Privateinlagen und Privatentnahmen vom Geschäftskonto

Privateinlagen und Privatentnahmen vom Geschäftskonto sind für viele Unternehmer:innen und Selbstständige ein wichtiger Bestandteil ihres Geschäftsalltags. Die wichtigsten Fragen rund um Entnahmen und Einlagen werden im Folgenden geklärt. Außerdem verraten wir Ihnen, worauf Sie bei der Buchhaltung achten können.

Der Begriff Privatbuchungen beschreibt alle Privateinlagen und Privatentnahmen von Einzelunternehmer:innen und Personengesellschaften. Das heißt, Sie entnehmen Geld für private Ausgaben von ihrem Firmenkonto oder zahlen Beträge ein.

Privatbuchungen können zum Beispiel Reisebuchungen für den Urlaub, Buchungen für Freizeitaktivitäten oder auch Buchungen von Konzerttickets umfassen.

Während Privateinlagen das Eigenkapital und das betriebliche Vermögen erhöhen, mindern Privatentnahmen eben diese.

Wichtig: Privatbuchungen haben immer einen Einfluss auf Ihr Betriebsvermögen, steuerlich veranlasst sind sie jedoch nicht. Daher dürfen sie keinen Einfluss auf die steuerliche Gewinnermittlung haben.

Privateinlagen sind im Tagesgeschäft relevant, wenn eine schnelle Bonität erforderlich ist. Auch während der Gründungsphase kann die Zufuhr von privatem Vermögen erforderlich werden, um das Geschäft starten zu können. Konkret bedeutet der Begriff Privateinlage, dass der Firma privates Vermögen zugeführt wird.

Man unterscheidet zwischen:

• Sacheinlagen
• Bareinlagen

Das heißt, dass entweder Geld zugeführt wird oder private Güter zur Firmennutzung freigegeben werden.

Wenn man Betriebseigentum vom geschäftlichen zurück zum privaten Gebrauch überschreibt, spricht man auch von einer Privatentnahme. Sie folgt der Privateinlage und wird in vier Formen unterteilt:

• Barentnahmen: Geld wird aus dem Unternehmen zu privaten Zwecken entnommen und dem privaten Konto des Unternehmers oder der Unternehmerin gutgeschrieben.
  
  
• Sachentnahmen: Gebrauchsgegenstände wie ein Firmenwagen werden fortan privat genutzt. Auch Endprodukte der Firma, beispielsweise Getränke, können als Sachentnahme gewertet werden.
  
  
• Nutzungsentnahmen: Ein Firmenwagen kann auch nur anteilig für private Zwecke genutzt werden. In diesem Fall gilt die sogenannte 1-Prozent-Regel.
  
  
• Leistungsentnahmen: Leistungen des Betriebs werden für einen privaten Zweck genutzt, wie zum Beispiel handwerkliche Arbeiten am Privathaus.

In Deutschland ist eine Privatentnahme nur in Einzelunternehmern oder Personengesellschaften erlaubt. Bei Kapitalgesellschaften werden die Auszahlungen an die Gesellschafter über regelmäßige Gewinnausschüttungen organisiert.

Da es sich bei einer GmbH juristisch gesehen um eine eigene Person handelt und privates und berufliches Vermögen klar getrennt ist, ist die Entnahme von Bargeld nicht so einfach möglich. Ihr Geschäftsführergehalt können Sie sich als Gesellschafter:in oder Geschäftsführer:in einer GmbH im Vorhinein auszahlen lassen.

Ein unschlagbares Angebot steht im Raum und Sie möchten als Unternehmer:in nicht unmittelbar handeln? Sofern kein Geld aus Ihrem betrieblichen Bestand vorhanden ist, zahlen Sie als Eigentümer:in mit Ihrem Eigenkapital.

Wenn Sie privates Geld auf Ihr Geschäftskonto einzahlen, behandeln Sie diesen Vorgang als normale Buchung. Da die Anschaffung betrieblich veranlasst ist, erfassen Sie diese als Betriebsausgabe in Ihrer Buchhaltung.

Alle Privateinlagen und -entnahmen werden in der Regel auf einem sogenannten Privatkonto, einer Unterkategorie des Eigenkapitalkontos, verbucht. Einlagen und Entnahmen werden getrennt aufgeführt.

In der Regel wird ein Geschäftskonto ausschließlich für geschäftliche Ausgaben verwendet. Wenn Sie dennoch Geld vom Geschäftskonto auf Ihr Privatkonto überweisen möchten, muss der Vorgang klar dokumentiert werden.

Wichtig ist ein Eigenbeleg für jede Entnahme, das heißt eine Rechnung oder Quittung mit dem Verwendungszweck „Privatentnahme”.

Qonto macht Ihnen die Belegverwaltung einfach, da Sie alle Tools für Ihr Finanzmanagement in einer App haben.

