Mitarbeiterkarten: 10 Vorteile für Ihr Team

Ein Geschäftskonto, das ausschließlich von einer Person genutzt und verwaltet werden darf, geht am Bedarf von Start-ups und kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) vorbei. Mangelnde Flexibilität bei Bezahlprozessen und ein hoher Verwaltungsaufwand kosten zu viel Zeit und belasten unnötig das Budget. Die Lösung: eigene Mitarbeiterkarten. Denn bereits bei der Gründung sollten Sie auf das Wachstum Ihres Unternehmens vorbereitet sein und sich frühzeitig Gedanken über ein effizientes Finanzmanagement machen.

Die Lösung ist ein Online-Geschäftskonto, das von mehreren Mitarbeitenden genutzt werden kann.

Sie können der gesamten Belegschaft Onlinezugänge einrichten und sie mit eigenen Business-Debitkarten ausstatten. Damit sind Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen deutlich flexibler. Sie erleichtern obendrein dem Finanzteam die Arbeit und behalten dabei jederzeit den Überblick und die volle Kontrolle über die Finanzen Ihres Unternehmens.

Ihre Teamleiter und Teamleiterinnen tragen nicht nur die fachliche Verantwortung, sondern in der Regel auch die Verantwortung für das Budget. Dieser Verantwortung können sie am besten gerecht werden, indem Sie ihnen die volle Handlungsfreiheit für die jeweilige Abteilung einräumen. Statten Sie sie dazu mit eigenen Zugängen zum Geschäftskonto inklusive der eigenen Karte für Ihr Geschäftskonto aus. So sind Ausgaben eindeutig einer Abteilung zuzuordnen und Ihre Teamleiter und Teamleiterinnen sind befugt, das Budget eigenständig zu verwalten. Zudem wird es Ihnen durch klar definierte Zugangsrechte ermöglicht, dass jeder Mitarbeiter und jede Mitarbeiterin des Teams nur die jeweils eigenen Transaktionen einsehen können und nicht den gesamten Zahlungsverkehr des Unternehmens.

Das Zahlungslimit einer einzelnen Karte für Ihr Geschäftskonto liegt bei monatlich maximal 50.000 Euro. Dieses Limit ist schnell aufgebraucht, wenn alle Zahlungen über eine einzige Karte laufen. Benötigt Ihr Unternehmen mehr finanziellen Spielraum, können Sie sich diesen verschaffen, indem Sie Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit eigenen Karten für das Geschäftskonto ausstatten: Mit jeder weiteren Karte können Sie das Gesamtlimit für das Geschäftskonto erhöhen und somit mehr Geld ausgeben. Das Limit für jede Karte wird dabei individuell von Ihnen festgelegt und kann jederzeit in Echtzeit angepasst werden.

Bei Geschäftsessen oder im Rahmen von Kundenterminen fallen schnell hohe Kosten für die Bewirtung an. Um zu vermeiden, dass Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen dadurch hohe Barauslagen entstehen, die sie sich in einem langwierigen und aufwendigen Erstattungsprozess wiederholen müssen, statten Sie sie einfach mit ihren eigenen Debitkarten aus, insbesondere, wenn sie häufig Kundenkontakte pflegen. Und mit einer digitalen Notiz weiß die Buchhaltung direkt, welcher Kunde oder welche Kundin beim Geschäftsessen bewirtet wurde.

Büromaterial, Getränke oder Kekse für Kundenmeetings – in der Regel erfolgt der Einkauf für die Firma gemeinsam in einer Sammelbestellung. Es fehlt aber immer wieder mal eine Kleinigkeit, die schnell zwischendurch besorgt werden muss. Schicken Sie einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin mit der Firmenkarte los, brauchen er oder sie die PIN, den Online-Zugang sowie TANs zur Bestätigung einer Transaktion. Die Weitergabe dieser Daten ist weder erlaubt noch sicher. Im Zweifel ist unklar, welcher Mitarbeiter oder welche Mitarbeiterin die Karte für welche Zahlungen genutzt hat. Um Transaktionen sauber nachzuvollziehen und das Haftungsrisiko zu begrenzen, sind Mitarbeiterkarten die beste und vor allem sicherste Möglichkeit.

Ihr Finanzteam hat die Aufgabe, alle Geschäftsvorfälle Ihres Unternehmens lückenlos, zeitlich und sachlich zu sortieren und mithilfe von Belegen zu dokumentieren sowie geordnet aufzuzeichnen. Diese Aufgabe können Sie ihnen deutlich erleichtern. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die über ihren eigenen Zugang zum Geschäftskonto verfügen, können alle durchgeführten Transaktionen mit Notizen, beispielsweise über den Grund einer Transaktion, versehen oder Transaktionen auch direkt bestimmten Kategorien zuordnen. Das spart Ihrem Finanzteam erheblich Zeit bei der sauberen Zuordnung von Buchungen.

Darüber hinaus findet die gesamte Finanzverwaltung ausschließlich in einer Anwendung statt. Sobald Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Quittungen in Ihrem Online-Geschäftskonto hochgeladen haben, kann sich das Finanzteam die Belege mit nur einem Klick herunterladen. Die Quittungen werden automatisch mit den Transaktionen im CSV-Download abgeglichen. Der manuelle Abgleich sowie langes Suchen in unendlich vielen E-Mails gehören damit der Vergangenheit an.

