Lohnnebenkosten als Arbeitgeber richtig berechnen

Neben dem Bruttogehalt Ihrer angestellten Mitarbeitenden zahlen Sie zusätzlich Lohnnebenkosten. Dazu zählen anteilige Beiträge zur Sozialversicherung, die Unfallversicherung sowie weitere betriebliche und tariflich festgesetzte Zulagen. Als Arbeitgeber müssen Sie die Lohnnebenkosten bei der Planung Ihrer Personalkosten berücksichtigen.

In Deutschland machen die Lohnnebenkosten im Durchschnitt rund 30 % des Bruttoverdienstes eines Angestellten aus. Damit steigen zwar die Lohngesamtkosten, gleichzeitig sichern die Lohnnebenkosten aber auch die Arbeitnehmer ab. Sie finanzieren die soziale Grundsicherung unserer Gesellschaft.

Zu den Lohnnebenkosten, die als indirekte Arbeitskosten gelten, kommen weitere Personalkosten auf Sie zu. Insgesamt müssen Sie als Arbeitgeber etwa das 1,5-fache des Arbeitgeberbruttos aufwenden, um neben den Lohnnebenkosten die gesamten Personalkosten für einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeitende zu decken.

Lohnnebenkosten sind indirekte Arbeitskosten, die der Arbeitgeber neben dem Bruttogehalt für den Arbeitnehmer oder die Arbeitnehmerin aufwenden muss. Man unterscheidet zwischen gesetzlich vorgegebenen Sozialabgaben und betrieblichen und tariflich festgesetzten Beträge. 

Den größten Teil der Lohnnebenkosten machen die Sozialversicherungsbeiträge aus. Die gesetzlich vorgegebenen Sozialabgaben gelten als Pflichtversicherung und sind ohne Ausnahme für alle Mitarbeitenden, die sich in einen versicherungspflichtigen Arbeitsverhältnis befinden, zu zahlen.

Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber zahlen dabei anteilig jeweils die Hälfte der Beiträge. Der Anteil der Arbeitnehmenden wird vom Arbeitgeber einbehalten und zusammen mit dem Arbeitgeberanteil als Gesamtsozialversicherungsbeitrag an die Krankenkasse der Mitarbeitenden weitergeleitet. Als sogenannte Einzugsstelle übernimmt die Krankenkasse die Verteilung der Beitrage auf die jeweiligen Sozialversicherungsträger.

Zu den Sozialversicherungsbeiträgen zählen die Beiträge zur:

Im Gegensatz zu allen anderen Sozialabgaben wird der Beitrag für die Unfallversicherung komplett vom Arbeitgeber übernommen. Ihr Anteil variiert je nach der Berufsgenossenschaft, der ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin bzw. die Branche, in der er oder sie arbeitet, zugerechnet wird. Die gewerblichen Berufsgenossenschaften sind nach Wirtschaftszweigen gegliedert.

Zu den verbindlichen Lohnnebenkosten für Arbeitgeber zählen auch die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall sowie die Vergütung des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin während des Urlaubs und der gesetzlichen Feiertage.

Die Höhe der gesetzlichen Sozialversicherungsbeiträge wird jährlich für alle Sozialversicherungszweige von der Bundesregierung unter Berücksichtigung der Kostenentwicklung am Arbeitsmarkt festgelegt. Der Anteil der Arbeitgeber liegt aktuell bei circa 21 % des Bruttolohns eines versicherungspflichtigen Arbeitnehmers oder einer Arbeitnehmerin.

Die gesetzlichen Krankenkassen dürfen einen Zusatzbeitrag zum allgemeinen Beitrag erheben, der ebenfalls anteilig von Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in bezahlt wird. Der Beitrag variiert je nach Krankenkasse und betrug in 2023 durchschnittlich 1,6 %. 2024 wird der durchschnittliche Zusatzbeitrag um weitere 0,1 Prozent steigen. Einen aktuellen Überblick über die Höhe der Zusatzbeiträge der jeweiligen Krankenkassen gibt es beispielsweise bei Krankenkasseninfo.de.

Weitere gesetzliche Anteile an den Lohnnebenkosten sind die Umlagen nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (U1), für das Insolvenzgeld (U2) sowie das Mutterschaftsgeld (U3).

Als variable Lohnnebenkosten zählen Sachbezüge oder Sachleistungen für die berufsbedingte Aus- und Weiterbildung, Aufwendungen für Berufsbekleidung, Umzugskosten oder Anwerbungskosten sowie Steuern auf Lohn-, bzw. Gehaltszahlungen oder Angestelltenzahl ebenfalls zu den Lohnnebenkosten eines Unternehmens.

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Die Höhe des Bruttoeinkommens, für das Sie als Arbeitgeber Lohnnebenkosten zahlen müssen, ist begrenzt. Überschreitet das Bruttogehalt diese sogenannte Beitragsbemessungsgrenze, fallen für den Bruttolohn, der die Grenze übersteigt, keine weiteren Sozialversicherungsbeiträge an.