Die Höhe der zulässigen Privatentnahmen hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel:

• der Rechtsform des Unternehmens
• der individuellen Situation des Unternehmens
• den steuerlichen Vorschriften des jeweiligen Landes
  
  

Hohe Privatentnahmen und -einlagen sind grundsätzlich kein Problem. Um nicht das Misstrauen des Finanzamtes zu wecken, ist es am besten, wenn Sie vorab Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater fragen, welche Höhe zulässig ist.

Als Unternehmer:in können Sie sich selbst Gehalt auszahlen und den Vorgang als eine Form der Privatentnahme verbuchen. Dies wird auch als Gesellschaftergehalt bezeichnet und kann für Sie als Unternehmer:in sinnvoll sein, um Ihre Arbeit für das Unternehmen zu honorieren und gleichzeitig Ihre persönlichen finanziellen Bedürfnisse zu decken.

Wenn Sie sich selbst Gehalt auszahlen möchten, beachten Sie am besten die folgenden Punkte:

• Stellen Sie sicher, dass Sie die Gehaltszahlungen ordnungsgemäß verbuchen und regelmäßig Steuern und Sozialabgaben abführen. Es empfiehlt sich hierfür einen Steuerberater oder einen Buchhalter zu konsultieren. Falls Sie ein Geschäftskonto bei Qonto nutzen, können Sie einfach einen Lesezugriff zum Teilen Ihrer Finanzdaten erteilen.
  
  
• Die Höhe des Gesellschaftergehalts sollte angemessen sein und sich an der üblichen Vergütung für vergleichbare Tätigkeiten orientieren. Wenn das Gehalt unangemessen hoch ist, kann dies vom Finanzamt als verdeckte Gewinnausschüttung gewertet werden, was steuerliche Konsequenzen hat.

Grundsätzlich hängt die steuerliche Behandlung von Privatbuchungen von der Art der Buchung ab. Die wichtigsten Aspekte finden Sie im Folgenden.

Die Privateinlage auf Ihrem Geschäftskonto wird steuerlich nicht als Betriebseinnahme gewertet und ist daher nicht steuerpflichtig. Das Gleiche gilt für Privatentnahmen. Nur handelt es sich hier um Ausgaben, die sich nicht steuermindernd auswirken lassen.

Privatfahrten mit dem Firmenwagen: Wenn Sie als Arbeitnehmer:in einen Firmenwagen auch privat nutzen, müssen Sie den geldwerten Vorteil als steuerpflichtiges Einkommen versteuern. Als selbstständige Person oder Unternehmer:in müssen Sie die privaten Fahrten ebenfalls versteuern, entweder über die 1%-Regelung oder über ein Fahrtenbuch.

Monetäre Privateinlagen und -entnahmen sind umsatzsteuerfrei, da sie keinen Einfluss auf den Gewinn des Unternehmens haben.

Bei Leistungs-, Waren- oder Nutzungsentnahmen buchen Sie den gesamten Bruttopreis inklusive der Umsatzsteuer.

Eine lückenlose Buchhaltung ist die wichtigste Basis, um Privatbuchungen steuerlich korrekt behandeln zu können. Qonto hilft Ihnen den Überblick zu bewahren. Alle Tools für Ihr Finanzmanagement finden Sie in einer App. Ein weiterer Vorteil: Ihrem Steuerberater oder Ihrer Buchhalterin können Sie einfach einen dedizierten Lesezugriff zum Teilen Ihrer Finanzdaten bereitstellen.

Angenommen, eine Person, die Eigentümerin eines kleinen Handwerksbetriebs ist, möchte das Eigenkapital des Unternehmens erhöhen. Dazu zahlt sie aus ihrem privaten Vermögen einen Betrag von 10.000 € auf das Geschäftskonto des Unternehmens ein. Diese Einlage wird in der Buchhaltung als Privateinlage erfasst und auf einem eigenen Kapitalkonto verbucht.

Die Buchung würde folgendermaßen lauten:

Kapitaleinlage Privatpersonen 10.000 € an Bank 10.000 €

Durch diese Privateinlage erhöht sich das Eigenkapital des Unternehmens um einen Betrag von 10.000 €. Das Unternehmen hat nun mehr finanzielle Mittel zur Verfügung, um Investitionen zu tätigen oder Rücklagen zu bilden.

Angenommen, ein Unternehmer nutzt einen Firmenwagen. Ausnahmsweise wird das Auto jedoch für einen privaten Zweck genutzt, beispielsweise für eine Fahrt zu einem Familienereignis oder für den Transport von Gegenständen für die Privatwohnung. In diesem Fall handelt es sich um eine Sachentnahme, da der Firmenwagen privat genutzt wird.

Der geldwerte Vorteil wird als steuerpflichtiges Einkommen versteuert. Die private Fahrt wird entweder über die 1%-Regelung oder über ein Fahrtenbuch versteuert.