Kassenbonpflicht: Anforderungen an elektronische Kassensysteme

Mit Einführung der Kassenbonpflicht müssen Einzelhändler:innen und Gastronom:innen, die mit elektronischen Kassensystemen arbeiten, jedem Kunden und jeder Kundin einen Kassenbon aushändigen, der den Verkauf einer Ware oder eine Bewirtung belegt.

Gemäß § 146a der Abgabenordnung (AO) müssen steuerpflichtige Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen alle aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfälle und Vorgänge einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen. Durch die Einführung des Kassengesetzes wurden diese Regelungen neu geschaffen.

Die Neuregelung verpflichtet Unternehmen zum einen dazu, ihren Kund:innen einen Kassenbon auszuhändigen. Zum anderen müssen ihre elektronischen Kassen über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen, die die Manipulation der digitalen Daten verhindern soll.

Zwar schreiben bereits die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) die Unveränderbarkeit von Kassentransaktionen vor. Allerdings ist die tatsächliche Gewährleistung eines Manipulationsschutzes für das Finanzamt ohne ein externes Gerät nur schwer zu überprüfen. Entsprechend müssen elektronische Registrierkassen – sofern es technisch möglich ist – mit einem zertifizierten TSE ausgestattet sein, der den Anforderungen der technischen Richtlinien des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) entspricht. 

Das TSE-Modul speichert alle Transaktionen der Kasse auf einem internen Speicher und liefert einen Code an die Kasse zurück, der auf den entsprechenden Kassenbon gedruckt werden muss. Die Grundaufzeichnungen der Transaktionen sowie der Code werden im Rahmen der Kassenbonpflicht in einem unveränderbaren Protokoll gespeichert. Das Protokoll muss exportierbar sein, um es an das Finanzamt weiterzuleiten.

Die gesetzlichen Bestimmungen sind in der Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr, kurz Kassensicherungsverordnung (KassenSichV), geregelt. Zu den wesentlichen Bestimmungen gehören

Die Kassenbonpflicht gilt sowohl für Bargeldkassen als auch für bargeldlose Kassen, die bargeldähnliche Zahlungsvorgänge über Geldkarten, virtuelle Konten oder Bonuspunktesysteme von Drittanbietern oder Gutscheine abwickeln. Automatenkassen wie Fahrkarten- und Geldautomaten oder Taxameter werden von der Kassensicherungsverordnung nicht erfasst.

Mit dem Kassengesetz wurde am 1. Januar 2020 die Kassenbonpflicht in Deutschland eingeführt. Da die Umrüstung von elektronischen Kassensystemen ohne TSE-Modul einen hohen administrativen Aufwand erfordert, wurde Unternehmen mit entsprechenden Kassen eine Übergangsfrist bis September 2020 gewährt.   

Im Kampf gegen die Steuerhinterziehung soll die Kassenbonpflicht für mehr Transparenz – insbesondere bei Unternehmen, die überwiegend Bargeschäfte abschließen – sorgen und so die Manipulation von Kassensystemen verhindern.

Die Pflichtangaben auf dem Kassenbon erleichtern es den Behörden im Rahmen einer Kassen-Nachschau oder einer Steuerprüfung nachzuvollziehen, ob sämtliche Geschäftsvorfälle tatsächlich wie vorgeschrieben einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet festgehalten wurden.

Der Kassenbon muss bestimmte Pflichtangaben ausweisen. Zu den Angaben, die gemäß § 6 KassenSichV jeder Kassenbeleg enthalten muss, zählen:

Das Kassengesetz verpflichtet alle steuerpflichtigen Unternehmen, die mit digitalen Kassensystemen arbeiten, dazu, sich an die Belegausgabepflicht zu halten und ihren Kund:innen einen Kassenbeleg zu übergeben. Die gesetzliche Verpflichtung besteht auch dann, wenn der Kunde gar keinen Beleg wünscht.

Zudem gilt sie unabhängig von der Menge oder dem Wert einer Ware. Auch Kleinstbeträge beispielsweise für ein Brötchen müssen per Kassenbon belegt werden. 

Entsprechend gibt es viel Kritik an der 2020 eingeführten Kassenbonpflicht. Unternehmer:innen befürchten einen hohen Aufwand und zusätzliche Kosten durch die Nachrüstung der digitalen Kassensysteme. Gleichzeitig stehen für Händler:innen und Gastronom:innen Aufwand und Kosten insbesondere bei der Ausstellung von Kassenbons für Kleinstbeträgen in keinem Verhältnis zum Nutzen. 

Hinzu kommen weitere Kosten für Unmengen an Papier und Tinte. Umweltschützer:innen pflichten Kassenbongegner:innen im Hinblick auf Nachhaltigkeit und unnötig verschwendete Ressourcen zu: Gerade bei geringen Beträgen lässt der Kunden oder die Kundin den Beleg entweder gleich im Laden oder im Restaurant oder wirft ihn sofort nach Erhalt weg.  

Wer als Kleinunternehmer:in eine offene Ladenkasse statt ein digitales Kassensystem nutzt, ist von der Kassenbonpflicht befreit. Allerdings müssen Sie trotz Befreiung von der Belegausgabepflicht eine Quittung ausstellen, wenn ein Kunde oder eine Kundin es verlangt. 

Händler:innen und Gastronom:innen können sich gemäß § 146 Absatz 2 (AO) beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen aus Zumutbarkeitsgründen die Befreiung von der Belegausgabepflicht beantragen. Diese Befreiung von der Kassenbonpflicht kann jedoch jederzeit widerrufen werden. 

Die zusätzlichen Kosten, die Ihnen durch die Belegpflicht entstehen, stellen keinen Grund zur Befreiung von der Kassenbonpflicht dar.

Sie haben die Wahl, ob Sie Ihren Kund:innen den Kassenbeleg digital oder in Papierform zur Verfügung stellen. Da Kund:innen in Deutschland nicht verpflichtet sind, die Belege anzunehmen oder aufzubewahren, folgen Sie mit digitalen Kassenbelegen dem Trend zum papierlosen Büro. Elektronische Kassenbelege können per E-Mail, über eine App oder NFC direkt an das Smartphone der Kund:innen versendet werden.

Voraussetzung ist, dass ein elektronischer Beleg in einem standardisierten Format zur Verfügung gestellt wird und für den Kunden oder die Kundin jederzeit zugänglich ist. Damit leisten Sie einen Beitrag zur Erhaltung der Umwelt und erfüllen gleichzeitig alle gesetzlichen Vorgaben der Kassenbonpflicht.

Bis zum 30. September 2020 galt eine Nichtbeanstandungsregelung, um Händler:innen und Gastronom:innen Zeit für die Umstellung zu gewähren. Bis dahin drohten Unternehmen, die noch kein Sicherheitsmodul in ihre Kassensysteme integriert hatten, weder Mahnungen noch Bußgelder. Das Gleiche galt für Unternehmer:innen, die sich schlicht der Kassenbonpflicht widersetzt haben.

Wer sich auch nach Ablauf der Übergangsfrist vor der Umrüstung seiner Kassensysteme und der Kassenbonausgabepflicht drückt, riskierst Ärger mit dem Finanzamt: Bei einer Buch- oder Steuerprüfung könnte der Verdacht entstehen, dass Sie gegen die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD) verstoßen.

Kommen Zweifel bei der Aufzeichnung Ihrer Einnahmen auf, werden diese womöglich nicht anerkannt und Ihr Umsatz und Gewinn wird vom Finanzamt geschätzt. Am Ende kommen Steuernachzahlungen auf Sie zu.