Privatkonto als Geschäftskonto nutzen - alle Infos

Heutzutage besitzt fast jeder ein Girokonto, um alltägliche Zahlungen zu tätigen. Entsprechend gehört ein Konto auch zur Grundausstattung von Unternehmer:innen.

Doch wo liegt der Unterschied zwischen einem Geschäftskonto und Privatkonto und gibt es die Möglichkeit, sein Privatkonto als Geschäftskonto zu nutzen?

In diesem Beitrag lernen Sie alles Nötige über die Unterschiede zwischen den beiden Kontoarten, wann Sie ein Geschäftskonto eröffnen müssen, welche Vorteile es Ihnen bieten kann und wie Sie alternativ auch Ihr Privatkonto für berufliche Zwecke nutzen können.

Welcher Unterschied besteht eigentlich zwischen einem Privatkonto und Geschäftskonto? Ein Firmenkonto unterscheidet sich vom Privatkonto durch seine Ausweisung als Geschäftskonto bei der Bank.

Abgesehen davon handelt es sich um ein klassisches Konto, von dem Geld abgehoben, Geldeingänge überwacht sowie Überweisungen getätigt werden, und das ganz ähnliche Funktionen wie ein Privatkonto aufweist. Viele Geschäftskonten sind auch online bzw. per Smartphone-App zu bedienen.

Es gibt jedoch einen Unterschied in den Verbraucherschutzbestimmungen: Für das private Girokonto wird mehr Transparenz gefordert als für das Geschäftskonto.

Außerdem besteht beim geschäftlichen Konto für Belege und Kontoauszüge eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren für die Bank. Für private Kontoauszüge ist diese geringer.

Laut Gesetzgeber sind dazu in Deutschland nur haftungsbeschränkte Unternehmensformen, wie zum Beispiel GmbH oder UG, verpflichtet. Das heißt, dass Kleinunternehmer:innen, Selbstständige und Freiberufler:innen oder auch eine GbR mit dem Finanzamt keinerlei Probleme bekommen, wenn diese ihr privates Girokonto geschäftlich nutzen. 

Dennoch empfehle ich Ihnen, sich gleich zu Beginn Ihrer Selbstständigkeit mit diesem Thema auseinanderzusetzen und im besten Fall sofort ein Geschäftskonto zu eröffnen, um Ihre geschäftlichen Zahlungsströme von den privaten zu trennen.

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Solange Sie nicht als Kapitalgesellschaft agieren, können Sie Ihr Privatkonto auch als Geschäftskonto nutzen. In manchen (seltenen) Fällen gibt es jedoch Ärger mit den Banken, wenn diese bemerken, dass über das Privatkonto geschäftliche Transaktionen abgewickelt werden. Häufig führt das sogar zur Kündigung des Kontos.

Deshalb ist eine Trennung von Geschäftskonto (z. B. Kleinunternehmer-Geschäftskonto) und Privatkonto von Anfang an sehr zu empfehlen, da eine spätere Umstellung mit einem erhöhten Verwaltungsaufwand und Mehrkosten verbunden ist.

Bei der Frage, ob Sie Ihr Privatkonto als Geschäftskonto nutzen sollten, gibt es jedoch verschiedene Aspekte, die Sie beachten sollten.

Ein Aspekt bei der Entscheidung für ein Geschäftskonto ist die Kreditkarte, die für berufliche Zwecke durchaus praktisch sein kann. Bis die Bank Ihnen eine Firmenkreditkarte ausstellt, kann es allerdings dauern, da Sie hierfür eine etablierte Tätigkeit und ein sicheres Einkommen aufweisen müssen, was sich vor allem in der Selbstständigkeit anfangs durchaus schwierig gestalten kann.

Daher ist es durchaus erlaubt, Ihre private Kreditkarte für geschäftliche Zwecke und somit auch Ihr Privatkonto als Geschäftskonto zu nutzen. Andersherum dürfen Sie Ihre geschäftliche Kreditkarte aber nicht privat nutzen.

In der Anfangszeit Ihrer Selbstständigkeit halten sich die geschäftlichen Buchungen meist in Grenzen, sodass Sie Ihre privaten und geschäftlichen Buchungen auch über Ihr Privatkonto laufen lassen könnten.

Allerdings wird die geschäftliche Nutzung eines privaten Girokontos in der Regel von keiner Bank gerne gesehen und ein Geschäftskonto bietet Ihnen zudem diverse Vorteile:

• Deutliche Vereinfachung der Buchhaltung durch getrennte Konten
• Schnellere und damit günstigere Steuererklärung
• Steuerliche Absetzbarkeit der Kontoführungsgebühren
• Zusätzliche Funktionen für einen effektiveren Arbeitsalltag

Je früher Sie als Unternehmerin oder Unternehmer ein Geschäftskonto eröffnen, desto besser. Ihre privaten und geschäftlichen Ausgaben sind so von Anfang an klar getrennt. Am Ende des Jahres wird dieser Schritt Ihnen und Ihrer Steuerberatung deutlich weniger Arbeit machen, wenn es an die Erstellung Ihrer Steuererklärung geht.

Mit Ausnahme von Einzelunternehmer:innen und Personen­gesell­schaften, deren Umsatz im Vorjahr unter 220.000 € lag und im laufenden Geschäftsjahr 700.000 € nicht übersteigt, sind Unternehmer:innen nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet.

Das Gleiche gilt für Freiberuflerinnen und Freiberufler. Hier ist eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) meist ausreichend. Aber auch bei dieser deutlich einfacheren Art der Buchhaltung erweist sich eine klare Trennung der privaten und geschäftlichen Finanzen als sinnvoll.

