Kilometergeld: So wird es abgerechnet

Beruflich bedingte Fahrten gehören für viele Arbeitnehmer:innen zum Alltag. Ob es sich um Kundenbesuche, Dienstreisen oder den Weg zur Arbeit handelt, die mit dem eigenen Fahrzeug zurückgelegten Kilometer können zu erheblichen Kosten führen.

Glücklicherweise gibt es eine Möglichkeit, diese Ausgaben teilweise oder vollständig erstattet zu bekommen: das Kilometergeld.

Welche Vorraussetzungen und Pauschalen gelten und wie Sie das Kilometergeld berechnen können, erfahren Sie im Folgenden.

Eine Dienstreise bezieht sich auf eine Reise, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit unternommen wird. Es handelt sich um eine Reise, die notwendig ist, um geschäftliche Aufgaben zu erfüllen, wie beispielsweise:

• Kundentermine,
• Konferenzen,
• Schulungen oder
• Projektbesuche.

Die Definition kann je nach Unternehmen und dessen internen Richtlinien variieren.

Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise anfallen, nennt man auch Spesen. Dazu gehören beispielsweise:

• Übernachtungskosten (z.B. die Hotelrechnung),
• Verpflegungsmehraufwand,
• Transportkosten (z.B. Flugtickets, Zugtickets),
• Taxifahrten und
• weitere Ausgaben, die während der Reise entstehen.

Arbeitnehmer:innen, die eine Geschäftsreise absetzen möchten, reichen eine detaillierte Aufstellung ihrer Ausgaben zusammen mit den entsprechenden Belegen ein. Die Reisekostenabrechnung ermöglicht es dem Unternehmen, die angefallenen Kosten zu überprüfen und die Erstattung vorzunehmen.

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Im Rahmen der Reisekostenpauschale sind auch Fahrtkosten inkludiert. Die sogenannte Kilometerpauschale kann in der Regel von Personen abgesetzt werden, die beruflich bedingte Fahrten mit ihrem eigenen Fahrzeug durchführen. Dies umfasst Arbeitnehmer:innen, Selbstständige und Unternehmer:innen, die für dienstliche Zwecke Fahrten zwischen ihrem Wohnort und ihrem Arbeitsplatz oder anderen beruflichen Einsatzorten durchführen.

Damit die betrieblichen Wege mit einem privaten Fahrzeug geltend gemacht werden können, muss das Fahrzeug auf die Mitarbeiter:innen selbst zugelassen sein, was eine Voraussetzung dafür ist. Das sogenannte Kilometergeld wird jedoch nur von Unternehmen verwendet, bei denen die Fahrtkosten pauschal berechnet werden und das Fahrzeug hauptsächlich privat genutzt wird, sodass es nicht zum Betriebsvermögen gehört.

Bei Fahrzeugen, die gesetzlich als Teil des Betriebsvermögens gelten, greifen andere Regelungen. In diesem Fall müssen die tatsächlichen Aufwendungen berücksichtigt werden, und eine Pauschalabrechnung entfällt.

Um Kilometergeld abrechnen zu können, gibt es einige wichtige Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen. Hier sind die grundlegenden Punkte:

1. Es muss sich um eine Dienstreise handeln.
2. Der oder die Mitarbeitende kommt für den Fahrzeugbetrieb selbst auf.
3. Die Höhe des amtlichen Steuersatzes wird dabei nicht überschritten.
4. Ein Fahrtenbuch wird geführt oder es liegen sonstigen Unterlagen vor, um die für das Unternehmen gefahrenen Kilometer nachzuweisen.

Bestimmte Aufwendungen können Sie auch über die Kilometerpauschale abrechnen. Dazu gehören:

• Reparaturen und Wartungen, die aufgrund der für den Arbeitgeber angefallenen Kilometer anfallen.
• Dafür anfallende Ausrüstungen wie Schneeketten und Winterreifen
• Steuern und Gebühren
• Treibstoff und Öl
• Mitgliedsbeiträge für verschiedene Autofahrerklubs.
• Diverse Finanzierungskosten (Leasing- oder Kreditgebühren)
• Versicherungen wie Insassenunfall-, Rechtsschutz- und Kaskoversicherung.
• Parkgebühren, sowie Mautgebühren im Ausland.

