So planen Sie das Ausgabenmanagement für Geschäftsreisen optimal

Geschäftsreisen sind für Unternehmer:innen oft unvermeidlich. Doch wer kennt nicht die Herausforderung, die mit dem damit verbundenen Ausgabenmanagement einhergeht? 

Die Verwaltung von Reisekosten, Belegen und Spesen kann schnell zur Belastung werden. In diesem Blogartikel zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihr Ausgabenmanagement für Geschäftsreisen deutlich einfacher gestalten können. Erfahren Sie, wie Sie den Überblick behalten und Zeit sparen können, damit Sie sich voll und ganz auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

In der modernen Arbeitswelt sind Geschäfts- oder Dienstreisen ein fester Bestandteil des Berufsalltags vieler Menschen. Aber was genau verbirgt sich hinter diesen Begriffen und gibt es überhaupt einen Unterschied?

Grundsätzlich kann man sagen, dass jede Geschäftsreise eine Reise ist, die aus beruflichen Gründen stattfindet. Der Begriff „berufliche Gründe“ klingt zunächst vage, ist aber in der Praxis schon sehr abstrakt: Kundenbesuche, Vertragsverhandlungen oder die Teilnahme an Fachkonferenzen sind nur einige der Gründe, die Mitarbeitende und Selbstständige rund um den Globus reisen lassen.

Im steuerlichen Kontext wird nicht direkt von einer Geschäftsreise gesprochen, sondern von einer ”beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit". Das bedeutet, dass jemand für eine begrenzte Zeit außerhalb seines Wohnortes und der gewohnten Arbeitsstätte tätig ist. Dabei können unterschiedliche Kosten anfallen, z.B. Fahrt- und Übernachtungskosten. Wenn eine Person in diesem Zusammenhang mindestens acht Stunden für berufliche Aktivitäten unterwegs ist, dann handelt es sich um eine Geschäftsreise.

Und wo liegt der Unterschied zum Begriff der “Dienstreise”? In der Terminologie unterscheidet sich hauptsächlich der Kontext: Während man im öffentlichen Dienst häufig von einer Dienstreise spricht, ist in der Privatwirtschaft der Begriff der Geschäftsreise geläufiger. Es geht jedoch in beiden Fällen um die gleiche Kernidee: eine "beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit".

Generell kann man festhalten, dass eine Geschäftsreise als Arbeitszeit zählt, solange sie während der regulären Arbeitszeit stattfindet. Das betrifft die Wahl des Verkehrsmittels nicht. Ob Sie nun mit dem Flugzeug, Zug oder dem eigenen Auto reisen - wenn es während Ihrer normalen Arbeitsstunden passiert, zählt es auch als Arbeitszeit.

Für alle, die mit dem Firmen- oder Privatwagen reisen, gilt die Fahrtzeit grundsätzlich als Arbeitszeit. Dies basiert auf der Annahme, dass Autofahren per se keine Entspannungszeit ist. Das Gleiche gilt, wenn Sie auf dem Weg zum Meeting berufliche Anrufe tätigen oder den Termin während einer Zugfahrt vorbereiten. All diese Zeiten zählen zu Ihrer Arbeitszeit.

Dies betrifft auch Geschäftsessen und Meetings vor Ort. Sämtliche berufliche Aktivitäten - dazu gehören Vorbereitungen, Telefonate und das gemeinsame Essen mit Geschäftspartner:innen - werden ebenfalls als Arbeitszeit anerkannt.

Es kann dennoch sehr hilfreich sein, wenn Sie ein detailliertes Protokoll Ihrer Arbeitszeiten während der Reise führen. Dies gibt Ihnen einen klaren Nachweis und vermeidet spätere Unklarheiten oder Missverständnisse.

