Geschäftskonto-Pflicht: Wann brauchen Sie ein Firmenkonto?

Nicht jedes Unternehmen ist verpflichtet, ein Geschäftskonto zu führen. Hier erfahren Sie, wann ein Geschäftskonto Pflicht ist, und warum es auch ohne gesetzliche Pflicht für Selbstständige sinnvoll ist.

Ein Geschäftskonto macht Unternehmen das Geschäftsleben erheblich leichter. Es ist nicht nur optimal auf die Bedürfnisse von Geschäftskunden zugeschnitten. Es sorgt durch die strikte Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben zudem für einen guten Überblick über die Unternehmensfinanzen und erleichtert die Vorbereitung der Steuererklärung.

Die Gesellschafterinnen und Gesellschafter einer Kapitalgesellschaft wie der Aktiengesellschaft (AG) oder der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) sind gesetzlich dazu verpflichtet, ein Geschäftskonto für das Unternehmen zu eröffnen. Kapitalgesellschaften gelten als juristische Personen mit eigenen Rechten und Pflichten. Das Gesellschaftsvermögen muss hier strikt vom Vermögen ihrer Gesellschafterinnen und Gesellschafter getrennt werden. 

Für Selbstständige, die ein Einzelunternehmen leiten, oder die Gesellschafter einer Personengesellschaft, besteht keine Verpflichtung, ein Geschäftskonto zu eröffnen.

Die gesetzliche Pflicht ist also von der Rechtsform eines Unternehmens abhängig.

Kapitalgesellschaften müssen im Rahmen des Gründungsprozesses ein Geschäftskonto eröffnen, um dort das erforderliche Mindeststammkapital einzuzahlen. Notare, die die Eintragung in das Handelsregister veranlasst, benötigen im Anschluss einen Kontoauszug als Nachweis, dass das Geld auch tatsächlich zur Verfügung steht. Ohne diesen Nachweis gerät der Gründungsprozess ins Stocken. Das Geschäftskonto sollte daher rechtzeitig eröffnet werden.

Obwohl nur Kapitalgesellschaften ein Geschäftskonto eröffnen müssen, sollten eigentlich alle Unternehmerinnen und Unternehmer von Anfang an ein Geschäftskonto haben, um private und geschäftliche Ausgaben strikt voneinander zu trennen. Damit sorgen sie für Transparenz im Zahlungsverkehr und erleichtern sich die Erfüllung ihrer Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt ganz erheblich.

Zudem ist ein Geschäftskonto optimal auf die Bedürfnisse von Geschäftskunden zugeschnitten und bietet Unternehmen unabhängig von ihrer Rechtsform neben den klassischen Funktionen für finanzielle Transaktionen zusätzliche nützliche Features sowie einen Kontokorrentkredit, um vorübergehende Liquiditätsengpässe zu überbrücken. 

Tipp: Mehr zu den Voraussetzungen, um ein Geschäftskonto zu eröffnen, erfahren Sie in unserem Ratgeber.

So können Inhaber eines Geschäftskontos beispielsweise Unterkonten nutzen, um verschiedene Zahlungsströme voneinander zu trennen oder Geld für wiederkehrende Zahlungen wie Steuervorauszahlungen oder Versicherungsbeiträge beiseitezulegen.

Zudem können Zahlungsein- und ausgänge bestimmten Kategorien und Belegen zugeordnet werden, um der Buchhaltung die Arbeit zu erleichtern.

Darüber hinaus verfügen Online Geschäftskonten häufig auch über die Möglichkeit, eine integrierte Buchhaltungssoftware zu nutzen und Dritten wie einem Buchhalter oder einer Steuerberaterin Zugriff auf das Firmenkonto zu gewähren oder Mitarbeitende mit ihrem eigenen Log-in oder Firmenkarten für das Geschäftskonto auszustatten.

Mit anderen Worten: Unabhängig von ihrer Rechtsform brauchen Unternehmen im Tagesgeschäft ein Geschäftskonto, um sich unnötigen Aufwand bei allen anfallenden Aufgaben im Banking, Buchhaltung und Steuern zu ersparen.

Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, seine Einnahmen zu versteuern: Die Einnahmen einer Kapitalgesellschaft werden über die Körperschaftsteuer erklärt. Einzelunternehmen und Gesellschafterinnen und Gesellschafter von Personengesellschaften unterliegen der Einkommensteuer und geben einmal im Jahr ihre Einkommensteuererklärung ab. 

Spätestens hier zahlt sich ein Geschäftskonto aus. Sämtliche Transaktionen, die in den Kontoauszügen verzeichnet werden, sind eindeutig einen betrieblichen Zweck zuzuordnen. Entsprechend ist der Kontoauszug als Nachweis ausreichend und weitere Belege, die den Geschäftszweck beweisen, in der Regel nicht erforderlich. 

Unternehmerinnen und Unternehmer, die ihr privates Girokonto auch geschäftlich nutzen, müssen in ihren Kontoauszügen mühsam private und berufliche Transaktionen voneinander trennen, kennzeichnen und Geschäftsausgaben zudem mit zusätzlichen Belegen nachweisen.

Tipp: Mehr zum Thema "Geschäftskonto-Kosten steuerlich absetzen" finden Sie in unserem Ratgeber.

Das Gleiche gilt im Rahmen einer Betriebsprüfung. Auch hier haben Unternehmen es wesentlich leichter bei der Prüfung schnell alle erforderlichen Informationen sowie einen transparenten Überblick zu ermöglichen.

Grundsätzlich kann für jedes Unternehmen ein Geschäftskonto eröffnet werden. Einzelunternehmer:innen und Freiberufler:innen benötigen dazu lediglich einen Identitätsnachweis wie einen gültigen Personalausweis. 

Bei Personengesellschaften ist neben dem Personalausweis des Inhabers auch der Gesellschaftsvertrag als Nachweis erforderlich, der sie als Geschäftsführer:in berechtigt, ein Geschäftskonto anzumelden. Alternativ kann die Geschäftsführung auch eine Vollmacht ausstellen, die Dritte dazu berechtigt, ein Business-Konto zu eröffnen.

Bei Kapitalgesellschaften ist die Eröffnung eines Geschäftskontos komplexer und mit der Vorlage weiterer Dokumente verbunden. Bei einer GmbH ist beispielsweise neben den Identitätsnachweisen aller Gesellschafterinnen und Gesellschafter ebenfalls der Gesellschaftsvertrag sowie die Gewerbeanmeldung erforderlich.

Zwar sind in Deutschland nur Kapitalgesellschaften gesetzlich dazu verpflichtet, ein Geschäftskonto zu eröffnen. Unternehmen anderer Rechtsformen sind mit einem "Geschäftsgirokonto“ ebenfalls gut beraten, um private und geschäftliche Ausgaben von Anfang an strikt voneinander zu trennen.

Zum einen untersagen viele Banken Kunden die Nutzung privater Girokonten für geschäftliche Zwecke.

Zum anderen sind moderne Online Geschäftskonten optimal auf die Bedürfnisse von Geschäftskunden zugeschnitten und verbinden alle anfallenden Aufgaben im Banking, der Buchhaltung und der Vorbereitung der Steuererklärung.