Unser Ratgeber zur Entfernungspauschale

Der tägliche Arbeitsweg ist mit Zeit und Geld verbunden. Arbeitnehmende können sich beim Finanzamt einen Teil ihrer Fahrtkosten zurückholen und so ihre Steuerlast mindern. Die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsplatz lassen sich über die sogenannte Entfernungspauschale ausgleichen: Dazu setzt Sie Ihre Ausgaben in Ihrer Einkommensteuererklärung als Werbungskosten ab. Wir haben zusammengefasst, welche Verkehrsmittel dafür infrage kommen, welche Obergrenzen es gibt und was Sie aus steuerlicher Sicht beachten müssen.

2001 löste die verkehrsmittelunabhängige Entfernungspauschale die bis dahin für Fahrten mit dem Pkw geltende Kilometerpauschale. Damit können Sie unabhängig davon, ob Sie mit dem Auto, dem Fahrrad oder mit den öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit fahren, die Kosten für Ihren Arbeitsweg in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. 

Um die Anzahl der Kilometer zu berechnen, die Ihnen mit der Entfernungspauschale erstattet werden, gelten bestimmte Grundsätze: Sie können pro Kilometer, den Sie zwischen Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte zurücklegen, 0,35 € geltend machen. Jedoch müssen Sie dabei beachten, dass pro Arbeitstag lediglich der einfache Weg abgegolten wird. Die volle Pauschale wird Ihnen zudem nur gewährt, wenn Sie tatsächlich an einem Tag hin und zurück fahren. Fahren Sie beispielsweise am Donnerstag zur Arbeit und erst am Freitag wieder nach Hause, können Sie nur die Hälfte der Pauschale, also 0,15 € pro km, geltend machen.

Neben dieser Grundregel gibt es weitere Aspekte, die Sie bei der Berechnung der Entfernungspauschale, die auch als Pendlerpauschale bekannt ist, berücksichtigen musst.  

Um die Anzahl der Fahrten zu ermitteln, für die Sie die Entfernungspauschale geltend machen können, gilt, dass Sie nur Fahrten, die Sie tatsächlich zum Arbeitsplatz gefahren sind, zugrunde legen können. Das Jahr hat etwa 52 Wochen. Legen Sie für Ihre Berechnung eine Fünf-Tage-Woche zugrunde, kämen Sie auf 260 Tage, an denen Sie Anspruch auf die Entfernungspauschale hätten. Ob Sie in Vollzeit- oder in Teilzeit arbeiten, spielt für die Berechnung keine Rolle.Tatsächlich akzeptiert das Finanzamt aber nur etwa 220 Fahrten im Jahr – von den 260 Tagen müssen Sie Ihren Urlaub und Krankheits- und Feiertage abziehen. Natürlich dürfen Sie auch keine Fahrtkosten für die Tage geltend machen, die Sie im Homeoffice gearbeitet haben. Die Kosten, die Ihnen durch die Arbeit im eigene zu Hause entstehen, können Sie in den Steuerjahren 2020 und 2021 über die Homeoffice-Pauschale geltend machen.

In der Regel legen Arbeitnehmende den Weg zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte zwei Mal täglich zurück – bei Beginn und am Ende des Arbeitstages. Ausnahmen gibt es, wenn Mitarbeitende über die Mittagspause nach Hause fahren. Doch für den Fiskus ist das uninteressant. Sie dürfen pro Arbeitstag lediglich einmal den einfachen Weg abrechnen. Das Finanzamt berücksichtigt bei der Berechnung nur volle Entfernungskilometer. Das bedeutet, dass Sie bei einer einfachen Strecke von 19,9 km nur 19 km geltend machen können. Rechnen Sie mit 19,9 km oder runden auf 20 km auf, wird die Berechnung nicht vom Finanzamt anerkannt.

Bei der Abschreibung der Entfernungspauschale muss grundsätzlich vom kürzesten Weg zur Arbeit ausgegangen werden. Sie können jedoch auch eine andere Verbindung als kürzeste Straßenverbindung angeben, wenn diese verkehrsgünstiger ist und Sie sie regelmäßig nutzen. Verkehrsgünstiger wäre eine Strecke beispielsweise dann, wenn Sie dadurch Zeit einsparen können.

