Geldwerter Vorteil: Was bringt der steuerfreie Sachbezug?

Der Arbeitsmarkt hat sich gewandelt: Bewerber:innen erwarten heute mehr von ihrem Arbeitgeber oder ihrer Arbeitgeberin als die vertraglich vereinbarte Vergütung für ihre Arbeit. Diese Erwartungen erfüllen viele Unternehmen mit Sachbezügen oder Sachleistungen. Ein geldwerter Vorteil erhöht das Einkommen der Mitarbeitenden, bleibt unter bestimmten Voraussetzungen aber steuerfrei.

Ein geldwerter Vorteil ist ein Sachbezug oder eine Sachleistung, die über den reinen Arbeitslohn hinausgehen, aber nicht in Geld ausbezahlt werden. Zahlreiche Unternehmen nutzen Sachleistungen, um sich im Rahmen ihrer Employer-Branding-Strategie bei potenziellen Bewerbern und Bewerberinnen als attraktiver Arbeitgeber oder Arbeitgeberin zu positionieren.Zu diesen kostenlosen oder zumindest günstigeren Leistungen zählen bspw. ein Firmenwagen, Laptop und Smartphone, die auch privat genutzt werden dürfen, Personalrabatte oder das kostenlose Essen in der Kantine. 

Waren oder Leistungen, die ein Arbeitgeber oder eine Arbeitgeberin seinen oder ihren Mitarbeitenden vergünstigt oder kostenlos zur Verfügung stellt, gelten als geldwerter Vorteil. Diese zusätzliche Leistung gilt laut § 8 Absatz 2 des Einkommensteuergesetzes (EStG) als Einnahme und somit als steuer- und sozialversicherungspflichtiges Einkommen. Ein einfaches Beispiel: Als Unternehmer:in schließen Sie einen Vertrag mit einem Fitnessstudio, sodass Ihre Mitarbeitenden dort kostenlos oder zu einem günstigeren Preis trainieren können. Als Arbeitgeber:in zahlen Sie die gesamten Kosten bzw. die Differenz, die Ihre Mitarbeitenden tatsächlich für ihre Mitgliedschaft investieren müssten, wenn sie diese selbst finanzieren würden. So entsteht der sogenannte geldwerte Vorteil: Von dem Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin bezahlt, kommt er Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen auch privat zu Gute. Der Betrag wird ihnen zwar nicht bar ausgezahlt, sie sparen ihn aber an anderer Stelle ein.

Bis zu 50 € im Monat sind Sachbezüge grundsätzlich steuerfrei. Arbeitgeber:innen können ihren Mitarbeitenden diese Sachbezüge zusätzlich zum Arbeitslohn lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei gewähren. Zu diesen Sachbezügen zählen z.B. Tankgutscheine oder Warengutscheine.Übersteigen die Einnahmen in Form von Sachbezügen die Freigrenze, wird der volle Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig. Das Hochrechnen der Monatsbeträge zu einem Jahresbetrag ist nicht zulässig. Darüber hinaus gibt es Dienst- und Sachleistungen, die Mitarbeitende immer über ihre Lohnabrechnung versteuern müssen.

Ob sich der geldwerte Vorteil lohnt, obwohl er versteuert wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Bei der Berechnung des geldwerten Vorteils bzw. bei der Versteuerung des geldwerten Vorteils müssen Sie beachten, dass die unterschiedlichen Sachbezüge und -leistungen unterschiedlich versteuert werden und unterschiedliche Freigrenzen oder Freibeträge gelten.Beim Überschreiten eines Freibetrages zahlen Arbeitnehmer:innen Steuern und Sozialabgaben auf die Differenz, beim Überschreiten einer Freigrenze wird der Gesamtbetrag einer Sachleistung versteuert.

Zu den typischen Sachbezüge oder Sachleistungen, die als geldwerter Vorteil gelten, zählen bspw.:

Einige dieser Sachbezüge oder Sachleistungen sind unter bestimmten Voraussetzungen steuer- und sozialversicherungsfrei. Für andere gelten bestimmte Freibeträge oder Freigrenzen. Andere Leistungen und Bezüge hingegen sind grundsätzlich immer steuerpflichtig.

