Leistungen, die ein Unternehmer oder eine Unternehmerin in Deutschland erbringt, sind in der Regelumsatzsteuerpflichtig. Das bedeutet, dass Unternehmen verpflichtet sind, Umsatzsteuer zu bezahlen.
Die Umsatzsteuer stellt den größten Anteil am gesamten deutschen Steueraufkommen dar. In bestimmten Fällen macht der Gesetzgeber jedoch Ausnahmen und befreit Unternehmen von der Steuerpflicht. Dieses Vorgehen dient vor allem der Vermeidung der Doppelbesteuerung.
Informieren Sie sich jetzt, für wen die Umsatzsteuerbefreiung gilt, welche Vor- und Nachteile sie mit sich bringt und wie Sie sie in Anspruch nehmen können. Darüber hinaus sollten Sie wissen, welche Umsätze steuerpflichtig sind und welche umsatzsteuerfreien Leistungen es gibt.
Die Umsatzsteuer ist eine der wichtigsten Steuerarten für alle Unternehmer:innen. Die Umsatzsteuer wird auf nahezu alle Leistungen erhoben, die Unternehmen in Deutschland erbringen und in der Rechnung separat ausgewiesen.
Unternehmen dürfen lediglich den Nettopreis der verkauften Produkte behalten. Sie ziehen die Umsatzsteuer bei ihren Kund:innen ein und führen diese im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung direkt an das Finanzamt ab. Man spricht daher auch von einer durchlaufenden Steuer.
Die gesetzlichen Vorgaben sind im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Das deutsche Steuerrecht unterscheidet zwischen zwei Steuersätzen:
Für welche Produkte und Dienstleistungen der ermäßigte Steuersatz gilt, ist in § 12 Abs. 2 UStG geregelt ist. Er greift beispielsweise bei:
Die Umsatzsteuer, die im Rahmen der Betriebsausgaben bei Unternehmen anfallen, wird von den umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen mitbezahlt. Diese sogenannte Vorsteuer können sie im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung mit der eingenommenen Umsatzsteuer verrechnen.
Übersteigen die Betriebsausgaben die Betriebseinnahmen, führt dies zu einer Erstattung der Umsatzsteuer durch das Finanzamt.
Grundsätzlich sind alle Unternehmer:innen in Deutschland ab einer Umsatzgrenze von 25.000 € im Jahr umsatzsteuerpflichtig. Liegt der Umsatz eines Unternehmens unterhalb dieser Grenze, spricht man von Kleinunternehmen.
Kleinunternehmen, aber auch Freiberufler:innen können die sogenannte Kleinunternehmerregelung und damit die Umsatzsteuerbefreiung in Anspruch nehmen. Die Kleinunternehmerregelung dient als Vereinfachungsregelungen, die Gründer:innen die Buchhaltung und die vorbereitenden Steueraufgaben erleichtern soll. Wer keine Umsatzsteuer einnimmt und an das Finanzamt abführt, kann allerdings auch nicht die Vorsteuer geltend machen.
Die Gesetzesgrundlage für die Umsatzsteuerbefreiung schafft § 19 Abs. 1 UStG. Dort wurde festgelegt, dass Unternehmer:innen, deren Umsatz im vergangenen Jahr unter 25.000 € lag und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 100.000 € liegen wird, von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind.
Überschreiten Kleinunternehmen und Freiberufler:innen diese Umsatzgrenze, macht sich dies im Folgejahr bemerkbar: Sie wechseln dann in die Regelbesteuerung und müssen daher die Umsatzsteuer auf ihre Produkte und Leistungen aufschlagen und diese in ihren Rechnungen ausweisen.
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Das Ziel der Kleinunternehmerregelung ist vor allen Dingen, den bürokratischen Aufwand, der durch die Umsatzsteuer entsteht, für kleine Unternehmen so gering wie möglich zu halten. Immerhin können Kleinunternehmer:innen dank der Umsatzsteuerbefreiung auf die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung verzichten und müssen sich nicht mit der doppelten Buchführung auseinandersetzen.
Als Kleinunternehmer:in müssen Sie keine Umsatzsteuer auf Ihren Rechnungen ausweisen. Die empfangende Person muss jedoch durch einen Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung aufmerksam gemacht werden.
Obwohl Sie die Voraussetzungen erfüllen, um die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen, kann es in einigen Fällen wirtschaftlich sinnvoll sein, auf die Umsatzsteuerbefreiung zu verzichten.
Möchten Sie bei Gründung Ihres Unternehmens auf die Umsatzsteuerbefreiung verzichten, wählen Sie bei der Anmeldung Ihres Unternehmens beim Finanzamt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung die entsprechende Option. Alternativ stellen Sie einen formlosen schriftlichen Antrag beim Finanzamt, um die Umsatzsteuerbefreiung aufzuheben.
