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Der Geschäftsbrief ist das Aushängeschild eines Unternehmens und dient in der geschäftlichen Korrespondenz auch als eine Art Visitenkarte.
Geschäftsbriefe schaffen Vertrauen und strahlen, sofern ansprechend gestaltet, Seriosität aus. Für die Geschäftsbeziehung ist das von unschätzbarem Wert, denn wer kauft schon gern etwas, wenn bereits das Anschreiben formlos und ohne Berücksichtigung der gängigen Regelungen erstellt wurden?
Ein DIN-gerechter Geschäftsbrief beantwortet auf subtile Art und Weise, ob die absendende Person oder Unternehmung vertrauenswürdig ist, sich an die Formalitäten hält und Zeit in dieses Schreiben investiert hat. Allerdings ist es gar nicht so leicht, einen guten Geschäftsbrief zu schreiben: Er soll optimalerweise professionell formuliert sein, ohne abgedroschen zu klingen, dabei freundlich und originell rüberkommen und den Leser oder die Leserin nicht mit verstaubten Floskeln langweilen.
Aber keine Bange, wir erklären Ihnen hier, wie Sie einen ansprechenden Geschäftsbrief schreiben, welche Informationen enthalten sein sollten, wie Sie kundenorientiert und freundlich wirken und bei alledem den formalen Ton nicht verlieren.
Angebot, Rechnung, Unterlagenzusendung, Danksagung, Stornierung oder Mahnung: All das sind Schreiben, die für geschäftliche Beziehungen unerlässlich sind. Sie dienen zum einen der Außendarstellung des Unternehmens, können aber auch, je nach Inhalt und Zweck, juristische Folgen haben.
Aus diesem Grund gibt es in Deutschland feste Regelungen und Vorgaben für die Erstellung von Geschäftsbriefen. Hier gilt die sogenannte DIN-Norm 5008. Diese soll mit ihrem einheitlichen Erscheinungsbild dafür sorgen, dass der Briefverkehr zwischen Unternehmen reibungslos funktioniert.
Je nach Art wird zwischen Form A und Form B unterschieden. Der Unterschied zwischen beiden liegt in der Größe des Anschriftenfeldes. Behörden greifen üblicherweise auf die DIN 5008 Form A zurück. Diese zeichnet sich durch einen höher gestellten Adressbereich aus. In der freien Marktwirtschaft ist hingegen die Form B geläufiger, da sie mehr Platz für das Firmenlogo bietet.
Gut zu wissen: In Deutschland werden Geschäftsbriefe im DIN-A4-Hochformat, 210 mm x 297 mm, erstellt. Der Grund liegt bei den Empfänger:innen, denn diese heften das Schreiben üblicherweise in einem normalen Ringordner ab und diese sind auf Blätter im A4-Format ausgelegt.
Wie beim Schreiben jedes anderen Briefes auch, gilt für den Geschäftsbrief: Zuerst gliedern, planen und sich Gedanken machen, was man eigentlich sagen will. Sonst neigt man dazu, sein Anliegen aus den Augen zu verlieren. Stellen Sie sich also vor dem Schreiben nachfolgende Fragen:
Erstellen Sie dann eine kurze Gliederung, in der Sie festhalten, in welcher Reihenfolge Sie auf diese Fragen eingehen und mit welchen Argumenten Sie Ihr Anliegen vorbringen und untermauern möchten. Dann haben Sie bereits ein grobes Gerüst für Ihren Geschäftsbrief und laufen keine Gefahr, das Thema zu verfehlen oder sich nicht an die Vorlagen zu halten.
Oder wie es im Englischen so schön heißt: Keep it short and simple. Achten Sie aber dennoch immer darauf, dass alle Pflichtangaben enthalten sind.
Diese werden sowohl im Handelsgesetzbuch geregelt, als auch durch Verordnungen vorgegeben: der Firmenname, die Rechtsform Ihres Unternehmens (zum Beispiel Einzelunternehmen, UG, GmbH oder AG), der Unternehmensstandort und das zuständige Registergericht. Sie können auch die Handelsregisternummer aufführen, wenn eine vorhanden ist.
Der Inhalt darf je nach Intention frei formuliert werden. Allerdings ist es hilfreich, sich an ein paar Regeln zu halten:
Den Beginn eines Geschäftsbriefes leitet immer die Betreffzeile ein. Sie befindet sich unter dem Anschriftenfeld und dem Informationsblock und beschreibt das Anliegen Ihres Briefes. Nutzen Sie am besten kurze Schlagworte und fügen gegebenenfalls noch Vorgangs- oder Angebotsnummern ein, damit der Adressat es sofort zuordnen kann. Nach der Betreffzeile folgen zwei Leerzeilen und dann starten Sie Ihr eigentliches Anschreiben.
