E-Invoicing: Was ist die elektronische Rechnungsstellung

Heutzutage schreibt kaum ein Unternehmen seine Rechnungen noch auf Papier und versendet diese über den Postweg. Stattdessen setzen viele bereits auf E-Invoicing, also die vollständig digitale Rechnungsstellung. Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) sogar verpflichtend.

Wir geben einen Überblick über E-Invoicing und erläutern, ab wann Sie mit der neuen Pflicht zur Nutzung von E-Invoicing rechnen müssen.

E-Invoicing steht für Electronic Invoicing und bezeichnet den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten zwischen Geschäftspartnern. Im Gegensatz zur herkömmlichen papierbasierten Rechnungsstellung werden E-Rechnungen ausschließlich digital erstellt, versendet und empfangen, ohne dass Papier involviert ist.

Das Versenden von Rechnungen als PDF-Anhang per E-Mail mag zwar papierlos sein, ist aber kein E-Invoicing. Eine PDF-Rechnung muss nämlich noch immer erstellt, als Anhang verschickt und vom Empfänger interpretiert werden. Das Erstellen einer PDF-Rechnung oder das Einscannen einer Papierrechnung entspricht also nicht dem Konzept des E-Invoicings.

Eine E-Rechnung oder E-Invoice besteht ausschließlich aus strukturierten Daten, die Menschen nicht auswerten können. Anders ausgedrückt: Eine E-Rechnung erfordert die maschinelle Verarbeitung, während bei einer PDF-Rechnung alle Informationen visuell erfassbar sind, ähnlich wie bei einer traditionellen Papierrechnung.

Es gibt drei verschiedene Arten von E-Rechnungen:

• Unstrukturierte Daten: Rechnungen im PDF-, JPEG- oder Word-Format sind keine E-Rechnungen, wie bereits erwähnt. Obwohl sie elektronisch sind und ohne Papier auskommen, müssen die sogenannten unstrukturierten Daten noch immer manuell von einem menschlichen Empfänger ausgewertet werden. Im Wesentlichen handelt es sich also um traditionelle Rechnungen, die einfach per E-Mail verschickt werden.

• Strukturierte Daten: Beim strukturierten E-Invoicing gibt es keine für Menschen lesbaren Elemente, sondern ausschließlich Daten, die von Maschinen verarbeitet werden können. Sie werden typischerweise in speziellen Datenformaten wie XML oder EDI (Electronic Data Interchange) erstellt. Ein bekanntes standardisiertes XML-Format für elektronische Rechnungen in Deutschland ist die XRechnung.

• Hybrides Rechnungsformat: Bei einem hybriden Rechnungsformat besteht das E-Invoicing aus einem Teil, der sofort lesbar ist (z. B. Rechnungsnummer, Datum und Betrag), und einem Teil, der strukturierte Daten enthält, die nur von Maschinen erfasst werden können. Obwohl hybride Rechnungsformate sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Elemente enthalten, gelten sie grundsätzlich als E-Rechnungen. In Deutschland wurde das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) vom Forum elektronische Rechnung in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt.

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• Zeitersparnis: Der wichtigste Vorteil von E-Invoicing für die meisten Unternehmen liegt in der eingesparten Zeit. Manuelle Prozesse wie das Drucken, Kuvertieren und Versenden von Papierrechnungen entfallen, ebenso wie die manuelle Erfassung in Buchhaltungssystemen. Kurz gesagt, E-Invoicing ermöglicht es Unternehmen, ihren Arbeitsaufwand zu reduzieren.

• Nachhaltigkeit: Die Digitalisierung des Rechnungsaustauschs reduziert nicht nur den Bedarf an Papier, sondern senkt auch den Energieverbrauch und die Umweltbelastung im Zusammenhang mit Druck- und Versandprozessen.

• Fehlerreduktion: Durch Automatisierung und die Verwendung strukturierter Datenformate minimiert E-Invoicing menschliche Fehler im Rechnungsprozess, was zu präziseren und konsistenteren Rechnungsinformationen führt.

• Verwaltung: E-Invoicing ermöglicht die automatische Speicherung aller Transaktionen. Alle Schritte der Rechnungsstellung, von der Erstellung bis zur Archivierung der E-Rechnung, werden festgehalten. Die Vorteile liegen auf der Hand: Es sind keine Schuhkartons voller Papierrechnungen mehr nötig, was die Buchführung und Steuererklärungen erheblich vereinfacht.

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, im B2B-Bereich ausschließlich E-Invoicing zu nutzen. Diese Verpflichtung dient hauptsächlich der Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug.

Wenn ein Unternehmen eine Rechnung an ein anderes Unternehmen ausstellt, hat es nicht länger die Möglichkeit, zwischen einer E-Rechnung, einer PDF-Rechnung oder einer klassischen Papierrechnung zu wählen. Es ist gesetzlich dazu verpflichtet, eine E-Rechnung zu erstellen.

Die Verpflichtung zur Nutzung von E-Invoicing im B2B-Bereich tritt am 1. Januar 2025 in Kraft. Jedoch hat der Gesetzgeber Übergangsfristen vorgesehen.

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle B2B-Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 erzielt wurden, weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnungen übermittelt werden. Diese Übermittlung ist jedoch nur möglich, wenn der Empfänger der Rechnung dieser Art der Rechnungsstellung zustimmt.

Bis zum 31. Dezember 2027 können Papier- oder PDF-Rechnungen für Umsätze aus dem Jahr 2027 ausgestellt werden, sofern der Vorjahresumsatz des Rechnungsstellers 800.000 Euro nicht übersteigt.

Ab dem 1. Januar 2028 wird E-Invoicing dann für alle Rechnungen verpflichtend.