Übernachtungspauschale: Diese Pauschalbeträge gelten 2023

Wenn Sie geschäftlich viel unterwegs sind, kennen Sie sicherlich die Bedeutung einer korrekten Reisekostenabrechnung. Hierbei spielt die Übernachtungspauschale eine wesentliche Rolle. Die Höhe dieser Pauschale variiert und wird vom Bundesfinanzministerium jährlich festgelegt.

Die aktuellen Beträge für das Jahr 2023, als auch häufig gestellte Fragen zur Übernachtungspauschale, finden Sie in diesem Beitrag.

Arbeitgeber:innen können im Zuge einer Dienstreise bestimmte Ausgaben, darunter auch Übernachtungskosten in Hotels, für ihre Arbeitnehmer:innen erstatten.

Hierfür sind Pauschalen festgelegt, die steuerfrei für die Mitarbeitenden sind, aber nicht als Betriebsausgabe für das Unternehmen gelten. Wenn der Betrieb hingegen den vollen Betrag der tatsächlichen Kosten übernimmt, sind diese auch komplett als Betriebsausgabe absetzbar.

Unternehmen sind nicht verpflichtet, diese festgelegte Übernachtungspauschale zu zahlen und können alternativ auch eine individuelle Erstattung oder gar keine Kostenübernahme vereinbaren. Zahlt der Arbeitgeber die Reisekosten nicht, können Mitarbeitende diese mithilfe der Belege als Werbungskosten in der privaten Steuererklärung geltend machen.

Die Übernachtungspauschale wird während Dienstreisen gewährt, wenn Angestellte außerhalb ihres gewöhnlichen Arbeitsortes übernachten müssen. Innerhalb Deutschlands beträgt die Pauschale 20 € pro Nacht, außerhalb des Landes variiert sie von Land zu Land.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Pauschale nur dann ausgezahlt wird, wenn tatsächlich Übernachtungskosten entstanden sind. Eine Unterkunft bei Freunden oder Familie, sowie eine vom Unternehmen gestellte Unterkunft, sind von der Pauschale ausgenommen.

Auch bei Übernachtungen in Verkehrsmitteln, wie z.B. Flugzeugen oder Schlafkabinen im Zug, fallen keine zusätzlichen Übernachtungskosten an. Für LKW-Fahrer in ihrer Kabine gilt eine reduzierte Pauschale von 8 €.

Weitere Infos zu Reisespesen in Deutschland finden Sie in unserem Artikel.

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Die Höhe der Übernachtungspauschale bei Dienstreisen im Ausland ist länderabhängig und richtet sich nach den Lebensunterhaltskosten vor Ort. In Großstädten kann der Pauschalbetrag daher höher sein, als beispielsweise in ländlichen Regionen desselben Landes.

Eine Übersicht der Pauschalen im Jahr 2023 für verschiedene europäische Reiseziele ist in der folgenden Tabelle aufgeführt, wobei eine vollständige Liste aller Länder ebenfalls beim Bundesfinanzministerium verfügbar ist.

Die Übernachtungspauschale bietet sowohl für Unternehmen als auch Mitarbeitende verschiedene Vorteile. Für Unternehmen bedeutet die Pauschale eine einfachere Buchhaltung und eine Reduzierung von Diskussionspotential bei der Reisekostenerstattung.

Mitarbeitende profitieren von der Kostenersparnis und können sich – z.B. durch höhere Übernachtungspauschalen im Ausland – sogar einen steuerfreien Zusatzbetrag sichern. Bei häufigen Dienstreisen ist die Pauschale mit weniger Verwaltungsaufwand verbunden als die Erstattung tatsächlicher Kosten. Das Aufheben von Originalbelegen kann nämlich wegfallen, außer das Unternehmen möchte die genauen Kosten erfahren.

Die Pauschale erleichtert auch die Auswahl des Hotels und vermeidet Neid unter den Angestellten – beispielsweise, wenn ein Kollege oder eine Kollegin ein teureres Hotel ohne die Pauschale erstattet bekommen hat, während Sie eine günstigere Bleibe gewählt haben.

Die Übernachtungspauschale bringt damit auch einige Nachteile mit sich: Bei Auslandsreisen können die tatsächlichen Kosten niedriger als die Pauschale sein, was dazu führt, dass der Arbeitgeber mehr bezahlt und die Arbeitnehmenden den Rest behalten können.

In Deutschland wiederum liegt die Übernachtungspauschale bei nur 20 €, was oft nicht ausreicht, um die tatsächlichen Kosten einer Übernachtung zu decken. Für Inlandsreisen ist es daher für Arbeitnehmende attraktiver, sich die tatsächlichen Kosten vom Unternehmen erstatten zu lassen – wenn es sich darauf einlässt. Unternehmen kommen allerdings sehr oft für diese Kosten auf, um ihre Attraktivität als Arbeitgeber:in zu erhöhen.

Für Selbstständige gibt es keine Übernachtungspauschale. Sie müssen die Originalbelege von Hotels aufbewahren und die tatsächlich angefallenen Reisekosten als Betriebsausgaben in der Steuererklärung angeben. Somit ist es für sie nicht möglich, durch den Aufenthalt in einem günstigen Hotel einen Steuervorteil zu genießen.