Der Ausgangspunkt für den Weg zur Arbeit ist immer der eigene Hauptwohnsitz. Besitzen Sie mehrere Wohnungen, spielt nur die Entfernung zu der Wohnung, die am nächsten an der Arbeitsstätte liegt, eine Rolle. Liegt Ihr Lebensmittelpunkt nachweislich in einer weiter entfernten Wohnung, können Sie die weitere Strecke geltend machen. 

Nicht nur der Ausgangspunkt, sondern auch das Ziel Ihrer Fahrt ist für die Berechnung der Entfernungspauschale entscheidend. Das Finanzamt spricht hier von der ersten Tätigkeitsstätte. Darunter versteht man die betriebliche Einrichtung, der Sie als Arbeitnehmender dauerhaft zugeordnet sind. Dauerhaft bedeutet in diesem Fall, dass die Zuordnung unbefristet ist, für die gesamte Dauer des Arbeitsverhältnisses oder für mehr als 48 Monate gilt. Da eine dauerhafte Zuordnung nicht in allen Berufen möglich ist, prüft das Finanzamt in diesen Fällen, ob ein Arbeitnehmender täglich, zwei Arbeitstage in der Woche oder mindestens ein Drittel der vereinbarten Arbeitszeit an einer bestimmten Stätte tätig wird. Hierbei ist es ausreichend, wenn er seiner Arbeit dort nur in geringem Umfang nachkommt – beispielsweise um an Meetings teilzunehmen. Bei Arbeitnehmenden, die an mehreren Orten eingesetzt werden, legt der Arbeitgeber fest, welcher davon die erste Tätigkeitsstätte ist.

Liegt die Fahrtkostenpauschale für Sie bei maximal 4.500 € jährlich, müssen Sie dem Finanzamt keine Belege zukommen lassen. Übersteigen die Kosten den Höchstbeitrag, können Sie sie nur dann absetzen, wenn Sie den Weg zur Arbeit mit Ihrem privaten PKW oder einem Firmenwagen zurücklegen. In diesem Fall müssen Sie die Ausgaben belegen können, beispielsweise durch ein Fahrtenbuch oder Tankquittungen.

Laut Einkommensteuergesetz ist die Entfernungspauschale pro Kalenderjahr mit einem Höchstbetrag von 4.500 € gedeckelt und umfasst Fahrten mit sämtlichen Verkehrsmitteln, darunter Motorräder, Fahrgemeinschaften, Taxifahrten oder den Weg zu Fuß oder mit dem Fahrrad. Ausnahmen gibt es jedoch für die Nutzung des eigenen Autos oder eines Dienstwagens – diese sind im Höchstbeitrag nicht eingeschlossen. Wer in diesem Fall höhere Kosten absetzen möchte, muss nachweisen können, dass die Fahrt mit dem Privatwagen oder Dienstfahrzeug stattfand.Das Gleiche gilt für die tatsächlichen Kosten für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln. Liegen Ihre Ausgaben über der Pauschale, müssen Sie diese für die Erstattung entsprechend belegen können. Bewahren Sie daher sämtliche Belege unbedingt sorgfältig auf.

Um die Entfernungspauschale geltend zu machen, spielt es keine Rolle, ob Sie die Bahn, das Fahrrad, einen Dienstwagen oder Ihr eigenes Auto nutzen, um zur Arbeit zu gelangen. Allerdings gibt es bei den unterschiedlichen Verkehrsmitteln ein paar Besonderheiten zu beachten.

Wer statt Auto lieber auf Bus und Bahn zurückgreift, kann auch hier die Entfernungspauschale ansetzen. Übersteigen die anfallenden Kosten den Betrag der Entfernungspauschale für das Kalenderjahr, können Sie stattdessen die tatsächlichen Kosten ansetzen. Seit 2012 wird nicht mehr tageweise überprüft, ob die Kosten für die öffentlichen Verkehrsmittel über der Pauschale liegen. Mittlerweile ermittelt das Finanzamt nur noch jahresbezogen, ob die Summe der Fahrtkosten oder die Summe der Entfernungspauschale absetzbar ist.

