E-Rechnung für Kleinunternehmer:innen: Das müssen Sie wissen

Die E-Rechnung ist weniger kompliziert, als es auf den ersten Blick scheint. Mit der richtigen Softwarelösung können Unternehmen E-Rechnungen nahezu automatisch und gesetzeskonform erstellen sowie empfangen.

Dennoch stellen sich viele Unternehmer die Frage: Gelten die neuen Regelungen auch für Kleinunternehmer:innen? In diesem Artikel beantworten wir diese Frage klar und verständlich – und zeigen, was seit dem 1. Januar 2025 auf Sie als Kleinunternehmer:in zukommt.

Was heißt das konkret? 

Fast alle Unternehmen, die im B2B-Bereich Rechnungen stellen, sind seit dem 1. Januar 2025 von der E-Rechnungspflicht betroffen. Eine Ausnahme: Kleinunternehmer:innen und Kleinstbetriebe, die von der Umsatzsteuer befreit sind, müssen keine E-Rechnungen ausstellen. Sie müssen aber dennoch in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen zu können.

Keine Panik: Bis Ende 2026 (und je nach Größe der Unternehmen auch bis Ende 2027) gelten Übergangsfristen. In diesem Zeitraum ist es Kleinunternehmen weiterhin erlaubt, Rechnungen in der PDF-Form zu empfangen. Voraussetzung ist jedoch, dass die Empfänger zustimmen. Nach dem Ende dieser Übergangsfristen sind auch Kleinunternehmer:innen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können.

Das Wachstumschancengesetz hat im März 2024 noch keine Ausnahme für Kleinunternehmer:innen vorgesehen. Daher könnten Sie irrtümlich lesen, dass auch Kleinunternehmen bereits zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet sind.

Gemäß den neuesten gesetzlichen Regelungen sind Kleinunternehmer:innen nach § 19 UStG dauerhaft von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit. Das bedeutet, dass sie auch in Zukunft keine E-Rechnungen erstellen müssen. Diese Ausnahme wurde im Jahressteuergesetz 2024 festgelegt.

Allerdings besteht für alle Unternehmer:innen, einschließlich der Kleinunternehmer:innen, seit dem 1. Januar 2025 die Verpflichtung, E-Rechnungen empfangen und verarbeiten zu können. Daher sollten auch Kleinunternehmer:innen sicherstellen, dass sie technisch in der Lage sind, solche Rechnungen zu empfangen und entsprechend zu archivieren.

Meine einfache Checkliste zeigt kompakt, was, wann, wie und vor allem warum Sie sich mit dem Thema E-Rechnung beschäftigen sollten. Ohne Fachchinesisch, dafür mit klarem Blick auf die Praxis.

• E-Rechnungen empfangen können

Idealerweise richten Sie ein separates E-Mail-Postfach für E-Rechnungen ein. Dieses Postfach muss archiviert und im Zweifel dem Finanzamt vorgelegt werden können.

• Tool zur Darstellung nutzen

Nutzen Sie Tools wie Qonto oder eine Buchhaltungssoftware zur Anzeige und Verarbeitung der Rechnungen. Ohne Tool sind strukturierte E-Rechnungen nicht lesbar.

• E-Rechnungen prüfen

Kontrollieren Sie den Inhalt der E-Rechnungen wie bei klassischen Rechnungen. Beispiel: Prüfen Sie Leistungszeitraum, Betrag, Pflichtangaben.

• Wenn du im B2B-Geschäft tätig bist: E-Rechnungen selbst versenden

Kund:innen werden dies zunehmend erwarten und die entsprechenden Tools erleichtern die Umsetzung deutlich.

• Zeitersparnis durch Automatisierung
• Vorbereitung auf mögliche Überschreitung der Kleinunternehmergrenze
• Professioneller Eindruck bei Geschäftskund:innen
• Effizientere Buchhaltung und weniger manuelle Nacharbeit

Als Kleinunternehmer:in sind Sie zunächst nur verpflichtet, eine E-Rechnung empfangen zu können. Ein Empfangen ohne Verarbeiten ist allerdings wenig sinnvoll, da Sie ohne eine maschinelle Verarbeitung die E-Rechnung überhaupt nicht lesen können.

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF mit einer Tabelle im Hintergrund. Sie muss maschinell lesbar sein. Das heißt: Unternehmen benötigen eine E-Rechnung, beispielsweise eine ZUGFeRD-Rechnung in der Version 2.11. Diese Rechnung enthält dann strukturierte Daten, die automatisch verarbeitet werden können. Es müssen also auch in diesen Daten alle Pflichtangaben einer Rechnung enthalten sein.

Kurz gesagt, auch für E-Rechnungen gelten die klassischen Pflichtangaben einer Rechnung, um eine korrekte Zuordnung und Prüfung zu gewährleisten.

Also: Welche Informationen gehören auf die Rechnung?