Grundsätzlich gilt, dass der geldwerte Vorteil als zusätzliche Einnahme zum Einkommen versteuert werden muss. Allerdings gibt es hier auch Ausnahmen von der Regel.Ein geldwerter Vorteil ist immer dann steuerfrei, wenn die Sachleistung bevorzugt den Interessen des Unternehmens dient. Gemäß § 3 des Einkommensteuergesetzes (EStG) gelten bspw. folgende Sachbezüge oder -leistungen, die zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn geleistet werden, als steuerfrei.

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Bestimmte geldwerte Vorteile müssen vom Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin versteuert werden. Allerdings gelten bestimmte Freibeträge oder Freigrenzen, bis zu denen diese Sachbezüge oder Sachleistungen steuerfrei bleiben.

Typische Sachbezüge sind Tankgutscheine oder Zuschüsse für den monatlichen Beitrag für ein Fitnessstudio. Bis zu einer Freigrenze von 50 € pro Kalendermonat bleiben diese Geldwerten Vorteile steuer- und sozialversicherungsfrei.

Essensgutscheine sowie vom Unternehmen subventioniertes Mittagessen in der eigenen Kantine gelten als geldwerter Vorteil und müssen entsprechend versteuert werden. Die Besonderheit: Der Wert darf bis zu 3,10 € höher sein als der steuerrechtlich festgelegte Betrag von 3,23 €. Die 3,10 € sind für den Arbeitnehmer und der Arbeitnehmerin steuer- und sozialversicherungsfrei. Der Differenzbetrag von 3,23 € muss versteuert werden.Alternativ können Unternehmen Essensgutscheine und vergünstigtes Kantinenessen gemäß § 40 des Einkommensteuergesetzes (EStG) auch pauschal mit 25 % versteuern.

Ein Unternehmen kann die Waren, die es herstellt und verkauft, oder Dienstleistungen, die es anbietet, seinen Mitarbeitenden zu vergünstigten Preisen anbieten. Als Bemessungsgrundlage gilt der um 4 % geminderte Endpreis einschließlich der Umsatzsteuer, zu dem das Unternehmen seine Produkte oder Dienstleistung auch seinen Kunden und Kundinnen anbietet.Der geldwerte Vorteil errechnet sich aus der Differenz zwischen dem verminderten Endpreis und dem vom Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin tatsächlich gezahlten Preis. Bis zu einem Freibetrag von 1.080 € im Jahr bleiben Personalrabatte steuer- und sozialversicherungsfrei. Die Differenz, die über den Freibetrag hinausgehen, muss vom Arbeitnehmer oder von der Arbeitnehmerin als Arbeitslohn versteuert werden. 

Mitarbeitende, die im Auftrag der Firma viel Reisen und dabei Bonusmeilen sammeln, können diese auch privat einsetzen – vorausgesetzt, der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin gestatten die private Nutzung. Auch hier gilt ein Freibetrag von jährlich 1.080 €, bis zudem die Bonusmeilen steuer- und sozialversicherungsfrei genutzt werden können. 

Maßnahmen wie sportliche Aktivitäten, Massagen oder Physiotherapien dienen im Rahmen des Gesundheitsmanagements eines Unternehmens, der Verhinderung und Verminderung von Krankheitsrisiken sowie der Förderung der Gesundheit in Unternehmen.Vorausgesetzt die Maßnahmen stehen im Zusammenhang mit einer beruflichen Belastung bleiben sie bis zu einem Betrag 600 € pro Mitarbeiter:in im Kalenderjahr steuer- und sozialversicherungsfrei. Voraussetzung ist, dass die Maßnahmen im Hinblick auf Qualität, Zweck, Ziel und Zertifizierung den Anforderungen der betrieblichen Gesundheitsförderung gemäß der §§ 20 und 20b des Fünften Buches Sozialgesetzbuch genügen. 

Typische Geschenke vom Arbeitgeber oder von der Arbeitgeberin zum Geburtstag oder Jubiläum wie Blumen, Geschenkkörbe oder Bücher bleiben pro Ereignis bis zu einer Freigrenze von 60 € steuerfrei.

