Was sind Aktiva und Passiva?

Jedes Unternehmen ist verpflichtet, zum Geschäftsjahresabschluss eine Bilanz zu erstellen. Diese ist Teil der für viele Unternehmen verpflichtenden doppelten Buchhaltung (siehe auch Soll und Haben). Für Kleinunternehmen und Freiberufler ist lediglich die einfache Buchführung nötig.

Wie eine solche Aufstellung im Einzelnen aussehen muss, unterscheidet sich je nach Größe des Unternehmens und (Verrechnungs-)Konto. In der Bilanz werden von der Buchhaltung Aktiva und Passiva nebeneinander aufgelistet, die Aktiva links, die Passiva rechts. Die gegenüberliegenden Posten müssen sich in der Summe nicht entsprechen, doch ein wichtiger Grundsatz besagt, dass die Bilanz am Ende stets ausgeglichen sein muss.

Das heißt: Sofern kein Fehler bei der Auflistung oder Vorbereitung passiert ist, weisen beide Seiten in der Addierung dieselbe Summe auf. Viele Unternehmen lassen sich nicht nur bei der (vorbereitenden) Buchhaltung, sondern auch bei der jährlichen Bilanzierung von einem Steuerberater unterstützen.

Das Wort bilancia stammt aus dem Lateinischen und bedeutet Waage beziehungsweise Doppelwaage. Im Handelsgesetzbuch (HGB) findet sich unter dem Paragrafen 266 die Gliederung der Bilanz, unter dem Paragrafen 247 stehen deren Inhalte. Die Auflistung geschieht der besseren Übersicht halber in einer T-Form, also zweispaltig, wobei jede Spalte mit der Bilanzsumme endet.

Auf dieser Seite werden sowohl

- das Anlagevermögen als auch

- das Umlaufvermögen

aufgelistet, und zwar korrekterweise in dieser Reihenfolge. Ersteres beinhaltet alle Posten, die nicht veräußert werden sollen, sondern dauerhaft im Unternehmen sind, zum Beispiel Gebäude und Maschinen. Unter dem Umlaufvermögen versteht man dagegen das Bargeld und die Vorräte sowie weitere Produkte, die kurzlebiger sind, weil immer wieder Geld vom Konto abgeholt wird und die Vorräte zusammen mit anderen Gegenständen für die Produktion verwendet werden. Auch die Forderungen haben hier ihren Platz.

Unter den Aktiva stehen zum Beispiel:

- Firmengebäude

- Maschinen

- Grundstücke

- Büroausstattungen

sowie

- Bargeld/Kontostand

- Vorräte

Außerdem stehen hier aktive latente Steuern. Sie interessieren im Zusammenhang mit dem Gewinn- und Verlustvortrag der Passivseite, wenn zum Beispiel Aussicht auf eine Steuerentlastung besteht, weil die Firma Verlust gemacht hat.

Ein zusätzlicher Punkt ist der aktive Unterschiedsbetrag aus der Vermögensverrechnung, bei der das Vermögen umfangreicher ist als die Schulden. Hierbei geht es um eine langfristige Schuldenlast (Beispiel: die Altersversorgung für Arbeitnehmer) und das dazu bereitgestellte Vermögen, dessen derzeitiger Zeitwert ausnahmsweise bei den Aktiva angerechnet wird.

Hier werden

- das Eigenkapital und

- das Fremdkapital

untereinander aufgeführt.

Das Eigenkapital unter den Passiva ist leicht verständlich, denn es beinhaltet alle Posten, die dem Kapital des Unternehmens zuzurechnen sind. Dazu gehören

- das gezeichnete Kapital (Grundkapital plus eventuelle Erhöhungen)

- Rücklagen

- der Gewinn- und Verlustvortrag

- der Jahresüberschuss beziehungsweise Jahresfehlbetrag

Unter dem Fremdkapital werden

- Rückstellungen

- Verbindlichkeiten und

- passive latente Steuern

geführt. Die passiv latenten Steuern beziehen sich auf zukünftige Zahlungen an das Finanzamt.