Kleinunternehmen ist ein Begriff aus dem Umsatzsteuerrecht, der Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis zu 25.000 € bezeichnet. Der Begriff Kleingewerbe stammt hingegen aus dem Handels- und Gewerberecht.
Als Kleinunternehmer:in können Sie aufgrund der Umsatzsteuerbefreiung auch keine Vorsteuerabzüge geltend machen. Gerade in der Gründungsphase kann dies jedoch ein Nachteil sein, da hier viele Anschaffungen anstehen.
Entsprechend können Unternehmen, an die sich Ihr Angebot richtet, ebenfalls keine Vorsteuer geltend machen. Durch die Umsatzsteuerbefreiung kann Ihnen ein Wettbewerbsnachteil entstehen: Bei Rechnungen zwischen Unternehmen ohne Umsatzsteuer kaufen Unternehmen lieber bei anderen Anbieter:innen.
Darüber hinaus müssen Sie sich bewusst sein, dass die Entscheidung für den Kleinunternehmerstatus nicht einfach wieder zurückgenommen werden kann. Entscheiden Sie sich für die Umsatzsteuerbefreiung, sind Sie mindestens fünf Kalenderjahre an Ihre Entscheidung gebunden.
Die Umsatzsteuerbefreiung erfordert keinen großen Aufwand. Melden Sie Ihr Unternehmen an, müssen Sie im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung Ihren voraussichtlichen Umsatz angeben. Überschreitet dieser nicht die Umsatzgrenzen von 25.000 €, haben Sie automatisch den Kleinunternehmerstatus und sind damit umsatzsteuerbefreit.
Alternativ zur Umsatzsteuerbefreiung können Sie auch die Option der Regelbesteuerung wählen. Gehen Ihre Umsätze stark zurück oder Sie stellen fest, dass Ihre Prognose zur Umsatzentwicklung zu optimistisch war und Sie damit wieder die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllen, können Sie beim Finanzamt mit einem formlosen Schreiben die Umsatzsteuerbefreiung beantragen.
In § 4 Abs. 1 – 7 UStG finden sich verschiedene Sachverhalte, die zu den steuerbefreiten Umsätzen mit Vorabzugsmöglichkeit gehören. Hauptsächlich beziehen sich diese auf Import- und Exportgeschäfte. Aber auch einige Reiseleistungen und andere Sonderfälle finden sich dort wieder.
Freiberufler:innen, Gewerbetreibende, öffentliche Einrichtungen und Vereine sollten einen Blick auf § 5 Abs. 8 – 28 UStG werfen: Dort werden umsatzsteuerfreie Leistungen, die auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen, aufgelistet. Dazu gehören unter anderem:
Für die erwähnten Leistungen müssen Sie keine Umsatzsteuerbefreiung beantragen, wobei das Finanzamt in einigen Fällen bestimmte Nachweise fordert. Da die Umsatzsteuerbefreiung jedoch vom konkreten Einzelfall abhängt, empfiehlt sich eine fachkundige Beratung.
Darüber hinaus sollten Sie die Umsatzsteuerbefreiung auch bei grenzüberschreitenden Geschäften beachten. Sowohl bei Importen aus anderen EU-Staaten und Nicht-EU-Staaten ist der Importeur oder die Importeurin steuerpflichtig. Entsprechende Steuerbefreiungen werden im Umsatzsteuergesetz § 4b und 5 geregelt.
Umsatzsteuerbefreiung kann eine gute Entscheidung sein, muss sich aber nicht für jeden oder jede Kleinunternehmer:in lohnen. Wer keine Umsatzsteuer vereinnahmt, darf auch die selbst ausgegebene Vorsteuer nicht geltend machen, was sich auf die Liquidität des Geschäfts auswirken kann.
Wer bei der Firmengründung hohe Anfangsinvestitionen wie Maschinen und Materialien hat, zahlt als Kleinunternehmer:in den Kaufpreis inklusive Umsatzsteuer, erhalten diese aber nicht als Vorsteuer erstattet. Diese Betriebsausgaben wirken erst bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und der Steuererklärung im kommenden Jahr steuersenkend.
Verzichten Sie auf die Umsatzsteuerbefreiung, können Sie die 19 % der Umsatzsteuer gleich bei der nächsten Voranmeldung verrechnen – also im folgenden Monat.
Ob sich die Umsatzsteuerbefreiung lohnt, kann pauschal nicht beantwortet werden und hängt vom individuellen Unternehmen ab. Wer als Freiberufler:in im Homeoffice arbeitet, hat vermutlich keine großen Betriebsausgaben. In diesem Fall hätte der Vorsteuerabzug eher geringe Auswirkungen. Müssen Sie jedoch Materialien, Waren oder Maschinen für die Unternehmensgründung anschaffen, verschafft Ihnen die Vorsteuer eine gewissen Liquidität.
Für die Entscheidung, ob Sie als Kleinunternehmer:in oder Freiberufler:in die Umsatzsteuerbefreiung beanspruchen, hängt neben Ihren Betriebsausgaben auch von der Art Ihrer Kundschaft ab.
