Der tägliche Arbeitsweg ist mit Zeit und Geld verbunden. Arbeitnehmende können sich beim Finanzamt einen Teil ihrer Fahrtkosten zurückholen und so ihre Steuerlast mindern. Die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz lassen sich über die sogenannte Entfernungspauschale ausgleichen: Dazu setzt Sie Ihre Ausgaben in Ihrer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ab. Wir haben zusammengefasst, welche Verkehrsmittel dafür infrage kommen, welche Obergrenzen es gibt und was Sie aus steuerlicher Sicht beachten müssen.
Grundsätze der Entfernungspauschale: Die wichtigsten Regelungen
2001 löste die verkehrsmittelunabhängige Entfernungspauschale die bis dahin für Fahrten mit dem Pkw geltende Kilometerpauschale. Damit können Sie unabhängig davon, ob Sie mit dem Auto, dem Fahrrad oder mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit fahren, die Kosten für Ihren Arbeitsweg in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
Mobilitätsprämie für Geringverdiener
Um die Anzahl der Kilometer zu berechnen, die Ihnen mit der Entfernungspauschale erstattet werden, gelten bestimmte Grundsätze: Sie können pro Kilometer, den Sie zwischen Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte zurücklegen, 0,35 € geltend machen. Jedoch müssen Sie dabei beachten, dass pro Arbeitstag lediglich der einfache Weg abgegolten wird. Die volle Pauschale wird Ihnen zudem nur gewährt, wenn Sie tatsächlich an einem Tag hin und zurück fahren. Fahren Sie beispielsweise am Donnerstag zur Arbeit und erst am Freitag wieder nach Hause, können Sie nur die Hälfte der Pauschale, also 0,15 € pro km, geltend machen.
Höhere Entfernungspauschale ab Kilometer 21
Neben dieser Grundregel gibt es weitere Aspekte, die Sie bei der Berechnung der Entfernungspauschale, die auch als Pendlerpauschale bekannt ist, berücksichtigen musst.
Anzahl der Fahrten
Um die Anzahl der Fahrten zu ermitteln, für die Sie die Entfernungspauschale geltend machen können, gilt, dass Sie nur Fahrten, die Sie tatsächlich zum Arbeitsplatz gefahren sind, zugrunde legen können. Das Jahr hat etwa 52 Wochen. Legen Sie für Ihre Berechnung eine Fünf-Tage-Woche zugrunde, kämen Sie auf 260 Tage, an denen Sie Anspruch auf die Entfernungspauschale hätten. Ob Sie in Vollzeit- oder in Teilzeit arbeiten, spielt für die Berechnung keine Rolle.
Einfache Entfernung
In der Regel legen Arbeitnehmende den Weg zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte zwei Mal täglich zurück – bei Beginn und am Ende des Arbeitstages. Ausnahmen gibt es, wenn Mitarbeitende über die Mittagspause nach Hause fahren. Doch für den Fiskus ist das uninteressant. Sie dürfen pro Arbeitstag lediglich einmal den einfachen Weg abrechnen. Das Finanzamt berücksichtigt bei der Berechnung nur volle Entfernungskilometer. Das bedeutet, dass Sie bei einer einfachen Strecke von 19,9 km nur 19 km geltend machen können. Rechnen Sie mit 19,9 km oder runden auf 20 km auf, wird die Berechnung nicht vom Finanzamt anerkannt.
Kürzeste Strecke
Bei der Abschreibung der Entfernungspauschale muss grundsätzlich vom kürzesten Weg zur Arbeit ausgegangen werden. Sie können jedoch auch eine andere Verbindung als kürzeste Straßenverbindung angeben, wenn diese verkehrsgünstiger ist und Sie sie regelmäßig nutzen. Verkehrsgünstiger wäre eine Strecke beispielsweise dann, wenn Sie dadurch Zeit einsparen können.
Private und öffentliche Verkehrsmittel kombinieren
Der Ausgangspunkt für den Weg zur Arbeit ist immer der eigene Hauptwohnsitz. Besitzen Sie mehrere Wohnungen, spielt nur die Entfernung zu der Wohnung, die am nächsten an der Arbeitsstätte liegt, eine Rolle. Liegt Ihr Lebensmittelpunkt nachweislich in einer weiter entfernten Wohnung, können Sie die weitere Strecke geltend machen.
Erste Tätigkeitsstätte
Nicht nur der Ausgangspunkt, sondern auch das Ziel Ihrer Fahrt ist für die Berechnung der Entfernungspauschale entscheidend. Das Finanzamt spricht hier von der ersten Tätigkeitsstätte. Darunter versteht man die betriebliche Einrichtung, der Sie als Arbeitnehmender dauerhaft zugeordnet sind. Dauerhaft bedeutet in diesem Fall, dass die Zuordnung unbefristet ist, für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses oder für mehr als 48 Monate gilt.
