Angebots­software: Smart Angebote erstellen

Eine Angebotssoftware ist eine spezialisierte Softwarelösung, die Unternehmen bei der Erstellung, dem Versand und der Verwaltung von Angeboten unterstützt.

Mit einer solchen Software, wie sie beispielsweise Qonto im Online-Geschäftskonto integriert bietet, können Unternehmen schnell und effizient professionelle Angebote erstellen, die alle relevanten Informationen enthalten, wie zum Beispiel Produktdetails, Preise, Liefer- und Zahlungsbedingungen.

Durch das Verschicken direkt von der Plattform aus, das automatische Vorausfüllen wichtiger Felder, die Vorlage und die Automatisierung des Erstellungsprozesses lässt sich wertvolle Zeit sparen.

Mittlerweile gibt es viele Programme zur Angebotserstellung auf dem Markt, oftmals von Anbietern von Ausgabenmanagement-Softwares.

Im Folgenden haben wir einige Kriterien zusammengestellt, an denen Sie sich beim Vergleich der verschiedenen Angebote orientieren können. Welche letztlich relevant für Sie sind, hängt vor allem von Ihrem Bedarf und Gebrauch ab.

• Benutzerfreundlichkeit: Die Software sollte eine intuitive Benutzeroberfläche haben, die es den Nutzerinnen und Nutzern ermöglicht, Angebote einfach und effizient zu erstellen, ohne umfangreiche Schulungen durchlaufen zu müssen.
• Individuelle Anpassung: Eine gute Angebotssoftware sollte es ermöglichen, individuelle Anpassungen vorzunehmen, um den spezifischen Anforderungen und dem Markenimage des Unternehmens gerecht zu werden. Das Einbinden von Unternehmenslogos, Farbschemata und spezifischen Inhalten sollte möglich sein.
• Funktionsumfang: Es ist wichtig, sicherzustellen, dass die Software über die erforderlichen Funktionen verfügt, um den gesamten Angebotsprozess abzudecken. Dazu gehört beispielsweise die Möglichkeit, Produkte und Preise zu verwalten, rechtliche Bestimmungen einzufügen und beispielsweise mehrere Sprachen zu unterstützen.
• Integration: Die Software sollte in das bestehende IT- und Buchhaltungssystem des Unternehmens integrierbar sein, z.B. mit der jeweiligen Buchhaltungssoftware verbunden werden können (siehe Integrationen und Partner).
• Berichterstattung und Analyse: Eine gute Angebotssoftware sollte Funktionen zur Verfolgung von Angeboten bieten, um Informationen über den Erfolg der Angebote und Kundenreaktionen zu erhalten.
• Sicherheit: Da Angebote oft sensible Informationen enthalten, ist es wichtig, dass die Software Sicherheitsmechanismen wie Verschlüsselung und Zugriffssteuerung bietet.
• Kosten: Der Preis sollte zwar nicht das Hauptkriterium sein, spielt aber bei der Erwägung einer Anschaffung eine wichtige Rolle. Welche weiteren Funktionen sind im Preisumfang enthalten, beispielsweise für die Rechnungserstellung oder die digitale Rechnungsverarbeitung und -verwaltung? Achten Sie beim Preisvergleich auf eventuelle versteckte Zusatzkosten. 

Eine gute Angebotssoftware bietet mehrere Funktionen, um professionelle Angebote zu erstellen und zeitsparend zu versenden.

Zunächst erfolgt das Schreiben des Angebots mit einer Softwarelösung wie der von Qonto strukturiert und einfach: Die jeweiligen Daten müssen nur in die Pflichtfelder eingegeben oder ausgewählt werden, das Angebot erstellt sich dabei im Dokument wie von allein in ansprechendem und professionellem Design.

Auf Wunsch können Sie Ihr Angebot personalisieren: Wählen Sie Ihr bevorzugtes Design aus einer Reihe von Vorlagen und legen Sie die Farben selbst fest. Fügen Sie nach Belieben Ihr Firmenlogo und bei Bedarf weitere Elemente ein.

Diese personalisierte Vorlage wird gespeichert und bei der Erstellung weiterer Angebote automatisch verwendet – außer, Sie ändern Ihre Gestaltung wieder.

Außerdem können Sie Ihre Angebote natürlich individuell an Ihre Kund:innen anpassen, falls beispielsweise branchenspezifische Anforderungen bestehen.

Anschließend können Sie das Angebot direkt von der Software aus an Ihre Kund:innen verschicken.

Dabei kann das gleiche Angebot an mehrere Kund:innen versandt werden. Gehen mehrere Angebote an eine:n Kund:in, werden nach der ersten Erstellung Daten bereits automatisch übernommen.

Darüber hinaus bietet die Angebotssoftware von Qonto Funktionen zur Verfolgung von Angeboten, um den Status und die Zahlungen der Kund:innen zu überwachen. Dies erleichtert die Nachverfolgung und den Überblick über offene Angebote.

