Eine GmbH in Gründung ist für viele Unternehmer:innen der erste Schritt auf dem Weg zum eigenen Unternehmen. Doch welche rechtlichen Besonderheiten gelten in dieser Phase und worauf sollten Sie bei der Gründung achten?
In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie die einzelnen Gründungsphasen ablaufen, welche Pflichten und Möglichkeiten Sie als Gründer:in haben und wie Sie Haftungsrisiken gezielt vermeiden. Zudem erklären wir, wie Sie mit Qonto Ihre GmbH online gründen können.
Eine GmbH in Gründung ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung, die sich im Prozess der Gründung befindet, also bereits gegründet, aber noch nicht ins Handelsregister eingetragen ist.
In dieser Phase haften die Gesellschafter:innen persönlich für Verbindlichkeiten, bis die Eintragung erfolgt. Erst mit der Eintragung ins Handelsregister wird die GmbH zur eigenständigen juristischen Person, die dann selbst für ihre Verpflichtungen haftet. Bis dahin wird sie als GmbH i. G. (in Gründung) bezeichnet.
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Die Gründung einer GmbH verläuft in drei klar abgegrenzten Phasen, die jeweils unterschiedliche rechtliche und praktische Anforderungen mit sich bringen. Wenn Sie eine GmbH gründen möchten, ist es wichtig, die Besonderheiten jeder Phase zu kennen, um Haftungsrisiken zu minimieren und den Gründungsprozess effizient zu gestalten.
Die drei Phasen sind:
Die erste Phase beginnt mit dem Entschluss zur Gründung einer GmbH und endet mit der notariellen Beurkundung des GmbH-Gesellschaftsvertrags. In dieser Zeit handelt es sich um eine sogenannte Vorgründungsgesellschaft. Sie besteht rechtlich meist als Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) oder offene Handelsgesellschaft (OHG).
In dieser Phase haften die Gesellschafter:innen persönlich und unbeschränkt für alle Verpflichtungen, die im Rahmen der Vorbereitung eingegangen werden. Verträge und Verbindlichkeiten, die vor der notariellen Beurkundung abgeschlossen werden, können später nicht einfach auf die GmbH übertragen werden.
Nach der notariellen Beurkundung des Gesellschaftsvertrags, aber noch vor der Eintragung ins Handelsregister, befindet sich die Gesellschaft in der Phase der GmbH in Gründung. Die Gesellschaft tritt bereits unter ihrem künftigen Namen auf und kann Geschäfte abschließen.
Allerdings ist sie noch keine eigenständige juristische Person, weshalb die Gesellschafter:innen weiterhin persönlich für Verbindlichkeiten haften – allerdings nur als Gesamtschuldner:innen. Erst mit der Eintragung ins Handelsregister entsteht die Haftungsbeschränkung auf das Gesellschaftsvermögen.
Mit der Eintragung ins Handelsregister wird die Gesellschaft zur vollwertigen GmbH und erhält den Status einer juristischen Person.
Ab diesem Zeitpunkt haftet grundsätzlich nur noch die Gesellschaft mit ihrem Vermögen für Verbindlichkeiten, nicht mehr die einzelnen Gesellschafter:innen. Die GmbH kann jetzt Verträge eigenständig abschließen, Rechte erwerben und vor Gericht klagen oder verklagt werden.
Damit ist die Gründung offiziell abgeschlossen und der volle rechtliche Schutz für die Gesellschafter:innen gewährleistet.
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Eine GmbH darf sich nur so lange in Gründung befinden, bis sie ins Handelsregister eingetragen wird – in der Regel dauert dieser Prozess wenige Wochen, sollte aber maximal einige Monate beanspruchen.
Wenn die Eintragung unangemessen verzögert wird, können rechtliche und steuerliche Nachteile entstehen. Sie sollten daher darauf achten, alle erforderlichen Unterlagen und Schritte zügig zu erledigen, um den Status „GmbH in Gründung“ möglichst schnell zu beenden und die volle Haftungsbeschränkung zu erreichen.
Eine GmbH in Gründung wird von den im Gesellschaftsvertrag bestellten Geschäftsführer:innen vertreten, auch wenn die Eintragung ins Handelsregister noch aussteht. Sie handeln im Namen der künftigen GmbH und sind berechtigt, rechtsverbindliche Geschäfte abzuschließen.
