Tipps zur Steuererklärung für Selbstständige

Wer selbstständig oder auch freiberuflich arbeitet, ist in Deutschland dazu verpflichtet, eine Einkommenssteuererklärung abzugeben. Doch diese Steuererklärung zu den Einnahmen in der Anlage S (für Selbstständige) genügt oftmals nicht. Viele weitere Punkte müssen dabei berücksichtigt werden wie die Umsatzsteuer und die Gewerbesteuer.

Doch welche Steuern zahlen Selbstständige? Und was muss bei der Steuererklärung beachtet werden? Unser Artikel informiert Sie über alle wichtigen Details rund um die Steuererklärung für Selbstständige.

Bei der Steuererklärung für Selbstständige müssen Sie eine Reihe von steuerlichen Angelegenheiten beachten, sonst können im Zweifel hohe Nachzahlungen die Folge sein.

Schließlich sind Sie dazu verpflichtet, alle Angaben über Einnahmen und Ausgaben detailliert dem Finanzamt zu melden. Weisen Sie zudem eine Umsatzsteuer aus, muss auch diese im Rahmen eine Umsatzsteuererklärung gemeldet werden. Haben Sie ein Gewerbe, so fällt auch eine Gewerbesteuer an.

Selbstständige müssen das zu versteuernde Einkommen bei der jährlichen Steuererklärung offenlegen. Die Einkommenssteuer ist gekoppelt an die Höhe des tatsächlichen Einkommens. Das heißt, umso mehr Sie verdienen, desto höher ist der Steuersatz. Die Untergrenze liegt bei 14 %. Spitzenverdiener mit einem Jahresumsatz von 270.500 € zahlen den Höchstsatz von 45 %.

Auch hierbei kommt es ganz darauf an, welche Einnahmen Ihr Unternehmen erzielt. Bei Einkünften von über 22.000 € im Jahr müssen Sie Umsatzsteuer ausweisen. Liegen Sie darunter, können Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Insbesondere bei der Steuererklärung für Selbstständige kann dieser Staus den bürokratischen Aufwand um ein Vielfaches erleichtern.

Sind Sie zur Umsatzsteuer verpflichtet, schlagen Sie den Steuersatz in den Rechnungen auf. Der Regelsatz liegt bei 19 % für die meisten Produkte und Dienstleistungen. Der ermäßigte Steuersatz von 7 % ist bei vielen künstlerischen und kulturellen Branchen vorgesehen sowie bei Nahrungsmitteln und in der Gastronomie.

Bevor Sie sich selbstständig machen oder ein Unternehmen gründen, sollte Sie in Erfahrung bringen, ob Sie für Ihre Tätigkeit ein Gewerbe anmelden müssen. Hierbei besteht ein Freibetrag von 24.500 €. Freiberufler und Freiberuflerinnen sowie land- und forstwirtschaftliche Betriebe sind von der Gewerbesteuer befreit.

Die Einkommensteuererklärung informiert das Finanzamt über Ihre Einkommensverhältnisse. Die Abgabefrist ist immer der 31. Juli des Folgejahres, wenn Sie selbstständig Ihre Steuererklärung machen. Haben Sie in einem Kalenderjahr keine Einkünfte erzielt, haben Sie bis zum 31. Dezember des Folgejahres Zeit.

Beachten Sie, dass die Frist zur Abgabe der Steuererklärung in diesem Jahr – also für die Steuererklärung von 2023 – auf den 02. September verschoben wurde.

Um möglichst viel Geld aus der Steuererklärung herauszuholen, verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über die Posten, die Selbstständige in ihrer Steuererklärung geltend machen können.

Basis der Steuererklärung für Selbstständige und Angestellte ist das zu versteuernde Einkommen. Bei Angestellten besteht ein Großteil der Einnahmen aus ihrem Bruttogehalt. Das Gehalt macht jedoch nicht das Gesamteinkommen aus. Je nach persönlichen Umständen fließen weitere Einnahmen wie verschiedene Renten, Sachleistungen oder geldwerte Vorteile wie ein Dienstwagen mit ein.

