Elektronisches Fahrten­buch: Der umfassende Ratgeber 2024

Das Fahrtenbuch ist für viele Unternehmen und Selbstständige ein wichtiges Instrument, um Fahrten steuerlich korrekt zu dokumentieren und dabei Geld zu sparen. Während handschriftliche Aufzeichnungen oft mühsam und fehleranfällig sind, bieten elektronische Fahrtenbücher eine moderne, digitale Lösung: Sie erfassen Fahrdaten automatisch und erleichtern die Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben.

In diesem Artikel erfahren Sie, was ein elektronisches Fahrtenbuch ausmacht, wann es sinnvoll ist und welche Anbieter für Sie in Frage kommen könnten. Zudem werfen wir einen Blick auf die Kosten und geben praktische Tipps, wie Sie ein digitales Fahrtenbuch für effektives Ausgabenmanagement ordnungsgemäß führen. So behalten Sie nicht nur Ihre Fahrten im Blick, sondern optimieren auch Ihre Steuerlast – einfach, sicher und effizient.

Ein digitales Fahrtenbuch ist eine moderne Lösung zur lückenlosen Dokumentation von Fahrten mit einem Fahrzeug. Es erfasst automatisch relevante Daten wie Datum, Uhrzeit, Kilometerstand sowie Start- und Zielort jeder Fahrt.

Im Gegensatz zum traditionellen handschriftlichen Fahrtenbuch minimiert es den manuellen Aufwand und reduziert das Risiko von Fehlern oder vergessenen Einträgen. Zudem erleichtert es die Unterscheidung zwischen privaten und geschäftlichen Fahrten, was für die steuerliche Abrechnung von Bedeutung ist.

In Deutschland besteht keine generelle Pflicht, ein Fahrtenbuch für Firmenfahrzeuge zu führen. Allerdings müssen Arbeitnehmer:innen, die einen Firmenwagen auch privat nutzen, den daraus resultierenden geldwerten Vorteil versteuern.

Hierfür gibt es zwei Methoden:

• Pauschale 1-Prozent-Regelung
• Fahrtenbuchmethode

Letztere kann insbesondere dann vorteilhaft sein, wenn der Firmenwagen überwiegend beruflich genutzt wird, da sie eine genauere Aufschlüsselung der Fahrten ermöglicht und potenziell zu einer geringeren Steuerlast führt.

Ja, elektronische Fahrtenbücher sind in Deutschland erlaubt, sofern sie den strengen Anforderungen der Finanzbehörden genügen. Dazu gehört, dass alle Einträge die folgenden Eigenschaften gewährleisten:

• manipulationssicher
• technisch ausgeschlossen
• nachvollziehbar dokumentiert
• zeitnah erfasst (innerhalb von sieben Kalendertagen)

Wenn diese Kriterien erfüllt sind, werden elektronische Fahrtenbücher vom Finanzamt anerkannt – und Sie profitieren von einer einfachen und sicheren Möglichkeit, Ihre Fahrten steuerlich korrekt zu dokumentieren.

Sie möchten ein Fahrtenbuch nutzen und gerne elektronisch? Im Folgenden stellen wir sechs bekannte Anbieter vor, die sich in Funktionalität und Preisgestaltung unterscheiden, um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern.

• Vimcar
• PAJ GPS
• Lexware
• Webfleet
• FLEETIZE
• autologg

Mit Qonto verfügen Sie über ein Online-Geschäftskonto mit integrierter Ausgabenverwaltung. So sind Sie und Ihr Team stets optimal aufgestellt, wenn es um Unternehmensausgaben geht.

Vimcar ist ein führender Anbieter von digitalen Fahrtenbuchlösungen, der sich auf die Bedürfnisse von Unternehmen und Selbstständigen spezialisiert hat. Das System umfasst eine benutzerfreundliche Software und einen OBD-II-Stecker, der Fahrdaten wie Kilometerstände und Routen automatisch erfasst und sicher speichert.