Bei Betriebsveranstaltungen wie Sommerfesten oder Weihnachtsfeiern können Arbeitnehmer:innen maximal zweimal pro Jahr bis zu 110 € pro Veranstaltung steuerfrei erhalten. Übersteigen die Ausgaben diesen Freibetrag, muss der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin die Differenz versteuern und Sozialabgaben darauf zahlen. 

Gewähren Arbeitgeber:innen ihren Arbeitnehmer:innen ein zinsloses Darlehen oder ein Darlehen zu einem vergünstigten Zinssatz, muss der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin den Zinsvorteil versteuern. Das gilt aber nur für Arbeitgeberdarlehen, die über 2.600 € betragen. Bis zu dieser Grenze bleibt der Zinsvorteil steuerfrei. Ein Darlehen, das vom Arbeitgeber oder von der Arbeitgeberin zu den marktüblichen Zinssätzen gewährt wird, gilt nicht als geldwerter Vorteil und muss nicht versteuert werden.

Sofern ein Unternehmen alle Mitarbeitenden in Form von Aktien am Unternehmen beteiligt und die Vermögensbeteiligung pro Jahr unter 360 € liegt, bleiben Mitarbeiteraktien steuer- und sozialversicherungsfrei. Der geldwerte Vorteil ergibt sich aus der Differenz des Aktienwertes zum Zeitpunkt der Übertragung auf den Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin und dem Ausübungspreis, also dem Basiswert, zu dem der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin bei Ausübung seiner Aktienoption kaufen bzw. verkaufen kann. Wird der jährliche Freibetrag überschritten, werden Steuern und Sozialabgaben auf die Differenz fällig.

Zu den wohl gängigsten geldwerten Vorteilen, die grundsätzlich immer vom Arbeitnehmer oder von der Arbeitnehmerin versteuert werden müssen, zählen der Firmenwagen, der Fahrtkostenzuschuss oder die Dienstwohnung.

Das Auto ist des Deutschen liebsten Kind. Entsprechend haben Firmenwagen bei Arbeitnehmern und Arbeitnehmerinnen nach wie vor einen hohen Stellenwert. Wer seinen Angestellten ein Auto als geldwerten Vorteil überlässt, verschafft ihnen ein zusätzliches Einkommen, das der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin verteuern muss. 

Wer einen geldwerten Vorteil in Form eines Dienstwagens erhält, den er auch privat nutzt, muss die private Nutzung versteuern. Für die Berechnung gibt es zwei Möglichkeiten:

Wer die 1-Prozent-Regelung anwendet, versteuert pro Monat 1 % des Brutto-Inlandslistenpreises des Kfz. Zusätzlich werden monatlich 0,03 % des Brutto-Inlandslistenpreises pro Kilometer Wegstrecke zwischen Wohnort und Arbeitsplatz versteuert.Die pauschale Versteuerung spart im Vergleich zum Fahrtenbuch zwar Zeit, kann aber zu einer höheren Versteuerung führen. Zumal auch bei Gebrauchtwagen der Bruttoinlandslistenpreis als Besteuerungsgrundlage verwendet wird.

Beispielrechnung:

Bruttoinlandspreis des Fahrzeugs = 35.842,04 €1 % des Bruttoinlandspreises = 358,42 €+ 0,03 % pro Entfernungskilometer (20 km) = 215,05 €

Der geldwerte Vorteil, den der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin versteuern muss, beträgt 573,47 € pro Monat.

Alternativ kann ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin ein Fahrtenbuch führen. Damit das Finanzamt das Fahrtenbuch anerkennt, muss dieses stets aktuell und lückenlos gepflegt werden. Bei privaten Fahrten werden lediglich die gefahrenen Kilometer angegeben. Bei dienstlichen Fahrten müssen zusätzliche Angaben festgehalten werden:

Ob sich ein Dienstwagen als geldwerter Vorteil tatsächlich lohnt oder ob der eigene Pkw günstiger ist, können Sie mithilfe zahlreicher Rechner im Internet ermitteln.

