Versteuerung von Geschenken an Geschäftspartner:innen

Firmengeschenke beleben das Image und verbreiten Freude bei Angestellten, Kundinnen und Kunden sowie bei Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern. Aber sind Geschenke steuerlich absetzbar? Alles Wissenswerte rund um die Versteuerung von Geschenken.

Ein Fläschchen Wein, Lebkuchen zu Weihnachten, Präsente zu Geburtstagen oder Pralinen – kleine Geschenke sind nicht nur im privaten Umfeld eine freundliche Geste, sondern auch in der Unternehmenspraxis sehr angesehen. Schließlich möchte man bei Kundinnen und Kunden sowie bei Geschäftspartnerinnen und Geschäftspartnern in Erinnerung bleiben oder sich einfach für die gute Zusammenarbeit bedanken. Auch Geschenke an Mitarbeiter:innen werden von Unternehmen aus Wertschätzung gerne vergeben.

Aus steuerlicher Sicht sind Geschenke an Geschäftspartner:innen oder Mitarbeiter:innen ein komplexes Themenfeld. So stellen sich Schenker:innen die Frage, ob die Geschenke steuerlich absetzbar sind und als Betriebsausgabe geltend gemacht werden können. Auch Beschenkte sind sich oft nicht sicher, ob die Zuwendungen als Einnahmen zählen oder nicht.

Grundsätzlich wird bei der Besteuerung unterschieden, ob Sie Geschenke an Geschäftspartner:innen verteilen oder Geschenke an Mitarbeiter:innen.

Für Geschäftspartner:innen sowie für Kundinnen und Kunden sind Geschenke steuerlich absetzbar. Sie werden als Betriebsaufgaben geltend gemacht. Das gilt aber nur, solange der Wert 35 Euro pro Person und Jahr nicht übersteigt. Andernfalls ist der gesamte Betrag nicht mehr als Betriebsausgabe absetzbar und Geschenke sind nicht mehr abzugsfähig.

Eine Sonderregelung gilt für Geschenke an Geschäftspartner:innen, die nicht privat, sondern nur geschäftlich genutzt werden können. Ein Beispiel wäre unter anderem Spezialwerkzeug für Handwerker:innen, ein Softwareprogramm oder sogar Computer für Informatiker:innen oder Büroequipment. Hierbei werden Geschenke abzugsfähig, auch wenn die 35 Euro (ggf. 50 EUR ab 2024) Grenze überschritten ist.

Grundvoraussetzung ist allerdings, dass keine Gegenleistung dafür verlangt wird, sondern das Geschenk einfach nur eine nette Geste und eine unentgeltliche Zuwendung darstellen.

Beschenkte müssen das Geschenk wie eine Einnahme versteuern. Das kann im Zweifel Unmut verursachen und Geschäftspartner:innen durch die zusätzliche Ausgabe in eine schwierige Situation bringen. Daher besteht laut § 37b Einkommensteuergesetz (EstG) die Möglichkeit, alle Geschenke an Geschäftspartner:innen freiwillig mit einem Pauschalsteuersatz von 30 % plus Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer zu versteuern. Die Bemessungsgrundlage der Pauschalsteuer ist immer der Bruttowert.

Allerdings kann der Pauschalsteuersatz für Geschenke an Geschäftspartner:innen sowie an Kundinnen und Kunden nicht nur bei einzelnen Personen angewandt werden, sondern muss bei ausnahmslos allen Zuwendungen zum Tragen kommen. Zudem sind Sie dazu verpflichtet, die Beschenkten über die Versteuerung zu informieren, damit diese nicht doppelt gezahlt werden.

Kleine Geschenke an Mitarbeiter:innen sind in vielen Unternehmen Standard. Ob zur Geburt eines Kindes, zum eigenen Geburtstag, als Gruß an den Feiertagen oder als Wertschätzung. Unternehmen können Sachleistungen, unabhängig des Wertes, immer als Betriebsausgabe geltend machen.

In manchen Unternehmen werden monatliche Geschenke an Mitarbeiter:innen vergeben, die als Sachzuwendungen mit einem Wert unter 44 Euro steuer- und sozialversicherungsfrei bleiben. Das können Gutscheine für ein Fitnessstudio sowie Tankgutscheine oder die monatliche Fahrkarte für den öffentlichen Nahverkehr sein.

Eine andere Regelung tritt bei Geldgeschenken ein. Diese sind nie steuerfrei und werden immer mit dem Arbeitslohn versteuert.

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Egal ob Geschenke an Geschäftspartner:innen oder Kundinnen und Kunden, bei der Buchhaltung muss jede Zuwendung gesondert gekennzeichnet werden. Dabei ist der Anlass, die Begünstigten und der Wert zu dokumentiert, damit die Beschenkten eindeutig zugeordnet werden können.

Für Unternehmen bedeutet das je nach Betriebsgröße mehr Aufwand. Wenn zum Beispiel in einem großen Unternehmen von mehreren Hunderten Mitarbeitenden Weihnachtspräsente ausgehändigt werden, müssen Warenwert, Anlass und Angestellte detailliert im Rahmen der Buchführung aufgelistet werden.

Während größere Firmen in der Regel eine eigene Buchhaltung besitzen und Mitarbeiter:innen beschäftigen, die sich um die Dokumentation und Aufarbeitung der Belege kümmern, können kleinere Betriebe, die ihre Buchhaltung selbst vornehmen, an ihre Grenzen kommen.

Daher ist jedem Unternehmen eine Buchhaltungssoftware zu empfehlen, mit der die Ablage und Archivierung der Belege schneller, effizienter, sicherer und einfacher abläuft. Auch Geschenke an Kundinnen und Kunden, Mitarbeiter:innen und Geschäftspartner:innen können in wenigen Schritten gekennzeichnet und archiviert werden.

Damit die Geldbewegungen eines Unternehmens klar mit den privaten Ausgaben getrennt werden können, ist zudem ein Geschäftskonto immer von Vorteil. Die Kontomodelle von Qonto bieten nicht nur ein flexibles Banking, sondern können problemlos mit der Buchhaltungssoftware synchronisiert werden. Das vereinfacht nicht nur die gesamte Buchführung, sondern sorgt auch für eine lückenlose und fehlerfreie Dokumentation der Geschäftsprozesse.

Wer seinen Mitarbeitenden oder Geschäftspartner:innen eine Freude machen und in Erinnerung bleiben möchte, der kann hin und wieder besondere Präsente verteilen. Unternehmen haben ein Wahlrecht, wie sie Geschenke steuerlich absetzen möchten. Dabei gibt es Unterschiede, wen das Unternehmen beschenkt. Bleibt der Wert unter der Grenze, können sie Zuwendungen als Betriebsausgaben geltend gemacht werden. Auch ein Pauschalsteuersatz von 30 % ist möglich.

Welche Geschenke versteuert werden müssen, ist im § 37b des Einkommensteuergesetzes (EstG) festgehalten. Steuerberater:innen sind in diesem Fall die besten Ansprechpartner:innen, wenn Fragen aufkommen sollten und Sie nicht sicher sind, wie Sie Geschenke an Geschäftspartner:innen und Mitarbeiter:innen versteuern sollten.

Festzuhalten ist jedoch, dass mit einer Buchhaltungssoftware und einem Online-Geschäftskonto wie denen von Qonto die Buchhaltung um ein Vielfaches zeitsparender und nervenschonender gelingt. Denn jede geschäftliche Zuwendung muss dokumentiert und für das Finanzamt archiviert werden. Sonst drohen im Zweifel hohe Nachzahlungen.