• Bewertung: 3,9 (Trustpilot)
• Preis: ab 13,90 € / Monat
• Testphase: 30 Tage

PAJ GPS bietet ein elektronisches Fahrtenbuch, das durch seinen integrierten GPS-Tracker alle Bewegungen sicher und genau aufzeichnet. Die Fahrdaten sind bequem über App oder Web-Browser einsehbar und lassen sich für Steuerzwecke exportieren.

• Bewertung: 3,8 (Trustpilot)
• Preis: ab 5 € / Monat und einmalige Anschaffungskosten für Hardware ab 34,99 €
• Testphase: 30 Tage

Mit seinem elektronischen Fahrtenbuch richtet sich Lexware an Nutzer:innen, die eine zuverlässige und finanzamtkonforme Lösung suchen. Das System erlaubt die einfache Kategorisierung von Fahrten auf Smartphone oder PC und bietet praktische Exportfunktionen.

• Bewertung: 3,8 (Trustpilot)
• Preis: ab 24,90 € / Monat
• Testphase: 30 Tage

Webfleet kombiniert umfassendes Flottenmanagement mit einer integrierten Fahrtenbuchfunktion. Die Hardware erfasst Daten in Echtzeit und eignet sich besonders für die Verwaltung mehrerer Fahrzeuge.

• Bewertung: 2,9 (Trustpilot)
• Preis: ab 149 € / Monat
• Testphase: auf Anfrage

FLEETIZE bietet mit seiner Lösung ein Fahrtenbuchsystem, das in Kombination mit kostenloser Miethardware funktioniert. Die automatische Datenerfassung sorgt für einfache und Finanzamt-konforme Nutzung.

• Bewertung: n/a
• Preis: ab 15,80 € / Monat
• Testphase: 30 Tage

autologg überzeugt mit einer flexiblen Lösung, die mit verschiedenen Geräten genutzt werden kann. Das Fahrtenbuch erfasst alle Fahrten manipulationssicher und unterstützt bei der Finanzamt-konformen Dokumentation.

• Bewertung: n/a
• Preis: ab 12,50 € / Monat
• Testphase: 30 Tage

Behalten Sie die volle Kontrolle und Übersicht über all Ihre Kosten – mit dem Ausgabenmanagement von Qonto.

Ein digitales Fahrtenbuch bietet eine effiziente Möglichkeit, Fahrten automatisch zu erfassen und den administrativen Aufwand erheblich zu minimieren. Um jedoch sicherzustellen, dass Ihr Fahrtenbuch steuerlich anerkannt wird, müssen die Aufzeichnungen manipulationssicher und vollständig sein.

So sollten Sie vorgehen, um ein digitales Fahrtenbuch zu führen:

1. Auswahl der passenden Lösung
2. Installation und Einrichtung
3. Erfassung der Fahrten
4. Manipulationssicherheit sicherstellen
5. Regelmäßige Kontrolle und Kategorisierung
6. Datensicherung und Archivierung

Der erste Schritt zur Führung eines digitalen Fahrtenbuchs ist die Auswahl der passenden Lösung, die Ihren Bedürfnissen entspricht. Verschiedene Optionen stehen zur Verfügung, darunter:

• integrierte Navigationssysteme, die oft in modernen Fahrzeugen vorhanden sind.

• Smartphone-Apps, wie Vimcar oder Driverslog Pro 2.

• Telematik-Dienstleister, die spezielle Hardware anbieten.

Während integrierte Systeme in der Regel höhere Anschaffungskosten haben, bieten Apps eine kostengünstige Alternative ab etwa 20 € pro Jahr. Telematiklösungen hingegen kombinieren Hardware und Software für eine umfassende Erfassung ab 3 € pro Monat. Wählen Sie die Lösung, die am besten zu Ihrem Budget und Ihren Anforderungen passt.

Nach der Auswahl der idealen Fahrtenbuchlösung folgt die Installation und Einrichtung. Bei Smartphone-Apps müssen Sie sicherstellen, dass alle erforderlichen Berechtigungen, wie GPS, aktiviert sind. Telematik-Geräte erfordern die korrekte Anbringung des OBD-Steckers und dessen Synchronisation mit der Software.