Wer vom Arbeitgeber einen Firmenwagen zur Verfügung gestellt bekommt, muss den geldwerten Vorteil versteuern. Die meisten Arbeitnehmenden wenden die pauschale Ein-Prozent-Regelung an. Die Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge, die hierbei anfallen, werden vom Arbeitgeber abgeführt. Die Fahrten von der Wohnung zum Arbeitsplatz können Sie in Ihrer Einkommenssteuererklärung mit der Kilometerpauschale ansetzen.

In vielen Fällen nutzen Mitarbeitende nicht nur die öffentlichen Verkehrsmittel, sondern daneben auch ihr eigenes Auto. Bei Mischfällen wie diesen spricht man von Park & Ride. Hierbei müssen Sie zunächst die Entfernung der kürzesten Straßenverbindung messen. Anschließend geben Sie an, wie viele Kilometer Sie mit welchem Verkehrsmittel gefahren sind. Dabei kann auch ein höherer Betrag als 4.500 € angesetzt werden.

In einer Fahrgemeinschaft kann jeder Teilnehmende die Entfernungspauschale der für ihn relevanten Entfernungsstrecke ansetzen. Beachten Sie jedoch, dass Sie Umwege, die Sie beispielsweise machen müssen, um Mitfahrende abzuholen, nicht in die Ermittlung miteinbeziehen dürfen. Bei Fahrgemeinschaften, in denen der Fahrende wechselt, gilt an den Arbeitstagen, an denen Mitfahrende nicht ihr eigenes Fahrzeug nutzen, für alle Teilnehmer der Höchstbetrag von 4.500 €.

Arbeitgeber können ihren Angestellten steuer- und sozialversicherungsfreie Fahrkarten oder Zuschüsse für den ÖPNV gewähren. Darüber hinaus werden auch Leistungen für Fahrten zwischen der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte im Personenfernverkehr begünstigt. Steuerfrei ist dies dann, wenn der Mitarbeitende das Jobticket oder den Zuschuss als zusätzliche Leistung zum vereinbarten Gehalt erhält. Das Praktische: Das Ticket darf nicht nur für den Weg zur Arbeit, sondern auch privat genutzt werden.

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Grundsätzlich gilt für die Berechnung der Entfernungspauschale:

Um die Entfernungspauschale in einem Beispiel zu berechnen, gehen wir von einem Arbeitnehmenden aus, der an 220 Tagen im Jahr eine einfache Strecke von 127 km mit dem eigenen Pkw zurücklegt.

220 Tage x 20 km x 0,35 € = 1.540 €

220 Tage x 107 km x 0,38 € = 8.945,20 €

Insgesamt beträgt die Entfernungspauschale 10.485,20 €. Da der Betrag über dem Höchstbetrag von 4.500 € pro Kalenderjahr liegt, muss der Arbeitnehmende seine Ausgaben belegen.Würde derselbe Arbeitnehmende einen Teil der Strecke mit dem eigenen Pkw und einen Teil der Strecke mit öffentlichen Verkehrsmitteln zurücklegen, wird die Entfernungspauschale wie folgt berechnet:

Autofahrt: 220 Tage x 20 km x 0,35 = 1.540 €

Bahnfahrt: 220 Tage x 107 km x 0,38 = 8.945,20 €

Da die Entfernungspauschale bei öffentlichen Verkehrsmitteln auf 4.500 € gedeckelt ist, kann der Arbeitnehmende nur 4.500 € für seine Bahnfahrten über die Pendlerpauschale geltend machen. Die Höhe der Pendlerpauschale beträgt dann insgesamt: 1.540 € + 4.500 € = 6.040 €.

Was es mit der Entfernungspauschale auf sich hat, wissen Sie nun. Abschließend möchten wir Ihnen wichtige Tipps mit auf den Weg gehen, wie Sie darüber hinaus mit der Kilometerpauschale Steuern sparen können.