Handelsregistereintrag: Ablauf, Kosten & Pflichten

Wer die Checklisten zur Gründung eines Unternehmens durchgeht, kommt irgendwann zur Eintragung ins Handelsregister. Das deutsche Handelsregister ist ein öffentliches Verzeichnis, das Auskunft über die wesentlichen wirtschaftlichen Verhältnisse eines Unternehmens gibt.

Dort sind alle Gesellschaften und bestimmten Personen, die im juristischen Sinne Kaufleute sind, eingetragen. Dieses Register wird ausschließlich in elektronischer Form geführt und muss bei Änderungen entsprechend angepasst werden. Das Verzeichnis wird von Amtsgerichten gepflegt, die auch als Registergerichte bezeichnet werden. Neue Einträge in das Handelsregister werden im Bundesanzeiger bekannt gegeben.

Informationen zu Jahresabschlüssen oder Bilanzen sowie die Stammdaten einer eingetragenen Gesellschaft können kostenlos über den Handelsregisterauszug angefordert werden. Das Handelsregister sorgt so für mehr Transparenz in der Geschäftswelt. Einfache Firmenauskünfte können Sie online im Handelsregister einsehen. Bei einem amtlich beglaubigten Antrag müssen Sie Zeit einplanen, da dieser per Post versendet wird. Jedes eingetragene Unternehmen erhält eine eindeutige Handelsregisternummer, mit der Sie nach dem Handelsregisterauszug eines Unternehmens schon Rechnungen stellen können.

Das Handelsregister wird auch als Unternehmensregister bezeichnet. Grundsätzlich besteht für alle Kaufleute die Pflicht, ihr Unternehmen in das Handelsregister einzutragen. Es besteht allerdings eine gewisse Rechtsunsicherheit, wer als Kauffrau oder Kaufmann eingestuft wird. Für die Beurteilung werden im Wesentlichen Kriterien wie Art und Umfang der Geschäftstätigkeit, Umsatz, Anzahl der Beschäftigten, die Höhe des Betriebsvermögen und der Kredithöhe sowie die Anzahl der Standorte herangezogen.

Wenn kaufmännisch geschultes Personal nicht erforderlich ist und auch keine kaufmännischen Mitarbeitenden beschäftigt werden, spricht das gegen die Kaufmannseigenschaft. Gewerblich tätige Unternehmen können freiwillig eine Eintragung ins Handelsregister vornehmen. Freiberufler:innen hingegen sind weder verpflichtet, noch können sie sich freiwillig ins Handelsregister eintragen lassen.

Rechtsformen wie die OHG, die KG, die GmbH bzw. die UG (haftungsbeschränkt) und die Aktiengesellschaft (AG) werden vom Gesetzgeber automatisch als Kaufleute eingestuft. Unternehmensformen wie die GmbH oder die UG gelten mit erfolgtem Eintrag in das Handelsregister ­offiziell als gegründet. Im Anschluss wird der Auszug bei bestimmten Rechtsformen für die Anmeldung beim Gewerbeamt benötigt.

Die Einträge in das Handelsregister erfolgen je nach Rechtsform eines Unternehmens in zwei unterschiedlichen Abteilungen:

In Abteilung A oder Handelsregister A werden Einzelkaufleute (e.K.), die offene Handelsgesellschaft (OHG), die Kommanditgesellschaft und die Europäische wirtschaftliche Interessenvereinigung (EWIV) eingetragen.

In Abteilung B oder Handelsregister B werden Aktiengesellschaften, die Kommanditgesellschaft auf Aktien, Gesellschaften mit beschränkter Haftung und der Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit geführt.

Für den Antrag benötigen Sie verschiedene Unterlagen. Welche Unterlagen Sie einreichen müssen, ist abhängig von der Abteilung, in der Ihr Unternehmen eingetragen wird. Sofern Sie Stammkapital hinterlegen müssen, benötigt die Notarin oder der Notar einen Kontoauszug Ihres Geschäftskontos sowie den Einzahlungsbeleg. Der Antrag wird mithilfe der Notarin oder des Notars ausgefüllt und anschließend an das Amtsgericht weitergeleitet. Nach einer Prüfung durch das Amtsgericht wird der Eintrag im Handelsregister im elektronischen Bundesanzeiger bekannt gegeben.

Für den Handelsregistereintrag werden eine Gebühr für die Eintragung beim jeweiligen Amtsgericht sowie Notarkosten fällig. Um die Notarkosten so gering wie möglich zu halten, bereiten Sie sich gut vor. Die IHK bietet die Prüfung Ihres Antrags vor der notariellen Beurkundung oder Beglaubigung der Anmeldung zur Eintragung an. Die Prüfung erfolgt durch die für den Standort Ihres Unternehmens zuständige Handelskammer. Bei der IHK Berlin beispielsweise finden Sie eine Übersicht der Kosten, die bei der Eintragung in das Handelsregister anfallen. Die Tabelle gibt die Gebühren für das Registergericht abhängig von Gesellschaftsform und Stammkapital an. Zusätzlich gibt sie Auskunft über die Notarkosten, die für Anmeldung, Beurkundung des Gesellschaftervertrags, Erstellung der Gesellschafterliste und die Erzeugung einer XML Datei anfallen. 

Die Gebührensätze für Notare sind übrigens bundesweit einheitlich im Gesetz über Kosten der freiwilligen Gerichtsbarkeit für Gerichte und Notare geregelt. Das bedeutet aber nicht, dass diese Kosten zwingend dieser Gebührenordnung unterliegen. Wer im Vorfeld gut verhandelt, kann hier möglicherweise Kosten sparen.