Wird einem Arbeitnehmer oder einer Arbeitnehmerin eine Dienstwohnung in der Nähe seiner oder ihrer Arbeitsstätte vergünstigt zur Verfügung gestellt, handelt es sich um einen geldwerten Vorteil, den der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin versteuern muss. Versteuert wird aber nicht die gesamte Miete, sondern nur die Differenz zwischen der ortsüblichen Miete und der vergünstigten Miete, zu der der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin die Dienstwohnung zur Verfügung stellen.Das bedeutet: Beträgt die ortsübliche Miete laut Mietenspiegel 1.000 € im Monat und der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin überlässt diese Wohnung dem Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin für 500 € im Monat, muss der Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin die Differenz von 500 € versteuern.  

Während Zuschüsse vom Arbeitgeber und von der Arbeitgeberin für die Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel steuerfrei sind, müssen Fahrtkostenzuschüsse für Fahrten mit dem eigenen Pkw zwischen der Wohnung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin und seiner oder ihrer ersten Tätigkeitsstätte versteuert werden. Dieser Zuschuss gilt als steuerpflichtiger Arbeitslohn und wird pauschal mit 15 % über die Lohnsteuer versteuert. In der Sozialversicherung bleibt der Zuschuss allerdings beitragsfrei.

Sowohl Unternehmen als auch Angestellten profitieren von geldwerten Vorteilen. Aus Arbeitgebersicht erhöhen sie ab einer Höhe von monatlich 44 € zwar die Lohnnebenkosten. Gleichzeitig stellen die Sachbezüge aber ein gutes Argument dar, das viele im Rahmen ihres Employer Branding nutzen. 

Der geldwerte Vorteil kann eine attraktive Alternative zur Gehaltserhöhung sein. Als Arbeitgeber:in können Sie damit höhere Lohnzahlungen und damit verbundene steigende Lohnnebenkosten vermeiden und gleichzeitig Ihre Arbeitgebermarke mit zahlreichen Benefits stärken und die Bindung und Loyalität Ihrer Mitarbeitenden erhöhen.Zwar werden die einzelnen Sachbezüge unterschiedlich besteuert. Den Unternehmen entsteht dennoch kein hoher Aufwand, da die entsprechenden Prozesse meist digitalisiert ablaufen.

Für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ist der geldwerte Vorteil ein willkommener Zusatz zum Gehalt – und das unter bestimmten Voraussetzungen sogar steuer- und sozialversicherungsfrei. Die Versteuerung erfolgt automatisch mit der Lohnabrechnung, sodass ihnen dadurch auch kein zusätzlicher Aufwand – bspw. bei ihrer Steuererklärung – entsteht. Zwar wird ihnen der geldwerte Vorteil nicht bar ausgezahlt. Dank der Sachbezüge oder Sachleistungen, die sie aber auch privat nutzen können, sparen sie dennoch Kosten. 

Der geldwerte Vorteil erhöht das Einkommen der Mitarbeitenden und stellt damit eine Alternative zur Gehaltserhöhung dar, von der Arbeitgeber:innen und Arbeitnehmer:innen gleichermaßen profitieren können. Unter bestimmten Voraussetzungen sind einige der Sachbezüge oder Sachleistungen für Arbeitnehmer:innen sogar steuer- und sozialversicherungsfrei. Für andere gelten bestimmte Freibeträge oder Freigrenzen. Beträge, die darüber hinaus gehen, müssen sie über ihre Lohnabrechnung versteuern.Ob sich ein geldwerter Vorteil steuerlich lohnt, hängt also von der Art des Vorteils und seiner Höhe ab. Andere Leistungen und Bezüge wie bspw. der Firmenwagen sind grundsätzlich immer steuerpflichtig. Hier ist es für Arbeitnehmer:innen ratsam, genau zu prüfen, welcher Vorteil am Ende abzüglich Steuern und Freibeträgen tatsächlich bleibt.Trotz der Steuerpflicht kann sich der geldwerte Vorteil dennoch lohnen. Dies gilt insbesondere für Mini-Jobber oder Teilzeitkräfte, da für sie die gleichen Freibeträge gelten wie für Vollzeitkräfte.