Die Beitragsbemessungsgrenze zur Berechnung der Lohnnebenkosten 2023 für Arbeitgeber ist für die Zweige der Sozialversicherung sowie zum Teil für die alten und die neuen Bundesländer unterschiedlich: Für die gesetzliche Krankenversicherung und die Pflegeversicherung liegt sie aktuell im gesamten Bundesgebiet bei einem Bruttojahresgehalt von 59.850 € oder 4987,50 € pro Monat. Arbeitnehmer:innen, deren Gehalt über dieser Grenze liegt, haben die Wahl, in die private Krankenkasse zu wechseln. Der monatliche Höchstzuschuss des Arbeitgebers liegt damit bei 403,99  €. Für die Pflegeversicherung liegt der monatliche Höchstbeitrag bei 169,58 €.

Für die Renten- und Arbeitslosenversicherung in den alten Bundesländern liegt die Beitragsbemessungsgrenze bei 7.300 € im Monat, in den neuen Bundesländern bei 7.100 € im Monat. Der monatliche Höchstbeitrag zur gesetzlichen Rentenversicherung für Arbeitgeber und Arbeitnehmer:in lag 2023 bei 1.357,80  €. Der Beitragssatz zur Arbeitslosenversicherung liegt bundesweit bei 2,6 % des Bruttogehalts.

Minijobber:innen, Midijobber:innen und Auszubildende sind ebenfalls sozialversicherungspflichtig. Allerdings gelten für die Höhe und Zahlung der Sozialabgaben besondere Regelungen. Dennoch entstehen auch hier Lohnnebenkosten.

Minijobber:innen gelten als geringfügig entlohnte Beschäftigte. Bei ihnen kann es sich um Student:innen, Rentner:innen, Minijobber:innen in Privathaushalten oder Arbeitnehmer:innen mit einem Nebenjob handeln. Minijobber:innen dürfen monatlich bis zu 520 € steuer- und sozialversicherungsfrei verdienen. Minijobs unterliegen aber seit 2013 der Rentenversicherungspflicht. Ein Anteil von 3,6 % ihres Gehalts wird einbehalten. Allerdings können Minijobber:innen sich von der Rentenversicherungspflicht befreien lassen.

Weitere Beiträge zur Sozialversicherung übernimmt komplett der Arbeitgeber: Für Minijobber:innen zahlen sie einen Pauschalbeitrag von 13 % für die gesetzliche Krankenversicherung und 15 % für die gesetzliche Rentenversicherung. Mit Steuern, Umlagen und der Unfallversicherung kosten gewerbliche Minijobber:innen den Arbeitgeber insgesamt etwa 32 % ihres Bruttolohns.

Midijobber:innen stellen eine Art Zwischenstufe zwischen einer regulären und einer geringfügigen Beschäftigung dar. Midijobs können sowohl in Teilzeit- als in Vollzeit erbracht werden. Ihr Gehalt liegt dabei zwischen 520,01 und 2.000 € im Monat. Maßgeblich zur Berechnung der Lohnnebenkosten ist dabei der regelmäßige Arbeitslohn für einen kompletten Monat. Der Midijobber oder die Midijobberin hat Sozialversicherungsbeiträge zu leisten. Allerdings zahlen sie reduzierte Beiträge.

Der Anteil steigt mit ihrem Verdienst und erreicht bei 2.000 € die volle Beitragshöhe. Wird die Grenze von 2.000 € überschritten, gelten sie nicht mehr als Midijobber:innen und müssen den vollen Arbeitnehmeranteil an den Sozialabgaben entrichten. Als Arbeitgeber zahlen Sie unabhängig von der Höhe des Gehalts den vollen Arbeitgeberanteil an den Sozialabgaben.

Auszubildende, deren monatliche Ausbildungsvergütung 325 € oder weniger beträgt, haben keinen direkten Anteil an den Sozialversicherungsbeiträgen. Diese werden in voller Höhe von Ihnen als Arbeitgeber im Rahmen der Lohnnebenkosten übernommen. Liegt das Gehalt über 325 € im Monat müssen Azubis genau wie alle anderen gesetzlich versicherten Arbeitnehmende Sozialversicherungsbeiträge für Kranken-, Renten-, Pflege-, Arbeitslosenversicherung abführen. Diese werden dann in anteilig vom Azubi und dem Arbeitgeber übernommen.

Neben den gesetzlichen und tariflichen Lohnnebenkosten zählen auch Zusatzkosten, die durch innerbetriebliche Festlegungen und individuelle Vereinbarungen mit den Mitarbeitenden entstehen, zu den Lohnnebenkosten. Diese Kosten sind allerdings nur verpflichtend, wenn sie vertraglich festgeschrieben sind. Hier wird zwischen freiwilligen Zahlungen und geldwerten Vorteilen unterschieden. 

Freiwillige Zahlungen werden häufig in Betriebsvereinbarungen festgelegt und stehen allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu. Hierzu zählen beispielsweise 

Der geldwerte Vorteil ist eine Form der freiwilligen Vergütung, die nicht in Geld ausgezahlt wird, aber dennoch zu den Lohnnebenkosten zählt. Man spricht daher auch von Sachbezügen oder Sachleistungen. Diese Leistungen erhalten Arbeitnehmende entweder kostenlos oder zu vergünstigten Preisen. Sachwerte sind nicht immer steuerfrei. Fallen Steuern an, werden diese über die Gehaltsabrechnung versteuert.

