Verpflegungsmehraufwand

Sie befinden sich gerade auf Dienstreise? Natürlich müssen Sie sich dort auch verpflegen. In der Regel sind die Reisekosten für Unternehmer:innen wie Mitarbeitende höher als in Ihrem normalen Alltag, denn schließlich gehen Sie nicht einkaufen und kochen in den eigenen vier Wänden, sondern essen außerhalb in einem Restaurant oder einem Imbiss.

Mitarbeitende, die sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung aufhalten und sich nicht an der ersten Arbeitsstätte befinden, haben demnach durch die eigene Verpflegung Mehrkosten. Diese Kosten können Sie entweder von Ihrer Arbeitgeberin oder Ihrem Arbeitgeber erstattet bekommen oder bei der alljährlichen Einkommensteuererklärung geltend machen.

Dieser sogenannte Verpflegungsmehraufwand wird jedoch nie in kompletter Höhe erstattet. Hier gelten Pauschalbeträge. Somit müssen Sie den Verpflegungsaufwand nicht einzeln nachweisen, um eventuell einen höheren Betrag zu erhalten. Grundlage für die Berechnung ist immer, wo Sie sich befinden, ob im Inland oder Ausland und wie lange Sie an dem Ort verbleiben.

Der Verpflegungsmehraufwand bei Geschäftsreisen im Inland richtet sich nach der Dauer der Abwesenheit. Auch ist der Zeitpunkt des Reiseantritts ausschlaggebend für die Berechnung.

Fahren Sie beispielsweise auf Dienstreise, haben aber zuvor noch etwas in Ihrem Büro zu erledigen, beginnt die Abwesenheitsdauer auch erst, sobald Sie losfahren.

Auch wenn Sie von Ihrer Wohnung direkt losfahren, beginnt die Abwesenheit, sobald Sie in Ihr Fahrzeug einsteigen und sich auf den Weg machen.

• Verpflegungsmehraufwendung von mehr als 8 Stunden: Bei eintägigen Auswärtstätigkeiten, die zwischen 8 und 24 Stunden andauern, erhalten Sie eine Pauschale von 14 €.

• Verpflegungsaufwendung bei mehr als 24 Stunden: Bei mehrtätigen Auswärtsreisen erhalten Sie pro kalendertägliche Abwesenheit eine Pauschale von 24 € pro Tag.

Reisen Sie ins Ausland, gelten in puncto Verpflegungsaufwand andere Pauschalbeträge. Auch hierbei kommt es darauf an, wie lange Sie sich auf Dienstreise befinden. Übernachten Sie dort, entfällt die Mindestabwesenheitsdauer und Sie erhalten den vollen Pauschalbetrag.

Ebenfalls orientiert sich die Pauschale für den Verpflegungsmehraufwand an dem jeweiligen Land, in dem Sie sich gerade befinden. So erhalten Sie beispielsweise in Belgien für mehr als 24 Stunden 59 € pro Tag, während es in Luxemburg 63 € sind und in Norwegen sogar 80 €.

Da sich die Pauschalsätze in den einzelnen Ländern in der Regel jährlich ändern, sollten Sie sich vor Ihrer Reise schlaumachen. Die aktuellen Beträge für den Verpflegungsmehraufwand im Ausland finden Sie auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums.

Bei mehrtägigen Reisen im Inland gilt der Pauschalsatz von 28 € ab 24 Stunden Abwesenheitsdauer. Allerdings gilt diese Regelung auch nicht unbegrenzt. Hierbei kommt die gesetzliche Dreimonatsfrist (90 Tage) zum Tragen.

Diese besagt, dass Sie den Verpflegungsmehraufwand nur drei Monate geltend machen können, wenn Sie sich in dieser Zeit immer an demselben, auswärtigen Beschäftigungsort befinden. Unterbrechen Sie die Tätigkeitsdauer von vier Wochen und arbeiten wieder an Ihrem Haupteinsatzort und reisen erst dann wieder zurück, haben Sie wieder Anspruch auf die Pauschale.

Der Verpflegungsmehraufwand wird Arbeitnehmer:innen in der Regel von der Arbeitgeberin oder dem Arbeitnehmer erstattet. Dieser wird steuerfrei mit dem Nettolohn bei dem nächsten Gehalt ausgezahlt. Allerdings sind Arbeitgeber:innen gesetzlich nicht dazu verpflichtet, Ihnen den Verpflegungsmehraufwand zu vergüten.

Auch Selbstständige und Freiberufler:innen haben keine Arbeitgeberin oder einen Arbeitgeber, bei denen Sie die Mehrkosten auf Geschäftsreisen erstattet bekommen.

Daher kann der Verpflegungsmehraufwand auch mit der nächsten Steuererklärung geltend gemacht werden.

In der Regel müssen Sie in der Steuererklärung keine Nachweise über die tatsächlichen Kosten bei Ihrer Dienstreise an das Finanzamt senden. Aufbewahren sollten Sie die Belege dennoch. Vor allem, wenn Sie selbstständig sind, müssen Sie alle Dokumente zehn Jahre aufbewahren, falls das Finanzamt eine Prüfung durchführen möchte. Digitales Belegmanagement hilft Ihnen dabei, Ihre Belege platzsparend und sicher zu archivieren.

Den Verpflegungsmehraufwand müssen Sie in der Steuererklärung für die auswärtstätige Reise als Werbekosten mit dem Pauschalbetrag angeben. Denken Sie daran, dass Sie bei Reisen ins Ausland landesabhängige Pauschalsätze geltend machen können.

Dazu müssen Sie den Verpflegungsmehraufwand in der Anlage N ab Zeile 52 bei Ihrer Steuererklärung eintragen. Nutzen Sie Elster für Ihre Steuererklärung, finden Sie die passende Anlage unter den Formularen.

Seit Januar 2020 gilt bei Dienstreisen in Deutschland ein Pauschalsatz von 14 € zwischen 8 und 24 Stunden Abwesenheitsdauer und bei mehr als 24 Stunden ein Betrag von 28 €. An dieser Regelung für die Verpflegungsmehraufwendung ändert sich auch im Jahr 2023 nichts. Allerdings variieren die Pauschalsätze in den jeweiligen Ländern. Informieren Sie sich daher früh genug bei dem Bundesfinanzministerium.

Sollten Sie beruflich öfter auf Geschäftsreisen sein, sprechen Sie mit Ihrer Arbeitgeberin oder Ihrem Arbeitgeber, ob sie oder er für den Verpflegungsaufwand während Ihrer Abwesenheit aufkommen. Oftmals werden solche Regelungen bereits im Arbeitsvertrag festgehalten und dann mit dem Gehalt netto ausgezahlt.

Sollten Sie die Pauschale nicht vergütet bekommen oder sind selbstständig tätig, dann können Sie den Verpflegungsaufwand einfach in der nächsten Steuererklärung in der Anlage N ab Zeile 52 geltend machen.