Keine Belege erforderlich
Liegt die Fahrtkostenpauschale für Sie bei maximal 4.500 € jährlich, müssen Sie dem Finanzamt keine Belege zukommen lassen. Übersteigen die Kosten den Höchstbeitrag, können Sie sie nur dann absetzen, wenn Sie den Weg zur Arbeit mit Ihrem privaten PKW oder einem Firmenwagen zurücklegen. In diesem Fall müssen Sie die Ausgaben belegen können, beispielsweise durch ein Fahrtenbuch oder Tankquittungen.
Höhe der Entfernungspauschale
Laut Einkommensteuergesetz ist die Entfernungspauschale pro Kalenderjahr mit einem Höchstbetrag von 4.500 € gedeckelt und umfasst Fahrten mit sämtlichen Verkehrsmitteln, darunter Motorräder, Fahrgemeinschaften, Taxifahrten oder den Weg zu Fuß oder mit dem Fahrrad.
Fahrgemeinschaften und verschiedene Verkehrsmittel
Um die Entfernungspauschale geltend zu machen, spielt es keine Rolle, ob Sie die Bahn, das Fahrrad, einen Dienstwagen oder Ihr eigenes Auto nutzen, um zur Arbeit zu gelangen. Allerdings gibt es bei den unterschiedlichen Verkehrsmitteln ein paar Besonderheiten zu beachten.
Öffentliche Verkehrsmittel
Wer statt Auto lieber auf Bus und Bahn zurückgreift, kann auch hier die Entfernungspauschale ansetzen. Übersteigen die anfallenden Kosten den Betrag der Entfernungspauschale für das Kalenderjahr, können Sie stattdessen die tatsächlichen Kosten ansetzen. Seit 2012 wird nicht mehr tageweise überprüft, ob die Kosten für die öffentlichen Verkehrsmittel über der Pauschale liegen. Mittlerweile ermittelt das Finanzamt nur noch jahresbezogen, ob die Summe der Fahrtkosten oder die Summe der Entfernungspauschale absetzbar ist.
Dienstwagen
Wer vom Arbeitgeber einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt bekommt, muss den geldwerten Vorteil versteuern. Die meisten Arbeitnehmenden wenden die pauschale Ein-Prozent-Regelung an. Die Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge, die hierbei anfallen, werden vom Arbeitgeber abgeführt. Die Fahrten von der Wohnung zum Arbeitsplatz können Sie in Ihrer Einkommenssteuererklärung mit der Kilometerpauschale ansetzen.
Park & Ride
In vielen Fällen nutzen Mitarbeitende nicht nur die öffentlichen Verkehrsmittel, sondern daneben auch ihr eigenes Auto. Bei Mischfällen wie diesen spricht man von Park & Ride. Hierbei müssen Sie zunächst die Entfernung der kürzesten Straßenverbindung messen. Anschließend geben Sie an, wie viele Kilometer Sie mit welchem Verkehrsmittel gefahren sind. Dabei kann auch ein höherer Betrag als 4.500 € angesetzt werden.
Fahrgemeinschaften
In einer Fahrgemeinschaft kann jeder Teilnehmende die Entfernungspauschale der für ihn relevanten Entfernungsstrecke ansetzen. Beachten Sie jedoch, dass Sie Umwege, die Sie beispielsweise machen müssen, um Mitfahrende abzuholen, nicht in die Ermittlung miteinbeziehen dürfen. Bei Fahrgemeinschaften, in denen der Fahrende wechselt, gilt an den Arbeitstagen, an denen Mitfahrende nicht ihr eigenes Fahrzeug nutzen, für alle Teilnehmer der Höchstbetrag von 4.500 €.
Jobticket
Arbeitgeber können ihren Angestellten steuer- und sozialversicherungsfreie Fahrkarten oder Zuschüsse für den ÖPNV gewähren. Darüber hinaus werden auch Leistungen für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte im Personenfernverkehr begünstigt. Steuerfrei ist dies dann, wenn der Mitarbeitende das Jobticket oder den Zuschuss als zusätzliche Leistung zum vereinbarten Gehalt erhält. Das Praktische: Das Ticket darf nicht nur für den Weg zur Arbeit, sondern auch privat genutzt werden.
Belege einfach digitalisieren und online an den Steuerberater übergeben? Bei Qonto kein Problem.
Entfernungspauschale berechnen
Grundsätzlich gilt für die Berechnung der Entfernungspauschale:
- 0,35 € pro km
- 0,38 € pro km ab dem 21. km
Um die Entfernungspauschale in einem Beispiel zu berechnen, gehen wir von einem Arbeitnehmenden aus, der an 220 Tagen im Jahr eine einfache Strecke von 127 km mit dem eigenen Pkw zurücklegt.