Die folgenden Angaben sind auf herkömmlichen Rechnungen, und auch auf E-Rechnungen für Kleinunternehmer:innen, Pflicht:

• Vollständiger Name und Adresse der Rechnungsempfänger:innen
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Rechnungsdatum
• Fortlaufende Rechnungsnummer
• Beschreibung der Leistung oder Ware (Menge, Art)
• Leistungszeitraum oder -zeitpunkt
• Rechnungsbetrag bzw. Nettobetrag (ohne Umsatzsteuer) – Kleinunternehmer weisen keine Umsatzsteuer aus
• Hinweis, z. B.: „Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 UStG, Umsatzsteuer nicht berechnet.“
• Falls relevant: Hinweis auf eine umsatzsteuerliche Gutschrift (Self-Billing Invoice)
• Falls erforderlich: Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren

Für Handwerksbetriebe und Bauunternehmen, die Abschlagsrechnungen oder Schlussrechnungen ausstellen, gelten dieselben Pflichtangaben. Ergänzend sind der Leistungszeitraum sowie, sofern bei Auftragserteilung übermittelt, die Bestellnummer des Auftraggebers anzugeben.

Zusätzliche Pflichtangaben für E-Rechnungen

• Leitweg-Identifikationsnummer (bei Rechnungen an Bundesbehörden)
• Bankverbindung
• Fälligkeitsdatum der Rechnung
• Zahlungsbedingungen
• E-Mail-Adresse der Rechnungssteller:innen

• Lieferantennummer und Bestellnummer (falls bei Auftragserteilung übermittelt)

Auch für Kleinunternehmen lohnt sich die Einführung der E‑Rechnung, selbst wenn sie nicht zur Ausstellung verpflichtet sind. Der geringere Verwaltungsaufwand, die schnellere Rechnungsbearbeitung und die verbesserte Nachverfolgbarkeit von Zahlungen können besonders für kleinere Betriebe mit begrenzten Ressourcen von Vorteil sein. Zudem ermöglicht die E‑Rechnung eine professionelle und zukunftssichere Abwicklung der Buchhaltung, die mit wachsenden Geschäftsanforderungen problemlos skalierbar ist.

Einige Vorteile wie Effizienz, Schnelligkeit und Einheitlichkeit der E‑Rechnungen für Unternehmen wurden bereits erwähnt. Doch es gibt noch viele weitere – und zwar für alle Beteiligten: für Unternehmer, Kunden, Lieferanten und sogar den Fiskus. Hier sind einige der wichtigsten Gründe, die für die E‑Rechnung sprechen:

• Geringere Kosten für Druck, Papier, Porto und Lagerung
• Weniger Papierverbrauch – ein Plus für die Umwelt
• Schnellere Abwicklung durch digitale, automatisierte Verarbeitung
• Sichere und direkte Zustellung an den Kunden
• Schnellere Zahlungseingänge dank direkter Benachrichtigung
• Weniger Fehler durch automatische Datenübertragung
• Einfachere Speicherung, Suche und Kontrolle digitaler Rechnungen
• Leichtere Einhaltung von Steuer- und Buchhaltungsvorgaben durch Standardformate und Automatisierung

Die Pflicht zur Einführung der E-Rechnung ist im Rahmen verschiedener Maßnahmen von EU und Bund für mehr Digitalisierung, Effizienz und Transparenz bei der Umsatzsteuer entstanden. Zwei dieser Maßnahmen sind hierbei besonders entscheidend: Das Wachstumschancengesetz und die ViDA-Initiative.

• Das Wachstumschancengesetz vom 27.3.2024 (BGBl 2024 I Nr. 108) führt in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung ein, um die Digitalisierung und Effizienz im Rechnungswesen zu fördern. Diese Maßnahme ist Teil eines größeren Plans, um die Verwaltung und Bearbeitung von Rechnungen zu modernisieren und Unternehmen zu unterstützen.

• Die ViDA-Initiative (ViDA steht für VAT in the Digital Age) der EU verfolgt ähnliche Ziele auf europäischer Ebene. Konkret zielt sie darauf ab, ein neues elektronisches Umsatzsteuer-Meldesystem einzurichten. Dieses neue System soll auf den Daten der E-Rechnung basieren.

Obwohl die E-Rechnungspflicht ab 2025 umfassend ist, gibt es für bestimmte Rechnungsarten und Unternehmen Ausnahmen. Wer ist von der E-Rechnungspflicht befreit? Die wichtigsten Hinweise dazu umfassen:

• Rechnungen an Endverbraucher:innen: Ganz klar, die E-Rechnungspflicht gilt nur für B2B, also nur für Transaktionen unter Geschäftspartnern. Rechnungsaussteller:innen, die Rechnungen an Privatpersonen senden, fallen nicht unter die E-Rechnungspflicht und können weiterhin in Papierform oder als PDF versenden, sofern die Kund:innen zustimmen.

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro: Für kleinere Beträge ist die elektronische Rechnung nicht zwingend erforderlich.

• Umsatzsteuerbefreite Dienstleistungen: Dienstleistungen gemäß § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, wie Heilberufe und Finanzdienstleistungen, sind von der Pflicht zur E-Rechnung befreit

• Fahrausweise und Tickets: Auch für Fahr- und Flugtickets gelten Ausnahmen.