Wer sich für ein Online-Geschäftskonto mit automatisierter, integrierter Buchhaltungssoftware beispielsweise von lexoffice entscheidet, spart sogar noch mehr Zeit: Rechnungen erstellen und versenden, Zahlungen automatisch abgleichen und Transaktionen, die in Echtzeit synchronisiert werden, erleichtern Ihnen die Buchführung um eine Vielfaches und Sie behalten jederzeit Ihre Finanzen im Blick.

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Eine saubere Finanzbuchhaltung ist nicht nur für Ihr eigenes Wirtschaften wichtig. Sie müssen jederzeit in der Lage sein, Behörden, Gerichten oder Wirtschaftsprüfern Zugang zu lückenlos geführten Büchern zu ermöglichen. Im Falle einer Buchprüfung muss Ihre Buchführung einfach nachzuvollziehen sein. Auch hier profitieren Sie von dem Einsatz von zusätzlichen Mitarbeiterkarten: Alle Ausgaben Ihrer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind transparent und anhand der eingescannten Belege entsprechend dokumentiert und zuordenbar.

Auf Basis Ihrer Buchführung setzt das Finanzamt die Höhe Ihrer Steuern fest. Jetzt macht sich Ihre Entscheidung, alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit eigenen Karten auszustatten besonders bezahlt. Dank der sauberen Dokumentation aller finanziellen Transaktionen herrscht konstant Ordnung in Ihrer Buchführung. Die Unterlagen für Ihren Steuerberater oder Steuerberaterin sind schnell und ohne viel Zeitaufwand zusammengestellt. Und bei Nachfragen finden Sie mithilfe vorgegebener Kategorien schnell alle Vorgänge zu einer Transaktion.

Sie benötigen in der Gründungsphase weitere Mittel, um Ihr Unternehmen zu finanzieren? Für Gespräche mit Investoren und Investorinnen oder einen Antrag auf staatliche Fördermittel benötigen Sie den aktuellen Stand Ihrer Finanzen? Kein Problem. Sie behalten jederzeit die volle Kontrolle und den Überblick über Ihre Finanzen. Sie bestimmen, welche Zugriffsrechte einzelne Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erhalten. Sobald ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin eine Transaktion durchführt, können Sie sich per Push-Benachrichtigung über Kontobewegungen informieren lassen. Dabei brauchen Sie sich auch keine Sorgen um Ihr Budget machen: Legen Sie einfach individuelle Kartenlimits fest. So gehen Sie auf Nummer sicher, dass ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin nicht mehr als den von Ihnen festgesetzten Betrag ausgibt. Transaktionen innerhalb Ihres Unternehmens werden so unabhängig, aber gleichzeitig kontrolliert durchgeführt. Als Administrator:in können Sie oder damit betraute Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen jederzeit online die Nutzung des Kontos einsehen, Ein- und Ausgaben nachvollziehen und bei Bedarf regulieren.

Wer häufig geschäftlich unterwegs ist, kennt die oft langwierigen Prozesse, die mit der Planung, Buchung und Abrechnung von Reisen verbunden sind. Mit eigenen Mitarbeiterkarten können Sie diese Prozesse deutlich einfacher gestalten. Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können eigenständig Hotelbuchungen durchführen sowie Flugtickets und Fahrkarten kaufen. Unterwegs nutzen sie einfach die Mitarbeiterkarten, um beispielsweise Taxifahrten, Karten für den öffentlichen Nahverkehr oder die Verpflegung zu bezahlen. So müssen Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen auf Reisen keine Kosten von ihren privaten Konten auslegen. Die auf der Reise entstandenen Kosten sind ihnen eindeutig zuzuordnen und der Aufwand, Reisekosten zu erstatten, entfällt.

Eigene Mitarbeiterkarten vereinfachen nicht nur das Reisen. Sie erleichtern auch die Reisekostenabrechnung für Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ganz erheblich. Alle Zahlungen erfolgen online. Im Anschluss erhalten sie per Push-Benachrichtigung eine Erinnerung, ihre Belege unmittelbar nach Durchführung einer Transaktion einzuscannen. Über die App können sie ihre Quittungen unterwegs sofort hochladen und für mehr Übersichtlichkeit mit entsprechenden Kategorien kennzeichnen. Die gesamte Spesenverwaltung erfolgt digital, was Ihnen die Buchhaltung erheblich vereinfacht: Sowohl das lästige Ausfüllen von Tabellen, der Erstattungsprozess als auch die Zuordnung von Papierrechnungen entfallen.

Ein Firmenkonto, das von Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen genutzt werden kann, ist die Lösung für alle Unternehmer, die ihrem gesamten Team mehr finanzielle Freiheiten einräumen wollen, ohne dabei den Überblick über die Finanzen zu verlieren. Richten Sie für mehrere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen Onlinezugänge ein und statten Sie sie mit individuellen Berechtigungen und ihren eigenen Debitkarten aus. Sie verschlanken damit Ihre Unternehmensprozesse ganz erheblich und entlasten sich sowie Ihr Finanzteam. Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden Ihnen das Vertrauen, das Sie ihnen entgegenbringen und die neu gewonnene Flexibilität danken.