Wurde ein Angebot angenommen, können Sie es mit wenigen Klicks in eine Rechnung verwandeln und diese von der gleichen Plattform aus versenden. Anschließend werden die beglichenen Rechnungen gleich für die Buchhaltung erfasst. So werden die Rechnungen automatisch eingehenden Zahlungen zugeordnet.

Darüber hinaus wird Qonto ab Januar 2025 zudem eine Software für E-Rechnungen anbieten. So können Sie auch Ihre Rechnungen im B2B-Bereich weiterhin konform und professionell stellen.

Die Angebotssoftware von Qonto ist in allen Preisplänen ohne Zusatzkosten inklusive, außer im Basic Plan, der diese Funktion nicht umfasst.

Sie geht mit der Rechnungssoftware einher, die einerseits eine vereinfachte Rechnungsstellung erlaubt und andererseits die effizientere Verwaltung von eingehenden Rechnungen ermöglicht. Auch erleichtert sie den Umgang mit offenen Rechnungen, beispielsweise durch automatisierte Zahlungserinnerungen.

Die verschiedenen Qonto Pläne können Sie hier einsehen, mit einer Übersicht über die Preise und jeweils inkludierten Funktionen. Die monatlichen Gebühren beginnen bei 9 Euro für den Basic Plan sowie ab 19 Euro für den Smart Plan (beides bei jährlicher Zahlung).

Die Pläne sind transparent, das heißt, es kommen keine versteckten Zusatzkosten hinzu.

Nichts hindert Sie daran, manuell eine Rechnung aus Ihrer Rechnungsvorlage zu erstellen, nachdem Ihr:e Kund:in den Kostenvoranschlag unterschrieben und die Leistung erbracht hat. Allerdings setzen Sie sich damit einem nicht unerheblichen Fehlerrisiko aus.

Um Zeit zu sparen und mühsame manuelle Eingaben zu vermeiden, empfehlen wir Ihnen die Verwendung einer Rechnungssoftware, mit der Sie ein Angebot mit einem Klick in eine Rechnung umwandeln können.

Mit dieser Lösung können Sie Ihre Rechnungen schneller erstellen und die Zahlungsfristen Ihrer Kunden verkürzen.

Wenn Sie bereits ein CRM verwenden, sollten Sie sich für ein Rechnungsmodul entscheiden, das in Ihr CRM eingebaut wird. Ein solches Modul erfüllt die gleichen Funktionen wie eine Rechnungssoftware, ermöglicht es Ihnen aber, Ihr Unternehmen von einer einzigen Schnittstelle aus zu steuern.

Qonto hat ein Programm zur Rechnungsverwaltung entwickelt, das direkt in Ihr Geschäftskonto integriert ist, um die Produktivität zu steigern und die Überwachung Ihrer Finanzströme zu vereinfachen. So können Sie:

• in wenigen Minuten Angebote und Rechnungen schreiben,
• Rechnungen, die auf Zahlung warten, und Angebote, die gerade freigegeben werden, verfolgen,
• bei unbezahlten Rechnungen automatisch Mahnungen schreiben und an Ihre Kund:innen versenden lassen und
• Ihre Rechnungen und Bankbewegungen direkt in Ihre Buchhaltungssoftware, wie z. B. DATEV oder Lexware Office, übertragen.

Die Begriffe Angebot und Kostenvoranschlag werden oftmals fast synonym verwendet.

Tatsächlich unterscheiden sie sich jedoch - und zwar hauptsächlich in der Verbindlichkeit der Preisangabe.

Beide Dokumente werden im Geschäftsumfeld verwendet, um potenziellen Kund:innen Informationen über die Kosten von Produkten oder Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen. Der Hauptunterschied zwischen beiden besteht darin, dass die Preisangabe im Angebot rechtlich bindend ist, während dies bei einem Kostenvoranschlag nicht der Fall ist.

Ein Angebot wird in der Regel von Verkäufer:innen oder Dienstleister:innen erstellt und enthält eine konkrete Preisangabe für das Produkt oder die Dienstleistung. Wenn der Kunde bzw. die Kundin das Angebot annimmt, entsteht ein rechtsverbindlicher Vertrag zwischen den Parteien. Das bedeutet, dass der Verkäufer bzw. die Verkäuferin rechtlich dazu verpflichtet ist, das Angebot zu den angegebenen Konditionen zu erfüllen.

Ein Kostenvoranschlag hingegen ist eine Schätzung der erwarteten Kosten für das Produkt oder die Dienstleistung. Er dient dazu, der Kundin bzw. dem Kunden eine grobe Vorstellung von den zu erwartenden Ausgaben zu geben. Oftmals werden in einem Kostenvoranschlag die einzelnen Kostenpunkte detailliert aufgelistet, damit Kund:innen die Preisangabe nachvollziehen können.

Ein Kostenvoranschlag dient oft als Basis für weitere Verhandlungen. Der endgültige Preis kann sich noch ändern, abhängig von zusätzlichen Anforderungen oder variablen Kosten.