Eröffnungsbilanz erstellen: Aufbau, Inhalt und Anleitung

Abhängig von ihrer Rechtsform und Größe sind Unternehmen dazu verpflichtet, bei Gründung sowie zu Beginn eines jeden Geschäftsjahres eine Eröffnungsbilanz zu erstellen und diese dem Finanzamt vorzulegen. Die Regeln, nach denen sie erstellt werden muss, sind im Handelsgesetzbuch (HGB) festgelegt. 

Die Eröffnungsbilanz (engl. opening balance sheet) listet sämtliche Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens auf. Gemäß § 242 HGB müssen Unternehmen, die bilanzierungspflichtig sind, die Eröffnungsbilanz bei Unternehmensgründung zu Beginn ihrer Geschäftstätigkeit sowie am Anfang jedes Geschäftsjahres erstellen. Weitere Anlässe, zu denen sie angefertigt werden muss sind

Die Eröffnungsbilanz gilt als Grundlage für die ordnungsgemäße Buchführung, die sämtliche Geschäftsvorfälle erfassen muss. Zudem dient sie der Gegenüberstellung der Schlussbilanz, die zusammen mit der Gewinn-und-Verlustrechnung am Ende eines Geschäftsjahres den Jahresabschluss eines Unternehmens bildet.

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Nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung muss die Schlussbilanz aus dem vergangenen Geschäftsjahr mit der Eröffnungsbilanz des neuen Geschäftsjahres übereinstimmen.Sind die Höhe des Anlage- und Umlaufvermögen auf der Aktivseite und das Eigenkapital und Fremdkapital auf der Passivseite gleich, spricht man im Rechnungswesen von der Bilanzidentität. Sie soll verhindern, dass Gewinne oder Verluste aus dem alten Geschäftsjahr in das neue Geschäftsjahr verschoben werden. 

Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, sind zur doppelten Buchführung sowie der Erstellung von Bilanzen verpflichtet. Zu den bilanzierungspflichtigen Unternehmen zählen

Einzelunternehmen, die in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht mehr als jeweils 600.000 € Umsatz und einen Jahresüberschuss jeweils unter 60.000 € aufweisen, sind von der Pflicht, Bilanzen zu erstellen befreit. Wie bei Freiberufler:innen ist hier die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Vorlage beim Finanzamt ausreichend. 

Für die Gegenüberstellung mit der Schlussbilanz muss die Eröffnungsbilanz, die zum Beginn eines Geschäftsjahres erstellt wird, spätestens zum Jahresabschluss vorliegen. Sofern das Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entspricht, muss die AG ihren Jahresabschluss gemäß § 264 HGB innerhalb der ersten 3 Monate nach Geschäftsjahresende, also spätestens bis zum 31. März des Folgejahres erstellen.Kleinen Kapitalgesellschaften (vgl. § 267 Abs. 1) wird mehr Zeit eingeräumt. Sie müssen Ihren Jahresabschluss innerhalb der ersten 6 Monate des Geschäftsjahres, also spätestens bis zum 30 Juni des Folgejahres, erstellen. 

Bei Eröffnungsbilanzen für Gründungen gibt es keine gesetzlichen Regelungen. Für die Abgabe beim Finanzamt sind aber Fristen von 3 bis 6 Monaten nach der Eintragung in das Handelsregister üblich:

Wer die Eröffnungsbilanz nicht rechtzeitig erstellt, muss mit strafrechtlichen Konsequenzen rechnen. Entscheidend für die Einhaltung der Fristen ist der Stichtag, zu dem das Unternehmen seine Geschäftstätigkeit aufnimmt – insbesondere bei Gesellschaften, die in einem mehrstufigen Prozess gegründet werden, da die Geschäfte in der Regel bereits vor dem Eintrag in das Handelsregister aufgenommen werden. 

Bei diesen Rechtsformen entsteht mit der Unterzeichnung des Gesellschaftsvertrags zunächst eine Art Vorgesellschaft, die GmbH in Gründung (GmbH i. G.) bzw. die UG (haftungsbeschränkt) in Gründung. Das Unternehmen in Gründung besteht bis zum Notartermin und dem anschließenden Eintrag in das Handelsregister. Alle geschäftlichen Vorgänge, die bis dahin stattfinden, müssen in der Eröffnungsbilanz erfasst werden. Entsprechend wählen Gründende den Stichtag so, dass er der tatsächlichen Aufnahme der Geschäftstätigkeit entspricht.

