5 Finanzfehler, die jedes KMU vermeiden sollte – und 5 Lösungen

Im hektischen Geschäftsalltag sind kleinere Flüchtigkeitsfehler unvermeidlich, doch dank der fortschreitenden Digitalisierung und Automatisierung lassen sich diese meist schnell korrigieren. Weitaus gravierender sind jedoch Fehler, die in den Grundstrukturen eines Unternehmens liegen.

In den meisten Fällen begehen KMU keine aktiven Fehler – sie übersehen vielmehr wichtige Finanztools, die nicht nur den Arbeitsalltag erleichtern, sondern auch entscheidend zur Stabilität des Unternehmens beitragen. Mangelnde Übersichtlichkeit, fehlende regelmäßige Cashflow-Analysen und unzureichende Ausgabenkontrolle sind häufige Schwachstellen.

Aus meiner Erfahrung weiß ich, dass die meisten KMU früher oder später unter dieser fehlenden Kontrolle leiden – mit Konsequenzen für ihre finanzielle Sicherheit. Zum Glück gibt es einige Tools, mit denen Unternehmen diese Fehler vermeiden können, auch ohne technische Kenntnisse.

Sebastian Janus ist Interim CFO und Geschäftsführer der Finance as a Service Boutiqueberatung nugrow GmbH. Seine Expertise liegt insbesondere im Bereich Externer CFO sowie im Digitalisierungsberatung in der Finanzabteilung mit besonderem Fokus auf den SaaS-Sektor.

Werfen wir nun einen genauen Blick auf die fünf größten Finanzfehler, die viele KMU begehen. Es geht nicht nur darum, diese Fehler zu identifizieren, sondern auch darum, ihre Auswirkungen sie auf die finanzielle Gesundheit des Unternehmens zu verstehen.

Für jede Herausforderung gibt es eine Lösung – und einige Finanztools haben sich dabei besonders bewährt. In diesem Abschnitt werfen wir einen Blick auf digitale Helfer, die Ihnen dabei helfen können, Struktur und Effizienz in Ihrem Unternehmen zu verbessern.

Unübersichtliches Cashflow-Management kann zu ernsten Problemen führen. Fehlende Übersicht über Ein- und Auszahlungen kann unerwartete Liquiditätsengpässe verursachen, die Ihre Fähigkeit beeinträchtigen, Rechnungen pünktlich zu begleichen. Dies kann die Beziehungen zu Partnern belasten, Ihre Kreditwürdigkeit gefährden und schnell zu finanziellen Schwierigkeiten führen. Auch ineffiziente Investitionsentscheidungen sind möglich, wenn die Liquidität nicht korrekt eingeschätzt wird.

Wie sieht also eine gute Cashflow-Übersicht aus? Eine gute Cashflow-Übersicht sollte alle relevanten Finanzströme zentral zusammenfassen und regelmäßig automatisiert aktualisiert werden. Am besten automatisieren Sie diese Aktualisierungen Ihres Cashflows, sodass Sie Ihre Liquidität jederzeit in Echtzeit überwachen können.

Einige wenige verspätete Zahlungen werden sicher kein Unternehmen ernsthaft gefährden. Unterschätzen sollten Sie das Problem aber nicht. Bei der Verwaltung von Rechnungen, sowohl von eingehenden als ausgehenden Rechnungen, verlieren KMU häufig die Kontrolle.

Verzögerte Zahlungen führen nicht nur zu möglichen Verzugszinsen und zusätzlichen Gebühren, sondern können auch Ihre Beziehungen zu Lieferanten belasten und Ihre Kreditwürdigkeit gefährden. Langfristig kann dies Ihre Verhandlungsposition schwächen und die Finanzstabilität Ihres Unternehmens gefährden.

Digitale Tools bieten hier effektive Lösungen zur Automatisierung der Rechnungsverwaltung. Verwenden Sie Plattformen wie Qonto oder Bill.com, um auf einen Blick zu sehen, welche Rechnungen bezahlt und welche noch offen sind. Diese Tools ermöglichen es Ihnen, auch Eingangsrechnungen digital zu erfassen und Zahlungen automatisch zu verarbeiten.

