Fahrtenbuch-App: Unser Ratgeber für die richtige Wahl 2025

Die steuerlichen Anforderungen rund um das Thema Dienstwagen können sehr komplex sein. Wer hier, gerade bei einem größeren Fuhrpark, alles per Hand nachhält, investiert in vielen Fällen mehr Zeit als nötig.

Abhilfe kann hier eine moderne Fahrtenbuch-App schaffen. Mit ihrer Hilfe werden alle Fahrten automatisch erfasst. So sehen Nutzer:innen immer genau, wie hoch beispielsweise der Anteil an geschäftlichen Fahrten pro Monat ist.

Der folgende Artikel beschäftigen sich mit den Vorteilen eines digitalen Fahrtenbuchs als App im Rahmen Ihrer Ausgabenverwaltung und worauf man bei der Suche nach einem Anbieter achten sollte. Zudem stellen wir sieben Anbieter etwas genauer vor und vergleichen sie in verschiedenen Kategorien miteinander.

Mit einer Fahrtenbuch-App können Nutzer:innen die Fahrten eines Fahrzeugs entweder automatisch erfassen oder manuell eintragen.

Erfasst werden alle relevanten Informationen wie:

• Start- und Zielort
• Datum und Uhrzeit
• Kilometerstand

Zudem lässt sich der Zweck der Fahrt angeben. So können private und geschäftliche Fahrten, etwa für die steuerliche Abrechnung, klar voneinander getrennt werden.

Die Lösungen sind effizient, rechtssicher und einfach zu bedienen. Es empfiehlt sich, nur eine App zu wählen, die vom Finanzamt anerkannt ist. In diesem Fall werden die Daten manipulationssicher gespeichert und können im Rahmen einer Prüfung schnell bereitgestellt werden.

Viele Anbieter setzen auf GPS, um jede Fahrt automatisch zu erfassen. Die Daten lassen sich anschließend direkt an die Steuerberatung übermitteln.

Ein elektronisches Fahrtenbuch ist mehr als nur ein digitales Notizbuch. Die App spart Zeit, reduziert Fehler und sorgt für eine rechtssichere Dokumentation aller Fahrten. Unternehmen und Selbstständige profitieren vor allem in diesen Bereichen:

• Steuerliche Vorteile nutzen: Eine präzise Fahrtenaufzeichnung kann die Steuerlast senken, insbesondere wenn die Fahrtenbuchmethode günstiger ist als die 1-Prozent-Regel.

• Zeit im Arbeitsalltag sparen: Start- und Zielort, Datum, Uhrzeit und Kilometerstand werden automatisch erfasst – kein manuelles Mitschreiben mehr.

• Fehler und Nacharbeiten vermeiden: Automatisierte Datenerfassung reduziert Übertragungs- und Rechenfehler, die bei handschriftlichen Fahrtenbüchern häufig auftreten.

• Finanzamtkonforme Dokumentation: Anerkannte Apps speichern alle Daten manipulationssicher, sodass sie jederzeit bei einer Betriebsprüfung vorgelegt werden können.

• Individuelle Auswertungen: Fahrten lassen sich filtern, nach Fahrzweck ordnen oder nach Fahrer:innen auswerten – hilfreich für Kostenkontrolle und Reporting.

• Ortsunabhängiger Zugriff: Dank Cloud-Speicherung können Sie Fahrtenbuchdaten jederzeit über Smartphone, Tablet oder Desktop abrufen und mit der Steuerberatung teilen.

Gerade bei mehreren Firmenfahrzeugen oder häufigen Dienstfahrten macht sich der Einsatz einer digitalen Fahrtenbuchlösung schnell bezahlt in gesparter Zeit und in optimierten Steuerergebnissen.

Wenn Sie Ihr Fahrtenbuch per App führen, sollten Sie im ersten Schritt sicherstellen, dass sie den Anforderungen des Finanzamts entspricht. Nur so ist gewährleistet, dass die Aufzeichnungen bei einer Prüfung anerkannt werden. Darüber hinaus gibt es Funktionen, die den täglichen Einsatz deutlich einfacher machen:

• Automatische Fahrtenerkennung per GPS oder OBD-Stecker, damit alle relevanten Daten ohne manuellen Aufwand erfasst werden.

