Besonders Finanzdienstleister und Banken sind dazu verpflichtet, ihre Nutzer und Nutzerinnen zu kennen. Entsprechend steht vor jeder Kontoeröffnung ein Prüfprozess – der KYC-Prozess. Mittlerweile findet dieser Prozess online per Videoidentifikation – dem sogenannten Video-Ident-Verfahren – statt.
Was ist der KYC-Prozess?
Die KYC-Prüfung beschreibt den Prozess zur eindeutigen Identifizierung einer Kundin oder eines Kunden. KYC steht dabei für „Know Your Customer” (zu Deutsch: „Kennen Sie Ihren Kunden”).
Warum ist der „Know Your Customer”-Prozess so wichtig?
KYC-Prozesse werden von Unternehmen eingesetzt, um die Hintergründe potenzieller Kundinnen und Kunden genauer zu untersuchen.
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Wie funktioniert der KYC-Prozess?
Bevor Sie also Ihr Geschäftskonto eröffnen können, müssen Sie im Rahmen des KYC-Prozesses einige Schritte durchlaufen, die in der Regel wie folgt aussehen:
- Informationen zum Unternehmen
- Informationen zu den gesetzlichen Vertreter:innen
- Video-Verifizierung der gesetzlichen Vertreter:innen
- Verifizierung des Unternehmens
Schritt 1: Informationen über das Unternehmen
Im Rahmen Ihrer Kontoeröffnung und der damit verbundenen KYC-Prüfung werden Sie zuerst dazu aufgefordert, Informationen zu Ihrem Unternehmen anzugeben. Dazu gehören:
- Rechtsform
- Unternehmensname
- Geschäftstätigkeit bzw. Branche
- Handelsregisternummer
- Ausstellendes Bezirksgericht
- Gründungsdatum
- Zweck des Unternehmens
- Zweck des Bankkontos
- Anzahl der Mitarbeitenden
- Aktuelle Firmenadresse
Gut zu wissen: In diesem Schritt werden Sie zudem aufgefordert, Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID) anzugeben. Dieses Feld ist jedoch meist nicht verpflichtend. Der Grund dafür ist, dass einige Unternehmen erst ihr Geschäftskonto erstellen, bevor sie sich steuerlich registrieren. Häufig haben Sie nach der Eröffnung des Kontos 90 Tage Zeit, um die steuerlichen Informationen einzureichen.
Schritt 2: Informationen über die gesetzlichen Vertreter:innen des Unternehmens
Im nachfolgenden Schritt geht es um die gesetzlichen Vertreter:innen Ihres Unternehmens – die UBOs. Hier werden von jedem Gesellschafter und jeder Gesellschafterin, der zu mindestens 25 % beteiligt ist, die folgenden Informationen benötigt:
- Vollständiger Name
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer
- Nationalität
- Geburtsdatum, -ort und -land
- Aktuelle Adresse
- Steuer-ID (kann auch hier nachträglich eingereicht werden)
Schritt 3: Video-Verifizierung der gesetzlichen Vertreter:innen
Im dritten Schritt werden die gesetzlichen Vertreter:innen des Unternehmens per Videocall eindeutig verifiziert. Um einen schnellen und angenehmen Prozess zu garantieren, sollten Sie diese Dinge beachten:
- Halten Sie Ihren Personalausweis bereit.
- Sorgen Sie für eine stabile Internetverbindung und gute Lichtverhältnisse.
Mitarbeitende des Unternehmens, die diese Verifizierung durchführen, melden sich in der Regel innerhalb von zwei Minuten bei Ihnen.
Schritt 4: Verifizierung des Unternehmens
Durch die von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen und Dokumente kann Ihr Unternehmen dann verifiziert und dadurch Ihr angefordertes Geschäftskonto eröffnet werden.
Wie lange dauert die KYC-Prüfung?
Die Dauer des gesamten KYC-Prozesses kann je nach Rechtsform, Ihrer Branche und Ihrem eigenen Tempo variieren. Die oben aufgeführten Schritte können innerhalb von 15 bis 30 Minuten durchlaufen werden.
- Der KYC-Prozess ist also ein Vorgehen, das besonders für Finanzinstitute und Banken relevant ist.
- Hier werden die Hintergründe von potenziellen Kunden beleuchtet, um sicherzugehen, dass sie mit ihrem eröffneten Geschäftskonto keine illegalen Aktivitäten ausführen.
- In der Regel durchlaufen Sie diesen Prozess in nur vier einfachen Schritten, die nur wenige Minuten in Anspruch nehmen.
- Wenn Sie ein Geschäftskonto für ein Unternehmen eröffnen, muss Ihre Antrag zuerst offiziell überprüft werden, was bis zu 48 Stunden dauern kann.