Der Leitfaden zum Kostenvoranschlag

Oft wollen Kundinnen und Kunden bereits im Voraus wissen, welche Kosten auf sie zukommen. Sie erteilen einen endgültigen Auftrag häufig erst auf Grundlage eines Kostenvoranschlags, der die Berechnung der voraussichtlichen Kosten darstellt.

Diese kaufmännische Vorkalkulation ist mit einem rechtsverbindlichen Angebot vergleichbar. Mit dem Kostenvoranschlag verschafft sich der Kunde oder die Kundin einen Überblick über die Angebote verschiedener Anbieter:innen und kann sich so für das günstigste Angebot entscheiden.

Der Kostenvoranschlag ist eine kaufmännische Vorkalkulation. Vergleichbar mit einem rechtsverbindlichen Angebot verschafft sich der Kunde oder die Kundin damit einen Überblick über die Angebote verschiedener Anbieter:innen und kann sich so für das günstigste Angebot entscheiden.

Zwar sind Sie nicht zur Erstellung eines Kostenvoranschlags verpflichtet. Im Sinne der Kundenfreundlichkeit sollten Sie auf Verlangen aber eine entsprechende Kalkulation anbieten.

Die Erstellung eines Angebots kann durch die Verwendung einer Angebotssoftware erheblich vereinfacht werden.

Bei einem verbindlichen Kostenvoranschlag sind Sie als Unternehmer:in in jedem Fall an den kalkulierten Preis gebunden. Man spricht dabei von der „Richtigkeitsgarantie“. Der Preis stellt eine garantierte Obergrenze des Entgelts dar und darf auch bei unvorhergesehenem Mehraufwand nicht überschritten werden. Weisen Sie als dienstleistende Person nicht ausdrücklich auf das Gegenteil hin, gilt ein Kostenvoranschlag grundsätzlich als verbindlich.

Eine Ausnahme von der Regel tritt in Kraft, wenn Ihre Kundin oder Ihr Kunde nicht kalkulierte Mehrkosten verursacht. Beispielsweise durch die Auswahl hochwertigerer Materialien oder einer größeren Menge an Material oder Produkten als vereinbart. In diesem Fall können Sie die zusätzlichen Kosten trotz des verbindlichen Kostenvoranschlags berechnen. Weisen Sie Ihre Kundinnen und Kunden ausdrücklich schriftlich auf die konkreten Mehrkosten hin, bevor Sie weitere Aufgaben durchführen oder weiteres Material bestellen. Damit stehen Sie auf der sicheren Seite, sollte es im Nachhinein zu Fragen kommen.

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Der unverbindliche Kostenvoranschlag umfasst lediglich einen ungefähren Arbeitsaufwand und die damit verbundenen Kosten. Eine Garantie, dass der endgültige Rechnungsbetrag tatsächlich dem Voranschlag entsprechen wird, geben Sie Ihrer Kundin oder Ihrem Kunden damit nicht.

Kosteneinschätzungen gegenüber anderen Unternehmen sind im Zweifelsfall unverbindlich, sofern vertraglich nichts anderes vereinbart wurde. Ein Kostenvoranschlag an Endverbraucher:innen allerdings ist immer verbindlich, solange der Unternehmer oder die Unternehmerin nicht ausdrücklich das Gegenteil vereinbart hat.

Ein unverbindlicher Kostenvoranschlag stellt lediglich eine Einschätzung der Kosten dar. Die Überschreitung dieser Kosten ist möglich, wenn die Mehrkosten unvermeidlich und sachlich begründet sind. 

Kommt es zu einer beträchtlichen Überschreitung, spricht man von einer wesentlichen Überschreitung. In diesem Fall sind Sie als Unternehmer:in dazu verpflichtet, Ihren Auftraggebenden unverzüglich über die entstehenden Mehrkosten in Kenntnis setzen. Diese Anzeigepflicht gilt auch dann, wenn bereits im Voraus mit Überschreitungen zu rechnen ist oder die Notwendigkeit oder die Ursachen für die Mehrkosten allgemein bekannt sind. Versäumen Sie es, Ihrer Kundin oder Ihrem Kunden rechtzeitig zu informieren, verlieren Sie jeglichen Mehranspruch.

Haben Sie Ihrer Kundin oder Ihrem Kunden ordnungsgemäß über die Erhöhung der Kosten in Kenntnis gesetzt, haben sie zwei Möglichkeiten. Sie können der Überschreitung zustimmen und für die zusätzlichen Kosten aufkommen. Sie können aber auch vom Vertrag zurücktreten. Dabei steht Ihnen als Unternehmer:in die Zahlung der Kosten für Ihre bisher erbrachten Leistung zu.

Wird der Kostenvoranschlag unterschritten, dürfen Sie nicht den ursprünglich mitgeteilten Betrag in Rechnung stellen, sondern nur die tatsächlich entstandenen, niedrigeren Kosten.

Der Kostenvoranschlag gibt einen Überblick über voraussichtlich entstehende Kosten. Dabei kann es sich beim verbindlichen Kostenvoranschlag um genaue Beträge handeln oder wie beim unverbindlichen Kostenvoranschlag um grob geschätzte Angaben handeln. Ob verbindlich oder unverbindlich: Was gilt, sollten Sie auf jeden Fall immer auf einem Kostenvoranschlag ausweisen.