Detaillierte Anleitungen des Anbieters unterstützen Sie dabei, die richtige Konfiguration vorzunehmen. Eine korrekte Installation ist entscheidend, um eine lückenlose und präzise Datenerfassung zu gewährleisten, damit Ihr Fahrtenbuch den steuerlichen Anforderungen entspricht.

Ein digitales Fahrtenbuch erleichtert die automatische Erfassung wichtiger Daten wie:

• Datum
• Uhrzeit
• Kilometerstand
• Start- und Zielort

Dennoch ist es entscheidend, dass Sie den Zweck der Fahrt – sei es dienstlich, privat oder der Arbeitsweg – manuell ergänzen. Dienstfahrten erfordern detaillierte Angaben, während bei Privatfahrten und dem Arbeitsweg vereinfachte Einträge genügen.

Achten Sie darauf, alle Fahrten innerhalb von sieben Kalendertagen zu kategorisieren, um die Anerkennung durch das Finanzamt zu gewährleisten. Diese sorgfältige Erfassung sichert die Vollständigkeit Ihrer Aufzeichnungen.

Die Manipulationssicherheit ist ein zentraler Aspekt eines digitalen Fahrtenbuchs. Die verwendete Software muss gewährleisten, dass alle Änderungen protokolliert und nachvollziehbar sind. Dies bedeutet, dass nachträgliche Anpassungen nicht ohne entsprechende Dokumentation vorgenommen werden können.

Solche Sicherheitsmaßnahmen sind erforderlich, um die Anforderungen der Finanzbehörden zu erfüllen und die steuerliche Anerkennung Ihrer Fahrtenbuchführung sicherzustellen. Wählen Sie daher eine Lösung, die diesen Aspekt gewährleistet und regelmäßig auf dem neuesten Stand gehalten wird.

Um die Genauigkeit und Vollständigkeit Ihres Fahrtenbuchs zu gewährleisten, ist eine regelmäßige Kontrolle der erfassten Daten unerlässlich. Überprüfen Sie, ob alle Fahrten korrekt kategorisiert und keine Einträge unvollständig oder fehlerhaft sind. Diese regelmäßige Kontrolle hilft, Unstimmigkeiten frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.

Eine präzise Kategorisierung ist entscheidend, um die steuerliche Anerkennung sicherzustellen und gegebenenfalls notwendige Anpassungen zeitnah vorzunehmen.

Die Datensicherung und Archivierung sind essenziell, um die langfristige Verfügbarkeit Ihrer Fahrtenbuchdaten zu gewährleisten. Speichern Sie Ihre Daten sicher und in einem digital auswertbaren Format, wie PDF, um den Anforderungen des Finanzamts gerecht zu werden. Da die Finanzbehörden diese Daten bis zu zehn Jahre rückwirkend anfordern können, ist eine zuverlässige Archivierung unerlässlich.

Nutzen Sie regelmäßig Back-ups, um Datenverlust zu vermeiden und jederzeit auf Ihre vollständigen Fahrtenbuchaufzeichnungen zugreifen zu können.

Die Kosten für elektronische Fahrtenbücher variieren je nach Anbieter und Funktionsumfang. In der Regel liegen die monatlichen Gebühren zwischen 5 € und 25 €. Einige Basisversionen sind bereits ab etwa 4 € pro Monat erhältlich, während erweiterte Funktionen höhere Gebühren mit sich bringen können. Einige Lösungen rufen jedoch Preis von bis zu 149 € aus.

Zusätzliche Hardware, wie Telematikgeräte oder GPS-Tracker, kann erforderlich sein und einmalige Anschaffungskosten von 100 € bis 290 € verursachen.

Für Unternehmen mit umfangreichen Fuhrparks oder speziellen Anforderungen können die Kosten entsprechend höher ausfallen. Es ist daher empfehlenswert, die eigenen Bedürfnisse sorgfältig zu analysieren und verschiedene Angebote zu vergleichen, um eine kosteneffiziente und passende Lösung zu finden.