Was ist ein Spesenkonto? Definition, Vorteile, Tipps

Sie möchten wissen, wie ein Spesenkonto Ihr Geschäftsleben vereinfacht? Welche Vorteile bietet es für Ihr Finanzmanagement und worauf sollten Sie bei der Wahl eines passenden Anbieters achten? In diesem Artikel liefern wir Antworten auf diese und weitere wichtige Fragen.

Spesen beschreiben Unternehmensausgaben von Mitarbeitenden, die während einer Dienstreise, also bei Auswärtstätigkeiten, entstehen. Dazu gehören zum Beispiel die Transportkosten für Flug, Mietwagen oder Kilometerpauschale, Taxi, Hotelkosten, Verpflegung, Parkgebühren, Trinkgelder, Kundenbewirtung und der Eintritt zu Events und Konferenzen.

Ein Konto zur Spesenverwaltung gibt Ihren Beschäftigten die Möglichkeit, diese Zahlungen direkt über das Unternehmen zu begleichen, ohne dass sie in Vorleistung treten müssen.

In der Buchhaltung bezieht sich der Begriff Spesenkonto auf das Buchungskonto, auf dem die Kosten ausgewiesen werden.

Mitarbeitende können die Spesen direkt über eine Firmenkreditkarte begleichen und die Belege einreichen. So erhalten sie mehr Autonomie und finanziellen Handlungsspielraum.

Die direkte Bezahlung der Reisekosten durch ein Spesenkonto erspart Mitarbeitenden den oft aufwendigen und bürokratischen Rückerstattungsprozess. Über ein individuelles Konto oder Unterkonto mit zugehöriger Firmenkreditkarte können Unternehmen die Spesen also einfacher managen und die Ausgaben den jeweiligen Mitarbeitenden und Abteilungen zuordnen.

Das spart Zeit bei der Buchhaltung und der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin behält immer den Überblick über alle Auswärtskosten.

Unternehmen können Unterkonten mit eigener IBAN und Kreditkarte nutzen, um Spesenkonten einzurichten. So lassen sich die Ausgaben verschiedener Teams einfach voneinander trennen. Bei überschaubarem Spesenmanagement, reicht auch ein einzelnes Sammelkonto.

Für große Unternehmen mit vielen Mitarbeitenden bieten sich als Firmenkreditkarten die sogenannten Corporate-Cards-Angebote an, bei denen eine unbegrenzte Anzahl an Kreditkarten inklusive ist. Hier profitieren die Unternehmen von Zusatzleistungen, Prämien und Bonusprogrammen sowie günstigeren Konditionen.

KMU und Selbstständige, die nur wenige Firmenkarten benötigen, greifen auf die Business-Cards-Angebote zurück. Dabei ist die Anzahl der inkludierten Firmenkarten limitiert.

Als Alternative zur Firmenkreditkarte lassen sich auch Prepaid-Kreditkarten nutzen. Sie basieren auf Guthabenbasis, verfügen also über keinen Kreditrahmen. Ausschließlich der aufgeladene Betrag ist verfügbar.

Aufgaben abgeben und dabei stets die Kontrolle behalten – mit den Nutzerrollen und Zugängen von Qonto ist das gar kein Problem.

Obwohl Flug und Hotel von Unternehmen oftmals im Voraus gebucht werden, entstehen den Mitarbeitenden Kosten während ihrer Auswärtstätigkeit, sofern Sie kein Konto mit Firmenkarte für ihre Spesen nutzen können. Dabei treten sie bei Taxikosten, Parkgebühren oder dem Mittagessen mit den Kund:innen in Vorleistung.

Um sich die Spesen anschließend zurückerstatten zu lassen, müssen sie eine Spesenabrechnung erstellen und die Ausgaben mithilfe von Belegen gegenüber der Arbeitgeberin oder dem Arbeitgeber nachweisen.

Nach welchem Standard die Spesenabrechnung erstellt wird, ergibt sich aus den Reisekostenrichtlinien oder in Betriebsvereinbarungen des Unternehmens. Daher stellen Arbeitgebende ihren Beschäftigten oftmals eigene Formulare zur Verfügung, in denen alle Angaben wahrheitsgemäß eingetragen werden müssen.

Da die Mitarbeitenden die Spesen von Ihrem Gehalt beglichen und bereits Lohnsteuer darauf gezahlt haben, sind die Spesen steuerfrei.

Jonglieren Sie nicht länger mit verschiedenen Tools. Dank Qonto gelingt die Spesenverwaltung digital und zentral an einem Ort. Ihr Team kann Anträge direkt in der App stellen. Sie genehmigen die Spesenabrechnungen anschließend mit wenigen Klicks. Dabei behalten Sie immer den Überblick. Zusätzlich unterstützt Qonto Sie beim Spesenmanagement durch viele praktische Funktionen und Features. Dazu gehören:

• Firmenkarten für Teams und Mitarbeitende
• Unterkonten
• Belegverwaltung

Qonto bietet eine Vielzahl an maßgeschneiderten Firmenkarten, mit denen Sie Ihr Spesenmanagement vereinfachen. Dabei haben Sie die Möglichkeit, individuelle Ausgabenlimits festzulegen und Ihren Teams Karten und Zugriffsrechte zuzuweisen.

Alle Transaktionen können Sie in Echtzeit in Ihrer Umsatzhistorie einsehen. Je nach Karte ist auch ein umfassender Versicherungsschutz inkludiert.

Durch ein Qonto Geschäftskonto mit Unterkonten lassen sich die Ausgaben Ihrer Teams einfach voneinander trennen. Jedes Unterkonto verfügt über eine individuelle deutsche IBAN , inklusive Firmenkarte.

Wenn Sie mindestens einen Smart-Plan aus unserem Solo-Angebot haben oder einen Tarifplan aus dem Team-Angebot gewählt haben, können Sie je nach Bedarf mehrere Unterkonten eröffnen.

Richten Sie Ihren Teams eigene Unterkonten ein und gewähren Sie Ihren Führungskräften mehr Autonomie bei der Budgetverantwortung, indem sie Ausgaben selbst zu genehmigen und  verwalten können.

Selbstverständlich können Sie individuelle Zugriffsrechte und Funktionalitäten für einzelne Manager:innen jederzeit anpassen und individuell steuern.

Mit der Qonto App haben Sie und Ihre Mitarbeitenden die Möglichkeit, Ihre Belege direkt nach jeder Ausgabe zu scannen und GoBD-konform zu speichern. Die Originale aus Papier können Sie ganz einfach entsorgen. Qonto archiviert und beglaubigt die Belege und ordnet sie der passenden Transaktion zu. Das lästige Sammeln von Papier-Originalen entfällt und Ihre Buchhaltung spart Zeit bei der Belegverwaltung.

Ein Spesenkonto ist eine praktische und effiziente Möglichkeit, Geschäftsausgaben zu verwalten. Es erleichtert Mitarbeitenden die Abrechnung ihrer Spesen und bietet dem Unternehmen mehr Kontrolle über Ausgaben, Budgets und die Rechnungsprüfung.