Mahnung schreiben: Tipps, Inhalte & Muster

Egal, ob Sie Freiberufler:in oder Mitarbeitende in einem Unternehmen sind oder selbst ein Business leiten: Sie werden früher oder später in die unangenehme Situation kommen, eine Mahnung schreiben zu müssen. Vielleicht waren Sie mit dieser heiklen Aufgabe auch bereits betraut und möchten gerne wissen, wie Sie sie in Zukunft noch besser lösen können? 

Für viele Selbstständige und Unternehmer:innen gehören regelmäßige E-Mail-Reminder an die Kundin oder den Kunden, telefonische Nachfragen und der kontrollierende Klick ins Konto zum Alltag. Ständiges Nachhaken sorgt für Frust auf beiden Seiten und führt unter Umständen zu einem angespannten Arbeitsverhältnis oder im schlimmsten Fall sogar zu einer vorzeitigen Beendigung der Zusammenarbeit. 

Vor allem Freelancer:innen und Selbstständige leiden unter dem Druck, die Gratwanderung zwischen rechtmäßiger Einforderung und loyaler Kulanzzeit zu meistern, zumal das Arbeitsverhältnis je nach Kunde und Kundin variiert und das Vorgehen bei einer überzogenen Zahlungsfrist somit immer wieder individuell abgeschätzt werden muss. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Nerven und Geduld und ein hohes Maß an Einfühlungsvermögen.

Wir erklären Ihnen hier, wie Sie mit verzögerten Zahlungen umgehen können, ab wann eine Mahnung fällig ist und wie Sie diese korrekt formulieren, um Ihre Kundinnen und Kunden an den fälligen Betrag zu erinnern, ohne das Verhältnis zu ihm in Gefahr zu bringen: Nicht nur die Wortwahl und der Zeitpunkt der ersten, zweiten oder gar letzten Mahnung sind entscheidend dafür, wie eine Kundin oder ein Kunde die offizielle Zahlungserinnerung aufnimmt und reagiert. Es ist wichtig, dass Sie Ihren Kundinnen und Kunden außerdem eine angebrachte Zahlungsfrist einräumen und eventuell anfallende Verzugszinsen gerechtfertigt sind.

Je nachdem, ob Sie freiberuflich tätig sind und eine Rechnung stellen oder in einem Unternehmen arbeiten, können Zahlungsfristen unterschiedlich lang ausfallen. Als Freiberufler:in können Sie selbst entscheiden, wie lange ein Kunde Zeit hat zu zahlen und es unterliegt Ihrem persönlichen Ermessen, wie Sie vorgehen möchten, sollte er dies nicht rechtzeitig tun. Grundsätzlich gilt nach § 271 Abs. 1 BGB: Eine Rechnung ist immer sofort fällig. Allerdings räumt der Staat dem Kunden oder der Kundin eine Frist von 30 Tagen ein, wenn der Abschluss zwischen zwei Unternehmen stattfindet und zwischen diesen nichts anderes vereinbart wurde. 

Sind Sie freiberuflich tätig, gilt gesetzlich zunächst auch die 30-Tage-Regel, sofern Sie auf Ihrer Rechnung keinen anderen Termin festsetzen, zu dem das Honorar spätestens überwiesen sein muss. Viele Freiberufler:innen geben auf ihrer Rechnung eine Zahlungsfrist von 14 Tagen an, da viele Kund:innen sonst erst gegen Ende oder gar nach Ablauf der gesetzlich festgelegten Frist von vier Wochen zahlen und das zu Engpässen auf dem Geschäftskonto führen kann. Wird der vereinbarte Zeitpunkt vom Kunden oder der Kundin nicht eingehalten – egal, ob 14 Tage oder vier Wochen –, obwohl Sie die Leistung erbracht haben, dürfen Sie theoretisch eine offizielle Mahnung schreiben, in der Sie Verzugszinsen berechnen und / oder der Kundin oder dem Kunden mitteilen, dass Sie nun gerichtliche Schritte einleiten. 

Viele Freiberufler:innen warten ab, ob die Zahlungserinnerung ausreicht, um den Kund:innen zur Zahlung zu bewegen und das Verhältnis zum Kunden oder der Kundin nicht unnötig zu gefährden. Haben Sie mit Ihrer Kundin oder Ihrem Kunden bereits ein längeres und an sich gutes Verhältnis und es ist das erste Mal, dass dieser mit einer Zahlung in Verzug ist, kann eine offizielle Mahnung schnell harsch erscheinen und für schlechte Stimmung sorgen. 

Oftmals reicht ein freundlicher Anruf oder eine höfliche E-Mail mit der Zahlungserinnerung aus, um diesen auf den ausstehenden Betrag hinzuweisen. Auch bei Neukund:innen sollten Sie genau überlegen, ob Sie sofort eine offizielle Mahnung schicken oder lieber erstmal versuchen, in einer kurzen, persönlichen Nachricht um die Zahlung zu bitten. Sollte der Kunde oder die Kundin trotz freundlicher Aufforderung nicht reagieren und die Zahlung für weitere fünf bis zehn Tage ausbleiben, wird es ernst. 

Hat Ihre Kundin oder Ihr Kunde auf die freundliche Zahlungserinnerung nicht reagiert und die von Ihnen gesetzte neue Zahlungsfrist nicht eingehalten, sollten Sie in einem offiziellen Mahnungsschreiben klar und deutlich auf den Zahlungsverzug hinweisen. 