Angestellte können Einnahmen auf Basis des festen Bruttogehalts und möglichen weiteren Einnahmen aus nicht selbstständiger Arbeit recht einfach schätzen. Selbstständige hingegen verfügen selten über ein regelmäßiges Einkommen. Um hier die Steuerlast zu ermitteln, müssen Selbstständige ihr Einkommen für die Steuererklärung möglichst realistisch schätzen.

Unterschätzten Sie Ihr Einkommen, zahlen Sie am Ende Steuern nach. Überschätzten Sie sich hingegen beim Einkommen und zahlen Sie zu viel Steuern, wird das Geld erstattet. Allerdings kann es einige Zeit dauern, bis das Finanzamt die Rückzahlung überweist. Daher ist es ratsam, so zu kalkulieren, dass es zu keiner Erstattung kommt.

Mithilfe der Betriebsausgaben können Selbstständige bei der Steuererklärung kräftig sparen. Betriebsausgaben sind Aufwendungen, die betriebsbedingt entstehen. Es besteht ein wirtschaftlicher Zusammenhang mit dem Betrieb oder der Tätigkeit von Selbstständigen und Freiberufler:innen.

Diese Ausgaben mindern in der Steuererklärung für Selbstständige deren Gewinn. Zu den grundlegenden Betriebsausgaben zählen beispielsweise die Mietzahlungen, Reisekosten, Versicherungsbeiträge, Kommunikationskosten oder Büromaterialien.

Selbstständige, die von zu Hause arbeiten, können ihren Arbeitsplatz unter bestimmten Umständen in der Steuererklärung geltend machen. Die Höhe der Absetzung richtet sich nach der Nutzung des Raumes. Wird er ausschließlich beruflich genutzt, ist er voll absetzbar.

Neben der Miete können Sie weitere Kosten rund um den Arbeitsplatz absetzen. Haben Sie zusätzlich einen anderen Arbeitsplatz, den Sie alternativ nutzen oder nutzt Sie den Arbeitszimmer zu Hause auch privat, können Sie es nicht absetzen.

Reisekosten können Sie geltend machen, wenn sie durch arbeitsbedingte notwendige Auswärtstätigkeiten entstanden sind. Das bedeutet, Sie sind außerhalb des regulären Arbeitsplatzes oder der Wohnung tätig gewesen.

Um Auswärtstätigkeiten nachzuweisen, kann das Finanzamt entsprechende Belege verlangen. Hierzu zählen beispielsweise:

• Hotelrechnungen
• Fahrtenbuch
• Tankquittungen
• Schriftverkehr

Versicherungsbeiträge verringern das zu versteuernde Einkommen in zum Teil erheblichen Maße. Allerdings können Selbstständige in ihrer Steuererklärung nur die Versicherungsbeiträge geltend machen, die ihre beruflichen Risiken abdecken. Hierzu zählen unter anderem:

• Betriebliche Haftpflichtversicherungen bzw. Vermögensschadenhaftpflichtversicherung
• Betriebliche Feuerversicherungen, Diebstahlversicherung und Hagelversicherung
• Betriebliche Rechtsschutzversicherung
• Kaskoversicherung, Haftpflichtversicherung und Unfallversicherung für den betrieblichen Pkw

Versicherungen, die sowohl Ihr berufliches als auch Ihr privates Risiko abdecken, können Sie in der Regel nur anteilig absetzen. Versicherungen, die ausschließliche Ihr privates Risiko abdecken, gelten nicht als Betriebsausgaben. Hierzu zählen beispielsweise:

• Krankenversicherung
• Krankentagegeld
• Lebensversicherungen
• Rentenversicherungen
• Kommunikationskosten

Sie können außerdem das Handy von der Steuer absetzen. Kosten für arbeitsbedingte Telefonate – Festnetz und Mobilfunk – sowie einen beruflich genutzten Internetanschluss können Selbstständige in ihrer Steuererklärung absetzen.

