Fahrtkostenzuschuss 2023: Worauf Arbeitgeber achten sollten

Obwohl Remote Work und hybride Arbeitsmodelle bei Unternehmen und Beschäftigten immer mehr an Beliebtheit gewinnen, machen sich in Deutschland fast täglich über 13,7 Millionen Pendler:innen auf den Weg ins Büro. 

Dabei legen sie oft weite Strecken zurück, die über die Gemeindegrenzen hinausreichen. Die vielen Kilometer sind ein zusätzlicher Kostenfaktor, der Beschäftigte finanziell belastet. Zum Glück gibt es den Fahrtkostenzuschuss. 

Welche Vorteile die Förderung bietet, worin der Unterschied zur Pendlerpauschale besteht und worauf Arbeitgebende steuerlich achten sollten, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Der Fahrtkostenzuschuss ist eine finanzielle Unterstützung, die Unternehmen an Berufspendler:innen zahlen, um sie bei den Kosten, die auf dem Weg zur Arbeit entstehen, zu entlasten. 

Die Höhe der Hilfe handeln Arbeitgebende und Arbeitnehmende individuell aus und der Zuschuss kann als Geldbetrag oder Sachleistung, wie zum Beispiel in Form von Monatskarten für den öffentlichen Nahverkehr, erfolgen. Der Arbeitgeber ist gesetzlich nicht verpflichtet, den Fahrtkostenzuschuss zu zahlen, es ist vielmehr eine freiwillige Zusatzleistung.

Der Fahrtkostenzuschuss lohnt sich besonders für Arbeitnehmer:innen, die in ländlichen Regionen wohnen und längere Strecken zum Arbeitsplatz zurücklegen müssen. Auch Geringverdienende und Auszubildende können sich durch den freiwillig gezahlten Zuschuss vom Arbeitgeber ihr Gehalt indirekt aufbessern. Grundsätzlich kann jede angestellte Person den Fahrtkostenzuschuss vom Arbeitgeber beziehen.

Arbeitnehmende, die den Fahrtkostenzuschuss erhalten, brauchen aber nicht auf die Pendlerpauschale verzichten. Allerdings müssen sie den Betrag des Fahrtkostenzuschusses in der Steuererklärung von den Werbungskosten abziehen. Übersteigt der Zuschuss die Höhe der Pendlerpauschale, können sie keine weiteren Kosten deklarieren.

Die Vorteile des Fahrtkostenzuschusses für Arbeitnehmende sind offensichtlich. Sie profitieren direkt von der finanziellen Unterstützung, die für sie steuerfrei ist. Und welche Vorteile versprechen sich Arbeitgebende von der freiwilligen Zusatzleistung?

Unternehmen, die den Fahrtkostenzuschuss gewähren, können ihre Arbeitgebermarke  stärken und Anreize für Fachkräfte schaffen, die etwas weiter vom Unternehmenssitz entfernt wohnen. Kombiniert mit einem hybriden Arbeitsmodell erweitert sich so der Radius für die Personalsuche.

Bietet ein Unternehmen darüber hinaus auch Fahrtkostenzuschüsse für verschiedene Transportmittel an, zum Beispiel Carsharing-Modelle oder E-Bikes, kann es sein Image als umweltbewusstes Unternehmen aufbessern, natürlich nur, sofern es auch in anderen Bereichen Wert darauf legt und das Nachhaltigkeitsmanagement glaubwürdig ist.

Der Arbeitgebende muss den Fahrtkostenzuschuss, egal ob Geldbetrag oder Sachleistung, versteuern. Das kann entweder anhand einer Pauschale erfolgen oder sich nach der Lohnsteuerklasse und dem Einkommen der beschäftigten Person richten. In diesem Fall sind die Fahrtkostenzuschüsse sozialversicherungspflichtig. Wendet der Arbeitgebende die Pauschalbesteuerung an, auf die 15% Lohnsteuer erhoben wird und liegt der Gesamtbetrag unter der Höchstgrenze von 4.500 Euro jährlich, ist der Zuschuss sozialversicherungsfrei.

Steuerfrei und sozialversicherungsfrei ist der Fahrtkostenzuschuss für Arbeitgebende, sofern sie ihren Beschäftigten eine Monatskarte für die Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs zur Verfügung stellen, die 44 Euro monatlich nicht übersteigt. Diese Regelung gilt nicht für den Flugverkehr oder Taxifahrten, da durch die Steuererleichterung ein Anreiz für die Nutzung umweltfreundlicher Verkehrsmittel geschaffen werden soll.

Gute Nachricht für Ausbildungsbetriebe: Auch der Fahrtkostenzuschuss für Auszubildende ist steuerfrei. Arbeitgebende zahlen weder die 15 % Lohnsteuer noch Sozialabgaben. Das gleiche gilt zusätzlich für Minijobber:innen.