Reisekostenerstattung steuerfrei – so funktioniert sie

Arbeitgeber können Arbeitnehmern Reisekosten steuerfrei ersetzen. Abgerechnet wird je nach Art der Ausgabe über steuerfreie Pauschalen – wie beispielsweise beim Verpflegungsmehraufwand – oder nach tatsächlich entstandenen Kosten, was zum Beispiel häufig bei Nebenkosten der Fall ist.

Zahlt das Unternehmen nicht die Reisekosten an seinen Angestellten zurück, kann dieser die Ausgaben als Werbekosten von der Steuer absetzen. Dabei erhält er den Betrag nicht zurück, sondern seine Steuerlast wird verringert.

Im Rahmen der geltenden lohnsteuerlichen Sätze können Reisekosten unversteuert bleiben. Dafür werden sie als Barlohnumwandlung durch den betreffenden Arbeitgeber finanziert: In der Regel übernimmt der Arbeitgeber die Mehraufwendungen, die dem Arbeitnehmer aufgrund einer beruflichen Auswärtstätigkeit entstehen. Eine solche Regelung führt allerdings bei der Sozialversicherung zu keiner Beitragsfreiheit, wenn diese der Arbeitnehmer aus seinen laufenden Bezügen finanzieren muss.

Kommt es zu keiner Reisekostenerstattung durch den Arbeitgeber, können die Ausgaben als Werbekosten von der Steuer abgesetzt werden. Dafür muss der Arbeitnehmer allerdings auf die nächste Einkommensteuererklärung warten.

Fährt der Arbeitnehmer mit dem eigenen Pkw, wird in der Regel eine steuerfreie Pauschale angesetzt. Diese sieht 30 Cent pro gefahrenem Kilometer vor.

Die Kilometerpauschale unterscheidet sich bezüglich des Fahrzeuges:

• beim Pkw 30 Cent pro Kilometer
• beim Motorrad oder Motorroller 20 Cent pro Kilometer
• beim Moped, Mofa oder Elektrofahrrad 20 Cent pro Kilometer

Wird ein Firmenwagen verwendet oder soll nach tatsächlich entstandenen Fahrtkosten mit dem eigenen Pkw abgerechnet werden, weil dies vorteilhafter als die Pauschalen erscheint, muss ein Fahrtenbuch geführt werden.

• Ist eine Auswärtstätigkeit beruflich bedingt, kann der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer einige Beträge steuerfrei gewähren. Dabei handelt es sich um Beträge in der Höhe, die der betreffende Arbeitnehmer auch als Werbungskosten ansetzen könnte.
• Im Rahmen der Lohnsteuersätze können Reisekosten frei von Steuer bleiben, wenn diese in Form einer Barlohnumwandlung seitens des Arbeitnehmers finanziert werden.

Für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte darf ein steuerfreier Ersatz nicht gegeben werden. Hierfür kommt bis zur Höhe der Entfernungspauschale nur eine Lohnsteuer-Pauschalierung (§ 40 Abs. 2 Satz 2 EStG) mit dem festgelegten Pauschsteuersatz von 15 Prozent infrage. Hierdurch lassen sich Sozialversicherungsbeiträge sparen.

Eine Überprüfung oder eine Korrektur der durch die Verwaltungsvorschrift vereinbarten Kilometerpauschalsätze darf von Finanzbehörden nicht vorgenommen werden.

In der Privatwirtschaft darf also ein Kilometersatz von 30 Cent (§ 3 Nr. 16 EStG) steuerfrei bleiben. Im öffentlichen Dienst hingegen werden auch höhere Pauschsätze (§ 3 Nr. 13 EStG) frei von Steuer vergütet. Dieser Unterschied war der Gegenstand einer Verfassungsbeschwerde, die jedoch vom Bundesverfassungsgericht nicht angenommen wurde. Er stellt somit keine Ungleichbehandlung dar.