220 Tage x 20 km x 0,35 € = 1.540 €
220 Tage x 107 km x 0,38 € = 8.945,20 €
Insgesamt beträgt die Entfernungspauschale 10.485,20 €. Da der Betrag über dem Höchstbetrag von 4.500 € pro Kalenderjahr liegt, muss der Arbeitnehmende seine Ausgaben belegen.
Autofahrt: 220 Tage x 20 km x 0,35 = 1.540 €
Bahnfahrt: 220 Tage x 107 km x 0,38 = 8.945,20 €
Da die Entfernungspauschale bei öffentlichen Verkehrsmitteln auf 4.500 € gedeckelt ist, kann der Arbeitnehmende nur 4.500 € für seine Bahnfahrten über die Pendlerpauschale geltend machen. Die Höhe der Pendlerpauschale beträgt dann insgesamt: 1.540 € + 4.500 € = 6.040 €.
Steuer und Kilometerpauschale: Was kann man absetzen?
Was es mit der Entfernungspauschale auf sich hat, wissen Sie nun. Abschließend möchten wir Ihnen wichtige Tipps mit auf den Weg gehen, wie Sie darüber hinaus mit der Kilometerpauschale Steuern sparen können.
- Antrag auf Lohnsteuerermäßigung: Damit Sie bereits während des laufenden Jahres weniger Lohnsteuer zahlen müssen, können Sie beim Finanzamt einen Antrag auf Lohnsteuerermäßigung stellen. Das hat den Vorteil, dass Ihre Werbungskosten, also auch die Fahrten zum Arbeitsplatz, als Freibetrag jeden Monat beim Lohnsteuerabzug berücksichtigt werden. Möglich ist das, wenn die Werbungskosten mehr als 1.600 € betragen oder Sie mit anderen abzugsfähigen Beiträgen über dem Grenzbetrag von 1.600 € liegen.
- Unfallkosten: In der Abschreibung der Entfernungspauschale sind alle Kosten enthalten, die für den täglichen Arbeitsweg relevant sind. Dazu zählen Parkgebühren sowie der Versicherungs- oder ADAC-Beitrag. Kommt es nun auf dem Weg zur Arbeit zu einem Unfall, können Sie die dabei entstehenden Kosten zusätzlich zur Pendlerpauschale als außergewöhnliche Aufwendungen abschreiben. Dazu gehören auch Kosten, die für die Reparatur des eigenen Wagens oder als Resultat eines Schadens an beteiligten Fahrzeugen entstehen.
- Botengänge und Kundenbesuche: Reisekosten fallen immer dann an, wenn Sie im Auftrag Ihres Vorgesetzten unterwegs sind – beispielsweise Kund:innen besuchen oder zu einer Weiterbildung fahren. Auch wenn Ihr Chef Sie mit einem Botengang beauftragt, können Sie diese Fahrten mit 0,35 € pro km ansetzen. Beachten Sie jedoch, dass Sie dabei keinen Umweg aus privaten Gründen fahren dürfen.
- Flugstrecken und Sammelbeförderungen: Flugstrecken und Strecken mit steuerfreier Sammelbeförderung lassen sich über die Entfernungspauschale absetzen. Für Flugstrecken müssen Sie die tatsächlichen Kosten ansetzen. Bietet Ihr Vorgesetzter steuerfreie Sammelbeförderungen an, dürfen Sie dabei nicht die auf diese Weise zurückgelegten Strecken in die Ermittlung der Entfernung zwischen Arbeitsplatz und Wohnung mit einberechnen. Haben Sie allerdings selbst etwas zu der Sammelbeförderung zugezahlt, können Sie die Kosten als Werbungskosten ansetzen.
- Menschen mit Behinderung: Behinderte Menschen haben die Möglichkeit, für die Wege zwischen der ersten Tätigkeitsstätte und ihrer Wohnung die tatsächlichen Kosten anzusetzen. Wenn sie ihren eigenen Pkw oder einen Firmenwagen benutzen, können sie die Fahrtkosten pauschal mit 0,35 € pro gefahrenem km geltend machen. Kommt es zu einem Unfall auf dem Weg zur ersten Tätigkeitsstätte, können sie die dabei entstandenen Kosten neben dem pauschalen Kilometeransatz angeben. Wer auf verschiedene Verkehrsmittel zurückgreift, kann sein Wahlrecht für alle Teilstrecken jedoch nur einheitlich ausüben.
- Kosten für den Weg zwischen der eigenen Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte werden über die Entfernungspauschale abgegolten.
- Die Entfernungspauschale beträgt 0,35 € pro km, ab dem 21. km beträgt sie 0,38 €.
- Als Berechnungsgrundlage dient die einfache Strecke multipliziert mit der Anzahl der Arbeitstage.
- Die Art des Verkehrsmittels ist nicht relevant, allerdings ist die Pauschale bei Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmittel auf einen Höchstbetrag von 4.500 € im Jahr gedeckelt.
Eröffnen Sie Ihr Geschäftskonto in wenigen Minuten online.