Eingangsrechnung

Eine Eingangsrechnung von einer Ausgangsrechnung zu unterscheiden, ist eigentlich ganz einfach und ergibt sich schon aus den Begriffen. 

Demnach sind Eingangs- und Ausgangsrechnungen prinzipiell genau das Gleiche. Es kommt nur auf die Betrachtungsweise an; eine Rechnung ist immer zugleich eine Eingangsrechnung und eine Ausgangsrechnung.

Besonders wichtig ist die Unterscheidung innerhalb eines Unternehmens. Denn dank der beiden Begriffe kann schnell und einfach geklärt werden, ob das Unternehmen gerade eine Forderung eintreiben möchte oder ob es für eine Verbindlichkeit aufkommen muss.

Für Empfänger:innen von Eingangsrechnungen ist es entscheidend, die Rechnung auf ihre Vollständigkeit zu kontrollieren und einen Rechnungsabgleich vorzunehmen. Obwohl Sie keine Schuld an möglichen Fehlern in der Rechnung haben, können fehlerhafte Rechnungen zum Problem für Ihre Buchführung werden – gerade im Umgang mit der Vorsteuer. 

Folgende Angaben müssen nach § 14 des Umsatzsteuergesetzes mindestens auf der Eingangsrechnung stehen: 

Bei Erhalt der Eingangsrechnungen ist eine Kontrolle unabdingbar: Sind alle Angaben vollständig und richtig? Sind die angegebenen Waren geliefert worden oder ist die Dienstleistung vollständig erbracht worden? Tools zur digitalen Rechnungsverarbeitung können bei dieser Aufgabe helfen. Jede Abweichung zwischen Rechnung und der tatsächlichen Leistung sollte von Ihnen sofort bemängelt werden. 

Die Rechnung gilt nämlich als Buchungsbeleg und als Beweis dafür, dass die angegebene Leistung tatsächlich erbracht wurde. Wenn dem nicht der Fall ist, sollten Sie sofort nachhaken, um später Probleme zu vermeiden. Auch deshalb ist es wichtig, Eingangsrechnungen effizient zu verwalten und beispielsweise auf automatisiertes Rechnungsmanagement zu setzen, um definierte Prozesse einzurichten.

Alle Kaufleute und jedes Unternehmen sind im Übrigen dazu verpflichtet, bei Eingang von Waren diese sofort zu kontrollieren. Dieser Pflicht sollten Sie in Ihrem eigenen Interesse nachkommen und immer die Ware mit der Rechnung und/oder dem Lieferschein vergleichen. 

Rechnungen sind grundsätzlich nur bei Geschäften zwischen Unternehmen Pflicht. Wenn eine Firma einer anderen Firma also etwas verkauft, so muss eine Rechnung erstellt werden, die alle oben genannten Punkte enthält.

Unternehmer:innen, die etwas kaufen oder eine Dienstleistung in Anspruch nehmen – sei es der Kauf von Rohstoffen bei einem Lieferanten oder Unternehmensberatung bei einem Experten –, dann haben sie immer ein Anrecht auf die Eingangsrechnung. Das andere Unternehmen ist zur Ausstellung einer Rechnung spätestens innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung verpflichtet. Dabei gibt es zwei Varianten:

Besonders bei komplexen Leistungen ist die Nachfakturierung üblich, da oftmals nicht genau abgeschätzt werden kann, welche Kosten genau entstehen. 

So oder so ist der Erhalt der Eingangsrechnung für Unternehmen entscheidend: Nur dank der Rechnung kann der Vorsteuerabzug erfolgen. Dank dieser Möglichkeit speziell für Firmen können sich Unternehmen die eigentlich zu zahlende Umsatzsteuer an andere Unternehmen abziehen.

Da auf der Eingangsrechnung nicht nur der Gesamtbetrag steht, sondern auch die Höhe der Umsatzsteuer, dient diese als wichtigstes Dokument für die Vorsteuer. 

Da es sich bei jeder Rechnung um ein steuerlich und betriebswirtschaftlich relevantes Dokument handelt, gilt für Rechnungen eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht – und zwar sowohl für Eingangs- als auch für Ausgangsrechnungen. Derzeit liegt diese Frist bei zehn Jahren, wobei die Frist jeweils erst zum Jahresende beginnt. 

Heißt konkret: Wenn Sie eine Rechnung am 13. Mai 2019 erhalten haben, muss diese bis zum 31. Dezember 2029 aufbewahrt werden. Andernfalls drohen Probleme bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Und auch für Ihre eigene Buchhaltung ist eine angemessen lange Aufbewahrung der Rechnungen natürlich von Vorteil.

Übrigens ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, in welcher Form die Rechnungen vorliegen müssen. Sowohl die Papierform als auch die Vorlage in elektronischer Form ist zulässig. Das erleichtert Unternehmen in Zeiten der Digitalisierung das Leben.

In Bezug auf die Verbuchung von Rechnungen ist das Vorgehen bei Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen logischerweise unterschiedlich. Normalerweise sieht ein Buchungssatz bei Eingangsrechnungen so aus (Beispiel: Kauf von Rohstoffen für 10.000 € netto):

Nach der Bezahlung der Rechnung verbuchen Sie diese wie folgt:

Sie sehen: Der Umgang mit Eingangsrechnungen ist kein Hexenwerk. Allerdings ist es natürlich nötig, die entsprechenden gesetzlichen Richtlinien im Kopf zu haben.

Außerdem sollten Sie im Interesse einer korrekten Buchhaltung genau wissen, wie Sie Eingangsrechnungen aufbewahren und verbuchen müssen. Eine Rechnungssoftware kann hierbei oftmals helfen.