Bei einem dienstlich genutzten Fahrzeug lässt sich die Kfz-Steuer komplett absetzen. Voraussetzung dafür ist, dass das Fahrzeug ausschließlich zu dienstlichen Zwecken genutzt wird. Entsprechende Nachweise erbringen Sie mit einem Fahrtenbuch.

Das sind nur ein paar Beispiele dafür, was Selbstständige in der Steuererklärung als Betriebskosten absetzen können. Ob Bürobedarf oder Werbeaufwendungen – wer fleißig Rechnungen sammelt, kann enorm viel sparen. Im Rahmen dessen ist eine ordentliche Buchhaltung ein wichtiger Bestandteil, um Ihnen und Ihrem Steuerberater oder Ihrer Steuerberaterin die Arbeit zu erleichtern.

Wer Kinder hat, kann entweder Kindergeld beantragen oder einen Kinderfreibetrag geltend machen. Diese beiden Möglichkeiten der finanziellen Unterstützung unterscheiden sich wie folgt:

• Kindergeld: Kindergeld wird per Antrag eingefordert und steht Eltern mit einem Wohnsitz oder Lebensmittelpunkt in Deutschland zu. Kindergeld wird bis zum 18. Lebensjahr des Kindes ausgezahlt. Danach können Sie es nur noch beziehen, wenn das Kind sich noch in der Ausbildung oder im Studium befindet. Ab 25 Jahren gibt es in der Regel kein Kindergeld mehr. Bei Kindern mit Behinderungen gelten allerdings Sonderregeln.
• Kinderfreibetrag: Der Kinderfreibetrag wird gewährt, um das Existenzminimums des Kindes zu gewährleisten. Er setzt sich aus dem Freibetrag für das Existenzminimum sowie den Freibetrag für Betreuungs-, Erziehungs- oder den Ausbildungsbedarf zusammen. Den Kinderfreibetrag können Angestellte und Selbstständige in der Steuererklärung geltend machen.

Ehepaare können sich bei der Steuererklärung zwischen der Zusammenveranlagung, dem sogenannten Ehegattensplitting oder Splittingtarif, und der Einzelveranlagung entscheiden. Der Splittingtarif lohnt sich vor allem dann, wenn die Höhe der Einkommen der beiden Partner sich stark unterscheiden.

Je nachdem, welcher Konfession Sie angehören, müssen Sie Kirchensteuer zahlen. Diese liegt je nach Bundesland zwischen 8 und 9 %. Kirchensteuer und Kirchgeld sind als Sonderausgaben bei der Steuererklärung für Selbstständige absetzungsfähig. Wer aus der Kirche ausgetreten ist, zahlt auch keine Kirchensteuer und kann entsprechend auch keine Sonderausgaben geltend machen.

Alle, die selbstständig arbeiten, sollten ihre sämtlichen betrieblichen Ausgaben prüfen, ob sie steuerlich absetzbar sind, um steuerlich relevanten Einkünfte immer weiter zu senken und damit weniger an das Finanzamt bezahlen zu müssen.

Selbst Betriebsausgaben, die sich teils betrieblich, teils privat einordnen lassen, können Selbstständige bei der Steuer zumeist prozentual noch absetzen. Die Liste solcher Ausgaben ist lang:

• Bewirtungskosten
• Fahrtkosten (siehe auch 1-Prozent-Regelung bei privater Nutzung eines Dienstwagens)
• Kommunikationskosten,
• Miete
• Spenden oder Beiträge für Versicherungen (Beispiel eigene private Rentenversicherung),
• Rechnungen für die Anschaffung beweglicher Güter
• und weitere Kosten

Eine ganze Reihe von betrieblichen Anschaffungen lässt sich sofort in voller Höhe steuermindernd absetzen – bis zu Beträgen von 800 €. Bei Beträgen von 250 € und mehr darf alternativ auch eine mehrjährige Abschreibung gewählt werden und ab 801 € ist außerdem die Nutzung der AfA-Tabelle mit regelmäßigen Abschreibungen möglich, um die Anschaffungskosten bei den Steuern ebenfalls gleich über mehrere Jahre absetzen zu können.

