Aufbewahrungsfristen: Eine Übersicht für Unternehmen

Geschäftsunterlagen sorgfältig aufzubewahren ist nicht nur eine organisatorische Notwendigkeit, sondern eine gesetzliche Verpflichtung, der Unternehmen in Deutschland nachkommen müssen.

Aufbewahrungsfristen gelten für eine breite Palette von Dokumenten, darunter Buchhaltungsunterlagen, Jahresabschlüsse, Belege, Bilanzen und Arbeitsverträge.Je nach Art der Unterlagen variieren die Fristen, in der Regel sind es jedoch 6 oder 10 Jahre. Bei Nichtbeachtung der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen droht Unternehmen ein hohes Bußgeld. Es ist daher wichtig, die verschiedenen Aufbewahrungsfristen zu kennen und einzuhalten.

In diesem Artikel werden wir genauer darauf eingehen, wie Aufbewahrungsfristen gesetzlich geregelt sind, welche Dokumente betroffen sind und wie Sie als Unternehmen die verschiedenen Vorgaben einhalten können.

Unter einer Aufbewahrungsfrist versteht man einen Zeitraum, während dessen Unternehmen bestimmte Dokumente und Geschäftsunterlagen aufbewahren müssen.

Die Aufbewahrungspflicht von Geschäftsunterlagen ist für Gewerbetreibende obligatorisch. Sie dient der sorgfältigen Dokumentation und Nachvollziehbarkeit von einzelnen Geschäftsvorfällen. Bei Buchprüfungen oder Rechtsstreitigkeiten müssen Unternehmen in der Lage sein, bestimmte Dokumente und Unterlagen vorzulegen.

In Deutschland wird die Aufbewahrungspflicht durch die Abgabenordnung (AO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) geregelt. Konkretisiert werden die Vorgaben durch die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, kurz GoBD.

Die Aufbewahrungsfristen variieren je nach Art der Unterlagen und reichen in der Regel von 6 bis 10 Jahren.

Die gesetzlichen Vorhaben zu den Aufbewahrungsfristen sind zum einen im Bereich des Steuerrechts durch die Abgabenordnung geregelt. § 147 AO und § 14b UstG legen dabei die Pflicht zur Aufbewahrung von Buchführungsunterlagen und Rechnungen fest.

Im Handelsrecht gilt § 257 HGB, der besagt, dass Handelsbriefe und Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe 6 Jahre und Jahresabschlüsse und Belege für die Buchführung 10 Jahre aufbewahrt werden müssen.

Werden die vorgeschriebenen Fristen nicht beachtet, können Unternehmen Bußgeldern von bis zu 20.000.000 Euro oder bis zu 4 % des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres drohen. Es ist daher unabdingbar, die genauen Aufbewahrungsfristen zu kennen und einzuhalten.

Der § 147 Abs. 1 der Abgabenordnung listet folgende aufbewahrungspflichtige Unterlagen:

1. Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,

4. Buchungsbelege,

   1. Unterlagen nach Artikel 15 Abs.1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union,

5. sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.
   
   
   

Der Paragraf regelt außerdem den Beginn der Aufbewahrungsfrist. So heißt es in Abs. 4: “Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.”

Nach  § 257 Abs. 1 HGB sind Kaufleute dazu verpflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse nach § 325 Abs. 2a, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
2. die empfangenen Handelsbriefe,
3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,
4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

Die Aufbewahrungspflicht umfasst eine Vielzahl von Dokumenten. Sie gilt sowohl für physische als auch elektronisch gespeicherte Unterlagen.

Hierzu gehören vor allem:

• Bücher (bei Kaufleuten Handelsbücher)
• Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen
• Inventare und Lageberichte
• Buchungsbelege, Rechnungen und Aufzeichnungen
• Korrespondenz (z. B. Geschäftsbriefe, E-Mails, empfangene Handelsbriefe)
• Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen
• Zollpapiere
• Steuererklärungen

Grundsätzlich gilt, dass alle Dokumente, die dem Finanzamt als Nachweis finanzieller Transaktionen oder geschäftlicher Kommunikation dienen, im Original aufbewahrt werden müssen. Dazu gehören Rechnungen, Belege und Verträge genauso wie Inventare, Lieferscheine, Geschäftsbriefe und Bilanzen. Bei vielen Unterlagen ist allerdings auch eine elektronische Aufbewahrung zugelassen – vorausgesetzt, die Unterlagen wurden ordnungsgemäß digitalisiert.

Je nach Art des Dokuments gibt es unterschiedliche Aufbewahrungsfristen, in der Regel entweder 6 oder 10 Jahre.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt dabei immer mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument erstellt oder gesendet, bzw. empfangen wurde. Das bedeutet, die Aufbewahrungsfrist für eine Bilanz, die im Jahr 2012 steuerlich erfasst wurde, beginnt am 01. Januar 2013.

Eine Ausnahme bilden dabei Verträge, hier gilt: Die Aufbewahrungsfrist läuft erst ab dem Ende der Vertragsdauer.

Die längste Aufbewahrungsfrist aus handels- und steuerrechtlicher Sicht beträgt 10 Jahre. Es gibt jedoch bestimmte Arten von Dokumenten, die für einen Zeitraum von 20 oder 30 Jahren aufbewahrt werden müssen. Diese lange Aufbewahrungsfrist gilt insbesondere für gerichtliche Unterlagen wie Prozessakten oder Urteile, Patente oder Grundstücksunterlagen.

