Budget Management Software: Unser Leitfaden zur digitalen Budgetierung

Eine präzise Budgetplanung ist die Grundlage für fundierte Entscheidungen egal, ob im Start-up, Mittelstand oder wachsenden Unternehmen. Mit der richtigen Budget Management Software lassen sich Ausgaben transparent steuern, Prognosen erstellen und Budgets flexibel anpassen.

Statt zeitaufwendiger Excel-Tabellen profitieren Sie von automatisierten Prozessen, Echtzeit-Daten und klaren Auswertungen, die Ihrem Team helfen, Ressourcen optimal einzusetzen und strategisch zu planen.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Vorzüge und Funktionen von Budgetierungssoftware und wie Sie die passende finden.

Ein Budgetierungstool ist eine Softwarelösung, mit der Unternehmen ihre finanziellen Mittel systematisch planen, überwachen und anpassen können.

Im Gegensatz zu statischen Tabellen bietet es dynamische Funktionen, die tatsächliche Ausgaben mit geplanten Budgets abgleichen, Abweichungen sichtbar machen und Prognosen für einen bestimmten Zeitraum erstellen.

Viele Lösungen unterstützen sowohl den Top-down- als auch den Bottom-up-Ansatz, sodass Finanz-, Controlling- und FP&A-Teams fundierte Entscheidungen treffen können. Ziel ist es, die finanzielle Performance zu steigern und Ressourcen effizient einzusetzen.

Grundsätzlich lohnt sich eine Budget Planning Software für jedes Unternehmen, das seine Finanzen strukturiert planen, Abweichungen früh erkennen und datenbasiert entscheiden möchte. Sie spart Zeit, reduziert Fehler und macht Budgets transparenter.

Besonders profitieren:

• Start-ups, um Investorenanforderungen zu erfüllen und Wachstumsphasen kontrolliert zu steuern.

• KMU und Mid-Market-Unternehmen für mehr Transparenz über Kostenstellen und bessere Abstimmung zwischen Abteilungen.

• FP&A- und Controlling-Teams zur Erstellung präziser Prognosen und Szenarioanalysen.

• Projektorientierte Unternehmen, um Ausgaben projektbasiert zu überwachen und flexibel anzupassen.

Ziel ist es, Budgets realistisch zu erstellen, Abweichungen früh zu erkennen und auf Basis aktueller Daten fundierte Entscheidungen zu treffen. Daher sollte eine Budget Management Software grundsätzlich alle Schritte von der Planung bis zur laufenden Kontrolle unterstützen.

Wichtige Funktionen sind:

• Zentrale Datenerfassung: Alle Finanz- und Projektdaten an einem Ort bündeln.

• Integration mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen: Tatsächliche Ausgaben automatisch importieren.

• Prognosen und Szenarien: Verlässliche Forecasts für einen bestimmten Zeitraum erstellen.

• Top-down- und Bottom-up-Planung: Flexible Abstimmung zwischen Management, Controlling und Fachabteilungen.

• Rollen- und Berechtigungsverwaltung: Zugriffsrechte klar definieren.

• Reporting und Performance Management: KPIs auswerten und Entscheidungen datenbasiert treffen.

Die Auswahl an Budgetierungssoftware ist groß. In unserem Vergleich stellen wir zehn der beliebtesten Anbieter vor, die unterschiedliche Unternehmensgrößen, Branchen und Anforderungen abdecken. So sehen Sie auf einen Blick, welche Funktionen, Preise und Einsatzbereiche zu Ihrem Unternehmen passen.

• Qonto
• Payhawk
• Prophix
• QuickBooks
• finway
• Agicap
• Zoho Books
• Xero
• Tidely
• Planful

Mit Qonto lassen sich Online-Firmenkonto, Budgetplanung und Ausgabenverwaltung nahtlos verbinden. Freigaben, Limits und Kategorien werden direkt beim Bezahlen gesetzt – ohne Umwege über andere Systeme.

• Bewertung: 4,8 (Trustpilot)
• Preis: ab 9 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 30 Tage
• Demo: ja – Jetzt buchen

Bei Payhawk stehen Firmenkarten im Zentrum mit sofortiger Budgetzuweisung, automatischer Belegerfassung und Multiwährungs-Support. Ideal für Unternehmen mit verteilten Teams und internationalem Einkauf.

• Bewertung: 4,6 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: ja

Prophix ist auf anspruchsvolle FP&A-Prozesse ausgerichtet und erlaubt Szenariovergleiche in Echtzeit. Rollierende Forecasts unterstützen Unternehmen, ihre Planung flexibel zu halten.

• Bewertung: 4,6 (Capterra)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: ja

Die Budgetplanung ist direkt mit Funktionen für Buchhaltung und Steuerverwaltung verknüpft. Abweichungsanalysen können ohne zusätzliche Exporte erstellt werden.

• Bewertung: 4,5 (Capterra)
• Preis: ab 12 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 30 Tage
• Demo: ja

Der komplette Freigabe- und Zahlungsworkflow lässt sich digital abbilden und manuelle Schritte deutlich reduzieren. Belege und Buchungsdaten fließen dank DATEV-Anbindung automatisch in die Finanzbuchhaltung.

• Bewertung: 4,2 (Capterra)
• Preis: ab 209 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 14 Tage
• Demo: ja

Ein kontinuierlicher Überblick über Liquidität und Budgets basiert hier auf tagesaktuellen Bank- und Buchhaltungsdaten. Prognosen passen sich automatisch an neue Transaktionen an.

• Bewertung: 4,2 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: ja
• Demo: ja

Budgetplanung, CRM und Projektmanagement arbeiten hier Hand in Hand. Budgets lassen sich Projekten oder Kund:innen gezielt zuordnen.

• Bewertung: 4,2 (Trustpilot)
• Preis: kostenlos erhältlich, kostenpflichtig ab 30 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: 15 Tage
• Demo: ja

Automatisch synchronisierte Banktransaktionen liefern sofort aktuelle Budget-Reports. Über die offene API stehen zahlreiche Integrationen zu weiteren Tools bereit.

• Bewertung: 4,0 (Trustpilot)
• Preis: ab $ 29 / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: ja
• Demo: nein

Einnahmen und Ausgaben werden in einer klar strukturierten Liquiditätsvorschau dargestellt. Wiederkehrende Zahlungen und saisonale Schwankungen lassen sich in die Planung integrieren.

• Bewertung: 3,5 (Trustpilot)
• Preis: ab 35 € / Monat (zzgl. MwSt.)
• Testversion: ja
• Demo: ja

Globale Teams profitieren von simultaner Mehrbenutzerplanung und konsolidierten Reports. Rolling Forecasts ermöglichen schnelle Anpassungen an veränderte Rahmenbedingungen.

• Bewertung: 3,0 (Trustpilot)
• Preis: auf Anfrage
• Testversion: nein
• Demo: ja