Beziehen Sie sich in Ihrem ersten Mahnungsschreiben auf Ihre ursprünglich gestellte Rechnung, damit Ihre Kundin oder Ihr Kunde sofort weiß, worum es geht. Sie können hierzu die Rechnungsnummer nennen oder im Anhang die originale Rechnung noch einmal mitsenden und im Text auf das ursprünglich vereinbarte Fälligkeitsdatum und die offene Summe hinweisen. 

Die erste Mahnung darf im Ton etwas dringlicher werden als die Zahlungserinnerung, während Sie dringend sachlich bleiben sollten. Weisen Sie Ihre Kundin oder Ihren Kunden ruhig darauf hin, dass Sie bereits versucht haben, ihn zu kontaktieren, um ihn an die noch ausstehende Zahlung zu erinnern, und ihm freundlicherweise einen Aufschub gewährt haben, dieser nachzukommen. Lassen Sie ihn oder sie wissen, dass das Schreiben gegenstandslos ist, sollte er oder sie die Zahlung bereits eingeleitet haben, Sie andernfalls aber nun auf die Überweisung bestehen müssen. 

Bleibt auch dieser Reminder ohne Konsequenz, bleibt es Ihnen überlassen, ob Sie eine weitere Mahnung schreiben oder nun gerichtlich vorgehen möchten.  Beziehen Sie sich in Ihrem nächsten Schreiben nochmals auf alle Fakten und Bezüge aus der ersten Mahnung und machen Sie Ihrer Kundin oder Ihrem Kunden in knappem und unmissverständlichem Ton klar, dass Sie erwarten, unverzüglich für Ihre Leistung bezahlt zu werden. 

Es liegt in Ihrem Ermessen, ob Sie bereits ab der ersten Mahnung Verzugszinsen anrechnen möchten oder damit warten und die Kundin oder den Kunden mit mehreren Mahnungen zur Zahlung bringen möchten bevor Sie extra Kosten berechnen. Je nachdem, wie gut Ihr Verhältnis ist, wie lang Sie zwischen erstem Erinnerungsschreiben und der letzten Mahnung gewartet haben und ob die Kundin oder der Kunde überhaupt mit Ihnen in Kontakt getreten ist, können Sie die zweite oder dritte Mahnung als die sogenannte letzte Warnung formulieren. 

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Meistens wird die dritte Mahnung als letzte Mahnung bezeichnet. Sie wird nach Ablauf der in der zweiten Mahnung gesetzten Frist versandt und beinhaltet in der Regel die Mitteilung, dass nun rechtliche Schritte eingeleitet werden beziehungsweise ein Inkasso-Unternehmen eingeschaltet wird. Des Weiteren werden spätestens jetzt Verzugszinsen und Mahngebühren aufgeführt und darauf hingewiesen, dass die entstehenden Kosten vom Schuldner oder der Schuldnerin getragen werden müssen.

Ab dem Verzugszeitpunkt dürfen Sie Verzugszinsen von Ihren Kund:innen einfordern. Überlegen Sie sich gut, ob Sie Ihren Kund:innen damit bereits in der ersten Zahlungserinnerung konfrontieren möchten oder lieber warten, ob sie die Zahlung eventuell nur vergessen haben und diese umgehend bearbeiten.

In diesem Fall verprellt man den Kunden schnell, erst recht wenn das Verhältnis persönlich ist. Merken Sie sich: Je besser Sie Ihren Kunden oder Ihre Kundin kennen, desto länger sollten Sie mit den gerichtlichen Androhungen und Mahngebühren warten. Sollte ein sehr formales oder gar gänzlich unbekanntes Arbeitsverhältnis bestehen, können Sie ohne Bedenken ab dem ersten Überbeziehungstag Zinsen anrechnen. Die maximale Höhe der Verzugszinsen ist allerdings gar nicht so leicht zu berechnen und in § 288 BGB genau festgelegt:

Die Zinssätze beziehen sich auf ein ganzes Jahr. Sie dürfen die Rechnungssumme also nicht einfach erhöhen, sondern stellst den entsprechenden Zinssatz von der ausstehenden Summe für die Dauer der Überziehung in Rechnung. (Bei einer Forderung gegenüber einem Geschäftskunden in Höhe von 5.000 € und einer Verzugsdauer von sechs Wochen (= 42 Tagen) ergeben sich derzeit zum Beispiel Verzugszinsen von knapp 50 € (5.000 € x 8,12 % = 406 € / 360 x 42 = 47,37 €).

Sollten Sie als Mitarbeiter:in eines Unternehmens in dessen Namen eine Mahnung schreiben oder als Leiter:in Ihrer eigenen Firma beziehungsweise einen Kunden oder eine Kundin abmahnen, dürfen Sie alternativ auch eine Mahnpauschale von 40 € berechnen.

In jedem Fall lohnt sich auch ein Blick auf unser Angebot. Wir helfen Ihnen, Ihr neu gegründetes Unternehmen so aufzustellen, dass Sie alle Ihre Geschäfte im Überblick haben, und zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Aktionen einfach und schnell abwickeln können.

Egal, ob nicht mehr als ein paar Zahlungen pro Monat anfallen, Sie mehrere Mitarbeitende und folglich höhere Anforderungen an Zahlungsverkehr und Buchhaltung haben oder ein größeres Unternehmen leiten und eine maßgeschneiderte Lösung benötigen – wir bieten Ihnen nicht nur ein Online-Geschäftskonto mit praktischem Ausgabenmanagement, sondern auch die Verknüpfung mit Ihren Buchhaltungstools.