Die Kilometerpauschale für Dienstreisen variiert je nach genutztem Fahrzeug und gilt ausschließlich für private Autos, Motorräder oder Mopeds. Sie ist nicht anwendbar auf Fahrten mit dem Fahrrad, der Bahn, dem Flugzeug oder Schiff.

• Die Fahrten zur Arbeitsstätte werden dabei als Werbungskosten definiert und sind in das Formular „Anlage N” als Einkünfte aus nichtselbstständiger Tätigkeit einzutragen.

• Auf diesem Formular findet man einen speziellen Absatz für Wege zwischen dem eigenen Zuhause und der Arbeitsstelle. Dort können auch mehrere Arbeitsstellen mit den dazugehörigen Kilometerleistungen angegeben werden, falls eine Person an unterschiedlichen Orten tätig ist.

• Außerdem ist für jede Arbeitsstelle gesondert anzugeben, an wie vielen Tagen dort hingefahren wurde und ob das mit einem eigenen Pkw oder Firmenwagen geschah. Dafür ist das jeweilige Kfz-Kennzeichen anzugeben.

• Wer nur für ein Unternehmen tätig ist, aber an stetig wechselnden Einsatzorten, wie zum Beispiel verschiedenen Filialen, arbeitet, muss der Steuererklärung einen schriftlichen betrieblichen Nachweis beilegen.

• Das Kilometergeld für die Strecke zur Arbeitsstelle liegt bei 30 Cent pro Wegkilometer. Dabei sind die betreffenden Arbeitstage anzugeben, an denen dorthin gefahren wurde. Allerdings muss das inzwischen nicht mehr so genau nachgerechnet werden, wenn die vom Finanzamt akzeptierte Pendlerpauschale angegeben wird. Für eine Fünf-Tage-Woche ergibt das 230 Tage und bei der Sechs-Tage-Woche 280 Tage jährlich.

• Diese Kosten sind auch für den absetzbar, der einer Fahrgemeinschaft angehört und nicht mit dem eigenen Fahrzeug unterwegs ist. Dabei werden die anfallenden Unkosten jedoch auf jährlich 4.500 € begrenzt.

• Bei der Spesenabrechnung ist eine lückenlose Ablage wichtig. Ein Geschäftskonto mit Buchhaltung erleichtert Ihnen die Ausgabenverwaltung, da Sie Zahlungen und Dokumente an einem Ort verwalten.

Auch wer das ganze Arbeitsjahr beruflich quer durch Europa fährt und dabei endlose Strecken mit seinem eigenen Fahrzeug unterwegs ist, kann trotzdem nicht unbegrenzt viele Fahrtenkilometer steuerlich verrechnen – hier setzt der Fiskus Grenzen. Denn es können jährlich nur 30.000 km frei von Steuer bezogen werden, somit sind 12.600 € maximal möglich.

Auch für Fahrrad- bzw. Fußwege über 2 km gelten Grenzen. Dafür können 1.500 km oder 570 € höchstens steuerlich ausbezahlt werden. Alles, was darüber liegt, dazu zählt auch ein höherer Satz, sind als zusätzliches Einkommen zu betrachten.

Angenommen, Sie haben eine berufliche Fahrt von 150 Kilometern unternommen und rechnen mit dem aktuellen Kilometergeld 2023.

Folgenden Kilometerstand haben Sie vor und nach der Fahrt aufgezeichnet:

• Kilometerstand vor der Fahrt: 25.000 km
• Kilometerstand nach der Fahrt: 25.150 km

Um das Kilometergeld zu berechnen, verwenden Sie die Formel:

Kilometergeld = Kilometeranzahl * Kilometersatz

In diesem Fall: Kilometergeld = 150 km * 0,30 €/km

Das ergibt:

Kilometergeld = 45 €

Für diese 150 Kilometer Fahrt mit dem PKW würden Sie also 45 Euro Kilometergeld erhalten.