Typische Beispiele für geldwerte Vorteile sind

Um die Lohnnebenkosten eines versicherungspflichtigen Angestellten als Arbeitgeber richtig zu berechnen, benötigen Sie die Höhe des vereinbarten Bruttogehalts, seine Steuerklasse, Angaben zum Bundesland, Kirchensteuerpflicht und möglichen Kinderfreibeträgen.

Dieses Rechenbeispiel bezieht sich auf die Lohnnebenkosten eines Arbeitnehmenden in Berlin, der kinderlos und gesetzlich krankenversichert ist, Steuerklasse 1 hat, keine Kirchensteuer zahlt und einen Bruttoarbeitslohn von monatlich 4.900 € erhält. Als Arbeitgeber müssen Sie in diesem Fall noch 1.025,32 € an Sozialabgaben zum Bruttomonatsgehalt in Ihrem Personal-Budget für diesen Mitarbeitenden einplanen.

Je nach dem, welche weiteren variablen und freiwilligen Leistungen Sie mit Ihren Angestellten vereinbart haben, steigen die Lohnnebenkosten noch weiter.

Bei einem gewerblichen Minijobber, der 450 € im Monat verdient, müssen Sie etwa 142,20 € an Sozialabgaben einplanen:

Lohnnebenkosten führen für Sie als Arbeitgeber zu einer Verteuerung der Arbeitskraft. In Deutschland müssen Sie im Durchschnitt mit rund 30 % des Bruttoverdienstes rechnen, den Sie neben Bruttogehalt eines Mitarbeitenden in Ihrem Personal-Budget berücksichtigen müssen. Diese Verteuerung kann dazu führen, Sie als Unternehmer davon abzuhalten, neue Mitarbeitende einzustellen.

Eine der Auswirkungen hoher Lohnnebenkosten, ist die Scheinselbstständigkeit. Um die Pflicht zur Zahlung der Sozialabgaben zu umgehen, verzichten manche Unternehmen auf die Einstellung neuer Mitarbeitende und beschäftigen dafür Selbstständige. Solange ein Selbstständiger nicht exklusiv für einen Arbeitgeber tätig ist und weitere Auftraggebende hat, ist das eine gute Alternative, um Personalkosten zu sparen. Schlägt der Selbstständige die Kosten nicht auf seine Angebote auf, können Sie so bis zu einem Viertel der Kosten pro Mitarbeiter:in einsparen.

Doch Vorsicht: Arbeitet ein Selbstständiger exklusiv für Sie, widmet Ihnen seine gesamte Arbeitszeit und hat keine weiteren Auftraggebenden, greift die Sozialversicherungspflicht bei dieser Art von Beschäftigung in voller Höhe. Es drohen Geldstrafen und die Behörde kann von Ihnen verlangen, den Selbstständigen in ein Angestelltenverhältnis zu übernehmen. Zusätzlich werden Sie verpflichtet, rückwirkend Sozialabgaben zu zahlen.

Entstanden sind die Lohnnebenkosten als ein Weg zur sozialen Absicherung von Arbeitnehmenden. Damit ist nicht mehr jeder Einzelnen für seine Absicherung bei Arbeitslosigkeit oder Krankheit verantwortlich und muss auch nicht zwingend selbst Geld für die Rente zurücklegen. Allerdings handelt es sich hierbei lediglich um eine Grundabsicherung. Es empfiehlt sich daher, zusätzlich zur gesetzlichen Sozialversicherung auch privat Vorsorge zu treffen.

Als Arbeitgeber sind Sie per Gesetz zur Zahlung von Lohnnebenkosten, insbesondere zur Zahlung von Sozialabgaben verpflichtet. Darüber hinaus können Sie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aber auch mit freiwilligen Zahlungen zusätzlich absichern.

Viele Unternehmen nehmen die freiwilligen Lohnnebenkosten in Kauf und nutzen sie im Recruitment als Argumente, um neue Mitarbeitende zu gewinnen. Leistungen wie Aus- und Weiterbildungsmaßnahmen, das Bereitstellen von Firmenwagen oder die Zahlung von Weihnachtsgeld erleichtern Bewerber:innen die Entscheidung für Sie als neuen, attraktiven Arbeitgeber und motivieren gleichzeitig Ihre Angestellten, sich langfristig an Ihr Unternehmen zu binden.

Für Arbeitnehmende ist die progressive Wirkung der Lohnnebenkosten von großer Bedeutung. Niedrige Löhne werden prozentual stärker mit Nebenkosten belastet als hohe Löhne, im Vergleich zur Einkommenssteuer, bei der höhere Gehälter auch mit höheren Steuersätzen belastet werden, bei der Berechnung der Lohnnebenkosten alle Löhne und Gehälter mit demselben Steuersatz belastet werden.