Reisekostenerstattung: Was der Arbeitgeber beachten muss

Für viele Mitarbeiter:innen sind Dienstreisen ein fester Bestandteil ihres Berufsalltags. Die Reisekostenerstattung ist daher ein wichtiger Aspekt für Unternehmen. Geschäftsreisen erfordern in der Regel Ausgaben für Unterkünfte, Transportmittel, Verpflegung und andere damit verbundene Kosten.

Die Verwaltung und Abrechnung dieser Ausgaben kann zeitaufwendig und komplex sein. Aus diesem Grund setzen viele Unternehmen mittlerweile auf digitale Tools, um den Prozess zu optimieren.

Unter welchen Bedingungen sich Geschäftsreisen absetzen lassen, was bei der Reisekostenabrechnung zu beachten ist und wie der Prozess von Unternehmen und Mitarbeitenden automatisiert werden kann, erfahren Sie in diesem Beitrag. 

Wenn Mitarbeiter:innen dienstlich unterwegs sind, entstehen Kosten wie Hotelübernachtungen, Transportmittel, Verpflegung, Parkgebühren und andere Ausgaben, die anschließend vom Arbeitgeber erstattet werden können.

Je nach Unternehmen und Richtlinien wird die Erstattung der Reisekosten unterschiedlich gehandhabt. Manche Betriebe erstatten die Kosten vollständig, während andere bestimmte Ausgabenobergrenzen festlegen.

Oft müssen Mitarbeiter:innen Belege einreichen und detaillierte Ausgabenberichte vorlegen, um ihre Ansprüche geltend zu machen. Die Digitalisierung hat den Prozess der Reisekostenerstattung erleichtert, indem sie automatisierte Tools und Systeme für die Erfassung, Verwaltung und Abrechnung von Ausgaben bietet.

Der Anspruch auf Reisekostenerstattung hängt in der Regel von den Richtlinien und Vereinbarungen des jeweiligen Unternehmens ab. Allgemein gilt der Anspruch, wenn Mitarbeiter: innen im Auftrag ihres Arbeitgebers geschäftlich reisen und dabei finanzielle Aufwendungen haben. Dies kann sowohl für Angestellte als auch für Selbstständige gelten.

Es ist wichtig, dass die Reisen ausdrücklich vom Arbeitgeber genehmigt sind oder im Rahmen des Arbeitsvertrags oder einer entsprechenden Vereinbarung festgelegt wurden. Die genauen Bedingungen und Regelungen zur Erstattung von Reisekosten können in den internen Richtlinien des Unternehmens festgelegt sein, beispielsweise welche Arten von Ausgaben erstattungsfähig sind, bis zu welcher Höhe Erstattungen erfolgen und welche Nachweise bzw. Belege eingereicht werden müssen.

Bei der Reisekostenerstattung können Pauschalen für bestimmte Ausgaben wie Verpflegungsmehraufwand oder Übernachtungskosten verwendet werden. Es ist wichtig zu wissen, welche Pauschalen für welches Reiseziel und welche Dauer der Reise gelten. Da diese Pauschalen je nach Land oder Unternehmen variieren können, informieren Sie sich besser vorab über die geltenden Vorgaben.

Darüber hinaus ist es wichtig, dass Sie Belege und Nachweise für tatsächlich entstandene Kosten aufbewahren, falls die Pauschalen überschritten wurden.

Die zeitliche Regelung für die Erstattung von Reisekosten liegt nicht in einer spezifischen rechtlichen Grundlage. Es obliegt vielmehr jedem Unternehmen, diese Entscheidung individuell zu treffen.

Wenn sich ein Arbeitgeber zur Erstattung von Reisekosten verpflichtet, ist es jedoch ratsam, dies innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens zu tun – idealerweise innerhalb weniger Wochen. Um Verzögerungen zu vermeiden, ist es auch für Mitarbeiter:innen wichtig, die vorgegebenen Fristen einzuhalten.

In einigen Ländern können bestimmte Reisekosten als Unternehmer:in steuerfrei erstattet werden. Dazu gehören zum Beispiel Verpflegungsmehraufwand oder Übernachtungskosten. Es ist wichtig zu wissen, welche Reisekosten steuerfrei erstattet werden können und unter welchen Voraussetzungen. In der Regel müssen bestimmte Nachweise wie Belege und Reiseberichte erbracht werden, um eine steuerfreie Erstattung zu erhalten.

Die Reisekostenerstattung wird in der Steuererklärung in der Regel als steuerfreier Erstattungsbetrag angegeben. Es ist wichtig, die erhaltenen Erstattungen separat von den tatsächlichen Reisekosten anzugeben. Die Erstattungen müssen in der entsprechenden Anlage, wie beispielsweise der Anlage N bei der deutschen Einkommensteuererklärung, angegeben werden.

Die genaue Vorgehensweise kann von Land zu Land unterschiedlich sein. Bei Unsicherheiten ist es ratsam, sich an einen Steuerberater zu wenden, um die korrekte Angabe der Reisekostenerstattung in der Steuererklärung sicherzustellen.

In der Regel umfasst die Fahrtkostenerstattung die Ausgaben für Bahn-, Flug-, Bus- oder Taxifahrten, die im Zusammenhang mit der Dienstreise entstehen. Mitunter gelten bestimmte Regelungen, wie beispielsweise die Erstattung der Kosten für die günstigste Reisemöglichkeit oder die aktuelle Kilometerpauschale von 2023 bei der Nutzung des eigenen Fahrzeugs.