Die Form, in der Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden müssen, hängt von der Art des Dokuments und den gesetzlichen Anforderungen ab. Grundsätzlich gilt: Unterlagen können sowohl in physischer als auch in digitaler Form aufbewahrt werden. Wichtig ist dabei immer, dass die Lesbarkeit des jeweiligen Dokumentes erhalten bleibt.

Das bedeutet für die physische Aufbewahrung, dass die Dokumente gesichert gelagert werden, und zwar so, dass sie vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt sind. Die Nachteile bei der physischen Aufbewahrung sind, dass sie viel Platz in Anspruch nimmt und der Zugriff auf einzelne Dokumente unter Umständen erschwert ist.

Die digitale Aufbewahrung bietet den Vorteil der Platzersparnis und der einfacheren Suche. Nachteil hierbei ist, dass bestimmte Anforderungen erfüllt werden, um die Revisionssicherheit zu gewährleisten. Hierzu gehört insbesondere die Unveränderbarkeit der Daten und die Nachvollziehbarkeit der Archivierungsprozesse. Werden physische Dokumente in digitale Versionen umgewandelt, müssen immer die Vorgaben der GoBD beachtet werden.

Wie lange müssen Personalakten aufbewahrt werden? Wie lange Bilanz- und Steuerunterlagen? Rechnungen und Kontoauszüge?

Wir haben Ihnen eine umfassende Übersicht zu den einzelnen Aufbewahrungsfristen je nach Dokumentenart erstellt. Hier geht es zur Tabelle.

Verletzen Unternehmen Ihre Buchführungspflicht durch die Nichteinhaltung von Aufbewahrungsfristen, können schwerwiegende rechtliche und finanzielle Konsequenzen drohen.

Je nach Rechtsordnung des Unternehmens und spezifischer Situation sind folgende Konsequenzen möglich:

• Bußgelder und Strafen: Die Finanzbehörden können Unternehmen, die ihre Aufbewahrungsfristen nicht einhalten, Bußgelder und steuerliche Nachzahlungen auferlegen. Diese Strafen können je nach Art der Unterlagen und Schwere des Verstoßes erheblich variieren.
• Rechtliche Konflikte: Unternehmen können zivilrechtlich haftbar gemacht werden und müssen möglicherweise Schadensersatz an Kunden oder Geschäftspartner zahlen. In schweren Fällen, wie beispielsweise bei Falschangaben oder Steuerhinterziehung, können sogar Freiheitsstrafen verhängt werden.
• Außenprüfungen und Schätzungen: Bei Nichteinhaltung der Aufbewahrungsfristen kann es zu Außenprüfungen und Schätzungen durch das Finanzamt kommen.
• Reputationsschäden: Die Nichteinhaltung von Aufbewahrungsfristen kann den Ruf eines Unternehmens erheblich beeinträchtigen. Wichtige Geschäftspartner:innen, Investor:innen und auch Kunden können das Vertrauen in das Unternehmen verlieren.

Entsorgt werden können 2024 alle Unterlagen, deren Aufbewahrungsfrist am 31. Dezember 2023 abläuft.

Das bedeutet, dass z. B. eine Bilanz, die sich auf das Geschäftsjahr 2012 bezieht und im Jahr 2013 steuerlich erfasst wurde, kann also ab dem 01. Januar 2024 entsorgt werden kann. Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren begann entsprechend am 01. Januar 2013 und endet am 31. Dezember 2023.

Bei Handels- und Geschäftsbriefen gilt eine Aufbewahrungspflicht von 6 Jahren. Briefe aus dem Jahr 2017 können also ab dem 01. Januar 2024 entsorgt werden: Die sechsjährige Aufbewahrungspflicht begann am 01. Januar 2018 und endete am 31. Dezember 2023.

Unternehmen stellt die Aufbewahrungspflicht oft vor eine Herausforderung. Um Unterlagen ordnungsgemäß und möglichst effizient zu lagern, haben wir für Sie einige Tipps zusammengestellt:

• Ordnung und Prozesse schaffen: Organisieren Sie Ihre Unterlagen systematisch, zum Beispiel nach Dokumententyp, Jahr oder Abteilung. Dies erleichtert im Nachhinein die Suche nach bestimmten Dokumenten. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter:innen in Bezug auf die Aufbewahrungspflichten und führen Sie Prozesse ein, um die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten.
• Sichere Lagerung gewährleisten: Nutzen Sie feuer- und wassersichere Behälter oder Räume für die Aufbewahrung besonders wichtiger Dokumente.
• Digitale Archivierung nutzen: Die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten gewinnt immer mehr an Bedeutung. Stellen Sie daher sicher, dass Ihre digitalen Tools und Systeme den rechtlichen Anforderungen entsprechen und eine revisionssichere Speicherung ermöglichen.
• Regelmäßige Überprüfung sicherstellen: Überprüfen Sie regelmäßig Ihre Unterlagen sowie Ihre Aufbewahrungspraktiken und entsorgen Sie Dokumente, deren Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, fachgerecht.
• Datenschutz ernst nehmen: Bewahren Sie sensible Informationen immer sicher auf und stellen Sie sicher, dass sie nur von autorisiertem Personal eingesehen werden können.

Die effiziente Aufbewahrung von Unterlagen erfordert eine gewisse Planung und Disziplin, kann aber langfristig Zeit und Ressourcen einsparen und rechtliche Probleme vermeiden.