Aufbewahrungsfristen für Personalakten: Was Sie wissen sollten

Unternehmer und Unternehmerinnen sind gesetzlich dazu verpflichtet, die Personalakten ihrer Mitarbeitenden sorgfältig aufzubewahren. Die Personalakte enthält unterschiedliche Arten von Dokumenten, die unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen.Je nachdem, ob Sie die Personalakte aus arbeitsrechtlicher, steuerrechtlicher oder sozialversicherungsrechtlicher Sicht betrachten, gelten Aufbewahrungsfristen für Personalakten von bis zu 30 Jahren.In diesem Beitrag erfahren Sie alles über die verschiedenen Aufbewahrungsfristen von Personalakten, in welcher Form diese gegeben sein müssen und welche Folgen eine Missachtung mit sich bringen kann.

Die Personalakte enthält unterschiedliche Arten von Dokumenten, die die Personalien der Mitarbeitenden sowie Informationen, die das Arbeitsverhältnis betreffen, enthalten. Hierzu zählen beispielsweise Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen oder Unterlagen zur Kranken- und Sozialversicherung. Welche Inhalte mindestens in die Personalakte gehören, können Sie im Steuer- und Sozialversicherungsrecht nachlesen.

Eine einheitliche Aufbewahrungsfrist für die unterschiedlichen Dokumente, die sich in einer Personalakte befinden, gibt es nicht. Grundsätzlich gilt für Unterlagen, aus denen ein arbeitsrechtlicher Anspruch geltend gemacht werden kann, eine Aufbewahrungsfrist von drei Jahren. Innerhalb dieses Zeitraums haben ausgeschiedene Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen noch Anspruch, ein Arbeitszeugnis anzufordern oder Schadenersatzansprüche geltend zu machen. Die Verjährungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem ein Angestellter oder eine Angestellte das Unternehmen verlassen hat.

Die Aufbewahrungsfristen für lohnsteuerrechtliche und sozialversicherungsrechtliche Unterlagen sind dagegen deutlich länger und ergeben sich aus dem Lohnsteuerrecht und dem Sozialversicherungsrecht.

Um sicherzustellen, das Unternehmen die Lohnsteuer ihrer Mitarbeitenden ordnungsgemäß an das Finanzamt abführen, schreibt das Einkommensteuergesetz in § 42f EStG vor, Steuerprüfern im Rahmen von Betriebsprüfungen Einsicht in die steuerrechtlich relevanten Bestandteile der Personalakten zu gewähren. Unterlagen wie Lohnabrechnungen, Lohnsteuerkarten sowie alle anderen Belege für den Lohnsteuerabzug müssen gemäß § 41 EStG sechs Jahre lang aufbewahrt werden. Das Gleiche gilt für weitere lohnsteuerrelevante Belege wie Reisekostenabrechnungen oder Stundennachweise.

Die Aufbewahrungspflicht für Lohnunterlagen, die für die betriebliche Gewinnermittlung relevant sind, beträgt zehn Jahre. Zu diesen Unterlegen zählen beispielsweise

Wer kein Risiko eingehen möchte, bewahrt sämtliche lohnrelevanten Akten sicherheitshalber mindestens zehn Jahre lang auf.

Zur Berechnung des Gesamtsozialversicherungsbeitrages für Ihre Mitarbeitenden müssen Sie Beitragsabrechnungen und Nachweise erbringen. Zusätzlich sind Gehaltsabrechnungen auch für die Berechnung der Rentenbeiträge relevant.

Nachweise über die Arbeitsstunden und das an den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin gezahlte Entgelt müssen laut § 165 Sozialgesetzbuch (SGB) fünf Jahre lang aufbewahrt werden.

Eine Aufbewahrungsfrist von sechs Jahren gilt für Unterlagen in der Personalakte, die im Zusammenhang mit der betrieblichen Altersvorsorge relevant sind. Diese Frist gilt aber nur, wenn der Versorgungsfall während eines aktiven Arbeitsverhältnisses oder spätestens sechs Jahre nach der letzten Lohnzahlung eintritt. Nimmt ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin die betriebliche Altersvorsorge erst nach Ablauf der Sechsjahresfrist in Anspruch, müssen die Dokumente weiterhin bis zu 30 Jahre lang aufbewahrt werden.