• Kategorisierung von Fahrten in geschäftlich, privat oder Arbeitsweg für eine klare Trennung und bessere Übersicht.

• Manipulationssichere Speicherung, damit nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind und die App GoBD-konform bleibt.

• Exportfunktionen in gängige Formate zur einfachen Weitergabe an die Steuerberatung oder für die eigene Auswertung.

• Fahrzeugverwaltung für Unternehmen mit mehreren Fahrzeugen oder Fahrer:innen, um den Überblick im Fuhrpark zu behalten.

• Kilometerstandsverlauf zur Nachverfolgung von Fahrleistungen und zur Vermeidung von Unstimmigkeiten.

• Einfache Bedienung mit einer klar strukturierten Benutzeroberfläche, die auch bei häufiger Nutzung Zeit spart.

Zusätzlich sollte die App die gesetzlichen Archivierungspflichten erfüllen und die Daten für mindestens zehn Jahre sicher speichern. So sind Sie bei einer Betriebsprüfung jederzeit vorbereitet.

Der Markt für digitale Fahrtenbücher ist groß und die Auswahl entsprechend vielfältig. Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, haben wir einige der bekanntesten Anbieter zusammengestellt und deren Funktionen und Preise zusammengefasst.

• MileIQ
• Vimcar
• AutoLogg
• Lexware Fahrtenbuch
• Fleetize
• Logpit
• Driverslog Pro

Die App von MilelQ wurde vor allem für kleinere Unternehmen, Start-ups und Selbstständige konzipiert. Mit ihrer Hilfe können Dienstfahrten steuerlich korrekt erfasst werden. Im Gegensatz zu vielen anderen Anbietern steht hier sogar eine kostenlose Option zur Verfügung.

• Bewertung: 4,6 (Trustpilot)
• Preis: ab 0 € für bis zu 40 Fahrten / Monat
• Funktionen: u.a. automatische Erfassung aller Fahrten, Klassifizierungsmöglichkeiten in geschäftlich und privat, umfassende Fahrtenberichte, Verwaltung mehrerer Fahrzeuge, automatische Berichterstattung

Die App Vimcar wurde vor allem für Unternehmen und Selbstständige konzipiert. Mit ihr können Sie Dienstfahrten einfach und lückenlos erfassen und private Fahrten klar abgrenzen.

• Bewertung: 3,9 (Trustpilot)
• Preis: ab 13,90 € / Monat
• Funktionen: u.a. automatische Fahrtenerfassung, staatlich anerkannt, Verwaltung mehrerer Fahrer:innen und Fahrzeuge möglich, Exportfunktion, Auswertungen und Reports

Die App AutoLogg wird sowohl von Selbstständigen als auch von größeren Unternehmen genutzt. Das Einstiegspaket richtet sich vor allem an Kund:innen, deren Fuhrpark vergleichsweise überschaubar ist.

• Bewertung: 3,5 (Trustpilot)
• Preis: ab 12,50 € / Monat
• Funktionen: u.a. automatische Fahrdatenerfassung, Zuordnungen, zum Beispiel in geschäftlich und privat, definierte Arbeitswege erscheinen separat im Bericht, Mischfahrten möglich

Das Lexware Fahrtenbuch zeichnet sich durch eine einfache Bedienung und eine intuitive Oberfläche aus. Für Bestandskund:innen gelten niedrigere Preise als für Neukund:innen.

• Bewertung: 3,3 (Trustpilot)
• Preis: ab 24,90 € / Monat
• Funktionen: u.a. automatische Fahrtenerfassung, Kategorisierungsmöglichkeiten in privat und geschäftlich, revisionssicher, Exportfunktionen für die Übermittlung an das Finanzamt, kompatibel mit iOS und Android, auch als Web App nutzbar

Die Fahrtenbuch App von Fleetize richtet sich vor allem an Unternehmen und an Menschen, die viel mit ihrem Fahrzeug unterwegs sind. Die Fahrten werden automatisch erfasst.