Auch wenn es eigentlich sehr klar sein sollte: Freizeitaktivitäten, wie z.B. Sightseeing oder private Telefonate, zählen hingegen nicht zur Arbeitszeit während einer Geschäftsreise. Freiwillig außerhalb der regulären Stunden durchgeführte berufliche Tätigkeiten können ebenfalls als Freizeit gelten. Ruhezeiten in der Unterkunft und Pausen zwischen geschäftlichen Terminen werden auch als Freizeit betrachtet. Es ist essentiell, bei Unsicherheiten die genauen Regelungen im Unternehmen oder im Arbeitsvertrag zu prüfen. Viele Unternehmen haben Reiseordnungen, die als Leitfaden dienen können. Bei Unklarheiten sollte unbedingt das Gespräch mit den Vorgesetzten gesucht werden, um spätere Konflikte zu vermeiden.

Schließlich sollten Sie auch das Arbeitszeitgesetz nicht außer Acht lassen. Selbst auf Geschäftsreisen dürfen die täglichen Arbeitszeiten, abzüglich Pausen, zehn Stunden nicht überschreiten. Es ist ebenso wichtig, die vorgeschriebene Ruhezeit von in der Regel 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen zu gewährleisten.

Denken Sie auch an den Fiskus: Wissen Sie bereits, wie Sie eine Geschäftsreise steuerlich absetzen und die Reisekosten richtig buchen können? In den beiden verlinkten Blogartikeln erfahren Sie mehr.

Sie möchten Ihre nächste Geschäftsreise planen? Dienstliche Reisen sind oft komplexer als private Reisen und Urlaube. Es geht nicht nur um den eigenen Komfort, sondern auch darum, effizient zu arbeiten, einen guten Eindruck zu hinterlassen und gleichzeitig die Kosten im Blick zu behalten.

Reiseplanung: Beginnen Sie mit der genauen Bestimmung des Reiseziels und der Termine. Berücksichtigen Sie Pufferzeiten für eventuelle Verspätungen und vereinbaren Sie Treffen idealerweise nicht direkt am Ankunfts- oder Abreisetag. Denken Sie daran, Flugdetails, wie Flugnummer und Terminal, zu notieren und achten Sie bei der Hotelbuchung auf die Check-in-Zeiten.

Wichtige Dokumente: Überprüfen Sie die Gültigkeit von Reisepass und Personalausweis. Manche Länder fordern eine Mindestgültigkeit von sechs Monaten. Erkundigen Sie sich, ob ein Visum erforderlich ist und ob spezielle Einreisebestimmungen gelten. Eine Kopie dieser wichtigen Dokumente sollte immer getrennt von den Originalen aufbewahrt werden.

Geld und Versicherung: Beschaffen Sie gegebenenfalls Devisen und informieren Sie sich über Kreditkartensperrnummern im Ausland. Eine Auslandsreisekrankenversicherung ist ebenso essentiell wie eine Gepäckversicherung - insbesondere bei längeren Reisen in entfernte Länder.

Abwesenheitsmanagement: Im Büro sollten E-Mails umgeleitet oder eine Abwesenheitsmeldung aktiviert werden. Bestimmen Sie auch eine Vertretung, die während Ihrer Abwesenheit notwendige Aufgaben übernimmt. Eine detaillierte Übergabe im Vorfeld ist hier unerlässlich.

Gepäck und Technik: Neben persönlichen Gegenständen und Geschäftsunterlagen sollten Sie nicht vergessen, Ladekabel, Adapter für ausländische Steckdosen oder eventuell benötigte Technik mitzunehmen. Sicherheitskopien von wichtigen Dokumenten, sowohl digital als auch in Papierform, sind nicht zu vernachlässigen.

Kultur: Zusätzlich ist es bei einer Auslandsreise empfehlenswert, sich im Vorfeld über kulturelle Gepflogenheiten des Reiseziels zu informieren, um mögliche Fettnäpfchen zu vermeiden und einen respektvollen Austausch mit Geschäftspartner:innen zu gewährleisten.