Wer ein eigenes Konto für seine beruflichen Zwecke verwendet, kann alle anfallenden Kosten steuerlich geltend machen. So können Sie sich als Unternehmer:in im Gegensatz zur Privatperson Zahlungen für die Nutzung Ihres Geschäftskontos über die jährliche Steuererklärung zurückholen.

Zu den absetzbaren Kosten zählen unter anderem:

• Kontoführungsgebühren
• Verzinsung von Guthaben
• Transaktionsgebühren
• Auszahlungsgebühren an Geldautomaten
• Kosten in Bezug auf Giro- und Kreditkarte

Welche Kosten anfallen, können Sie direkt bei der jeweiligen Bank erfragen. Wie Sie diese dann letztendlich steuerlich absetzen können, zeigt Ihnen am besten eine Steuerberatung.

Unser Tipp: Um alle Kosten problemlos und in voller Höhe von der Steuer absetzen zu können, sollten Sie Belege gut aufbewahren. Wer ein Online-Geschäftskonto mit integrierter Buchhaltungssoftware verwendet, hat damit deutlich weniger Aufwand.

Viele Selbstständige und Freiberufler:innen bevorzugen inzwischen sogar ein Firmenkonto, da es dank zahlreichen Funktionen perfekt an die Bedürfnisse von Geschäftsleuten angepasst ist.

Zwar besteht nicht für alle Unternehmensformen die Pflicht, ein Geschäftskonto zu führen, in den meisten Fällen ist ein Geschäftskonto für Selbstständige, Freelancer:innen oder Freiberufler:innen dennoch ratsam.

Praktische Funktionen sind bei digitalen Konten für Selbstständige wie Qonto z. B.:

• Volle Kontrolle über alle Finanzen
• Direkte Benachrichtigungen über Kontoaktivitäten in Echzeit
• Mehr Flexibilität durch eine Mobile App
• Multiple Karten für Ihre Mitarbeitenden
• Möglichkeit, Buchhaltungssoftware zu integrieren
• Digitaler und schneller Support bei Fragen

Bei Qonto brauchen Sie lediglich einen gültigen Identitätsnachweis sowie Ihre Handelsregisternummer bzw. Ihren Gewerbeschein, um ein Geschäftskonto online zu eröffnen.

Traditionelle Banken verlangen häufig zusätzliche Unterlagen; diese richten sich nach der jeweiligen Rechtsform. In der Regel werden folgende Dokumente bei der Eröffnung eines Geschäftskontos verlangt:

• Personalausweis
• Gewerbeanmeldung bzw. Steuernummer
• Schufa-Auskunft
• Einkommensnachweise der letzten Monate
• Kontoverträge
• Kontoauszüge des Privatkontos
• Bei Kapitalgesellschaften der Handelsregistereintrag, Bürgschaften der Gesellschafter und bei Neugründung auch beglaubigte Kopien der Gründungsurkunden
• Für Personengesellschaften der Gesellschaftsvertrag

Wenn Sie nicht sicher sind, welche Dokumente in Ihrem Fall genau benötigt werden, sollten Sie in Kontakt mit der Bank treten, bei der Sie das Konto eröffnen wollen, oder sich über deren Website informieren.

Generell fallen die Kosten für Geschäftskonten ähnlich aus wie die für Privatkonten. Das sind vor allem Kontoführungsgebühren, Dispozinsen und Gebühren für Transaktionen.

Bei der Frage, wie hoch diese jeweils sind, kommt es vor allem auf die jeweilige Bank und deren Konditionen an. Ein Privat- und Geschäftskonto-Vergleich der einzelnen Banken und ihres Services für die Kunden lohnt sich und ist problemlos z.B. über ein Online-Vergleichsportal möglich.

Zwar sind die Grundgebühren für geschäftliche Konten allgemein höher als für private, doch müssen diese nicht generell teurer sein. Die Monatsgebühr vieler Geschäftskonten schließt oft eine gewisse Anzahl kostenloser SEPA-Überweisungen und -Lastschriften sowie eine oder mehrere Zahlungskarten ein.

Bei Qonto gehen diese Mastercard Karten zudem mit umfassenden Versicherungsgarantien einher. Sie brauchen also kein Geld für eine Zusatzversicherung etwa für Ihre Dienstreisen auszugeben.

Um den Unterschied der Kosten für ein Geschäftskonto im Vergleich zum Privatkonto wirklich nachzuvollziehen, ist es wichtig, dass die jeweiligen Gesamtkosten des Geldverkehrs über das Jahr errechnet werden.

Bedenken Sie auch: Ein modernes Geschäftskonto mit integrierter Buchhaltung verschafft Ihnen mehr Kontrolle über Ihre geschäftlichen Finanzen, beschleunigt Ihre Finanzverwaltung und erleichtert eine fehlerfreie Steuererklärung – all dies lässt Sie letztlich Zeit und Geld sparen und spricht klar für die Einrichtung eines Geschäftskontos.

Im Folgenden haben wir Ihnen eine Liste an Kriterien zusammengestellt, die ein Firmenkonto unbedingt erfüllen sollte:

• Garantierte Sicherheit und Datenschutz
• Regelmäßige Updates hinsichtlich der Funktionen
• Direkter Kundenservice bei möglichen Fragen
• Einlagensicherung in angemessener Höhe

Das Firmenkonto von Qonto bietet die eben genannten und noch weitere Vorteile. Durch die Online-Anmeldung sparen Sie wertvolle Zeit und wir legen höchsten Wert auf eine hohe Nutzerfreundlichkeit.

Mit der App behalten Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben jederzeit im Blick und können sie jederzeit und von überall verwalten.

Das allein erleichtert Ihnen bereits die Buchhaltung und mit der Integration einer Buchhaltungssoftware, wie z.B. lexoffice oder DATEV, gestaltet sich der Prozess der Buchhaltung so unkompliziert wie möglich.

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