Für den Inhalt und Aufbau der Eröffnungsbilanz sowie die Bewertung von Vermögensgegenständen und Schulden bei Unternehmensgründung oder zu Beginn eines Geschäftsjahres gelten dieselben Vorschriften und Grundsätze wie für die Erstellung der Schlussbilanz im Rahmen des Jahresabschlusses. Neben den Vermögensgegenständen des Unternehmens müssen weitere Mindestangaben in der Eröffnungsbilanz aufgeführt werden. Dazu zählen

Zudem muss die Eröffnungsbilanz von allen Geschäftsführer:innen eigenhändig unterschrieben werden. 

Da die Eröffnungsbilanz sämtliche Geschäftsvorfälle enthalten muss, wird der Stichtag für die Eröffnungsbilanz so gelegt, dass er dem Zeitpunkt der tatsächlichen Geschäftsaufnahme entspricht. Entsprechend kann dieser Stichtag auch vor der rechtswirksamen Gründung durch den Eintrag in das Handelsregister liegen. 

Die Vermögensgegenstände, die zum festgelegten Stichtag Eigentum des Unternehmens sind, müssen vollständig aufgeführt werden. Ihre Darstellung in der Eröffnungsbilanz gliedert sich in Aktiva und Passiva. Auf der Seite der Aktiva wird die Mittelverwendung festgehalten und in das Anlage- und Umlaufvermögen unterteilt. Zum Anlagevermögen zählen Vermögensgegenstände, die über einen längeren Zeitraum dem dauernden Geschäftsbetrieb dienen wie 

Zum Umlaufvermögen zählen Posten, die kurzfristig zum Verbrauch oder zur Weiterverarbeitung genutzt werden wie Büromaterialien oder Rohstoffe.Auf der Seite der Passiva wird die Mittelherkunft festgehalten. Hierzu zählen

Das Eröffnungsbilanzkonto beinhaltet sämtliche Anfangsbestände und Buchungssätze. Gemäß den Grundsätzen zur doppelten Buchführung werden die Passiva als Soll und die Aktiva als Haben verbucht.

Die Zahlen in der Eröffnungsbilanz werden mit den oben genannten erforderlichen Mindestangaben ergänzt und von der Geschäftsführung unterschrieben und müssen notariell beglaubigt werden.

Die notariell beglaubigte Eröffnungsbilanz muss fristgerecht innerhalb der ersten 3 Monate nach Geschäftsjahresende bzw. innerhalb der ersten 6 Monate des Geschäftsjahres schriftlich beim Finanzamt eingereicht werden. Alternativ kann die Eröffnungsbilanz auch elektronisch über das Steuerverwaltungsprogramm ELSTER übermittelt werden. Für die Übermittlung wird wie bei der elektronischen Steuererklärung ein entsprechendes Zertifikat zur Authentifizierung benötigt.

Die Eröffnungsbilanz kann von den Gründenden selbst mithilfe einer Software erstellt werden. Bei komplexeren Gründungsvorhaben sowie in großen Kapitalgesellschaften empfiehlt sich allerdings die Unterstützung durch Expert:innen – beispielsweise einer Steuerberatung.Die Höhe der Vergütung richtet sich nach der Vergütungsverordnung für Steuerberater:innen und hängt vom Gegenstandswert des Unternehmens ab. Hinzu kommen Kosten für die notarielle Beglaubigung der Eröffnungsbilanz. Die Höhe der Notarsvergütung richtet sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG). Auch hier ist der Gegenstandswert entscheidend.

Bilanzierungspflichtige Unternehmen sind zu bestimmten Anlässen zur Erstellung einer Eröffnungsbilanz verpflichtet. Je nach Größe der Gesellschaft sind unterschiedliche Fristen zur Erstellung und Übermittlung an das Finanzamt einzuhalten. Werden diese Fristen überschritten, riskiert das Unternehmen strafrechtliche Folgen. Entscheidend ist in diesem Zusammenhang der Eröffnungsstichtag.Inhalt und Aufbau sowie die Erstellung der Eröffnungsbilanz gleichen der Bilanzierung im Rahmen des Jahresabschlusses eines Unternehmens. Die Vermögensgegenstände der Gesellschaft werden unterteilt in Aktiva und Passiva dargestellt.Grundsätzlich können Sie die Eröffnungsbilanz selbst erstellen. Allerdings ist es bei größeren Gründungsvorhaben ratsam, professionelle Hilfe hinzuzuziehen. Nicht vergessen: Vor Abgabe beim Finanzamt muss die Eröffnungsbilanz von allen Geschäftsführer:innen unterschrieben und notariell beglaubigt werden.