Was ist ein Verrechnungskonto?

Von den Einnahmen zu Ausgaben wie Lohnzahlungen und Steuern: der Zahlungsverkehr kann in einem Unternehmen sehr hoch sein. Die Buchhaltung – die komplett intern von einer Buchhaltungsabteilung übernommen oder aber vorbereitet und in Teilen bis vollständig an einen Steuerberater externalisiert werden kann – muss all diese Zahlungsvorgänge genauestens dokumentieren. Das ist nicht nur für die eigene betriebswirtschaftliche Übersicht wichtig, sondern wird auch vom Staat verlangt. Ein nützliches Hilfsmittel bei dieser aufwendigen Buchführung sind Verrechnungskonten.

Grundlegend ist das Verrechnungskonto ein Hilfskonto, das allein der Buchführung beziehungsweise der Verbuchung von Geldbeträgen dient. Es steht stets mit einem anderen Konto in Verbindung. Auf dem Hilfskonto wird dabei jedoch keine Abrechnung von Bilanzposten durchgeführt.

Die Verrechnungskonten werden immer wieder ausgeglichen, die Buchungen sind dabei stets temporär. So können alle Zahlungsströme nachvollziehbar erfasst werden, was insbesondere bei großen Firmen mit einer komplizierten Buchhaltung wichtig ist.

Laut den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) müssen alle Zahlvorgänge, die mit dem Vermögen oder Geschäftserfolg einer Firma zusammenhängen, einwandfrei dokumentiert werden und jede einzelne Rechnung, egal wie hoch der Betrag ist, muss in den Buchhaltungsdokumenten zu finden sein.

Ein Verrechnungskonto ist ein hilfreiches Tool beim Dokumentieren dieser Zahlungsströme. Weitere Richtlinien für die ordnungsgemäße Buchführung sind im § 239 Abs. 2 im Handelsgesetzbuch (HGB) und § 146 Abs. 1 in der Abgabenordnung (AO) festgehalten.

Ein Bankkonto zur Verrechnung dient jedoch nicht nur einer Firma bei der Buchführung, sondern kann auch für private Zwecke einen Nutzen haben. Diese sogenannten Zwischenkonten haben die gleiche Funktion und helfen bei der besseren Übersicht über das Vermögen und die Geldbewegungen.

Bei einer Privatperson lohnt sich die Eröffnung von Bankkonten zur Verrechnung, wenn Zahlungen von einem Bankkonto getätigt werden, das für einen bestimmten Zweck angelegt wurde. Das gilt beispielsweise für Anlagekonten wie ein Festgeldanlagekonto, Währungskonto oder Geldmarktkonto. Diese speziellen Konten haben nur eingeschränkte Zahlungsverkehrsfunktionen, weshalb sie stets in Verbindung mit einem anderen Bankkonto und einem Girokonto angelegt werden.

Ein Festgeldkonto steht deswegen immer in Verbindung mit einem Zahlungskonto, über das die Verrechnung der Zahlvorgänge abgewickelt wird, und einem Girokonto. Die Geldsumme wird auf dem Festgeldkonto bei der Bank für einen bestimmten Zeitpunkt fest angelegt, ohne dass es die Möglichkeit gibt, zwischenzeitlich auf das Geld zuzugreifen.

Über das Verrechnungskonto erfolgen die einzelnen Transaktionen, also die Überweisung des Anlagekapitals und die Rückbuchung des Festgelds inklusive Zinsen nach dem festgelegten Sparzeitraum. Auch beim Kauf oder Verkauf von Wertpapieren oder anderen Anlageoptionen werden die Zahlvorgänge über ein gesondertes Bankkonto inklusive der Auszahlung der Zinsen ausgeführt.

Gerade bei einer GmbH ist es sehr schwer möglich, die einzelnen betrieblichen und privaten Vorgänge voneinander zu unterscheiden. Mit einem Verrechnungskonto sind diese Zahlungsvorgänge eines Unternehmens jedoch deutlich und übersichtlich strukturiert.

Insbesondere wenn eine Firma mehrere Gesellschafter hat, ist solch ein Buchungskonto von Vorteil. Wenn zum Beispiel ein Mitarbeiter des Unternehmens ein Geschäftsessen ausgelegt hat oder eine Dienstreise getätigt hat, können diese besonderen Ausgaben über das Bankkonto zur Verrechnung gebucht werden.

So ist genau vermerkt, wer für was wieviel Geld ausgegeben hat, die Trennung zwischen privaten Ausgaben und Unternehmensausgaben wird deutlich erkenntlich. Bereits die vorbereitende Buchhaltung wird auf diese Weise vereinfacht. Diese Vorgehensweise verhindert auch, dass unrechtmäßige Auszahlungen vorgenommen werden, da durch das Verrechnungskonto alles dokumentiert wird und sich die Transaktionen leichter identifizieren lassen.

Typische Zahlungsvorgänge, die über ein Verrechnungskonto erfasst werden, sind unter anderem:

• durchlaufende Posten
• Zahlungsverkehr mit Kreditkarte
• Zahlungsverkehr von Kasse an Bank

Das Konto wird auch sehr häufig als Kontrollkonto bei Kreditzahlungen oder finanziellen Zuwendungen internationaler Organisationen oder Staaten genutzt. Somit ist das Verrechnungskonto in diesem Fall ein Notaranderkonto, auf dem die zweckgebundenen Geldbeträge vermerkt werden. Das Griechenland-Hilfsprogramm der Europäischen Union ist ein Beispiel für solch eine Kontonutzung.

Handelsgesellschaften und gegebenenfalls auch Selbstständige (je nachdem, ob ein Handelsregistereintrag vorliegt und wie viel sie verdienen) sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Im Zuge dessen werden mit der Bilanz die Einnahmen den Ausgaben gegenübergestellt (auch die Wertminderung von Wirtschaftsgütern wird hier abgebildet).

Die Buchführung unterscheidet hierbei in Soll und Haben, was auch bei Girokonten auf den Kontoauszügen vermerkt wird. Bei Soll handelt es sich hierbei stets um das Minus, quasi die Schulden, und bei Haben um das Guthaben. Bei einem Verrechnungskonto bedeutet diese Einteilung, dass immer ein Haben-Konto vorhanden sein muss, dem ein Soll-Konto gegenübersteht.

Diese beiden speziellen Konten sorgen für die sogenannte Soll-Haben-Gleichheit und spielen insbesondere bei der Umsatzsteuer eine Rolle. Durch diese Kontostrukturierung wird stets deutlich, wieviel Vorsteuer eine Firma schon geleistet hat und wieviel Umsatzsteuer die Firma dem Fiskus zu zahlen hat. Die Differenz der beiden Beiträge bildet die eigentliche Umsatzsteuerlast, die die Firma an das Finanzamt zu überweisen hat.

Somit stellt ein Verrechnungskonto auch hier ein wichtiges Hilfsmittel dar, das zur Übersichtlichkeit, Berechnung und Fehlervermeidung beiträgt. Mit seiner Hilfe kann die Buchhaltung konstant überblicken, inwiefern alle nötigen Zahlvorgänge getätigt wurden und ob gegebenenfalls noch Zahlungen ausstehen.