die bei der Anschaffung sowie für Wartung, Instandhaltung und ähnliche Dinge ausgewiesen wird, kann im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung über den Vorsteuerabzug geltend gemacht werden.

Wer der Umwelt etwas Gutes tun und gleichzeitig Steuern sparen möchte, entscheidet sich für den Kauf oder Leasing eines Elektrofahrzeugs.

Reine Elektroautos (kurz: E-Autos) ohne Kohlendioxidemission und mit einem Bruttolistenpreis bis 60.000 € werden mit 0,25 % des Bruttolistenpreises zum Zeitpunkt der Erstzulassung als geldwerter Vorteil versteuert.

Für Elektrofahrzeuge mit einem höheren Bruttolistenpreis, einer Kohlendioxidemission von höchstens 50 Gramm je gefahrenen Kilometer oder einer Reichweite des reinen Elektroantriebs von mindestens 40 Kilometer gilt die 0,5-Prozent-Regelung.

Dieser Steuervorteil gilt allerdings nur, wenn Sie Ihren Firmenwagen über 50 % beruflich nutzen.

Zudem sind Elektroautos, die zwischen dem 18.05.2011 und dem 31.12.2020 zugelassen wurden, zehn Jahre lang von der Kfz-Steuer befreit. Das gilt auch für Fahrzeuge, die in diesem Zeitraum auf einen rein elektrischen Antrieb umgerüstet wurden.

Immer mehr Unternehmen nutzen die Möglichkeit, ihre Arbeitnehmermarke mit steuerfreien Sachbezügen, dem geldwerten Vorteil, aufzuwerten.

Bis zu 44 € im Monat sind Sachbezüge grundsätzlich steuerfrei. Darüber hinaus gibt es Dienst- und Sachleistungen, die Angestellte über ihre Lohnabrechnung versteuern müssen. Zu diesen Leistungen zählt auch ein Firmenwagen.

Den geldwerten Vorteil müssen Sie als Arbeitgeber in der Lohnabrechnung Ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ausweisen. Um ihn zu ermitteln, haben Sie wieder die Wahl zwischen der Pauschalversteuerung (1-Prozent-Regelung) oder dem Fahrtenbuch.

Überlassen Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern den Firmenwagen zur privaten Nutzung ausschließlich entgeltlich, erfolgt die Abrechnung zwingend über ein Fahrtenbuch, in dem private und geschäftliche Wege getrennt aufgeführt werden.

Damit Ihre Angestellten trotz Firmenwagen mehr von ihrem Nettogehalt bleibt, können Sie als Arbeitgeber den geldwerten Vorteil mithilfe der Gehaltsumwandlung reduzieren.

Alternativ können Sie auch eine pauschale Zuzahlung Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu ihrem Firmenwagen vertraglich vereinbaren. Die Zuzahlung zum Firmenwagen ist allerdings nur dann von Vorteil, wenn sie den geldwerten Vorteil nicht übersteigt.

Wenn der Arbeitgeber nicht alleine den Preis des Dienstwagens stemmt, sondern der Arbeitnehmer Zuzahlungen leistet, um den Wagen auch außerdienstlich nutzen zu können, vermindert sich die Summe des zu versteuernden Geldvorteils. Als Nutzungsentgelt können die folgenden Beiträge vereinbart werden:

• Kilometerpauschale,
• Monatspauschale,
• Anteil der Leasingraten und
• Anteil an Kraftfahrzeugkosten wie beispielsweise für Benzin oder Diesel.

Hinzu kommen Kosten für Reparaturen und die Wartung des Dienstwagens sowie die Kosten für die Reinigung, aber auch die Miete für eine Garage oder einen Stellplatz, inklusive der Anwohnerparkberechtigung. Die Kfz-Steuer gilt ebenfalls als Nutzungsentgelt wie auch die Gesamtkosten für eine Kfz-Haftpflicht- und Kaskoversicherung.

Ausgeschlossen von der Berechnung als Nutzungsentgelt sind Parkgebühren, Maut sowie Verwarnungs- oder Bußgelder. Diese müssen vom Fahrzeugnutzer alleine getragen werden und können nicht verrechnet werden.

Zudem ist zu beachten: Durch die Verrechnung der Zuzahlungen darf der geldwerte Vorteil nicht unter 0 € sinken, denn dann können die Ausgaben nicht als Werbungskosten von der Steuer abgesetzt werden.