Man kann also sagen, dass die Aktiva die Verwendung der Mittel einer Firma aufzeigen, die Passiva dagegen die Herkunft dieser Mittel. Zieht man die Schuldenlast von den Vermögenswerten ab, bleibt das eigentliche Reinvermögen übrig: das eigene Kapital. Dies ist allerdings in der Regel in den Aktiva gebunden, kann also nicht direkt entnommen und verwendet werden.

Zusätzlich gibt es die sogenannten Rechnungsabgrenzungsposten. Sie werden auf der aktiven wie auf der passiven Seite geführt, wenn Leistung und Ausgaben in verschiedenen Rechnungsperioden stattfinden. Bei den Aktiva sind das nach Paragraf 250 Abs. 1 HGB Ausgaben, die vor dem Stichtag geleistet werden, der dazugehörige Aufwand kommt aber erst nach dem Stichtag zum Tragen. Unter den Passiva werden Einnahmen vor dem Stichtag ausgewiesen, deren Ertrag in die Zeit nach dem Stichtag fällt.

Eine Bilanz wird immer zu einem bestimmten Zeitpunkt erstellt, dem sogenannten Stichtag. Sie ist zu Beginn der geschäftlichen Tätigkeit gefragt und muss außerdem zum Ende eines jeden Geschäftsjahres erstellt werden. Sie ist eine Momentaufnahme, denn der Betrieb läuft weiter und die diversen Summen können an einem anderen Tag ganz anders aussehen, weil Rechnungen beglichen werden, neue Einkäufe anstehen, die Personallage sich ändert oder Geld in weitere Maschinen investiert wird.

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Das Vermögen und die Verbindlichkeiten bilden die beiden Seiten der Bilanz, von der Buchführung eingetragen in einer T-Form unter Aktiva links und Passiva rechts. Links findet sich daher alles, was tatsächlich vorhanden ist, angefangen mit Immobilien und sonstigen Gegenständen. Rechts wird aufgelistet, woraus sich dieses Gesamtvermögen speist. Zusätzlich werden Aktiva nach Flüssigkeit, Passiva nach Fälligkeit geordnet.

Auch ist für eine Einteilung in Anlagevermögen oder Umlaufvermögen (Aktivseite) die Nutzungsabsicht entscheidend. So kann zum Beispiel ein PC entweder zur Büroausstattung gehören oder (bei einem IT-Händler) zum Verkauf bestimmt sein. Auf der Passivseite gehört das Eigenkapital dem Unternehmer, das Fremdkapital muss irgendwann zurückgezahlt werden.

Die Grundlage der Bilanz ist also das Inventar. Dieses wiederum wird durch eine Inventur festgestellt, bei der alle Werte (auch die Abnutzung von Wirtschaftsgütern) aufgenommen und aufgelistet werden müssen. Meist findet diese Inventur zum Jahresbeginn statt, es gibt hingegen auch laufende Inventuren über das ganze Geschäftsjahr hinweg. Ist das Anlagevermögen auf der Aktivseite sehr hoch, steigt das Risiko des Unternehmers, denn es sind viele Mittel gebunden, beispielsweise in Form von Grundstücken und Immobilien. Übersteigen die Passiva die Aktiva, muss der Fehlbetrag auf der Aktiva-Seite gesondert ausgewiesen werden.

Das Unternehmen ist verpflichtet, alle Daten einer Bilanz zehn Jahre aufzubewahren. Eine Bilanzsoftware kann hierfür praktisch sein.

Die jährliche Bilanz mit ihren Seiten Aktiva und Passiva ist für die meisten Unternehmen verpflichtend. Hier finden sich in Summe alle Daten, beispielsweise das Inventar, Forderungen und Verbindlichkeiten sowie das Eigenkapital und eventuelle Rückstellungen. Dabei entspricht die Endsumme der rechten Hälfte derjenigen der linken Hälfte. Beim Vergleich der Zahlen, die die Buchführung eingetragen hat, lässt sich der momentane Stand des Hauses erkennen: wirtschaftlicher Erfolg ebenso wie eine Schieflage. Kritische Punkte können nun neu überdacht werden, um die Firma wieder auf einen guten Kurs zu bringen.