Generell kann man festhalten, dass eine Geschäftsreise als Arbeitszeit zählt, solange sie während der regulären Arbeitszeit stattfindet. Das betrifft die Wahl des Verkehrsmittels nicht. Ob Sie nun mit dem Flugzeug, Zug oder dem eigenen Auto reisen - wenn es während Ihrer normalen Arbeitsstunden passiert, zählt es auch als Arbeitszeit.
Für alle, die mit dem Firmen- oder Privatwagen reisen, gilt die Fahrtzeit grundsätzlich als Arbeitszeit. Dies basiert auf der Annahme, dass Autofahren per se keine Entspannungszeit ist. Das Gleiche gilt, wenn Sie auf dem Weg zum Meeting berufliche Anrufe tätigen oder den Termin während einer Zugfahrt vorbereiten. All diese Zeiten zählen zu Ihrer Arbeitszeit.
Dies betrifft auch Geschäftsessen und Meetings vor Ort. Sämtliche berufliche Aktivitäten - dazu gehören Vorbereitungen, Telefonate und das gemeinsame Essen mit Geschäftspartner:innen - werden ebenfalls als Arbeitszeit anerkannt.
Es kann dennoch sehr hilfreich sein, wenn Sie ein detailliertes Protokoll Ihrer Arbeitszeiten während der Reise führen. Dies gibt Ihnen einen klaren Nachweis und vermeidet spätere Unklarheiten oder Missverständnisse.
Auch wenn es eigentlich sehr klar sein sollte: Freizeitaktivitäten, wie z.B. Sightseeing oder private Telefonate, zählen hingegen nicht zur Arbeitszeit während einer Geschäftsreise. Freiwillig außerhalb der regulären Stunden durchgeführte berufliche Tätigkeiten können ebenfalls als Freizeit gelten. Ruhezeiten in der Unterkunft und Pausen zwischen geschäftlichen Terminen werden auch als Freizeit betrachtet. Es ist essentiell, bei Unsicherheiten die genauen Regelungen im Unternehmen oder im Arbeitsvertrag zu prüfen. Viele Unternehmen haben Reiseordnungen, die als Leitfaden dienen können. Bei Unklarheiten sollte unbedingt das Gespräch mit den Vorgesetzten gesucht werden, um spätere Konflikte zu vermeiden.
Schließlich sollten Sie auch das Arbeitszeitgesetz nicht außer Acht lassen. Selbst auf Geschäftsreisen dürfen die täglichen Arbeitszeiten, abzüglich Pausen, zehn Stunden nicht überschreiten. Es ist ebenso wichtig, die vorgeschriebene Ruhezeit von in der Regel 11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen zu gewährleisten.
Denken Sie auch an den Fiskus: Wissen Sie bereits, wie Sie eine Geschäftsreise steuerlich absetzen und die Reisekosten richtig buchen können? In den beiden verlinkten Blogartikeln erfahren Sie mehr.