Die Personalakte enthält personenbezogene Daten, die entsprechend unter die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fallen. Das bedeutet, dass diese Daten zum einen nach dem Grundsatz der Datensparsamkeit und der Datenvermeidung erhoben werden. Zum anderen bedeutet es, dass Sie als Arbeitgeber oder Arbeitgeberin dafür verantwortlich sind, die Unterlagen vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese Daten in Papierform oder digital vorliegen.

Gemäß § 83 Absatz 1 des Betriebsverfassungsgesetzes (BetrVG) haben Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen das Recht, jederzeit Einsicht in ihre Personalakte zu verlangen. Sie sind berechtigt, die in ihren Personalakten hinterlegten Angaben zu prüfen und falsche oder unzulässig erhobene Daten löschen, sperren oder berichtigen zu lassen.

Mit Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von Personalakten werden personenbezogene oder für das Arbeitsverhältnis relevante Daten nicht mehr für ihren ursprünglichen Zweck gebraucht und müssen vom Unternehmen gelöscht werden. Wie Sie vertrauliche Daten sowohl in Papierform als auch auf digitalen Speichermedien zuverlässig vernichten, erfahren Sie in den Richtlinien der DIN 66399.

Unternehmen können frei entscheiden, ob sie ihre Personalakten in Papierform oder digital führen. Der Vorteil der Digitalisierung liegt auf der Hand: Sie sparen zum einen Platz und Papier. Zum anderen erinnert Sie das System an die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen bei Personalakten. Allerdings berechtigt Sie die Digitalisierung der Personalakten nicht dazu, sämtliche Originale in Papierform zu vernichten. Bestimmte Dokumente müssen Sie in Papierform gemäß der geltenden Aufbewahrungsfristen behalten. Wie Sie Ihre Personalakten ordnungsgemäß und datenschutzkonform digitalisieren, können Sie in der Handlungshilfe des Bundesamtes für Sicherheit und Informationstechnik nachlesen.

Dokumente wie befristete Arbeitsverträge, Arbeitsverträge mit nachträglichen Wettbewerbsverboten, Aufhebungsverträge, Kündigungsschreiben sowie Unterlagen über die Arbeitnehmerüberlassung müssen in Schriftform im Original aufbewahrt werden. Kommt es aufseiten von Arbeitnehmer:innen oder Arbeitgeber:innen bzw. zwischen Verleiher:innen und Entleiher:innen von Arbeitskräften zu Schadensersatzklagen, dienen diese Unterlagen der Beweisführung und müssen schriftlich bei Gericht eingereicht werden.

Als Unternehmer oder Unternehmerin unterliegen Sie der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Bestandteil dieser Pflichten ist auch die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen bei bestimmten Dokumenten wie den Personalunterlagen. Kommen Sie dieser Pflicht nicht nach und vernichten Sie die Personalunterlagen vor Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, kann dies eine Freiheitsstrafe oder eine Geldstrafe zur Folge haben.

Können Sie im Rahmen einer Prüfung durch das Finanzamt die erforderlichen Nachweise nicht erbringen und erschweren Sie der Behörde die Übersicht über Ihren Vermögensstand, ist die Steuerbehörde gemäß § 162 der Abgabenordnung (AO) zudem dazu berechtigt, Ihr Vermögen als Besteuerungsgrundlagen aufgrund fehlender Beweiskraft Ihrer Buchführung zu schätzen. Eine solche Schätzung fällt selten zugunsten des Steuerpflichtigen oder der Steuerpflichtigen aus und Ihnen drohen hohe Steuerzahlungen.

Als Unternehmer:in müssen Sie unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für Personalunterlagen kennen und berücksichtigen. Wie lange muss man beispielsweise Gehaltsabrechnungen aufbewahren? Gibt es weitere Aufbewahrungsfristen für Krankmeldungen, Urlaubsanträge, Stundenzettel, Bewerbungsunterlagen oder Arbeitsverträge? Was ist mit der Aufbewahrungsfrist für die Rentenversicherung? Einige dieser Dokumente müssen Sie mindestens zehn Jahre lang aufbewahren und auf Verlangen Behörden oder Angestellten zur Verfügung stellen. Für andere gelten sogar Aufbewahrungsfeisten von 30 Jahren.