Lieferschein

Ein Lieferschein ist ein wichtiges Geschäftsdokument, das eine Warenlieferung begleitet. Er dient als Nachweis für die tatsächlich gelieferte Ware und ermöglicht den Abgleich zwischen Bestellung und Lieferung. Obwohl es keine gesetzliche Pflicht zur Ausstellung eines Lieferscheins gibt, ist er in der Praxis weit verbreitet und bietet sowohl für Absender:innen als auch für Empfänger:innen zahlreiche Vorteile.

Der Lieferschein enthält detaillierte Informationen über den Inhalt einer Sendung, einschließlich Art und Menge der gelieferten Waren. Er spielt eine wichtige Rolle im Geschäftsverkehr, da er die Transparenz erhöht und potenzielle Missverständnisse zwischen Lieferant:innen und Kund:innen vermeidet.

Grundsätzlich besteht keine gesetzliche Verpflichtung, einen Lieferschein auszustellen. Dennoch ist es in vielen Branchen üblich und empfehlenswert, Lieferscheine zu verwenden. In der Regel stellen Lieferant:innen oder Verkäufer:innen den Lieferschein aus.

Obwohl keine rechtliche Pflicht besteht, bietet die Verwendung von Lieferscheinen mehrere Vorteile:

• Transparenz in der Lieferkette
• Vereinfachung der Wareneingangskontrolle
• Reduzierung von Fehlern und Missverständnissen
• Unterstützung bei der Rechnungsstellung und Buchhaltung

Viele Unternehmen betrachten Lieferscheine daher als unverzichtbares Element ihrer Geschäftsprozesse, auch wenn sie nicht gesetzlich vorgeschrieben sind.

Obwohl es keine gesetzlichen Vorgaben für den Inhalt eines Lieferscheins gibt, haben sich in der Praxis bestimmte Standardangaben etabliert. Ein gut strukturierter Lieferschein sollte folgende Informationen enthalten:

• Lieferschein- bzw. Auftragsnummer
• Namen und Anschrift der Absender:innen (ggf. mit Firmenlogo)
• Namen und Anschrift der Empfänger:innen
• Lieferdatum
• Detaillierte Auflistung der gelieferten Waren (Produktbezeichnung und Menge)
• Bestellnummer oder Bestelldatum (falls vorhanden)
• Unterschrift der Lieferant:innen und ggf. der Empfänger:innen

Zusätzlich können folgende optionale Angaben den Lieferschein ergänzen:

• Lieferbedingungen
• Versandart
• Gewicht der Sendung
• Hinweise zur Lagerung oder Handhabung der Waren
• Eventuelle Rückgabefristen

Ein korrekt ausgefüllter Lieferschein erleichtert nicht nur die Wareneingangskontrolle, sondern dient auch als wichtiges Dokument für die Buchhaltung und eventuelle spätere Reklamationen.

Obwohl keine allgemeine Aufbewahrungspflicht besteht, ist es ratsam, Lieferscheine zumindest für einen angemessenen Zeitraum aufzubewahren. Dies kann bei späteren Unstimmigkeiten oder Reklamationen hilfreich sein.

Die empfohlene Aufbewahrungsfrist für Lieferscheine hängt von ihrem Inhalt und ihrer Funktion ab:

• Standardlieferscheine: Für gewöhnliche Lieferscheine, die lediglich die gelieferte Ware dokumentieren, gibt es keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht.

• Lieferscheine mit Rechnungsfunktion: Enthält ein Lieferschein alle gesetzlichen Pflichtangaben einer Rechnung, gilt er als solche und muss über eine Dauer von zehn Jahren aufbewahrt werden.

• Buchungsrelevante Lieferscheine: Wenn Lieferscheine für die Buchführung relevant sind, etwa bei der Bewertung von Warenbeständen, sollten sie ebenfalls zehn Jahre lang aufbewahrt werden.

Ein Lieferschein ohne Unterschrift ist grundsätzlich gültig, da es keine gesetzliche Vorschrift gibt, die eine Unterschrift zwingend erforderlich macht. Die Unterschrift dient jedoch als zusätzlicher Nachweis für den ordnungsgemäßen Empfang der Ware und kann in Streitfällen von Bedeutung sein.

In der Praxis ist es üblich, dass Empfänger:innen den Lieferschein bei Erhalt der Ware unterschreiben. Dies bestätigt, dass die Lieferung vollständig und in einwandfreiem Zustand eingegangen ist. Für beide Parteien bietet die Unterschrift somit eine zusätzliche Absicherung.

Empfehlungen für den Umgang mit Unterschriften auf Lieferscheinen:

• Als Lieferant:in: Bitten Sie Empfänger:innen um eine Unterschrift, um den ordnungsgemäßen Wareneingang zu dokumentieren.

• Als Empfänger:in: Prüfen Sie die Lieferung sorgfältig, bevor Sie den Lieferschein unterschreiben. Vermerken Sie eventuelle Mängel oder Abweichungen direkt auf dem Lieferschein.

• Bei digitalen Lieferscheinen: Nutzen Sie elektronische Signaturen oder andere Bestätigungsmethoden, um den Empfang zu quittieren.

Ja, elektronische Lieferscheine sind zulässig und werden in der modernen Geschäftswelt immer häufiger eingesetzt. Da es keine spezifischen gesetzlichen Vorgaben für Lieferscheine gibt, steht der Verwendung digitaler Versionen nichts im Wege.

Bei der Verwendung elektronischer Lieferscheine sollten Sie folgende Punkte beachten:

• Stellen Sie sicher, dass Ihre digitalen Lieferscheine alle relevanten Informationen enthalten.

• Verwenden Sie sichere Übertragungsmethoden wie EDI, um die Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten.

• Implementieren Sie ein zuverlässiges System zur digitalen Archivierung, das den Anforderungen der Finanzbehörden entspricht.

• Berücksichtigen Sie die Möglichkeit elektronischer Signaturen oder anderer Bestätigungsmethoden für den Empfang der Ware.

Die Umstellung auf elektronische Lieferscheine kann zu einer effizienteren Abwicklung von Lieferprozessen führen und ist ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung des Geschäftsverkehrs.

Zum Thema Digitalisierung in Unternehmen finden Sie in unserem Blog außerdem noch weitere hilfreiche Ressourcen:

• Papierloses Büro
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Ein Lieferschein wird in der Regel zum Zeitpunkt der Warenauslieferung ausgestellt. Dies dokumentiert, dass die Ware das Lager des Verkäufers oder der Verkäuferin verlassen hat und auf dem Weg zum Käufer oder der Käuferin ist.

Nein, ein Lieferschein ist nicht gleich einer Rechnung. Der Lieferschein dokumentiert die Lieferung der Ware, während die Rechnung die finanzielle Forderung von Verkäufer:innen an Käufer:innen darstellt.

Ja, eine Rechnung ist auch ohne Lieferschein gültig. Die Rechnung belegt eine finanzielle Transaktion, während der Lieferschein lediglich die Übergabe der Ware dokumentiert.

Das Original des Lieferscheins erhalten in der Regel die Empfänger:innen der Ware. Dies dient als Nachweis, dass die Ware wie vereinbart geliefert wurde.