Buchhaltung für Taxiunternehmen und die Besonderheiten

Taxifahrer:innen müssen einige Bedingungen erfüllen, um Personen befördern zu dürfen. Jedoch ist die Buchhaltung für Taxiunternehmen eine weitere Herausforderung. Was es zu beachten gibt und welche Regeln gelten, erfahren Sie hier.

Ob zu einem Geschäftstermin, von der Party nach Hause oder zum Flughafen – als Taxifahrer:in sind Sie ständig und überall unterwegs. Natürlich kommen da über den Tag verteilt viele Kundinnen und Kunden zusammen. Doch nicht nur diese Einnahmen müssen Sie akribisch dokumentieren und archivieren. Schließlich besitzen Sie für Ihr Unternehmen auch Fahrzeuge, die Kosten verursachen. Vielleicht haben Sie auch einige Angestellte, die Sie bezahlen müssen?

Alles in allem ist die Buchhaltung für Taxiunternehmen sehr aufwendig, denn es gilt zahlreiche Faktoren zu berücksichtigen, die Sie bei einer korrekten Buchführung festhalten müssen. Spätestens am Ende des Jahres, bei der jährlichen Steuererklärung, wird es problematisch, wenn Sie die Buchhaltung Ihres Taxiunternehmens nicht chronologisch, lückenlos und für Dritte nachvollziehbar durchgeführt haben.

Im Folgenden erfahren Sie, welche steuerrechtlichen Regeln für Taxiunternehmen gelten:

Die Mehrheit der Taxiunternehmen ist von der Buchführungspflicht befreit, denn sie sind weder im Handelsregister eingetragen noch überschreiten sie die Einkommens- und Gewinngrenze. Wenn allerdings bei einer Gründung nicht abzusehen ist, welche Einnahmen das Unternehmen erzielt, ist es ratsam, trotzdem die doppelte Buchführung vorzunehmen. So gehen Sie nicht nur auf Nummer sicher, sondern geraten auch nicht in Konflikt mit dem Finanzamt.

Bei der Buchhaltung für Taxiunternehmen sind Sie verpflichtet, alle Zahlungen egal ob per Girokarte oder Bar zu verzeichnen. Dies kann entweder durch einen Schichtzettel oder ein Kassenbuch erfolgen sowie auf anderen Wegen. Wichtig ist, dass alle Angaben mit den tatsächlichen Einnahmen sowie den gefahrenen Kilometern übereinstimmen. Kommt es dabei zu Ungereimtheiten bei der Buchführung für Taxiunternehmen, kann das Finanzamt die Betriebseinnahmen schätzen, was im Zweifel zu hohen Steuernachzahlungen führen kann.

Wenn die Einkünfte Ihres Taxiunternehmens überschaubar sind und Sie nicht mehr als 25.000 € im Vorjahr verdient haben und auch im aktuellen Geschäftsjahr keine Einkünfte von 100.000 € erreichen, können Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Sie sind bei Rechnungen dann nicht mehr dazu verpflichtet, Umsatzsteuer auszuweisen. Zum Nachteil ist allerdings, dass Sie auch selbst bei Ausgaben und Investitionen keine Vorsteuer abziehen können.

Die Umsatzsteuer wird bei Personenbeförderungen nicht immer mit 19 % besteuert. So gelten die 19 % nur, wenn mehr als 50 Kilometer außerhalb der Gemeinde während der Fahrt zurückgelegt werden oder es sich nicht um eine direkte Personenbeförderung handelt, sondern um Kurier- oder Botenfahrten. Unter 50 Kilometern sowie reine Personenbeförderungen werden mit 7 % versteuert.

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Die zahlreichen Kundinnen und Kunden, die vielen Posten und die einzelnen Sonderregelungen bei der Buchhaltung für Taxiunternehmen können einen ordentlichen Papierkram verursachen. Nach mehreren Geschäftsjahren und unzähligen Fahrten können so ganze Aktenschränke gefüllt sein. Schließlich müssen die Belege und Unterlagen auch mehrere Jahre aufbewahrt werden.

Mit einer Buchhaltungssoftware für Taxiunternehmen nach GoBD zertifiziert gelingt die gesamte Buchführung um ein Vielfaches einfacher. Nicht nur alle Geschäftsprozesse werden in dem richtigen Format und an dem richtigen Ort abgespeichert, sondern die Software aktualisiert sich automatisch und so sind Sie immer auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung. Auch die Kommunikation mit Ihrer Steuerberaterin und Ihrem Steuerberater wird dank verschiedener Schnittstelle vereinfacht.

Insbesondere in den ersten Gründungsjahren sollten Sie sich immer eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater suchen, die sich rund um Taxiunternehmen und die Besonderheiten bestens auskennen. Sie haben mit Sicherheit einige Tipps parat und können das Beste aus Ihren Finanzen rausholen. Auch die Buchhaltung für Ihr Taxiunternehmen können Sie somit auslagern. Im Gegensatz zu Buchhalter:innen können Steuerberater:innen Sie obendrein bei allen steuerlichen Angelegenheiten beraten.

Mit speziellen Taxi-Rechnungsprogrammen und einer Software zur Personenbeförderung gelingt die Buchhaltung für Taxiunternehmen aber auch selbst. In Kombination mit einem eigenen Geschäftskonto, das Ihr Banking so flexibel wie möglich gestaltet und Ihnen innovative Zusatzleistungen wie die Synchronisierung mit der Taxi-Buchhaltungssoftware bietet, können Sie Ihre Buchführung auch selbst vornehmen.

Aufgrund der zahlreichen Einnahmen, der vielen Kostenpunkte und den Besonderheiten wie Umsatzsteuer und Kleinunternehmerregelung ist die Buchhaltung für Taxiunternehmen nicht immer leicht. Dennoch ist es mit einer speziellen Taxi-Buchhaltungssoftware möglich, diese auch selbst durchzuführen. Wichtig ist nur, darauf zu achten, dass alle Einnahmen stets mit den Aufzeichnungen übereinstimmen und alle weiteren Kosten lückenlos aufgeführt werden.

Noch einfacher gelingt die Buchführung mit einem modernen Geschäftskonto wie den Kontomodellen von Qonto. So können Sie Geschäftliches von Privatem trennen, haben Ihre Finanzen stets im Blick und profitieren von innovativen Zusatzleistungen. Auch die Buchhaltungssoftware für Taxiunternehmen lässt sich mit den Online-Geschäftskonten verbinden. So sparen Sie Zeit, Nerven und haben direkt alles an dem richtigen Ort abgelegt und gespeichert. 

Sie möchten mehr darüber erfahren? Dann sprechen Sie uns an. Warum viel Energie in die Buchhaltung für Taxiunternehmen investieren, wenn es mit der richtigen Software und den Lösungen von Qonto so einfach gelingt.

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