Wer sich über das Handelsregister einen Überblick über ein Unternehmen verschafft, verlässt sich darauf, dass die Informationen der Wahrheit entsprechen und aktuell sind. Änderungen eintragungspflichtiger Informationen müssen daher umgehend von den Unternehmen gemeldet werden. Das gilt nicht nur für den Neueintrag, sondern für den Zeitraum der gesamten Geschäftstätigkeit. Sie können diese Änderungen selbst dem zuständigen Registergericht mitteilen oder Sie beauftragen ein Notariat, das alle notwendigen Schritte für Sie übernimmt. Sie werden vom Registergericht benachrichtigt, sobald die Eintragung vorgenommen wurde.

Seien Sie sich bewusst, dass die Angaben in einem Handelsregisterauszug rechtlich bindend sind. Das bedeutet, dass Sie nicht eingetragene und nicht bekanntgemachte Änderungen nicht rechtlich geltend machen können. Haben Sie beispielsweise einem Mitarbeitenden die Prokura entzogen, müssen Sie es bekannt geben. Andernfalls ist er berechtigt weiterhin im Namen des Unternehmens Geschäfte zu tätigen. Umgekehrt können Sie natürlich auch Ihr Recht gegenüber Geschäftspartner:innen oder Lieferanten geltend machen: Selbst, wenn Sie die Änderung nicht zur Kenntnis genommen haben, ist das Recht auf Ihrer Seite, wenn Sie das Registergericht ordnungsgemäß informiert haben.

Der Eintrag in das Handelsregister bringt Pflichten mit sich, die Sie als Unternehmer:in erfüllen müssen. Durch die Eintragung unterliegt Ihr Unternehmen überwiegend dem Handelsgesetzbuch (HGB). Sie sind zur doppelten Buchhaltung verpflichtet. Sie müssen einen Jahresabschluss erstellen und im Bundesanzeiger veröffentlichen. Und Sie müssen Inventuren durchführen. Die entsprechenden Unterlagen müssen Sie mindestens zehn Jahre aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist gilt auch für Geschäftsbriefe, Rechnungen oder Lieferscheine. Hier beträgt die Frist allerdings nur sechs Jahre.

Natürlich erwerben Sie mit Ihrem Handelsregistereintrag auch Rechte. Sie sind befugt, Prokura zu erteilen. Oder Sie können selbstständige Niederlassungen an weiteren Standorten gründen und diese ebenfalls in das Handelsregister eingetragen lassen. Während nicht eingetragene Gesellschaften nur unter Vor- und Nachname ihres Inhabenden auftreten dürfen, dürfen Sie Ihrem Unternehmen auch einen marketingtauglichen Namen geben. Damit setzen Sie sich deutlich von der Konkurrenz ab und verschaffen sich einen Wettbewerbsvorteil. Jedes neue Unternehmen muss sich deutlich von den bereits vor Ort bestehenden Unternehmen unterscheiden, um eine Eintragung in das Handelsregister zu erwirken. Damit schützt das Handelsregister zusätzlich das Alleinstellungsmerkmal Ihres Unternehmens.

In der Geschäftswelt verschafft der Handelsregistereintrag Ihnen eine positive Wahrnehmung. Einer Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern, Lieferanten, Behörden oder Banken geht meist eine Überprüfung voraus. Viele setzen sogar eine Eintragung in das Handelsregister für die Zusammenarbeit voraus.

Ausländische Geschäftspartner nutzen den Handelsregistereintrag, um sich von der Existenz eines Unternehmens zu überzeugen. Eine Gewerbeanmeldung reicht häufig nicht aus. Mit einem Handelsregistereintrag wirkt Ihr Unternehmen professioneller und weckt Vertrauen für eine gute und langfristige Zusammenarbeit. Schließlich haben Sie sich mit dem Eintrag dazu verpflichtet, nach kaufmännischem Recht zu handeln und sich nach den Regeln, Rechten und Pflichten gemäß HGB (Handelsgesetzbuch) zu richten.

1. Der Handelsregistereintrag ist die Voraussetzung, um ein Gewerbe anzumelden. Der Eintrag ersetzt aber nicht die Anmeldung beim Gewerbeamt. Sie benötigen dazu den Handelsregisterauszug, Ihren Personalausweis, das ausgefüllte Formular zur Gewerbeanmeldung sowie gegebenenfalls die Zustimmungserklärung weiterer Gesellschafter:innen. Entsprechende Formulare zur Gewerbeanmeldung finden Sie im Internet. 

2. Laut Telemediengesetz muss Ihre Handelsregisternummer im Impressum Ihrer Website eingetragen werden. 

3. Die Handelskammern warnen vor dem sogenannten Adressbuchschwindel. Adressverlage nutzen die im Handelsregister bekanntgemachten Informationen, um den Unternehmen unseriöse Angebote zur Eintragung in Unternehmensverzeichnisse, Branchenregister, Gewerbedateien oder Ähnliches anzubieten. Die Form des Schreibens erweckt einen offiziellen Eindruck, um zu verschleiern, dass die angebotenen Leistungen nicht kostenlos sind. Wer unsicher ist, ob es sich um ein offizielles Schreiben oder ein unseriöses Angebot handelt, kann sich an die Handelskammern wenden.

Im Falle 

muss der Eintrag in das Handelsregister gelöscht werden.

Die Auflösung oder Stilllegung eines Unternehmens allein ist nicht ausreichend, um den Handelsregistereintrag zu löschen. Es handelt sich um ein meldepflichtiges Ereignis, das dem Amtsgericht umgehend mitgeteilt werden muss. Der schriftliche Antrag auf Löschung muss notariell beglaubigt und beim Registergericht eingereicht werden.