Hinweis: Nicht verwechselt werden sollte die Kilometerpauschale mit der Entfernungspauschale (auch Pendlerpauschale genannt).

Der Verpflegungsmehraufwand bezieht sich auf die Verpflegungskosten während der Dienstreise. Es gibt Pauschalen, die je nach Reisedauer und Reiseland festgelegt sind. Diese Pauschalen sollen die Mehrkosten für Verpflegung abdecken, die aufgrund der Abwesenheit von der gewohnten Arbeitsstätte entstehen.

Falls eine Übernachtung während der Dienstreise erforderlich ist, kann die Hotelrechnung im Rahmen der Reisekostenrückerstattung abgegolten werden. Hierzu zählen die Unterkunftskosten im Hotel oder anderen Unterkunftsmöglichkeiten, die im Zusammenhang mit der geschäftlichen Reise entstehen. Auch hier können Pauschalen oder die Erstattung tatsächlicher Kosten gelten.

Reisenebenkosten umfassen zusätzliche Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Dienstreise anfallen, wie beispielsweise Parkgebühren, Kosten für öffentliche Verkehrsmittel vor Ort, Kosten für Telefonate oder Internetzugang sowie Gebühren für Gepäck oder Visum. Die Erstattung dieser Reisekosten ist ebenfalls möglich, sofern sie angemessen und nachvollziehbar sind.

Für eine Reisekostenerstattung im Bewerbungsprozess sind einige allgemeine Richtlinien zu beachten. Informieren Sie sich zunächst über die Reisekostenrichtlinien Ihres Unternehmens, da diese abhängig vom Land, Unternehmen und individuellen Vereinbarungen variieren können. Wichtig ist auch, dass Sie im Vorfeld mit dem Unternehmen klären, ob eine Reisekostenerstattung angeboten wird und welche Kosten erstattungsfähig sind, wie beispielsweise Transport- und Unterkunftskosten.

In diesem Zusammenhang ist es ebenfalls relevant, dass Belege und Quittungen für die entsprechenden Reisekosten aufgehoben werden und erforderliche Nachweise bereitgelegt werden, um Ihre Ausgaben zu belegen. Klären Sie zudem das Erstattungsverfahren, einschließlich der Einreichungsart und des Zeitrahmens.

Um Missverständnisse zu vermeiden, empfiehlt es sich, direkt mit dem Unternehmen in Kontakt zu treten und alle Details im Voraus abzuklären, da die Regelungen zur Reisekostenerstattung von Unternehmen zu Unternehmen variieren können.

Anstatt den aufwendigen und fehleranfälligen manuellen Prozess der Reisekostenabrechnung zu durchlaufen, setzen Unternehmen zunehmend auf digitale Tools, um diesen Bereich zu optimieren. Lösungen wie ein digitales Ausgabenmanagement oder die Nutzung von Firmenkarten für Mitarbeitende bieten eine Vielzahl von Vorteilen, sowohl für die Mitarbeitenden als auch für die Finanzabteilung des Unternehmens.

Durch den Einsatz einer digitalen Plattform oder Software können Mitarbeitende ihre Ausgaben während der Dienstreise einfach und schnell erfassen. Dies kann durch das Hochladen von Belegen, das Scannen von Quittungen oder das manuelle Eingeben von Ausgabeninformationen erfolgen. Diese digitale Erfassung minimiert den manuellen Aufwand und reduziert potenzielle Fehler bei der Dateneingabe.

Um die Anzahl digitaler Tools für Unternehmen und Mitarbeitende möglichst übersichtlich zu halten, bietet Qonto das gesamte Finanzmanagement in einer App. Ausgaben können direkt über die mobile App erfasst und den Qonto Konten zugeordnet werden. Außerdem ermöglicht die Integration einer Buchhaltungssoftware die automatische Synchronisation von Ausgaben.

Durch die Verwendung einer Firmenkarte entfällt die Notwendigkeit, Reisekosten mit persönlichem Geld vorzustrecken und später zu erstatten. Mitarbeitende können die Karte stattdessen direkt für Reiseausgaben nutzen, was den Prozess der Kostenerstattung erheblich vereinfacht.

Firmenkarten ermöglichen es Unternehmen außerdem, Ausgabenlimits und -richtlinien festzulegen. Mitarbeitende können innerhalb dieser Grenzen agieren, was zu einer besseren Kostenkontrolle führt. Dies reduziert das Risiko von übermäßigen oder nicht genehmigten Ausgaben.

Die traditionelle Methode der Reisekostenerstattung erfordert oft zeitaufwändige Verwaltungsarbeiten wie das Sammeln von Belegen, das Ausfüllen von Erstattungsformularen und die Überprüfung durch Vorgesetzte. Mit Firmenkarten entfällt dieser Aufwand weitgehend, da Transaktionen automatisch erfasst werden und das Ausfüllen von Erstattungsanträgen entfällt.

Die traditionelle Methode der Reisekostenerstattung erfordert oft zeitaufwändige Verwaltungsarbeiten wie das Sammeln von Belegen, das Ausfüllen von Erstattungsformularen und die Überprüfung durch Vorgesetzte. Mit Firmenkarten entfällt dieser Aufwand weitgehend, da Transaktionen automatisch erfasst werden und das Ausfüllen von Erstattungsanträgen entfällt.