Von der Anfahrt, über Unterkünfte, bis hin zum Verpflegungsmehraufwand: Hinter jeder Dienstreise verbergen sich zahlreiche Kostenpunkte. 2022 gaben Unternehmen in Deutschland durchschnittlich rund 371 Euro pro Geschäftsreise aus – Tendenz steigend. Die Verwaltung dieser Kosten kann schnell zu einer mühsamen Herausforderung werden. Wer aber möchte nicht lieber einen klaren Kopf für das eigentliche Business haben, anstatt sich durch einen Wust von Belegen und Rechnungen zu kämpfen und alle Mitarbeitenden vor Antritt der Reise über genehmigte Ausgabenlimits zu informieren?

Die Kosten für Geschäftsreisen setzen sich aus verschiedenen Aspekten zusammen. Es geht nicht nur um Flug- oder Bahntickets. Da sind auch die Taxi- oder Mietwagenkosten, die Übernachtung in einem Hotel, eventuell die Gebühren für Gepäck und - nicht zu vergessen - die Verpflegungskosten. Für Unternehmen bedeutet das, neben der reinen Organisation der Reise, auch eine Menge administrativen Aufwand für die Kostenverwaltung und -abrechnung.

Geschäftsreisen sind zwar oft unverzichtbar, aber das Ausgabenmanagement dahinter kann eine komplexe Angelegenheit sein.

• Die manuelle Dateneingabe, die oft fehleranfällig und zeitaufwendig ist, kann zu Unstimmigkeiten und Verzögerungen führen.
• Ohne klare Richtlinien riskieren Unternehmen Spesenbetrug oder ungerechtfertigte Ausgaben ihrer Mitarbeitenden.
• Lange und komplizierte Genehmigungsprozesse können Mitarbeitende frustrieren und sie im Ungewissen lassen, was den Status ihrer Reisekostenabrechnung betrifft.
• Auch ein verlorener Beleg oder das Nichtbefolgen von Steuervorschriften kann zu finanziellen und rechtlichen Problemen führen.
• Dies wird verschärft durch die Herausforderungen internationaler Geschäftsreisen, bei denen Währungsumrechnungen oft zu Verwirrung und Fehlern führen, besonders bei schwankenden Wechselkursen.

Es ist daher nicht verwunderlich, dass Unternehmen nach effizienten Lösungen suchen, die diese Herausforderungen bewältigen und häufige Fehler, wie das Fehlen von Belegen oder die Nichtbefolgung von Unternehmensrichtlinien, vermeiden können.

Ohne eine effiziente Methode zur Kostenverwaltung kann das Ausgabenmanagement für Geschäftsreisen daher schnell zu einem Zeitfresser werden. Und genau hier kommt das Geschäftskonto von Qonto mit einem ganzheitlichen Finanzmanagement ins Spiel. Mit den Funktionen und Tools von Qonto wird das Ausgabenmanagement, speziell für Geschäftsreisen, nämlich deutlich einfacher und übersichtlicher. Mit uns können Sie die Reisekosten digital verwalten:

• Firmenkarten: Qonto ermöglicht es Ihnen, Mitarbeitenden eigene physische oder virtuelle Karten zuzuteilen. So können Sie eigenständig geschäftliche Ausgaben tätigen – ob im Hotel, im Restaurant oder für Transportmittel. Dies ist besonders hilfreich für die Einrichtung eines Spesenkontos. Selbstverständlich können Sie unsere virtuellen Qonto Cards auch mit Google Pay und Apple Pay verknüpfen.
• Zahlungslimits: Für jede Karte können individuelle Limits festgelegt werden. Diese können pro Monat, Tag oder Transaktion vereinbart werden. Sie behalten die Kontrolle. Mit unserer Instant Card können Sie dem Reisenden auch ein innovatives Zahlungsmittel für einmalige Dienstreisen zur Hand geben.
• Teambudgets: Mit Qonto können auch spezifische Budgets für bestimmte Teams oder Projekte zugewiesen werden. Eine tolle Lösung, um die Kosten ganzheitlich im Rahmen zu halten.
• Teambudgets: Mit Qonto können auch spezifische Budgets für bestimmte Teams oder Projekte zugewiesen werden. Eine tolle Lösung, um die Kosten ganzheitlich im Rahmen zu halten.
• Belegmanagement: Kein Chaos mehr mit den Belegen und zahllosen E-Mails! Qonto erinnert automatisch an fehlende Belege, spart Zeit und sorgt für eine übersichtliche und digitale Verwaltung.