In diesem erklären Sie Ihren Leser:innen deutlich, aber freundlich, was Sie von ihm oder ihr möchten oder ihm oder ihr vorschlagen wollen. Fassen Sie sich dabei kurz und knapp, optimal ist ein einseitiger Brief.
Sie beginnen diesen am besten mit einer persönlichen Anrede, wie zum Beispiel „Sehr geehrter Herr oder Frau XY“ oder auch „Sehr geehrte Damen und Herren“. Auch „Liebe Frau XY” oder „Guten Tag, Herr Soundso” funktionieren als Anrede in einem Geschäftsbrief und sorgen sofort für eine freundliche Atmosphäre.
Zum Abschluss sollten Sie sich mit einer freundlichen Grußformel verabschieden. Anrede und Abschiedsgruß bilden den Rahmen Ihres Anschreibens und dürfen ruhig eine persönliche Note haben. Natürlich können Sie immer „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Hochachtungsvoll“ schließen, originellere und persönlichere Beispiele wären aber „Herzliche Grüße, Sonnige Grüße, Schöne Grüße aus Hierunddort oder nach Soundso”.
Nach der Grußformel folgt der Firmenname, dann Ihr Name, bzw. der Name des Unterzeichners oder der Unterzeichnerin und, sofern Sie noch Dokumente beifügen möchten, ein Anlagenvermerk.
Alles was Sie zwischen Anrede und Abschiedsgruß schreiben, also im eigentlichen Textblock, sollte einen freundlichen Ton haben, aber keinen persönlichen Touch oder Referenzen. Meiden Sie 08/15-Formulierungen und Phrasen. Behördendeutsch und Juristensprache sind der Feind eines jeden Briefes! Statt abgedroschener Phrasen lieber so schreiben, wie Sie in einem Geschäftsgespräch sprechen würden. Das wirkt authentisch und spart beiden Seiten Zeit und Nerven. Benutzen Sie abwechselnd „Sie“ und „Wir“, seltener „Ich”. So machen Sie Ihren Leser:innen und seine oder ihre Interessen zum Mittelpunkt und nicht Ihre selbst.
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Versehen Sie Ihren Brief immer mit einem Rückfrageangebot und formuliere Sie es möglichst persönlich. Statt: „Für Rückfragen steht Ihnen unser Service-Center jederzeit gerne zur Verfügung“ wäre Folgendes besser: „Haben Sie Fragen? Wir freuen uns auf „Ihren Anruf/Ihre Mail“. Vergessen Sie nicht, auch die entsprechenden Kontaktdetails zu hinterlassen. Wenn Sie eine persönliche Botschaft anbringen möchten, können Sie dies in einem „PS: Auf unserer Website finden Sie heute …“ oder „PS: Haben Sie schon auf unsere Website geklickt? Dort finden Sie … “ tun.
Ganz am Ende folgt die Fußzeile im unteren Bereich des Briefbogens. Hier tragen Sie die Geschäftsdaten wie den Firmennamen und die Adresse, die Namen der Geschäftsführer:innen, die Bankverbindung, das zuständige Registergericht, die Handelsregisternummer sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Ihre Kontaktdaten ein. Eine Einteilung in Blöcke hat sich in der Fußzeile bewährt und macht es dem Leser und der Leserin leichter, die Informationen mit einem Blick zu erfassen.
Sowohl die Papiersorte als auch die Stärke der Bögen ist eine Frage der persönlichen Präferenz. Erlaubt ist hier alles, was die Aussage Ihres Geschäftsbriefes unterstreicht und das Unternehmen widerspiegelt. Es gibt aber natürlich Blätter, die sich besonders bewährt haben und von vielen Firmen verwendet werden.
Der am meisten genutzte Bogen für Geschäftsbriefe ist Offset-Papier mit einer Stärke von 90 g/qm. Dieses Material eignet sich durch seine schlichte Eleganz, feiner Maserung und angenehme Haptik besonders gut für Geschäftsbriefe. Darüber hinaus gehen auch Naturpapiere und Kartons mit festeren Grammaturen.
Für Schreiben zu besonderen Anlässen wird auch gerne auf ein hochwertiges Image-Papier zurückgegriffen. Dieses zeichnet sich durch ausgefallene und teils erhabene Oberflächen aus. Arbeiten Sie für ein Unternehmen, hat dieses vielleicht eigenes Papier, als Freelancer:in und Selbstständige und Selbstständiger dürfen Sie selbst kreativ sein.
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