Dem Arbeitnehmer entstehen im Rahmen einer Auswärtstätigkeit für die eigene Verpflegung in der Regel höhere Kosten als zu Hause oder im Büro. Diese Zusatzausgaben werden auch als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet.

Auch für diesen Mehraufwand für die Verpflegung gelten steuerfreie Pauschalen. Sie sind abhängig von Ort und Dauer der beruflichen Auswärtstätigkeit.

Die Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand liegen seit Januar 2020 für kurze Auswärtstätigkeiten sowie bei mehrtägigen Reisen innerhalb Deutschlands bei:

• 30 Euro (früher 24 Euro) bei mindestens 24 Stunden Abwesenheit
• 15 Euro (früher 12 Euro) bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden
• 15 Euro (früher 12 Euro) pro An- und Abreisetag

Angepasste Beträge gelten auch für Auslandsreisen ab 1. Januar 2024. Die aktualisierte, von dem Bundesministerium für Finanzen herausgegebene Liste mit den geltenden Pauschalen pro Land finden Sie hier.

Bei der Erstattung ist vom Arbeitgeber nicht zu überprüfen, ob der angesetzte Pauschbetrag zu einer falschen Besteuerung führt: Der Arbeitnehmer hat einen Rechtsanspruch auf Steuerfreiheit im Rahmen dieser gesetzlichen Pauschbeträge.

Im Inland darf der Arbeitgeber steuerfrei einen Pauschbetrag von 20 Euro pro angefallener Übernachtung erstatten, wenn die tatsächliche Übernachtung belegt ist. Bei Auslandsübernachtungen darf die Erstattung steuerfrei in Höhe der Auslandsübernachtungsgelder erfolgen.

Pauschbeträge dürfen nicht angerechnet werden, wenn dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber eine unentgeltliche oder zumindest verbilligte Unterkunft zur Verfügung gestellt wird. Auch bei Übernachtungen im Fahrzeug (Lkw-Fahrer) ist eine solche steuerfreie Zahlung von Pauschbeträgen nicht erlaubt. Eine steuerfreie Erstattung kann dem Fahrer aber für entstandene Aufwendungen bei der Nutzung sanitärer Anlagen gewährt werden.

Höhere Beträge dürfen nur erstattet werden, wenn die entsprechenden Belege dafür vorgelegt werden. Solche Belege sind unbedingt aufzubewahren und gehören zum Lohnkonto. Ab 2024 kann der Arbeitgeber bei mehrtägigen Auswärtstätigkeiten pro Übernachtung im Lkw einen Pauschbetrag von 9 Euro steuerfrei zahlen. Ein Wechsel zwischen Einzelnachweis und Pauschale ist innerhalb von einem Kalenderjahr nicht erlaubt.

Übernachtungskosten im Inland können durch Einzelnachweise belegt und nach tatsächlichen Ausgaben erstattet werden. Die festgelegte Obergrenze bei dieser Art der Reisekostenerstattung liegt bei 1000 Euro pro Kalendermonat. Sie ist auch bei längerfristigen Tätigkeiten am gleichen Einsatzort (48-Monatszeitraum) vom Arbeitgeber zu beachten.

Es kann also zwischen der Erstattung nach tatsächlichen Kosten und durch Pauschalen entschieden werden. Bei der Abrechnung nach den tatsächlich entstandenen Reisekosten für Unternehmer:innen und Mitarbeitende ist eine lückenlose Dokumentation der Ausgaben und die Aufbewahrung aller Belege unabdingbar. Für kleinere Nebenkosten wie beispielsweise Trinkgelder, für die keine Quittung vorliegt, sollte ein Eigenbeleg erstellt werden.

Das Wahlrecht zwischen Einzelnachweisen und Pauschbeträgen kann bei mehrtägigen beruflichen Auswärtstätigkeiten für einzelne Reisetage ganz unterschiedlich ausgeübt werden.