Was ist E-Invoicing? Alles zur elektronischen Rechnungsstellung

E-Invoicing-Lösungen verbessern die Rechnungsbearbeitung in Unternehmen, indem sie den gesamten Prozess der Rechnungsstellung digitalisieren. Diese Digitalisierung minimiert Fehler, reduziert Nachfragen von Lieferanten, beschleunigt Genehmigungsabläufe und verbessert die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.

Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B) sogar verpflichtend. Wir geben einen Überblick über Electronic Invoicing und erläutern, ab wann Sie mit der neuen Pflicht zur Nutzung von E-Invoicing rechnen müssen.

E-Invoicing steht für Electronic Invoicing und bezeichnet den elektronischen Austausch von Rechnungsdaten zwischen Geschäftspartnern. Im Gegensatz zur herkömmlichen papierbasierten Rechnungsstellung werden E-Rechnungen ausschließlich digital erstellt, versendet und empfangen, ohne dass Papier involviert ist.

Das Versenden von Rechnungen als PDF-Anhang per E-Mail mag zwar papierlos sein, ist aber kein E-Invoicing. Eine PDF-Rechnung muss nämlich noch immer erstellt, als Anhang verschickt und vom Empfänger interpretiert werden. Das Erstellen einer PDF-Rechnung oder das Einscannen einer Papierrechnung entspricht also nicht dem Konzept des E-Invoicings.

Eine E-Rechnung oder E-Invoice besteht ausschließlich aus strukturierten Daten, die Menschen nicht auswerten können. Anders ausgedrückt: Eine E-Rechnung erfordert die maschinelle Verarbeitung, während bei einer PDF-Rechnung alle Informationen visuell erfassbar sind, ähnlich wie bei einer traditionellen Papierrechnung.

Es gibt drei verschiedene Arten von E-Rechnungen:

• Unstrukturierte Daten: Rechnungen im PDF-, JPEG- oder Word-Format sind keine E-Rechnungen, wie bereits erwähnt. Obwohl sie elektronisch sind und ohne Papier auskommen, müssen die sogenannten unstrukturierten Daten noch immer manuell von einem menschlichen Empfänger ausgewertet werden. Im Wesentlichen handelt es sich also um traditionelle Rechnungen, die einfach per E-Mail verschickt werden.

• Strukturierte Daten: Beim strukturierten E-Invoicing gibt es keine für Menschen lesbaren Elemente, sondern ausschließlich Daten, die von Maschinen verarbeitet werden können. Sie werden typischerweise in speziellen Datenformaten wie XML oder EDI (Electronic Data Interchange) erstellt. Ein bekanntes standardisiertes XML-Format für elektronische Rechnungen in Deutschland ist die XRechnung.

• Hybrides Rechnungsformat: Bei einem hybriden Rechnungsformat besteht das E-Invoicing aus einem Teil, der sofort lesbar ist (z. B. Rechnungsnummer, Datum und Betrag), und einem Teil, der strukturierte Daten enthält, die nur von Maschinen erfasst werden können. Obwohl hybride Rechnungsformate sowohl strukturierte als auch unstrukturierte Elemente enthalten, gelten sie grundsätzlich als E-Rechnungen. In Deutschland wurde das ZUGFeRD-Format (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) vom Forum elektronische Rechnung in Zusammenarbeit mit Verbänden, Ministerien und Unternehmen entwickelt.

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• Zeitersparnis: Der wichtigste Vorteil von E-Invoicing für die meisten Unternehmen liegt in der eingesparten Zeit. Manuelle Prozesse wie das Drucken, Kuvertieren und Versenden von Papierrechnungen entfallen, ebenso wie die manuelle Erfassung in Buchhaltungssystemen. Kurz gesagt, E-Invoicing ermöglicht es Unternehmen, ihren Arbeitsaufwand zu reduzieren.

• Nachhaltigkeit: Die Digitalisierung des Rechnungsaustauschs reduziert nicht nur den Bedarf an Papier, sondern senkt auch den Energieverbrauch und die Umweltbelastung im Zusammenhang mit Druck- und Versandprozessen.

• Fehlerreduktion: Durch Automatisierung und die Verwendung strukturierter Datenformate minimiert E-Invoicing menschliche Fehler im Rechnungsprozess, was zu präziseren und konsistenteren Rechnungsinformationen führt.

• Verwaltung: E-Invoicing ermöglicht die automatische Speicherung aller Transaktionen. Alle Schritte der Rechnungsstellung, von der Erstellung bis zur Archivierung der E-Rechnung, werden festgehalten. Die Vorteile liegen auf der Hand: Es sind keine Schuhkartons voller Papierrechnungen mehr nötig, was die Buchführung und Steuererklärungen erheblich vereinfacht.

Die elektronische Rechnungsverwaltung wird ab Januar 2025 im B2B-Bereich verpflichtend. Mit Qonto können Sie pünktlich dazu E-Rechnungen empfangen, verarbeiten, visualisieren und speichern – testen Sie Qonto 30 Tage kostenlos und sein Sie bestens auf die neue E-Rechnungspflicht vorbereitet.