• Bewertung: n/a
• Preis: ab 18,50 € / Monat
• Funktionen: u.a. automatische Erfassung von Abfahrt und Ankunft, Datenübertragung per GSM-Mobilfunk, fälschungssicher, Exportmöglichkeiten an das Finanzamt

Logpit wurde vor allem für mittelgroße bis große Unternehmen entwickelt. Die App bietet eine automatische Fahrtenerfassung und umfangreiche Funktionen.

• Bewertung: n/a
• Preis: ab 85 € für die 1-Monat-Lizenz für 25 Fahrzeuge
• Funktionen: u.a. automatische Fahrtenerfassung, finanzamtkonformer Übertrag, Echtzeit-Übersicht aller Fahrzeuge, unterstützt durch verschiedene GPS-Tracker

Driverslog Pro ist vor allem für seine präzise Erfassung per GPS bekannt. Diese Fahrtenbuch App wird sowohl von Privatpersonen als auch von Gewerbetreibenden genutzt.

• Bewertung: n/a
• Preis: 0 € für private und ehrenamtliche Zwecke
• Funktionen: u.a. GPS-basierte automatische Fahrtenaufzeichnung mit Start- und Stopp-Erkennung, zeigt die Tankstellenpreise an, steuerlich anerkannte Berichte, Backup via Cloud

Qonto bietet in seinem Online-Firmenkonto zwar kein klassisches Fahrtenbuch an, jedoch profitieren Nutzer:innen von einem integrierten Ausgabenmanagement mit präziser Ausgabenkontrolle und Spesenverwaltung.

Einige Anbieter zeigen, dass ein Kfz-Fahrtenbuch nicht zwingend mit laufenden Kosten verbunden sein muss. Driverslog Pro etwa bietet eine kostenlose App für private und ehrenamtliche Nutzer:innen an. Die meisten anderen Lösungen sind zwar kostenpflichtig, bieten jedoch häufig eine kostenlose Testphase oder eine eingeschränkte Gratisversion an.

Ein genauer Vergleich lohnt sich: So finden Sie die App, die zu Ihren Anforderungen passt – ob als kostenlose Basisversion oder als Premium-Variante mit zusätzlichen Funktionen.

Das Finanzamt erkennt nur die Fahrtenbücher an, die auch den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Wichtig ist vor allem, dass:

• die Fahrtenbücher GoBD-konform sind und somit den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen.

• manipulationssicher sind, so dass spätere Änderungen ausgeschlossen werden können.

• alle Fahrten lückenlos aufgezeichnet werden.

• klar zwischen geschäftlichen und privaten Fahrten getrennt werden kann.

Zudem müssen die Apps einen Datenexport in gängigen Formaten erlauben, damit sie bei einer Steuerprüfung vorgelegt werden können.

Testimonial

Die Auswahl an Fahrtenbuch-Apps ist groß. Die folgenden Tipps helfen Ihnen dabei, die passende Lösung für Ihre Bedürfnisse zu finden.

• Eigene Anforderungen klären: Überlegen Sie, welche Funktionen Ihnen wichtig sind. Möchten Sie nur geschäftliche Fahrten erfassen oder auch private?

• Finanzamtkonformität prüfen: Wählen Sie nur Apps, die den Vorgaben des Finanzamts entsprechen. So sind Sie auch bei einer Betriebsprüfung auf der sicheren Seite.

• Funktionen vergleichen: Achten Sie auf Features wie automatische Fahrtenerfassung, einfache Zuordnung und Exportmöglichkeiten für den Steuerberater.

• Preis-Leistung bewerten: Stellen Sie Kosten und gebotene Leistungen gegenüber. Wer bietet den größten Nutzen zum besten Preis?

• Erfahrungen anderer nutzen: Lesen Sie Bewertungen und Erfahrungsberichte, um mehr über Zuverlässigkeit und Bedienkomfort zu erfahren.

• Testversionen ausprobieren: Viele Anbieter bieten kostenlose Testphasen an. So können Sie die App im Alltag prüfen, bevor Sie sich festlegen.