Ganz klar: Ohne eine fundierte Vorhersage künftiger finanzieller Entwicklungen fehlt die Grundlage, um rechtzeitig auf mögliche Engpässe oder Chancen zu reagieren. Dies kann zu unvorhergesehenen finanziellen Schwierigkeiten oder verpassten Wachstumsmöglichkeiten führen, da die benötigte Planung und Budgetierung fehlen.

Die Lösung liegt in der Nutzung von Finanzprognose-Tools. Plattformen wie PlanGuru oder Jirav ermöglichen es Ihnen, detaillierte Finanzprognosen zu erstellen und Szenarien durchzuspielen. Mit Fathom oder QBO Advanced können Sie zukünftige Cashflows analysieren und Ihre finanziellen Ziele planen. Digitale Tools helfen Ihnen, präzise Vorhersagen zu treffen, Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und strategische Entscheidungen auf soliden Datenbasen zu treffen.

Unzureichende Ausgabenüberwachung kann KMU teuer zu stehen kommen. Ohne eine präzise Kontrolle über Mitarbeiterausgaben verlieren Sie schnell den Überblick und riskieren unkontrollierte Kosten, die Ihre Budgetplanung beeinträchtigen können.

Eine effektive Lösung ist die Vergabe von Budgets und Karten an Ihre Mitarbeitenden, kombiniert mit einer digitalen Überwachung der Ausgaben. Ein Beispiel: Medienagenturen haben nach abgeschlossenen Projekten oft das Problem, dass die Übersicht fehlt, welches Team wie viel ausgegeben hat – und wofür. Mit Unterkonten und Karten lösen Sie dieses Problem. Jedes Team arbeitet mit eigenem Budget und eigenen Firmenkarten. Sie haben eine klare Übersicht, welches Team was ausgibt und müssen hinterher keine Belege sammeln. 

Eine unnötig komplizierte Buchhaltung kann für KMU eine erhebliche Belastung darstellen. Manuelle Buchhaltung und uneinheitliche Systeme führen oft zu Fehlern, verzögerter Datenverarbeitung und einem erhöhten Verwaltungsaufwand. Diese Ineffizienzen können Ihre Finanzdaten ungenau machen und wertvolle Zeit kosten.

Um diese Probleme zu vermeiden, sollten Sie Ihre Buchhaltung automatisieren und verschiedene Tools integrieren. Plattformen wie QuickBooks und Xero bieten umfassende Automatisierungsmöglichkeiten und lassen sich nahtlos mit anderen Systemen synchronisieren. So reduzieren Sie den Aufwand und minimieren Fehler.

Die Finanzverwaltung eines Unternehmens ist komplex, und es wäre ein weiterer Fehler zu glauben, dass Sie allein die fünf bereits beschriebenen Herausforderungen meistern müssen, um langfristige Stabilität zu gewährleisten.

Der Geschäftsalltag erfordert kontinuierliches Überwachen, Kontrollieren und Anpassen. Neben den fünf wichtigsten Fehlern, die vermieden werden sollten, machen KMU oft auch folgende:

• Schlechte Preisgestaltung (Over- bzw. Underpricing)
• Nur ein Produkt / eine Dienstleistung anbieten (Kein Plan für Retention)
• Keine gute Beziehung zu Steuerberater:innen
• Unzureichendes Risikomanagement
• Marketing außer Acht gelassen
• Keine klare Geschäftsstrategie
• Keine Skalierbarkeit planen
• Unzureichende Marktanalyse
• Unrealistische Zielsetzungen

Nutzen Sie diese Aufzählung gern als Checkliste: Überprüfen Sie kritisch, ob Ihr Unternehmen diese Aspekte bereits erfolgreich gemeistert hat. Gehen Sie diese Aufgabe mit Ruhe an, denn für jede dieser Herausforderungen gibt es spezialisierte Anbieter, die Ihnen Lösungen anbieten können.