Verpflegungspauschale in Deutschland

Dienstreisen sind für Arbeitnehmer schon lange keine Seltenheit mehr – sei es zu einem Seminar, zu einem Kundentermin außerhalb der eigenen Wohnung oder Arbeitsstätte oder zu einer anderen Zweigstelle des Unternehmens.

Die Kosten für diese Art von Reisen, insbesondere für die Verpflegung, können natürlich von den Arbeitnehmern in einer Reisekostenabrechnung geltend gemacht werden. Was genau der Arbeitgeber zahlt und wie die Reisekosten abgesetzt werden können, erfahren Sie im Folgenden.

Der sogenannte Verpflegungsmehraufwand, also die Kosten für die Verpflegung auf einer Dienstreise, werden gesetzlich im Paragraph 9 Absatz 4a EStG (Einkommensteuergesetz) geregelt. Laut diesem Paragraphen gilt, dass alle Arbeitnehmer, die dienstlich reisen, die höheren Kosten für die Verpflegung auf Reisen entweder vom Arbeitgeber bezahlt bekommen müssen oder diese steuerlich als Werbungskosten geltend machen können. Denn bei einer Dienstreise fallen die Verpflegungskosten in der Regel höher aus als bei einer Verpflegung an der regelmäßigen Arbeitsstätte. Zur Vereinfachung der Abrechnung gelten Pauschalsätze, die unabhängig von den wirklichen Ausgaben für die Verpflegung vor Ort angesetzt werden.

Für dienstliche Reisen innerhalb Deutschlands gelten zwei verschiedene Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand. Sie richten sich danach, wie viele Stunden der Arbeitnehmer außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte unterwegs ist. So wird bei Geschäftsreisen, die weniger als 24 Stunden dauern, ein anderer Satz genommen als bei mehrtägiger Geschäftsreisen.

Diese Pauschalen werden jedes Jahr von Bundesfinanzministerium festgesetzt. Ab dem Jahr 2020 gelten nun neue Sätze. Eine der wichtigsten Änderungen ist, dass die Verpflegungskosten für Geschäftsreisen, bei denen der Arbeitnehmer weniger als acht Stunden abwesend war, nun nicht mehr pauschal abgesetzt werden können.

Die kleine Verpflegungspauschale gilt für alle Dienstreisen, die zwischen acht und 24 Stunden andauern. Der Pauschalbetrag wurde für diese kurzen Dienstreisen von 12 Euro auf 14 Euro angehoben. Zudem gilt die kleine Verpflegungspauschale für den An- und Abreisetag bei mehrtägigen Geschäftsreisen.

Bei Geschäftsreisen, die länger als 24 Stunden dauern, wird die große Verpflegungspauschale für den gesamten Tag angesetzt. Ab Januar 2020 gilt für die große Verpflegungspauschale nun der Tagessatz von 28 Euro, früher waren es 24 Euro pro ganztägiger Abwesenheit.

Häufig sind in den Übernachtungskosten auch bereits Mahlzeiten, insbesondere das Frühstück, inbegriffen. Manchmal organisiert und zahlt auch der Arbeitgeber die Mahlzeiten oder aber die Kosten für Frühstück, Mittag- oder Abendessen werden von einem Dritten übernommen. In diesen Fällen, in denen Mahlzeiten für den Arbeitnehmer unentgeltlich sind, kommt es zu Abzügen von den Verpflegungskosten.

Je nach Mahlzeit gestalten sich die Abzüge vom Tagegeld wie folgt:

• für ein Frühstück werden 5,60 Euro abgezogen sowie
• 11,20 Euro für ein Abend- oder Mittagessen.

Die gesetzlichen Pauschalen gelten nicht nur für Dienstreisen innerhalb Deutschlands. Auch für geschäftliche Reisen ins Ausland werden im Einkommensteuergesetz Pauschalsätze festgelegt. Diese unterscheiden sich jedoch von Land zu Land. Einer der Hauptgründe dafür ist, dass in den unterschiedlichen Ländern auch das Preisniveau voneinander abweichen kann. Deswegen werden die Spesensätze für Auslandsreisen häufig angepasst.

Für Dienstreisen im Ausland gelten beispielsweise 2020 in den folgenden Ländern diese Spesensätze:

• Belgien: bei mehr als 8 Stunden 28 Euro, bei einem vollen Tag 42 Euro
• Dänemark: bei mehr als 8 Stunden 39 Euro, bei einem vollen Tag 58 Euro
• Norwegen: bei mehr als 8 Stunden 53 Euro, bei einem vollen Tag 80 Euro
• Österreich: bei mehr als 8 Stunden 27 Euro, bei einem vollen Tag 40 Euro
• Singapur: bei mehr als 8 Stunden 36 Euro, bei einem vollen Tag 54 Euro
• VAE: bei mehr als 8 Stunden 44 Euro, bei einem vollen Tag 65 Euro

Bei einigen Ländern wird zudem noch eine regionale Unterscheidung bezüglich der Spesensätze unternommen. In Großbritannien gelten beispielsweise in London für Dienstreisen ab 8 Stunden der Satz von 41 Euro, in den restlichen Regionen Großbritanniens jedoch nur 30 Euro.

Nach den aktuellen Spesensätzen für Dienstreisen in die USA im Jahre 2020 gibt es eine größere regionale Aufsplitterung; hier gelten in Atlanta Tagessätze von 62 Euro, in Chicago 54 Euro, in New York City 58 Euro und in Washington D.C. 62 Euro.

Die Liste mit allen regionalen Pauschalen für Auslandsdienstreisen wird stets vom Bundesfinanzministerium veröffentlicht und kann dort auf der Webseite oder hier (mit den im Jahre 2020 geltenden Sätzen) eingesehen werden.