Egal, ob Sie nun Gründer:in eines Start-ups, Freiberufler:in oder CEO eines etablierten Unternehmens sind - mit Qonto können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und haben Ihre Finanzen stets im Blick. Denn eine effiziente Ausgabenverwaltung führt nicht nur zu mehr Übersicht, sondern auch zu einem entspannten Geschäftsalltag. Und das ist doch unbezahlbar, oder?

Tipp: Wenn Sie die gesamten Ausgaben Ihres Unternehmens effizienter verwalten und analysieren wollen, empfehlen wir Ihnen, sich mit einem professionellen Spend Management im Betrieb auseinanderzusetzen.

Oft schleichen sich bei der Organisation von Geschäftsreisen unnötige Kosten ein. Dabei kann es für Unternehmen jeglicher Größenordnung nur von Interesse sein, die Ausgaben intelligent zu verwalten und zu minimieren. Hier sind fünf Beispiele für häufige Fehler und wie Sie diese vermeiden können:

Reduzieren Sie Ihre Hotelrechnung. Es mag verlockend sein, direkt im pulsierenden Herzen einer Metropole zu wohnen, aber diese Wahl kann kostspielig sein. Hotels in der Nähe von Flughäfen sind oft bis zu 50 Prozent günstiger als zentral gelegene Häuser derselben Kategorie. Bedenken Sie also die Gesamtausgaben. Zählt man Transportkosten mit ein, ist eine Flughafenunterkunft oft immer noch rentabler. Und dank guter Verkehrsverbindungen ist der Weg ins Zentrum - zumindest in Großstädten - häufig sehr günstig und zeiteffizient.

Taxifahrten sind zwar komfortabel, können aber ins Geld gehen. Erwägen Sie, stattdessen den ÖPNV oder innovative Verkehrsmittel wie E-Scooter, Carsharing oder Fahrradverleihsysteme zu nutzen. Apps wie z.B. Moovit, Citymapper oder Nextbike können helfen, die besten Verkehrsoptionen in Ihrer Umgebung zu finden und zu vergleichen. Diese Alternativen sind oft nicht nur kosteneffizient, sondern bieten in vielen Städten auch eine schnelle und praktische Fortbewegungsmöglichkeit. Ermutigen Sie Ihr Team, diese kostengünstigen Optionen in Betracht zu ziehen

Die Business Class bietet sicherlich Komfort, aber sie kommt auch mit einem saftigen Preisschild. Auf Langstreckenflügen kann ein Business-Ticket das Fünf- bis Zehnfache eines Economy-Tickets kosten. Wie wäre es mit Alternativen wie der Premium Economy oder Upgrades mithilfe von gesammelten Flugmeilen? Prüfen Sie auch der Umwelt zuliebe nochmal, ob es wirklich ein Flug sein muss oder ob es auch eine günstige Zugverbindung für Ihren Trip gibt.

In der digitalen Ära ist das selbstständige Buchen von Reiseoptionen oft genauso effizient und weniger kostenintensiv als der Einsatz von Dienstleistern. Während diese Dienstleister in manchen Bereichen durchaus ihren Wert haben, lohnt es sich, regelmäßig zu prüfen, ob ihr Service tatsächlich den Kosten entspricht.

Eine klare Reiserichtlinie bietet Orientierung und vermeidet unnötige Ausgaben. Ein Mitarbeiter:in sollte nicht durch zu strikte Vorgaben in Bedrängnis geraten, jedoch auch nicht verleitet werden, übermäßig zu buchen. Flexibilität, basierend auf dem Reiseziel oder der Position des Reisenden im Unternehmen, kann hier den Unterschied ausmachen. Schließlich geht es darum, sowohl dem Unternehmen als auch dem Reisenden gerecht zu werden.