Bei Privatkund:innen handelt es sich um Endverbraucher:innen und diejenigen, die die Umsatzsteuer zahlen. Für sie macht es also einen Unterschied, ob sie lediglich den Nettopreis zahlen oder die Umsatzsteuer dazugerechnet wird. In diesem Fall sind Sie als Kleinunternehmer:in dank der Umsatzsteuerbefreiung im Vorteil, da Sie Produkte günstiger anbieten können.
Kommt ein Großteil der Nachfrage von Geschäftskund:innen, macht die Umsatzsteuerbefreiung für Sie keinen großen Unterschied. Für Geschäftskund:innen ist die Umsatzsteuer nur ein durchlaufender Posten, die sie zahlen und sich im folgenden Monat als Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen können.
Haben Sie mit einem oder einer Auftraggebenden zu tun, der oder die von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit ist, müssen Sie auf der Rechnung auf jeden Fall den Grund dafür vermerken, warum keine Umsatzsteuer erhoben wird. Die Bescheinigung über die Umsatzsteuerbefreiung sollten Sie zudem gut aufbewahren, falls das Finanzamt nähere Informationen verlangt.
Fehlt der Beleg, kann eine steuerpflichtige Person nicht nachweisen, warum ein bestimmter Auftrag ohne Umsatzsteuer berechnet wurde. In diesem Fall kann das Finanzamt die Umsatzsteuer nachfordern, was zu hohen Nachzahlungen führen würde.
In § 4 Abs. 8 – 28 finden sich alle umsatzsteuerbefreiten Lieferungen und sonstige Leistungen. Die Umsatzsteuer kommt hier deshalb nicht zum Einsatz, da es sich größtenteils um Leistungen für Privatpersonen handelt, die sich durch die Umsatzsteuer nicht verteuern sollen. § 9 UStG ermöglicht den Verzicht auf die Umsatzsteuerbefreiung für verschiedene Sachverhalte – und damit auch die Möglichkeit auf den Vorsteuerabzug.
Auch hier reicht eine formlose Mitteilung an das Finanzamt. Alternativ genügt auch der Ausweis der Umsatzsteuer auf den Ausgangsrechnungen und die Erfassung der Beträge in den Voranmeldungen und Erklärungen.
Gerade bei den Umsätzen gemäß § 4 Abs. 20 und 21 UStG kann eine Umsatzsteuerbefreiung nur mit den entsprechenden Bescheinigungen bestimmter Landesbehörden stattfinden. § 4 Absatz 20 UStG umfasst dabei unter anderem kulturelle und künstlerische Leistungen wie die von Chören, Theater und Tierparks. Die Umsätze sind allerdings nur dann steuerfrei, wenn die zuständige Landesbehörde bescheinigt, dass die Leistungen mit denen öffentlich-rechtlicher Einrichtungen vergleichbar sind.
§ 4 Abs. 21 regelt die Umsatzsteuerbefreiung bestimmter privater Bildungseinrichtungen sowie selbstständiger Lehrer:innen, die an öffentlichen oder umsatzsteuerbefreiten Bildungseinrichtungen tätig sind. Dabei unterscheidet man zwischen Träger:innen von Privatschulen, die als Ersatzschulen ohne gesonderte Bescheinigung von der Umsatzsteuer befreit sind, und Träger:innen von Privatschulen, die für die Befreiung eine Bescheinigung der Landesbehörde benötigen. Diese müssen bestätigen, dass sie die Schüler:innen ordnungsgemäß auf einen Beruf oder Prüfungen vor einer juristischen Person des öffentlichen Rechts vorbereiten.
Selbstständige Lehrer:innen, die als Honorarkräfte an öffentlichen Schulen oder genehmigten Ersatzschulen angestellt sind, benötigen keine Bescheinigung über die Umsatzsteuerbefreiung. Wer jedoch an einer privaten, umsatzsteuerbefreiten Einrichtung lehrt, benötigt für jedes Kalenderjahr eine entsprechende Bescheinigung darüber, dass seine Umsätze steuerfrei sind.
Der Antrag auf Umsatzsteuerbefreiung ist mit wenig Aufwand verbunden und entlastet Sie im täglichen Geschäft bei Ihrer Buchhaltung. Allerdings sollten Sie im Vorfeld sorgfältig die Vorteile und Nachteile abwägen, um so die beste Entscheidung zu treffen. Schließlich sind Sie fünf Jahre an Ihre Entscheidung gebunden, sollten Sie sich gegen die Umsatzsteuerbefreiung entscheiden.
Erst nach Ablauf der fünf Jahre können Sie beim Finanzamt Widerspruch einlegen. Im Zweifelsfall lassen Sie sich am besten von Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin beraten, welche Entscheidung langfristig für Sie und Ihr Unternehmen sinnvoll ist.
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