Zu der sogenannten Berechnungsgrundlage gehören folgende Punkte:

Bei einem Kostenvoranschlag handelt es sich immer nur um eine Schätzung des Preises. Dennoch bieten Sie Ihren Kundinnen und Kunden eine genaue Aufstellung der benötigten Leistungen, damit sie sich einen ersten Eindruck über die möglichen Preisspannen, die im Rahmen eines Projektes anfallen, machen können. Vergessen Sie allerdings nicht, Ihren Kundinnen und Kunden mitzuteilen, ob es sich um einen verbindlichen oder unverbindlichen Kostenvoranschlag handelt. Entstehen Zusatzkosten, sollten Sie sie unverzüglich darüber in Kenntnis setzen.

Bei Geschäften mit Privatkund:innen wird der kalkulierte Preis grundsätzlich immer inklusive der Mehrwertsteuer ausgewiesen. Unterbreiten Sie einem Unternehmen einen Kostenvoranschlag, kann auf den Ausweis der Steuer verzichtet werden. Unternehmen sind in der Regel vorsteuerabzugsberechtigt. Das bedeutet, die gezahlte Steuer wird ihnen im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung vom Finanzamt erstattet. In diesem Fall ist ein Verweis auf die Steuer ausreichend.  

Eine allgemeine Regelung dafür, wie lange ein Kostenvoranschlag gültig ist, gibt es nicht. Dennoch ist es sinnvoll, eine Frist zu setzen. Nehmen wir an, ein Kunde kommt erst ein halbes Jahr später auf die Vorkalkulation zurück. In diesem Fall ist es wahrscheinlich, dass Material- und Personalkosten gestiegen sind. Einen Auftrag zu diesen Konditionen durchzuführen, wäre nicht wirtschaftlich. Der Gültigkeitszeitraum Ihres Kostenvoranschlags sollte daher nicht zu lang sein. Expert:innen empfehlen eine maximale Dauer von sechs Wochen.

Die Erstellung eines Kostenvoranschlags ist nicht selten mit großem Aufwand verbunden. Verständlich, dass Sie als Unternehmer:in dafür vergütet werden möchten. Grundsätzlich können Sie Ihren Kundinnen und Kunden die Vorkalkulation aber nicht in Rechnung stellen. Hier kommt es auf den konkreten Einzelfall an.

Im Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) § 649 ist geregelt, dass der Kostenvoranschlag im Zweifel nicht vergütet wird. Diese Formulierung beinhaltet, dass die Vergütung des Voranschlags gesondert vereinbart und vom Kund:innen akzeptiert werden muss. Möchten Sie die Kalkulation Ihren Kundinnen und Kunden in Rechnung stellen, beispielsweise in in Form einer Verrechnung mit der Auftragssumme, müssen Sie die Vergütung gesondert in Rechnung stellen. Wenn also explizit vertraglich beschlossen wurde, dass der Kostenvoranschlag in Rechnung gestellt werden darf, muss Ihr Kunde oder Ihre Kundin die Erstellung auch als eigene Dienstleistung bezahlen. Hier dient ein eigenständiger Vertrag als Rechtsgrundlage des Zahlungsanspruchs.

Sie können in Ihren AGB eine Regelung zur Vergütungspflicht von Kostenvoranschlägen festlegen. Allerdings müssen Sie dabei beachten, dass ein Hinweis auf die AGB allein nicht ausreichend. Von Gerichten wird eine derartige Klausel als überraschende Klausel eingestuft oder als unzumutbare Benachteiligung des Kunden oder der Kundin gewertet. Der Kunde oder die Kundin muss also zusätzlich ausdrücklich über die Kostenpflicht des Kostenvoranschlags informiert werden.

Greifen Sie auf Vorlagen für den Kostenvoranschlag zurück, um sich die Arbeit mit der Erstellung zu erleichtern. So können Sie nicht nur Zeit sparen, sondern machen gleich einen professionellen Eindruck. Gerade, wenn Sie noch nicht viel Erfahrung mit der Erstellung von Kostenvoranschlägen haben, empfiehlt es sich, auf Vorlagen zurückzugreifen, um Fehler zu vermeiden. Mit einem übersichtlichen Layout verschaffen Sie Ihren Kundinnen und Kunden einen guten Überblick über einzelne Kosten und deren Zusammensetzung.

Unterschätzen Sie auch nicht die psychologische Wirkung eines übersichtlich gestalteten Kostenvoranschlags. Kund:innen, die mit einem unübersichtlichen Dokument konfrontiert werden, werden Sie an einen Wettbewerber verlieren, der vielleicht den gleichen Leistungsumfang bietet, diesen aber verständlicher dargestellt hast.

Informieren Sie Ihre Kund:innen mit Ihrem fehlerfreien und übersichtlichen Kostenvoranschlag über die voraussichtlichen Kosten eures Projektes. Vergessen Sie dabei nicht, aus Gründen der Wirtschaftlichkeit eine vertretbare Frist für Ihre Vorkalkulation zu setzen.