Ab dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, im B2B-Bereich ausschließlich E-Invoicing zu nutzen. Diese Verpflichtung dient hauptsächlich der Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug.

Wenn ein Unternehmen eine Rechnung an ein anderes Unternehmen ausstellt, hat es nicht länger die Möglichkeit, zwischen einer E-Rechnung, einer PDF-Rechnung oder einer klassischen Papierrechnung zu wählen. Das Unternehmen ist dazu verpflichtet, eine E-Rechnung zu erstellen.

Aber wie sehen die neuen Regeln im Detail aus?

Die Verpflichtung zur Nutzung von E-Invoicing im B2B-Bereich tritt am 1. Januar 2025 in Kraft. Jedoch hat der Gesetzgeber Übergangsfristen vorgesehen.

• Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen alle B2B-Umsätze, die in den Jahren 2025 und 2026 erzielt wurden, weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnungen übermittelt werden. Diese Übermittlung ist jedoch nur möglich, wenn der Empfänger der Rechnung dieser Art der Rechnungsstellung zustimmt.

• Bis zum 31. Dezember 2027 können Papier- oder PDF-Rechnungen für Umsätze aus dem Jahr 2027 ausgestellt werden, sofern der Vorjahresumsatz des Rechnungsstellers 800.000 Euro nicht übersteigt.

• Ab dem 1. Januar 2028 wird E-Invoicing dann für alle Rechnungen verpflichtend.

Ja, E-Invoicing gilt normalerweise für alle Geschäftsbereiche im B2B-Bereich. Die gesetzliche Verpflichtung zur Nutzung von E-Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 betrifft alle Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen ausstellen. Dabei sind sowohl große Konzerne als auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) gleichermaßen betroffen, um einen einheitlichen Standard im Rechnungsverkehr zu schaffen.

Es gibt einige Ausnahmen, die für bestimmte Branchen oder Transaktionen gelten können, beispielsweise im öffentlichen Sektor oder bei speziellen Dienstleistungsangeboten. Unternehmen sollten sich daher frühzeitig über die spezifischen Anforderungen in ihrer Branche informieren und entsprechende Systeme zur E-Invoicing-Integration einführen, um die gesetzlichen Vorgaben fristgerecht zu erfüllen.

Auch hier lautet die Antwort: Ja, E-Invoicing gilt für alle Unternehmensgrößen im B2B-Bereich, auch unabhängig von der Branche. Diese Regelung zielt darauf ab, einen einheitlichen und effizienten Rechnungsverkehr zu fördern, sodass alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe die gleichen Vorteile und Anforderungen im Umgang mit Rechnungen erleben.

Kleinere Unternehmen könnten zunächst Bedenken hinsichtlich der Umstellung auf E-Invoicing haben, insbesondere in Bezug auf die erforderliche Technologie und Schulung.

Ja, E-Invoicing gilt auch für grenzüberschreitende Rechnungen im B2B-Bereich. Die gesetzlichen Vorgaben zur elektronischen Rechnungsstellung sind nicht auf nationale Transaktionen beschränkt, sondern betreffen auch internationale Geschäfte. Dies fördert eine einheitliche Abwicklung von Rechnungen zwischen Unternehmen in verschiedenen Ländern und erleichtert den internationalen Handel.

Allerdings müssen Unternehmen die steuerlichen und rechtlichen Anforderungen des Ziellandes beachten, da diese variieren können. Unterschiedliche Länder haben möglicherweise spezifische Vorschriften zur Rechnungsstellung, die erfüllt werden müssen. Daher ist es ratsam, sich über die jeweiligen Rahmenbedingungen und E-Invoicing-Praktiken in den relevanten Märkten zu informieren, um Compliance sicherzustellen.

Nein, es ist unwahrscheinlich, dass alle Ihre Lieferanten dasselbe E-Rechnungsformat nutzen werden, da verschiedene Unternehmen unterschiedliche Systeme und Softwarelösungen einsetzen. Während einige Lieferanten möglicherweise bereits auf die vorgeschriebenen Formate XRechnung oder ZUGFeRD umgestiegen sind, könnten andere noch Übergangsregelungen verwenden und vorübergehend in älteren Formaten oder PDF-Rechnungen arbeiten. Eine frühzeitige Kommunikation mit den Lieferanten ist wichtig, um zu klären, welche Formate unterstützt werden.

Es empfiehlt sich, mit den Lieferanten über die Implementierung eines einheitlichen Formats zu sprechen, um den Rechnungsprozess zu vereinfachen. Eine gemeinsame Nutzung von XRechnung oder ZUGFeRD kann die Effizienz steigern und den manuellen Aufwand sowie die Fehleranfälligkeit bei der Rechnungsverarbeitung reduzieren. Klare Erwartungen und Standards helfen, den Rechnungsstellungsprozess für beide Seiten reibungsloser zu gestalten.