Bis zur Eintragung haften jedoch nicht nur die Geschäftsführer:innen, sondern auch die Gesellschafter:innen persönlich für die eingegangenen Verpflichtungen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie als Gründer:in genau wissen, wer offiziell als Geschäftsführer:in bestellt wurde und welche Verantwortung damit verbunden ist.
Nach der Eintragung haftet für Geschäfte grundsätzlich nur noch die GmbH selbst.
UG vs. GmbH: Die Unterschiede im Überblick
Die Handlungsfähigkeit einer Vor-GmbH ist ein wichtiges Thema für Gründer:innen, da bereits vor der endgültigen Eintragung zahlreiche geschäftliche Entscheidungen anstehen.
Zu den wichtigen Geschäftstätigkeiten einer Kapitalgesellschaft wie der GmbH gehören etwa:
Ja, eine GmbH in Gründung ist bereits geschäftsfähig und kann Verträge aller Art abschließen – zum Beispiel mit Lieferant:innen oder Dienstleister:innen. Allerdings haften in dieser Phase nicht die Gesellschaft, sondern die handelnden Gesellschafter:innen persönlich und gesamtschuldnerisch für alle eingegangenen Verpflichtungen.
Nach der Eintragung ins Handelsregister gehen diese Verträge aber nicht automatisch auf die vollwertige GmbH über, die dann auch die Haftung übernimmt, sondern müssen neu aufgesetzt werden.
Sie dürfen als GmbH in Gründung Rechnungen ausstellen und damit Ihre Leistungen oder Produkte abrechnen. Wichtig ist, dass auf den Rechnungen klar der Zusatz „GmbH in Gründung“ oder „GmbH i. G.“ vermerkt wird, um den Status der Gesellschaft offenzulegen.
Auch hier gilt: Solange die Eintragung nicht erfolgt ist, haften die Gesellschafter:innen persönlich für Forderungen und Verbindlichkeiten, die aus diesen Rechnungen entstehen.
Grundsätzlich darf eine GmbH in Gründung Immobilien erwerben, allerdings wird der Kaufvertrag erst mit der Eintragung ins Handelsregister rechtswirksam. Bis dahin handelt die Vor-GmbH und die Gesellschafter:innen haften persönlich für die Verpflichtungen aus dem Kaufvertrag.
Es ist üblich, dass Notar:innen den Vollzug solcher Verträge an die spätere Eintragung der GmbH knüpfen, um rechtliche Sicherheit für alle Beteiligten zu schaffen.
Auch das Einstellen von Mitarbeitenden ist für eine GmbH in Gründung möglich. Arbeitsverträge können bereits in dieser Phase abgeschlossen werden und die Beschäftigten können legal beschäftigt werden.
Beachten Sie aber, dass bis zur Eintragung ins Handelsregister die Gesellschafter:innen persönlich für Lohnzahlungen und andere arbeitsrechtliche Verpflichtungen einstehen. Nach der Eintragung übernimmt die GmbH diese Pflichten vollständig.
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Ja, Sie können eine GmbH in Gründung jederzeit auflösen, solange sie noch nicht ins Handelsregister eingetragen wurde. Dazu genügt in der Regel ein formloser Beschluss der Gesellschafter:innen, mit dem die Gründung beendet wird.
Verbindlichkeiten, die bis dahin eingegangen wurden, müssen jedoch weiterhin erfüllt werden, und die Gesellschafter:innen haften persönlich dafür. Nach der Auflösung ist die GmbH in Gründung rechtlich beendet und es erfolgt keine Eintragung mehr ins Handelsregister.
Es gibt verschiedene Alternativen zur GmbH, je nachdem, wie Sie Ihr Unternehmen strukturieren und welche Haftungsregelungen oder steuerlichen Vorteile Sie bevorzugen. Nachfolgend finden Sie einen Überblick über die gängigsten Rechtsformen und ihre wichtigsten Merkmale:
| Rechtsform | Haftung | Mindestkapital | Gründungskosten | Eignung |
|---|---|---|---|---|
| Einzelunternehmen | Unbeschränkt (privat) | 0 € | Gering | Einzelgründer |
| UG (haftungsbeschränkt) | Beschränkt auf Stammkapital | 1 € | Gering | Gründer mit wenig Startkapital |
| OHG | Unbeschränkt (privat) | 0 € | Mittel | Mehrere Gesellschafter |
| KG | Komplementär: unbeschränkt | 0 € | Mittel | Teilhaber- und Investorenmodelle |
| AG | Beschränkt auf Aktienkapital | 50.000 € | Hoch | Große Unternehmen, Investoren |
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