4 Tipps für die Digitalisierung Ihrer Finanzverwaltung

Laut einer von Qonto durchgeführten Studie planen europäische KMU aus Deutschland, Frankreich, Spanien und Italien verstärkt in digitale Services zu investieren. Im Geschäftsalltag setzen KMU daher immer mehr auf Technologien wie künstliche Intelligenz, Fintech-Dienste und das Internet der Dinge. In der Umfrage zeigten sich über 75 % der Teilnehmenden 'optimistisch' oder sogar 'sehr optimistisch' was die Vorteile dieser neuen Technologien betrifft.

Zu einem wichtigen Bereich der digitalen Transformation für KMU gehört dabei auch die Finanzverwaltung, die heute oft noch von manuellen Prozessen und Excel-Tabellen geprägt ist. 

Möchten auch Sie Ihr Finanzmanagement effizienter und reibungsloser gestalten? In diesem Beitrag liefern wir Tipps, worauf Sie bei der Umstellung auf digitale Finanzprozesse achten sollten. 

Für die digitale Transformation gibt es keine One-size-fits-all-Lösung. Eine detaillierte Analyse Ihrer individuellen Finanzprozesse bildet daher die Ausgangsbasis für ein erfolgreiches Änderungsmanagement.

Bestimmen Sie dafür zunächst die Finanzbereiche in Ihrem Unternehmen, in denen Optimierungsbedarf besteht:

• Gibt es zum Beispiel Probleme in der Buchhaltung, da regelmäßig Belege fehlen?
• Oder ist Ihre Projektbudgetplanung oftmals zu ungenau und Sie überschreiten die geplanten Ausgaben?
• Gerät Ihr Cashflow regelmäßig ins Stocken, da es am effizienten Forderungsmanagement hapert?

Wichtig ist auch, die Gründe für das geplante Change-Projektan Ihre Mitarbeitenden zu kommunizieren und sie durch schlüssige Fakten und Argumente von den Vorteilen des digitalen Finanzmanagements zu überzeugen.

Bieten Sie auch Workshops und Fortbildungen an, in denen Ihre Mitarbeitenden mehr über die geplanten Änderungen erfahren und eigenständig Lösungsvorschläge erarbeiten können.

Um die eigene Betriebsblindheit zu überwinden und neue Impulse zu erhalten, kann es auch lohnenswert sein, externe Berater:innen zu engagieren, die Ihre Finanzprozesse mit einer unvoreingenommenen Perspektive analysieren.

Basierend auf Ihrer Analyse und den erarbeiteten Lösungsvorschlägen können Sie nun eine Strategie für die Implementierung digitaler Finanzprozesse erstellen. Dabei ist es entscheidend, realistische Ziele zu formulieren. Erarbeiten Sie dafür zunächst Key Performance Indicators (KPIs, dt. Schlüsselkennzahlen), die Sie z.B. durch eine SMART-Analyse ermitteln können. SMART steht für Specific, Measurable, Achievable, Reasonable und Time-Bound. Diese Methode unterstützt Sie dabei, konkrete messbare Ziele zu bestimmen.

Beantworten Sie dafür die folgenden Fragen:

• Was möchte ich erreichen?
• Weshalb ist das von Bedeutung?
• Wie kann ich den Fortschritt überwachen?
• Welche Maßnahmen kann ich ergreifen, um das Ergebnis zu steuern?
• Wer trägt die Verantwortung für das Ergebnis?
• Woran erkenne ich, dass das Ziel erreicht wurde?
• Wie kontrolliere ich den Fortschritt auf dem Weg zum Ziel?

Stellen Sie bei Ihrer Planung auch sicher, dass aktuelle Projekte durch die Change-Prozesse nicht ausgebremst werden und dass alle Teams abteilungsübergreifend einbezogen werden.

Auf dem Markt gibt es unzählige Anbieter von Finanzmanagement-Software, die unterschiedlichen Zwecken dienen. Dazu zählen u.a.:

Die Anwendungen unterstützen Sie mit detaillierten Echtzeit-Finanzdaten dabei, fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen. Dabei kommt häufig KI-Technologie zum Einsatz, um Muster in Finanzberichten zu identifizieren, die durch die manuelle Analyse nur schwer erkennbar wären. Die Tools helfen bei der Budgetplanung und bieten wertvolle Einblicke in die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens, was eine präzisere Finanzstrategie ermöglicht.

Manuelle Routineaufgaben in der Buchhaltung bergen Fehlerpotenzial, das sich durch den Einsatz automatisierter Prozesse verringern lässt. Dazu zählt u.a. das digitale Archivieren und Zuordnen von Belegen. Mit der Qonto App können Sie Ihre Belege z.B. GoBD-konform scannen und speichern, Qonto ordnet die Nachweise automatisch den passenden Transaktionen zu.

Viele Buchhaltungstools sind auch durch Schnittstellen miteinander vernetzt. Das bedeutet, Sie können Finanzdaten aus verschiedenen Quellen mit einem zentralen Buchhaltungssystem Ihrer Wahl synchronisieren.

Die meisten Buchhaltungstools beinhalten auch Software für die automatisierte Rechnungsverwaltung und das Forderungsmanagement. Papierrechnungen lassen sich scannen und digitalisieren, während elektronische Rechnungen zentral gespeichert werden können. Mithilfe der Optical Character Recognition (OCR)-Technologie werden Rechnungsdaten, wie Lieferanteninformationen oder das Datum, automatisch erfasst. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe, was Zeit spart und manuelle Fehler minimiert.

Durch ERP-Systeme lassen sich alle Ressourcen eines Unternehmens planen, steuern und verwalten. Dazu zählen z.B. Finanzen, Material und Human Resources. Es eignet sich vor allem für größere Unternehmen mit komplexen Geschäftsprozessen, die ERP-Systeme vor allem für die Steuerung der Materialbeschaffung nutzen. Sie möchten mehr zum Thema Finanzsoftware erfahren? In unserem Beitrag stellen wir die besten Anbieter für Banking, Budgetierung und Co. vor.

Doch wie finden Sie die idealen Tools für Ihre Bedürfnisse? Dank Ihrer Ausgangsanalyse und der definierten KPIs haben Sie bereits eine Vorstellung von den Funktionen, die Ihre Finanzmanagementsoftware beinhalten sollte.

Um die besten Anbieter für Ihren individuellen Bedarf zu finden, empfiehlt sich zunächst eine umfassende Marktanalyse. Vergleichen Sie die verschiedenen Lösungen miteinander.

Haben Sie sich für einen oder mehrere Anbieter entschieden, testen Sie die Anwendungen zunächst, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen. Auch hier bietet es sich an, Ihre Mitarbeitenden in den Entscheidungsprozess einzubeziehen. Denn schließlich sind es Ihre Teams, die täglich mit den Anwendungen arbeiten werden. Bieten Sie relevanten Mitarbeitenden Schulungen an, um sich mit der Anwendung der neuen Software vertraut zu machen.

Achten Sie bei der Auswahl der Software auch darauf, dass sich der Funktionsumfang an Ihren Bedarf anpasst, wenn Ihr Unternehmen wächst.

Nachdem Sie verschiedene Tools in Ihrem Unternehmen getestet haben, holen Sie Feedback von Ihren Teams ein. Überprüfen Sie die Performance der Software anhand der von Ihnen definierten KPIs. So können Sie sicherstellen, dass die gewählten Lösungen auch den gewünschten Nutzen bringen und bei Bedarf Anpassungen vornehmen.