Die Erhebung der Einkommenssteuer folgt dem Nettoprinzip. Das bedeutet, dass lediglich Nettoeinnahmen abzüglich der Werbungskosten und Betriebsausgaben besteuert werden dürfen.

Gleichzeitig wird in Deutschland gestaffelt versteuert. Das bedeutet, dass der Steuersatz mit dem Einkommen steigt. Daneben gelten folgende weiteren Prinzipien:

• Welteinkommensprinzip: Unabhängig davon, wo Einnahmen erzielt werden, müssen Steuerpflichtige ihr Gesamteinkommen in dem Land versteuern, in dem sich der Wohnsitz befindet.
• Leistungsfähigkeitsprinzip: Personen mit fast identischem Einkommen werden gleich besteuert und nur nach ihrer wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit belastet.
• Periodizitätsprinzip: Das Einkommen wird getrennt nach Perioden versteuert, ohne auf frühere oder spätere Perioden Rücksicht zu nehmen.

Haben Sie sich einen Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben, Betriebsausgaben und Freibeträge verschafft, können Sie die Steuerlast mit einem Einkommensteuerrechner berechnen. Wir empfehlen Ihnen hierbei den Lohn- und Einkommensteuerrechner des Bundesministeriums für Finanzen.

Die Basics einer Einkommensteuererklärung für Selbstständige sind relativ einfach. Eine der wichtigsten Grundvoraussetzungen ist es, dass schon vorher im Laufe des Jahres alle Belege gesammelt und sauber erfasst oder eingeordnet werden.

Eine einfache Buchhaltung sollte selbstverständlich sein, auch wenn keine Pflicht zur Buchführung besteht. So erhält die anstehende Steuererklärung für Selbstständige eine optimale Vorbereitung. Ob Software oder Online-Geschäftskonto mit integrierten Buchhaltungstools wie bei Qonto – viele Unternehmerinnen und Unternehmer wählen digitale Lösungen, um sich die vorbereitende Buchhaltung und damit auch die Steuern bzw. die Steuererklärung zu erleichtern.

Steuerberater oder Steuerberaterinnen nehmen Unternehmern und Unternehmerinnen schon diese Arbeiten ab und helfen nicht erst später bei der eigentlichen Steuererklärung. Das gibt Freiräume und Zeit für andere Aufgaben. Gleichzeitig kennen die Profis immer viele Steuertipps, um Steuern zu sparen.

Gut zu wissen: Mit einem Steuerberater oder einer Steuerberaterin gibt es weiterhin zumindest für die Abgabe der Einkommensteuererklärung mehr Zeit bis ins übernächste Jahr nach dem Veranlagungszeitraum. Ansonsten muss die Steuererklärung spätestens bis Ende Juli des Folgejahres (für das Steuerjahr 2021 bis Ende Oktober 2022) bei den Finanzämtern eingegangen sein.

Damit Sie für die Erstellung der Einkommensteuererklärung für Selbstständige gut gerüstet sind, haben wir Ihnen die wichtigsten Punkte noch einmal zusammengefasst:

• Verschaffen Sie sich rechtzeitig einen Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben sowie über die Betriebskosten.
• Informieren Sie sich, welche Freibeträge Sie geltend machen können.
• Die reguläre Frist für die Abgabe Ihrer Steuererklärung ist der 31. Juli des Folgejahres. Ziehen Sie einen Steuerberater oder eine Steuerberaterin hinzu, verlängert sich die Frist bis Ende Februar des übernächsten Jahres.
• Sammeln Sie Ihre Belege und sortieren und bewahren Sie alle Unterlagen an einem sicheren Ort auf.
• Nutzen Sie ein Online-Geschäftskonto – beispielsweise von Qonto –, erleichtern Sie sich die Buchhaltung dank einer integrierten Buchhaltungssoftware enorm. Das spart Zeit und vor allem Nerven.